王春麗

摘 要：教育局的檔案收集與管理的工作比較關(guān)鍵，在具體的管理過程中要充分重視管理的整體質(zhì)量提高，只有從這些基礎(chǔ)層面得到了加強(qiáng)，才能保障檔案管理價(jià)值的體現(xiàn)。本文先就教育局檔案收集和管理的需求以及收集和管理管理問題進(jìn)行闡述，最后探究教育局檔案收集管理工作策略，希冀能借助此次理論研究，能為教育局檔案收集管理的工作可持續(xù)發(fā)展起到一定啟示作用。

關(guān)鍵詞：教育局；檔案收集；檔案管理

教育局檔案的管理工作開展，是按照政策以及制度進(jìn)行開展的管理工作，教育局統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理規(guī)劃。具體的檔案收集以及管理過程中，就要做好相應(yīng)的細(xì)節(jié)管理工作，從整體上提高檔案管理的質(zhì)量。通過對(duì)教育局檔案收集管理的深化研究，就能為實(shí)際的管理工作提供相應(yīng)參考。

1 教育局檔案收集和管理的需求及收集和管理問題

1.1 教育局檔案收集和管理的需求

教育局檔案收集管理工作的開展需要和實(shí)際的工作需求相結(jié)合，教育局檔案的收集是在法律法規(guī)的規(guī)定下進(jìn)行的，把分散在教育局機(jī)關(guān)的各個(gè)科室以及個(gè)人手中的檔案進(jìn)行綜合。檔案的收集工作的開展就成為綜合檔案室工作的基礎(chǔ)管理工作，缺乏檔案的收集就必然會(huì)影響檔案的完整性，很難建設(shè)完善的檔案系統(tǒng)。教育局的檔案收集管理工作的實(shí)施中，要能從多方面加強(qiáng)重視，確定綜合檔案歸檔材料的完整，保障檔案材料收集渠道的暢通，在檔案收集信息的靈敏度上要加強(qiáng)重視[1]。檔案材料的收集科學(xué)性與否對(duì)收集數(shù)量和質(zhì)量都會(huì)產(chǎn)生影響，所以要從檔案的收集中各個(gè)細(xì)節(jié)加強(qiáng)重視，保障檔案的統(tǒng)一化管理質(zhì)量

1.2 教育局檔案收集問題分析

從當(dāng)前的教育局檔案收集工作的現(xiàn)狀能看到，其中還存在著一些不足之處，主要從以下幾個(gè)層面能反映：

其一，檔案收集的難度比較大。隨著信息化時(shí)代的到來，檔案的載體形式也在發(fā)生著變化，這就對(duì)教育局檔案的收集工造成很大難度。當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)的發(fā)展過程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使得教育局工作管理產(chǎn)生很大電子文件，檔案存儲(chǔ)方式也在發(fā)生變化[2]。檔案的載體形式變化后，使得對(duì)檔案的收集工作帶來了很大挑戰(zhàn)，短時(shí)間內(nèi)很難提高管理的質(zhì)量。

其二，檔案收集不完整。教育局檔案資料的內(nèi)容比較多，有的檔案材料只是反映活動(dòng)結(jié)果，在中間過程的檔案資料收集工作方面沒有加強(qiáng)重視，在教育局的科室管理檔案的人員流動(dòng)下，沒有做好相應(yīng)的交接工作，使得新來的檔案管理人員沒有熟悉業(yè)務(wù)的情況下就開始工作。對(duì)向教育局機(jī)關(guān)綜合檔案室報(bào)送的材料不明確，造成檔案材料的短缺問題比較突出，在對(duì)檔案材料的整體過程中，就常常會(huì)出現(xiàn)丟失以及缺漏的問題。

其三，檔案收集不及時(shí)。教育局的檔案收集工作的開展對(duì)其及時(shí)性有著要求，這就需要在檔案的收集方面要及時(shí)[3]。而從實(shí)際的現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)，教育局分管的學(xué)校比較多，各部門的檔案信息沒有及時(shí)性的傳送到教育局，造成時(shí)間的拖延，這就影響了檔案收集工作的效率。

1.3 教育局檔案管理問題分析

教育局檔案管理工作過程中，也存在著相應(yīng)的問題，主要有檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，沒有做好基礎(chǔ)性的檔案管理的工作，這就影響了檔案管理的整體質(zhì)量。一些檔案管理人員的管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)移交檔案的工作沒有加強(qiáng)重視，檔案管理的責(zé)任心比較缺乏，造成檔案管理的整體水平比較低，這就不利于檔案管理的進(jìn)一步開展。

教育局檔案管理工作的開展中，管理效率低還受到檔案管理隊(duì)伍建設(shè)因素的影響，由于檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不完善，檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊等，這些都會(huì)影響檔案管理工作的順利開展[4]。教育局檔案管理工作不穩(wěn)定，一些檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理沒有加強(qiáng)重視，信息化管理水平比較低，和當(dāng)前對(duì)檔案管理的要求沒有滿足，這就必然會(huì)造成檔案管理的質(zhì)量問題。

2 教育局檔案收集和管理工作策略

教育局檔案收集管理工作的開展，要制定科學(xué)的管理目標(biāo)，循序漸進(jìn)的進(jìn)行實(shí)施，筆者對(duì)此提出幾點(diǎn)檔案收集管理的策略：

教育局檔案的收集要充分。教育局檔案的收集管理工作中，要將檔案充分收集就要建立完善科學(xué)的歸檔制度，結(jié)合教育局機(jī)關(guān)工作的需求進(jìn)行建立相應(yīng)歸檔章制度，這對(duì)檔案資料的收集就有著積極意義。這些制度的建立下對(duì)規(guī)范檔案收集工作就能發(fā)揮積極促進(jìn)作用。再者要注重組織領(lǐng)導(dǎo)的強(qiáng)化，檔案的收集工作質(zhì)量和組織領(lǐng)導(dǎo)的力度有著緊密的聯(lián)系，所以要避免檔案資料的流失，就要加強(qiáng)管理人員和流道的交流，及時(shí)進(jìn)行匯報(bào)以及請(qǐng)示等，這樣才能將檔案收集的工作有效開展。

教育局檔案的收集要及時(shí)。進(jìn)行檔案收集工作的開展中，就要充分注重收集的及時(shí)性。由于檔案收集工作的手段比較多樣，最大限度收集有價(jià)值的檔案就要全面性開展以及及時(shí)性開展，首先從主動(dòng)收集檔案的工作點(diǎn)出發(fā)，對(duì)文件材料收集要注重重大活動(dòng)的動(dòng)向，將文件形成規(guī)律能明確，主動(dòng)到各科室進(jìn)行收集文件材料和追問材料下落等，避免發(fā)生遺漏的問題[5]。要進(jìn)行定期的送交檔案，按照單位檔案材料歸檔范圍和時(shí)間以及質(zhì)量要求等，將檔案及時(shí)送交到教育局綜合檔案室。要注重動(dòng)態(tài)化收集以及練習(xí)催要的方法實(shí)施，這些都是對(duì)檔案及時(shí)收集的重要方法。

加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。教育局檔案管理工作的開展過程中，提高檔案管理的質(zhì)量就要充分注重檔案管理人員自身的水平提高，檔案收集工作是政策性比較強(qiáng)的管理工作，所以檔案管理人員自身就要有很強(qiáng)的責(zé)任心以及事業(yè)心，在檔案管理工作當(dāng)中能夠全心全意的工作，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力。教育局相關(guān)部門也要組織檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，從檔案管理的理論上以及實(shí)踐能力上都要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人呢元自身的素質(zhì)，在對(duì)信息技術(shù)的操作水平上能和實(shí)際的發(fā)展要求緊密結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化目標(biāo)。

強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化。教育局檔案的管理工作中，要想提高檔案管理的整體質(zhì)量，就要注重?cái)?shù)字化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，要能和教育局檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求緊密結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索以及打印和遠(yuǎn)程傳輸?shù)臉I(yè)務(wù)，檔案館的數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，就要充分注重在基礎(chǔ)設(shè)施方面進(jìn)行完善，在檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及軟件設(shè)備的應(yīng)用和維護(hù)方面進(jìn)行加強(qiáng)。檔案管理工作的開展也要注重信息業(yè)務(wù)的深入開展，從這些方面得到了加強(qiáng)，才能有助于促進(jìn)檔案管理工作的整體質(zhì)量。

3 結(jié)語

綜上所述，對(duì)于教育局的檔案收集和管理的工作開展，就要從多角度進(jìn)行考慮，制定完善科學(xué)的檔案管理措施來提高管理的水平。此次主要是從檔案的收集以及管理層面進(jìn)行了簡(jiǎn)要研究，希望能為實(shí)際的檔案收集管理工作的開展有所裨益。

參考文獻(xiàn)

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