湯奇

摘 要：機關(guān)事業(yè)單位推進檔案管理工作建設(shè)，是基于檔案管理、內(nèi)控改革的內(nèi)在需求，也充分體現(xiàn)出檔案管理的重要性。事業(yè)單位檔案具有保密性、公共服務(wù)性，提高檔案人員管理技能，掌握信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方法，運用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用事業(yè)單位檔案，正確處理檔案使用與保密的關(guān)系，做好檔案開放利用中的保密工作，才能對事業(yè)單位的工作進行更好的監(jiān)督、管理，從而促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。本文針對事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，并提出對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；重要性；措施

1 導言

雖然長期以來我國事業(yè)單位始終對檔案管理工作高度重視，但受檔案數(shù)量不斷增多、檔案管理時間不斷延長的影響，近年來我國很多機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作暴露出了不少問題，基于此，我國事業(yè)單位要想做好其檔案管理的創(chuàng)新工作，首先要從時代的發(fā)展眼光出發(fā)，全面提高管理人員的綜合素質(zhì)，改進檔案管理的各項工作，最終為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

2 新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

2.1 檔案管理能夠為機關(guān)事業(yè)單位的工作查考提供依據(jù)

檔案管理是一項長期而系統(tǒng)的工作，完善的檔案資料庫能夠為機關(guān)事業(yè)單位的資料查考提供依據(jù)。首先，檔案管理記錄著機關(guān)事業(yè)單位的人事建設(shè)及改革發(fā)展等內(nèi)容。這是對歷史情況和過程的記錄，能夠為單位工作的創(chuàng)新改革，提供資料依據(jù)；其次，檔案資料是單位在實踐活動的產(chǎn)物，有的是當事人的親筆簽署、批示或手稿，這些檔案資料可以作為憑證，用于機關(guān)查考工作提供依據(jù)；再次，機關(guān)事業(yè)單位工作的系統(tǒng)性、復雜性，需要檔案管理工作的開展，為單位工作的情況、成果等內(nèi)容進行歸檔、整理，進而更好地反映單位的現(xiàn)狀。因此，檔案管理工作是機關(guān)事業(yè)單位的重要工作，需要建立完善的工作制度，確保檔案管理工作長期有效的開展。

2.2 檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位深化內(nèi)控管理改革的重要內(nèi)容

深化內(nèi)控管理改革，是新時期機關(guān)事業(yè)單位改革建設(shè)的重要內(nèi)容。首先，檔案管理工作的信息化，加快了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，為內(nèi)控管理改革創(chuàng)設(shè)了良好的內(nèi)在環(huán)境；其次，檔案管理為內(nèi)控管理改革提供了依據(jù)，為改革工作方法的制定及推進，夯實了基礎(chǔ)，也保障了內(nèi)控管理改革的全面開展；再次，檔案是宣傳教育的主要素材，為單位工作的開展、改革的推進，創(chuàng)設(shè)了良好的宣傳陣地。因此，在機關(guān)事業(yè)單位深化改革的當前，應扎實推進檔案管理，并逐漸實現(xiàn)檔案管理信息化。

3 新時期事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 事業(yè)單位不夠重視檔案管理，管理思想落后

從目前情況來看，在我國大部分的事業(yè)單位中，檔案管理工作就是一項各種資料堆砌的過程。正因為事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視，一方面，不僅影響了工作人員的工作效率，而且查找和翻閱資料需要浪費太多的時間，在一定程度上又打擊了工作人員的積極性；另一方面，檔案管理缺乏必要的人力、物力等方面作為支撐，最終導致各種資料胡亂堆積的現(xiàn)象。不僅如此，在大多數(shù)的工作人員看來，整理檔案就是一項機械的工作，以至于單位領(lǐng)導想要獲取有價值的信息，還要親自重新進行篩選，這足以見得員工檔案管理工作的不規(guī)范性。另外，在事業(yè)單位的領(lǐng)導眼中，檔案管理工作不僅要做到嚴格的保密，更要保證所有資料內(nèi)容都能清晰，這樣嚴格的工作要求，在一定程度上打擊了工作人員的工作積極性，最終其檔案管理觀念難以實現(xiàn)創(chuàng)新性的突破和發(fā)展。

3.2 檔案管理技術(shù)有待提高

面對檔案管理工作，人們的第一觀念就是工作內(nèi)容乏味單調(diào)，沒有技術(shù)性，其實這是一種錯誤的理念，檔案管理工作包括的內(nèi)容多，為了便于檔案規(guī)范有序地管理，管理人員也要具備一定的檔案管理技術(shù)，才能保證檔案管理工作有效地進行。近年來，隨著我國信息化技術(shù)水平的不斷提高，越來越多的信息化技術(shù)投入到檔案管理工作中，大大促進了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但是，在一些事業(yè)單位中，由于對檔案管理工作不重視，并沒有采取相應的信息化管理技術(shù)來進行檔案的管理，有些事業(yè)單位雖然引入了一定的信息化技術(shù)手段，但是在實際的管理中并未有效使用相關(guān)技術(shù)和設(shè)備來進行管理，因此，這就造成了信息化管理手段流于表面，甚至一些信息化設(shè)備由于長時間不用，已經(jīng)出現(xiàn)了老舊的情況，信息系統(tǒng)也出現(xiàn)了一定的漏洞，這都導致了檔案管理工作的低效性。

3.3 事業(yè)單位檔案管理手段落后，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)偏低

目前情況下，在大部分的事業(yè)單位的檔案管理過程中，不僅其管理設(shè)備落后，而且更是缺乏先進的管理手段，因此，很難滿足新時期事業(yè)單位的檔案管理工作的需求。另外，由于單位領(lǐng)導對檔案管理工作的不重視，投入的資金較少，只是單純開出一間極其簡陋的庫房作為檔案管理室，再加上傳統(tǒng)落后的管理方式，很大程度上限制了檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。不僅如此，在我國科技飛速發(fā)展的時代，各種先進技術(shù)不同涌現(xiàn)，但是對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，其整理資料的方式還是傳統(tǒng)手工整理方式，工作人員思維上的局限性，是造成事業(yè)單位檔案管理工作不足的直接原因。最后，其工作人員業(yè)務(wù)基礎(chǔ)水平較低，員工在檔案管理過程中，缺乏鑒定檔案內(nèi)容的能力，在工作人員的工作流程中，只是將檔案進行保存，這樣的工作模式，最終很大程度會導致檔案的安全問題。

4 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理措施

4.1 提高檔案管理人員專業(yè)化水平

檔案管理是一項專業(yè)技術(shù)性很高的工作，不僅要求檔案管理人員具有較高的文化水平更要熟練掌握檔案管理專業(yè)技術(shù)知識，還要拓寬知識領(lǐng)域，學習與檔案工作相關(guān)的哲學、經(jīng)濟、法律、歷史和現(xiàn)代科技等相關(guān)知識，特別是能夠熟練運用計算機技術(shù)和先進的檔案管理方法。在檔案管理工作中，檔案管理人員不僅要具有嚴格的工作態(tài)度，又要具有高度的責任感，既能對各行各業(yè)有所了解，又要能迅速的學會并掌握新的知識技能。

4.2 推進檔案管理信息化，優(yōu)化管理環(huán)境

新的歷史時期，要求檔案管理應轉(zhuǎn)變思維模式，以信息化管理為導向，提高管理效率、創(chuàng)新管理方式。在筆者看來，機關(guān)事業(yè)單位推進檔案管理信息化，應做好三點工作：一是提高管理人員的綜合素質(zhì)，不僅需要具備專業(yè)的知識及能力，而且需要具備一定的計算機信息技術(shù)，以更好地適應新的工作崗位；二是落實信息系統(tǒng)建設(shè)工作，特別是對于信息系統(tǒng)硬軟件的投入，是實現(xiàn)信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)；三是科學規(guī)劃，有序推進。檔案管理信息化建設(shè)是一個過程，需要單位立足實際情況，進行科學有效的規(guī)劃，有序推進各項工作。

4.3 引入現(xiàn)代化管理方法

隨著我國信息化水平的提高，信息技術(shù)利用其眾多的優(yōu)勢逐漸深入到了企業(yè)的管理中，在事業(yè)單位檔案管理中，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)滿足不了單位發(fā)展的需要，因此，就需要引進一些現(xiàn)代化管理的方法來提高檔案管理的水平。信息化技術(shù)的使用有著很多的優(yōu)點，信息傳輸快、資料收集全面、易于存儲和查看等，這些特點正好適合于檔案管理的內(nèi)容，因此，就可以在事業(yè)單位的檔案管理工作中引入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的使用，將互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的眾多優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，進而利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢來針對性地進行檔案管理工作，這樣互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)就能夠和檔案管理工作進行有效結(jié)合，顯著提高檔案管理的水平。

5 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作的規(guī)范化標準化直接影響機關(guān)事業(yè)單位整體工作的開展。事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展過程并不是一蹴而就的，這也就要求單位領(lǐng)導和職工們能夠堅持不懈地加以努力實踐，做好本職工作，為社會的不斷發(fā)展貢獻出一份綿薄之力。

參考文獻

[1]曹崢.新時期檔案管理的服務(wù)職能的發(fā)揮途徑分析[J].中國科技財富，2011，05（下）.

[2]劉勁松.新時期檔案管理在機關(guān)工作中的重要性[J].蘭臺世界（中旬刊），2016（12）：00163.

[3]顏玉紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略探討[J].黑龍江檔案，2016（02）：95.