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        信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略分析

        2018-11-12 11:18:56梁義帥
        卷宗 2018年23期
        關(guān)鍵詞:信息公開檔案管理政府

        梁義帥

        摘 要:在新形式下,檔案管理發(fā)生了較大的變化,通過檔案管理,可以對政府活動,工作進(jìn)行記錄,可以保證工作的順利實(shí)施,實(shí)現(xiàn)管理的優(yōu)化,因此,加強(qiáng)檔案管理工作十分重要,直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量,直接影響到工作的實(shí)施。但是,現(xiàn)階段,檔案管理還是存在一些問題,檔案管理效果不佳,基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較為薄弱,需要進(jìn)行檔案管理的優(yōu)化,才能達(dá)到理想的檔案管理效果。由此可見,研究信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

        關(guān)鍵詞:信息公開;政府;檔案管理;優(yōu)化;策略

        檔案管理工作是政府工作的重要組成部分,通過檔案管理,可以發(fā)揮檔案的重要作用,方便政府工作的順利實(shí)施,因此,在信息公開背景下進(jìn)行政府檔案管理優(yōu)化十分必要,發(fā)揮著重要的作用。在信息公開背景下,有效進(jìn)行檔案管理,解決檔案管理中存在的問題,可以增加檔案管理質(zhì)量,提高檔案的透明度,實(shí)現(xiàn)資源的合理利用。總而言之,分析信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略具有重要的現(xiàn)實(shí)意義,本文以此展開研究,提出參考十分必要。

        1 檔案管理存在的問題

        在檔案管理過程中,檔案管理存在較多問題,不利于檔案管理工作的順利實(shí)施,影響了檔案管理質(zhì)量,為解決此問題,需要分析檔案管理存在的問題,進(jìn)行深入研究,以便有效進(jìn)行檔案管理,達(dá)到理想的檔案管理效果。檔案管理存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一,相對而言,檔案管理人員的基礎(chǔ)較為薄弱,素質(zhì)有待提升。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案管理與信心技術(shù)的關(guān)系更加密切,檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力,需要掌握計算機(jī)知識。但是,實(shí)際上,部分檔案管理人員還是習(xí)慣于依靠傳統(tǒng)經(jīng)驗,尤其是一些老員工,經(jīng)驗豐富的檔案管理人員,習(xí)慣于在傳統(tǒng)工作理念,傳統(tǒng)工作方式下進(jìn)行檔案管理,不會主動學(xué)習(xí)新知識,新知識尤其是計算機(jī)知識不了解,無法有效應(yīng)用,影響了管理效果。因而,檔案管理人員的素質(zhì)相對較低是存在的主要問題,影響了檔案管理效果。第二,檔案管理方式陳舊,一些事業(yè)單位,工作流程較為單一,因而,檔案管理方式也較為傳統(tǒng),還停留在標(biāo)準(zhǔn)化,形式化,制度化的情況下,工作流程單一,檔案處理方式也較為單一,缺乏統(tǒng)一的管理,也缺乏合理的監(jiān)督機(jī)制,質(zhì)量要求與標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,無法達(dá)到理想的檔案管理效果,檔案管理方式單一。第三,檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備陳舊,落后。現(xiàn)階段,政府方案管理工作的好壞與設(shè)備的好還存在著直接關(guān)系,在設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施較為落后的情況下,在儀器設(shè)備不健全的情況下,現(xiàn)代檔案資源利用不夠,電子檔案需求無法滿足,影響了檔案管理效果,不利于檔案工作的優(yōu)化,無法保證檔案工作的順利實(shí)施。第四,公眾檔案限制嚴(yán)格,缺乏公開性,不夠透明。隨著信息公開制度的推行,共民享有一定的檔案查看權(quán)利,但是事實(shí)上,我國檔案管理制度還不夠健全,對檔案信息還存在多種限制,在遇到問題,需要緊急處理時常常無法解決,需要經(jīng)過層層審批才能查閱,未實(shí)現(xiàn)信息公開,也無法進(jìn)行有效地檔案管理。

        2 信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略

        2.1 提高檔案機(jī)關(guān)的透明度

        在信息公開背景下優(yōu)化政府檔案管理,最為基礎(chǔ)的就是就是提高檔案機(jī)關(guān)的透明素,因而,提高檔案機(jī)關(guān)的透明度十分重要,是提高檔案管理效果的主要路徑。提高檔案機(jī)關(guān)的透明度需要注意以下幾點(diǎn),第一,對政府檔案室的職位進(jìn)行定位與調(diào)整,通過定位調(diào)整,可以提高檔案機(jī)關(guān)的透明度,可以發(fā)揮制度法規(guī)的實(shí)際功效,實(shí)現(xiàn)政府檔案管理的優(yōu)化。第二,對機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行分析,了解提升檔案機(jī)關(guān)透明度的優(yōu)勢,從而對信息進(jìn)行有效地管理,發(fā)揮其顯著優(yōu)勢,提高檔案機(jī)關(guān)的透明度。調(diào)查研究顯示,提高檔案機(jī)關(guān)的透明度,不僅可以避免新增機(jī)構(gòu)產(chǎn)生花費(fèi)費(fèi)用,降低成本,避免浪費(fèi),還可以實(shí)現(xiàn)信息的整合,確保信息的合理性,從而提高檔案機(jī)關(guān)的透明度。第三,有效借助機(jī)構(gòu)資源,提升政府信息的透明度與完整性,做好為公眾提供檔案服務(wù)的工作,提升服務(wù)意識,對民眾提出的檔案申請進(jìn)行及時的處理,提交。總而言之,提高檔案機(jī)關(guān)的透明度,在信息公開背景下優(yōu)化檔案管理十分必要,也十分重要。

        2.2 完善資源利用體系

        實(shí)現(xiàn)資源的有效利用,構(gòu)建完善資源利用體系是保證檔案管理質(zhì)量,提高檔案管理效果的關(guān)鍵,因而,完善資源利用體系十分重要,直接關(guān)系到資源利用效果,關(guān)系到檔案的管理以及檔案作用的發(fā)揮。完善資源利用體系需要注意以下幾點(diǎn),第一,積極轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)方式,通過網(wǎng)上查詢,跨館查詢等方式,實(shí)現(xiàn)資源的共享,提升查詢效率,實(shí)現(xiàn)資源的公開共享,提升檔案工作服務(wù)能力,發(fā)揮檔案管理的信息公開職能。第二,完善服務(wù)設(shè)施,建立政府信息接收工作機(jī)制,在認(rèn)真做好本職工作的基礎(chǔ)上,有效進(jìn)行信息接收,管理,規(guī)范工作,擴(kuò)大檔案資源的開放程度,實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的靈活化,范圍的廣泛化,提升服務(wù)效益。第三,加強(qiáng)政府檔案管理的信息化,數(shù)字化,網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,信息技術(shù)的革新,完善資源利用體系,在檔案管理過程中,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,電子化,網(wǎng)絡(luò)化十分必要,是保證管理效果的關(guān)鍵[3]。

        2.3 完善保密機(jī)制與安全防控機(jī)制

        在政府檔案管理優(yōu)化過程中,既要保證信息公開,又要保證具備完善的保密機(jī)制,需要保證檔案信息的安全性,不會任意泄露個人的檔案信息,造成不容忽視的損失,因此,完善保密機(jī)制與安全防控機(jī)制十分必要。完善保密機(jī)制與安全防控機(jī)制需要注意以下幾點(diǎn)。第一,建設(shè)檔案安全制度。在完善保密機(jī)制過程中,需要從管理理念,管理秩序等多個角度著手,既要樹立主動防御的安全管理理念,又需要規(guī)范檔案管理秩序,達(dá)到加強(qiáng)檔案管理,加強(qiáng)安全信息建設(shè)的目的。第二,改善檔案保管保密的基礎(chǔ)設(shè)施條件,建立信息安全制度。在政府檔案管理過程中,保證檔案管理的安全性,做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)十分必要,是完善數(shù)字檔案測評標(biāo)準(zhǔn),提高檔案管理安全性,做好檔案安全防控工作的關(guān)鍵。

        2.4 完善管理與運(yùn)行機(jī)制

        在強(qiáng)化檔案管理過程中,完善管理運(yùn)行機(jī)制發(fā)揮著重要的作用,通過完善管理與運(yùn)行機(jī)制,可以健全管理制度,為檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)造有利的條件,打下良好的基礎(chǔ),由此可見,完善管理與運(yùn)行機(jī)制十分重要,發(fā)揮了重要阿作用。完善管理與運(yùn)行機(jī)制需要注意以下兩方面內(nèi)容,一方面,需要完善管理機(jī)制,建立健全管理制度,提高對管理制度的重視程度,完善事業(yè)單位的職能,有效開展檔案管理工作,保證工作效率與質(zhì)量,達(dá)到理想的檔案管理效果。另一方面,需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,制定工作權(quán)限,優(yōu)化人員配置,在完善管理與運(yùn)行機(jī)制的過程中,確保工作的順利實(shí)施,有效開展檔案管理工作,確保檔案管理效率與質(zhì)量。由此可見,完善管理與運(yùn)行機(jī)制十分重要,是在信息公開背景下開展檔案管理,保證檔案管理工作質(zhì)量。

        總而言之,在信息公開背景下開展政府檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)化十分必要,可以完善管理與運(yùn)行機(jī)制,可以加大檔案工作支持力度,保證工作的順利實(shí)施,提高工作效率與質(zhì)量。由此可見,進(jìn)行檔案優(yōu)化管理十分重要,有助于促進(jìn)檔案管理工作的順利實(shí)施,可以維護(hù)民眾的合法權(quán)益。

        參考文獻(xiàn)

        [1]白楊.政府信息公開背景下檔案管理制度優(yōu)化探析[J].中國管理信息化,2017,20(16):157-158.

        [2]劉穎.信息公開背景下政府檔案管理優(yōu)化策略分析[J].赤子(上中旬),2016(24):128.

        [3]李靜.政府信息公開背景下檔案管理制度優(yōu)化探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(11):81.

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