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        文書檔案連鎖法、文檔一體化和文件生命周期理論的異同

        2018-11-12 11:18:56馬曉波
        卷宗 2018年23期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        馬曉波

        摘 要:本文對文書檔案連鎖法、文檔一體化和文件生命周期理論的區(qū)別進(jìn)行了介紹,對三者之間的聯(lián)系進(jìn)行了分析,借以深化理案論學(xué)習(xí),進(jìn)一步提高檔管理的工作水平。

        關(guān)鍵詞:文書檔案連鎖法;文檔一體化;文件生命周期;檔案管理

        文書檔案連鎖法,文檔一體化,文件生命周期管理理論是不同時期的對文件檔案的管理方法和理論,具有一定的歷史特色。其核心都是對文件檔案的生成、保管、利用、銷毀全過程的管理。連鎖法包括的四個統(tǒng)一就是文件具體管理模式。文檔一體化管理更是緊密結(jié)合了檔案管理方法,將立卷、著錄、鑒定等原來屬于檔案工作的內(nèi)容提前,在文件工作階段完成。文件生命周期在現(xiàn)階段更具有其鮮明的信息特點(diǎn),包含更廣泛的文書、文件、檔案等內(nèi)容。

        1 文書檔案連鎖法、文檔一體化、文件生命周期理論基本內(nèi)容

        文書檔案連鎖法是20世紀(jì)30年代國民政府文書檔案改革運(yùn)動的主要內(nèi)容,在特定的時代背景和條件下發(fā)揮了重要作用;概括地說就是由總收發(fā)室按既定的分類方案,將本機(jī)關(guān)全部收發(fā)文件進(jìn)行分類編號,采用三聯(lián)單進(jìn)行一次登記,然后把文件送至主辦單位,經(jīng)辦完畢的公文隨即由機(jī)關(guān)檔案室進(jìn)行立卷。

        文檔一體化管理就是從公文處理和檔案管理的連續(xù)性和整體性出發(fā),以文件生命周期等理論為依據(jù),借助計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。文檔一體化的核心是綜合管理和全程控制,建立起規(guī)模的、統(tǒng)一的文書檔案管理體制,實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化,推動文檔一體化與其他多種信息資源的一體化進(jìn)程。

        文件生命周期就是指文件從形成到銷毀或作為檔案永久,經(jīng)歷了一個完整的運(yùn)動過程,研究文件的這一發(fā)展過程及規(guī)律的理論被稱為文件生命周期理論。文件生命周期理論是揭示文件運(yùn)動過程及其發(fā)展變化規(guī)律的理論,它是現(xiàn)代檔案學(xué)的基本理論之一,1940年美國學(xué)者最早提出,隨后不斷完善和發(fā)展,自上世紀(jì)80年代引入我國。其準(zhǔn)確地揭示了文件運(yùn)動的階段變化、文件運(yùn)動過程的前后銜接和各階段的相互影響,為檔案部門或人員對文件進(jìn)行前端控制提供了理論依據(jù)。

        2 文書檔案連鎖法、文檔一體化、文件生命周期理論的聯(lián)系

        文書檔案連鎖法的思想理論依據(jù)是:文書和檔案本來就屬于同一個事物,是同一個事物的不同過程。文件生命周期理論認(rèn)為,文件的運(yùn)動是一種呈線形的群體運(yùn)動。文件從其產(chǎn)生經(jīng)過現(xiàn)行執(zhí)行效用的實(shí)現(xiàn)而被暫時保存起來,直到全部使用目的達(dá)到再無利用價值而被銷毀?;蛘咭驗檫€具有永久保存價值而轉(zhuǎn)化成檔案的全過程,就是文件生命周期理論。

        文檔一體化管理理論以文書檔案連鎖法和文件生命周期理論為依據(jù),將原來處于相對獨(dú)立狀態(tài)的文書、檔案兩項工作予以整合,將立卷、著錄、鑒定等原來屬于檔案工作的內(nèi)容提前,在文件工作階段完成。這樣,既保證了檔案形成前期工作的質(zhì)量,也避免了重復(fù)勞動,極大地提高了檔案工作的效率,是檔案管理工作更加科學(xué)化與系統(tǒng)化。

        “文件生命周期”理論為實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”管理并對文件進(jìn)行前端控制提供了理論基礎(chǔ)。文件生命周期理論從邏輯上把文件和檔案視為緊密聯(lián)系又相互區(qū)別的不同階段的同一事物,必然形成文件、檔案一體化的發(fā)展趨勢。因此,文件生命周期理論為文檔一體化管理提供了理論依據(jù),文檔一化管理反映了文件生命周期理論的內(nèi)在要求。

        3 文書檔案連鎖法、文檔一體化、文件生命周期的差異比較

        提出時間不同。從三種理論的基本內(nèi)容論述我們可以看出文書檔案連鎖法的提出在1930年左右,文件生命周期理論是1940年提出,上世紀(jì)80年代引入我國,而文檔一體化理論是隨著計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展,在繼承文件生命周期等理論基礎(chǔ)上而發(fā)展而來的,其提出時間最晚。

        描述側(cè)重對象不同。文書檔案連鎖法由于歷史緣由其主要適用對象于紙質(zhì)書寫公文,文件生命周期理論提出主要針對電子文件,其側(cè)重于電子文件的真實(shí)可靠、安全完整,而文檔一體化理論的描述不僅僅是文件,更側(cè)重于計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。

        完整性不同。文件生命周期理論,我國學(xué)者習(xí)慣將文件生命周期劃分為四個階段,即制作階段、現(xiàn)行適用階段、暫時保存階段和永久保存階段。文件生命周期理論涵蓋上述四個過程。而文書檔案連鎖法,似乎文件運(yùn)轉(zhuǎn)到檔案室就是整個文書檔案工作的終結(jié),其只介于第一階段和第二階段之間,而事實(shí)上,文件向檔案室歸檔只是檔案工作的開始。連鎖法根本沒涉及文件的檔案管理階段。因此,連鎖法不可能揭示文件運(yùn)動全過程中不同階段的價值形態(tài)、服務(wù)對象、管理方式的不同特點(diǎn)。文檔一體化理論的核心內(nèi)容是文件、檔案生成、管理、利用三個一體化,利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合,充分利用公文處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息,避免檔案部門的重復(fù)勞動,其理論主要集中在文件生命周期的第二和第三階段。

        總之,無論是從文件的管理還是從檔案的管理,都需要以理論為基礎(chǔ),結(jié)合自身的特點(diǎn),綜合分析適用范圍,選擇適合自身的管理方法和理論依據(jù),充分利用文書檔案連鎖法、文檔一體化、文件生命周期理論的優(yōu)勢,規(guī)避不足,形成切實(shí)可行、科學(xué)有效的管理方案,才能將檔案工作做的更加科學(xué)、有效、完整。在現(xiàn)在信息化時代,以文件生命周期為主要檔案管理方法。任何文件從生成到銷毀的生命周期很多已經(jīng)進(jìn)入某信息化管理系統(tǒng),保存在存儲設(shè)備中,應(yīng)該遵循電子文件的生命周期管理模式。電子文件具有易存儲,易修改等特性,應(yīng)該依據(jù)各自不同的應(yīng)用范圍賦予其利用權(quán)限和修改權(quán)限,制定其整個生命周期不同使命。

        參考文獻(xiàn)

        [1]黃霄羽. 文件生命周期理論對機(jī)關(guān)文檔管理的啟示[J]. 檔案學(xué)通訊, 2003(5):66-70.

        [2]倪道善. 文書檔案連鎖法與“文檔一體化”[J]. 檔案, 2000(5):15-18.

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