王春麗
摘 要:教育局的檔案收集與管理的工作比較關(guān)鍵,在具體的管理過程中要充分重視管理的整體質(zhì)量提高,只有從這些基礎(chǔ)層面得到了加強(qiáng),才能保障檔案管理價(jià)值的體現(xiàn)。本文先就教育局檔案收集和管理的需求以及收集和管理管理問題進(jìn)行闡述,最后探究教育局檔案收集管理工作策略,希冀能借助此次理論研究,能為教育局檔案收集管理的工作可持續(xù)發(fā)展起到一定啟示作用。
關(guān)鍵詞:教育局;檔案收集;檔案管理
教育局檔案的管理工作開展,是按照政策以及制度進(jìn)行開展的管理工作,教育局統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理規(guī)劃。具體的檔案收集以及管理過程中,就要做好相應(yīng)的細(xì)節(jié)管理工作,從整體上提高檔案管理的質(zhì)量。通過對(duì)教育局檔案收集管理的深化研究,就能為實(shí)際的管理工作提供相應(yīng)參考。
1 教育局檔案收集和管理的需求及收集和管理問題
1.1 教育局檔案收集和管理的需求
教育局檔案收集管理工作的開展需要和實(shí)際的工作需求相結(jié)合,教育局檔案的收集是在法律法規(guī)的規(guī)定下進(jìn)行的,把分散在教育局機(jī)關(guān)的各個(gè)科室以及個(gè)人手中的檔案進(jìn)行綜合。檔案的收集工作的開展就成為綜合檔案室工作的基礎(chǔ)管理工作,缺乏檔案的收集就必然會(huì)影響檔案的完整性,很難建設(shè)完善的檔案系統(tǒng)。教育局的檔案收集管理工作的實(shí)施中,要能從多方面加強(qiáng)重視,確定綜合檔案歸檔材料的完整,保障檔案材料收集渠道的暢通,在檔案收集信息的靈敏度上要加強(qiáng)重視[1]。檔案材料的收集科學(xué)性與否對(duì)收集數(shù)量和質(zhì)量都會(huì)產(chǎn)生影響,所以要從檔案的收集中各個(gè)細(xì)節(jié)加強(qiáng)重視,保障檔案的統(tǒng)一化管理質(zhì)量
1.2 教育局檔案收集問題分析
從當(dāng)前的教育局檔案收集工作的現(xiàn)狀能看到,其中還存在著一些不足之處,主要從以下幾個(gè)層面能反映:
其一,檔案收集的難度比較大。隨著信息化時(shí)代的到來,檔案的載體形式也在發(fā)生著變化,這就對(duì)教育局檔案的收集工造成很大難度。當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)的發(fā)展過程中,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,使得教育局工作管理產(chǎn)生很大電子文件,檔案存儲(chǔ)方式也在發(fā)生變化[2]。檔案的載體形式變化后,使得對(duì)檔案的收集工作帶來了很大挑戰(zhàn),短時(shí)間內(nèi)很難提高管理的質(zhì)量。
其二,檔案收集不完整。教育局檔案資料的內(nèi)容比較多,有的檔案材料只是反映活動(dòng)結(jié)果,在中間過程的檔案資料收集工作方面沒有加強(qiáng)重視,在教育局的科室管理檔案的人員流動(dòng)下,沒有做好相應(yīng)的交接工作,使得新來的檔案管理人員沒有熟悉業(yè)務(wù)的情況下就開始工作。對(duì)向教育局機(jī)關(guān)綜合檔案室報(bào)送的材料不明確,造成檔案材料的短缺問題比較突出,在對(duì)檔案材料的整體過程中,就常常會(huì)出現(xiàn)丟失以及缺漏的問題。
其三,檔案收集不及時(shí)。教育局的檔案收集工作的開展對(duì)其及時(shí)性有著要求,這就需要在檔案的收集方面要及時(shí)[3]。而從實(shí)際的現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn),教育局分管的學(xué)校比較多,各部門的檔案信息沒有及時(shí)性的傳送到教育局,造成時(shí)間的拖延,這就影響了檔案收集工作的效率。
1.3 教育局檔案管理問題分析
教育局檔案管理工作過程中,也存在著相應(yīng)的問題,主要有檔案管理的意識(shí)不強(qiáng),沒有做好基礎(chǔ)性的檔案管理的工作,這就影響了檔案管理的整體質(zhì)量。一些檔案管理人員的管理意識(shí)不強(qiáng),對(duì)移交檔案的工作沒有加強(qiáng)重視,檔案管理的責(zé)任心比較缺乏,造成檔案管理的整體水平比較低,這就不利于檔案管理的進(jìn)一步開展。
教育局檔案管理工作的開展中,管理效率低還受到檔案管理隊(duì)伍建設(shè)因素的影響,由于檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不完善,檔案管理人員綜合素質(zhì)不高,人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊等,這些都會(huì)影響檔案管理工作的順利開展[4]。教育局檔案管理工作不穩(wěn)定,一些檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理沒有加強(qiáng)重視,信息化管理水平比較低,和當(dāng)前對(duì)檔案管理的要求沒有滿足,這就必然會(huì)造成檔案管理的質(zhì)量問題。
2 教育局檔案收集和管理工作策略
教育局檔案收集管理工作的開展,要制定科學(xué)的管理目標(biāo),循序漸進(jìn)的進(jìn)行實(shí)施,筆者對(duì)此提出幾點(diǎn)檔案收集管理的策略:
教育局檔案的收集要充分。教育局檔案的收集管理工作中,要將檔案充分收集就要建立完善科學(xué)的歸檔制度,結(jié)合教育局機(jī)關(guān)工作的需求進(jìn)行建立相應(yīng)歸檔章制度,這對(duì)檔案資料的收集就有著積極意義。這些制度的建立下對(duì)規(guī)范檔案收集工作就能發(fā)揮積極促進(jìn)作用。再者要注重組織領(lǐng)導(dǎo)的強(qiáng)化,檔案的收集工作質(zhì)量和組織領(lǐng)導(dǎo)的力度有著緊密的聯(lián)系,所以要避免檔案資料的流失,就要加強(qiáng)管理人員和流道的交流,及時(shí)進(jìn)行匯報(bào)以及請(qǐng)示等,這樣才能將檔案收集的工作有效開展。
教育局檔案的收集要及時(shí)。進(jìn)行檔案收集工作的開展中,就要充分注重收集的及時(shí)性。由于檔案收集工作的手段比較多樣,最大限度收集有價(jià)值的檔案就要全面性開展以及及時(shí)性開展,首先從主動(dòng)收集檔案的工作點(diǎn)出發(fā),對(duì)文件材料收集要注重重大活動(dòng)的動(dòng)向,將文件形成規(guī)律能明確,主動(dòng)到各科室進(jìn)行收集文件材料和追問材料下落等,避免發(fā)生遺漏的問題[5]。要進(jìn)行定期的送交檔案,按照單位檔案材料歸檔范圍和時(shí)間以及質(zhì)量要求等,將檔案及時(shí)送交到教育局綜合檔案室。要注重動(dòng)態(tài)化收集以及練習(xí)催要的方法實(shí)施,這些都是對(duì)檔案及時(shí)收集的重要方法。
加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。教育局檔案管理工作的開展過程中,提高檔案管理的質(zhì)量就要充分注重檔案管理人員自身的水平提高,檔案收集工作是政策性比較強(qiáng)的管理工作,所以檔案管理人員自身就要有很強(qiáng)的責(zé)任心以及事業(yè)心,在檔案管理工作當(dāng)中能夠全心全意的工作,不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力。教育局相關(guān)部門也要組織檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作,對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng),從檔案管理的理論上以及實(shí)踐能力上都要加強(qiáng)培訓(xùn),提高檔案管理人呢元自身的素質(zhì),在對(duì)信息技術(shù)的操作水平上能和實(shí)際的發(fā)展要求緊密結(jié)合起來,實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化目標(biāo)。
強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化。教育局檔案的管理工作中,要想提高檔案管理的整體質(zhì)量,就要注重?cái)?shù)字化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),要能和教育局檔案信息化建設(shè)發(fā)展要求緊密結(jié)合起來,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索以及打印和遠(yuǎn)程傳輸?shù)臉I(yè)務(wù),檔案館的數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn),就要充分注重在基礎(chǔ)設(shè)施方面進(jìn)行完善,在檔案管理的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及軟件設(shè)備的應(yīng)用和維護(hù)方面進(jìn)行加強(qiáng)。檔案管理工作的開展也要注重信息業(yè)務(wù)的深入開展,從這些方面得到了加強(qiáng),才能有助于促進(jìn)檔案管理工作的整體質(zhì)量。
3 結(jié)語
綜上所述,對(duì)于教育局的檔案收集和管理的工作開展,就要從多角度進(jìn)行考慮,制定完善科學(xué)的檔案管理措施來提高管理的水平。此次主要是從檔案的收集以及管理層面進(jìn)行了簡(jiǎn)要研究,希望能為實(shí)際的檔案收集管理工作的開展有所裨益。
參考文獻(xiàn)
[1]龔海潔.淺談如何做好檔案收集管理工作[J]. 才智. 2018(09)
[2]趙彥昌,蘇亞云.21世紀(jì)以來檔案收集研究述評(píng)——基于8家檔案學(xué)類核心期刊的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)[J].山西檔案. 2017(05)
[3]賀莉莉.探究加強(qiáng)學(xué)校檔案收集與整理工作的相關(guān)措施[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2016(33)
[4]陳水燕.辦公室檔案收集整理的幾點(diǎn)建議[J]. 低碳世界. 2017(01)
[5]高煒.對(duì)“延安時(shí)期”檔案收集和利用的幾點(diǎn)思考[J]. 宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào). 2017(01)