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        新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化探析

        2018-11-12 11:18:56張楊
        卷宗 2018年23期
        關(guān)鍵詞:檔案應(yīng)對(duì)策略管理工作

        摘 要:檔案是記錄個(gè)人詳細(xì)資料的重要材料,對(duì)于人員調(diào)用就有重要影響。因此,其管理工作主要是針對(duì)檔案進(jìn)行收集、歸納、整理與保存,使得檔案資料更加準(zhǔn)確、安全,為企業(yè)的人員調(diào)配提供參考意見。然而,就目前檔案管理工作開展?fàn)顩r而言,其在實(shí)踐中存在較多問題,影響其規(guī)范化發(fā)展。本文將結(jié)合實(shí)際情況,分析新形勢(shì)下檔案滾利工作規(guī)范化問題,并提出具體的應(yīng)對(duì)策略,為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供保障。

        關(guān)鍵詞:檔案;管理工作;應(yīng)對(duì)策略

        時(shí)代在進(jìn)步,社會(huì)生產(chǎn)中的各項(xiàng)工作均開始邁入新一輪發(fā)展征程,而檔案管理工作作為單位、企業(yè)日常經(jīng)營與管理中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容,其工作質(zhì)量、工作條件等方面也應(yīng)得到進(jìn)一步提升。因此,針對(duì)檔案管理工作在實(shí)踐過程中出現(xiàn)的管理人員素質(zhì)偏低、思想意識(shí)薄弱、配套設(shè)施不健全等,影響檔案管理規(guī)范化發(fā)展的問題,應(yīng)及時(shí)采取有效措施,通過轉(zhuǎn)變思想觀念、提高工作人員專業(yè)素質(zhì)、加強(qiáng)資金投入等方式,來完善檔案管理工作,進(jìn)而為企業(yè)人員調(diào)配提供有力參考。

        1 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化問題分析

        1.1 缺乏良好的工作意識(shí)

        在長期發(fā)展的過程中,檔案管理工作始終是處于一種不受領(lǐng)導(dǎo)重視的狀態(tài),被認(rèn)定為是與企業(yè)經(jīng)營管理無關(guān)的一項(xiàng)工作內(nèi)容,沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)信息對(duì)于企業(yè)人力資源管理、人事調(diào)配的重要作用與積極意義,而由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的忽視,使得檔案管理人員也同樣存在輕視心理,在實(shí)際工作的過程中存在積極性不高、創(chuàng)新能力差、工作主動(dòng)性缺失等情況,嚴(yán)重影響到檔案管理工作質(zhì)量與工作效率[1]。除此之外,意識(shí)方面的缺失還會(huì)影響到檔案的有效利用率,由于檔案中包含了個(gè)人的大量信息,使得較好的數(shù)據(jù)載體,然而由于思想上對(duì)其重視程度的缺失,使得這些信息無法被有效應(yīng)用至企業(yè)管理匯總,對(duì)企業(yè)發(fā)展造成諸多不利影響。

        1.2 管理人員工作素質(zhì)較低

        由于企業(yè)經(jīng)營者對(duì)檔案管理工作的輕視態(tài)度,在人員聘用的過程中,沒有重視對(duì)專業(yè)管理人員的選拔,導(dǎo)致企業(yè)大部分檔案管理人員存在專業(yè)素質(zhì)較差的情況,且還存在一人身兼數(shù)職的情況。雖然,在時(shí)代發(fā)展的過程中,企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行了一系列變革,以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展,但是在檔案管理工作這一方面仍然是保持著一種輕視態(tài)度,沒有從根本上重視,在檔案管理人員培訓(xùn)、招聘等方面均沒有投入較大人力,最終導(dǎo)致管理人員專業(yè)素質(zhì)低下,無法追上時(shí)代發(fā)展腳步,且無法適應(yīng)新形勢(shì)下信息化管理方式,為企業(yè)發(fā)展帶來諸多不利影響[2]。

        1.3 配套設(shè)施建設(shè)尚不完善

        在傳統(tǒng)管理理念的影響下,企業(yè)沒有重視檔案管理配套設(shè)施建設(shè)這一方面內(nèi)容,然而新形勢(shì)下檔案管理工作信息化已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì),對(duì)于提升管理質(zhì)量、減少員工工作失誤,提升檔案資料動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性等方面均具有重要意義。然而,由于經(jīng)營者的輕視,使得檔案管理的配套設(shè)施呈現(xiàn)出較多不完善之處,如計(jì)算機(jī)故障、掃描儀故障、缺乏單獨(dú)的檔案儲(chǔ)存場(chǎng)所等,均是亟待解決的重要問題,而這些問題的存在,也是影響到當(dāng)前檔案管理工作質(zhì)量的重要因素,需要企業(yè)及時(shí)采取有效措施來妥善解決。

        2 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化問題的應(yīng)對(duì)策略

        2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

        為了適應(yīng)當(dāng)前激烈的市場(chǎng)競爭環(huán)境,企業(yè)必須從各個(gè)方面來完善內(nèi)部的各方面對(duì)內(nèi)部部門、各項(xiàng)工作進(jìn)行完善,以獲取較大的市場(chǎng)競爭力,而檔案管理作為向企業(yè)提供較多有效數(shù)據(jù)信息的重要管理環(huán)節(jié),其工作狀況也同樣應(yīng)受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視[3]。因此,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在今后發(fā)展的過程中必須轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理觀念,重視檔案管理工作的價(jià)值,并且認(rèn)識(shí)到檔案所能提供的信息對(duì)于企業(yè)發(fā)展是至關(guān)重要的,只有從思想上提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知,才可以在今后的決策中做出改變。在此基礎(chǔ)上,企業(yè)應(yīng)重視對(duì)于管理人員思想觀念的培養(yǎng)。缺乏較好的管理意識(shí),是當(dāng)前管理人員工作有效性的重要影響因素,只有從根本上改變管理人員對(duì)待檔案管理工作的態(tài)度,才可以在今后工作過程中加以注意。對(duì)此,企業(yè)可以通過采用培訓(xùn)、引導(dǎo)、會(huì)談等多種方式,從多個(gè)方面來強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性,使得檔案管理人員在今后工作的過程中可以規(guī)范自身工作行為,為檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展提供可能與推動(dòng)力。

        2.2 提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

        在新形勢(shì)下,當(dāng)前管理工作自身的重要作用已經(jīng)得到凸顯,而為了使檔案管理工作質(zhì)量可以得到進(jìn)一步提升,企業(yè)就應(yīng)重視對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)以及人才聘用。在人才聘用這一層面,企業(yè)應(yīng)注意選聘專門從事管理工作的優(yōu)秀人員,對(duì)其專業(yè)知識(shí)進(jìn)行考核,優(yōu)先錄用具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的應(yīng)聘人員,以此來壯大人才隊(duì)伍。在檔案管理人員培訓(xùn)的過程中,企業(yè)應(yīng)從兩方面著手:一方面,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí),從理論與實(shí)踐兩項(xiàng)內(nèi)容出發(fā),對(duì)員工的理論知識(shí)掌握與實(shí)際工作能力進(jìn)行全方位培養(yǎng),以保證檔案管理人員,在今后工作過程中,可以將豐富的理論知識(shí)作為主要依托,來進(jìn)行實(shí)踐,從而有效提高檔案管理工作質(zhì)量與工作效率;另一方面,企業(yè)需要對(duì)管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn),在新形勢(shì)下,檔案管理信息化已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì),而為了進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展,企業(yè)就應(yīng)對(duì)員工計(jì)算機(jī)操作能力進(jìn)行培養(yǎng),使得管理人員可以利用計(jì)算機(jī)來完成檔案數(shù)據(jù)信息的收集、整理與儲(chǔ)存,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的及時(shí)有效更新,保證檔案動(dòng)態(tài)性、實(shí)時(shí)性特征,提升檔案資料的價(jià)值,為企業(yè)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

        2.3 完善配套設(shè)施

        在信息時(shí)代背景下,計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為一種普遍現(xiàn)象。因此,企業(yè)應(yīng)及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)與掃描設(shè)備,改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)模式,實(shí)現(xiàn)電子檔案,以保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性[4]?,F(xiàn)如今,部分企業(yè)仍然采用手工記錄檔案的方式,并以書寫記錄的方式進(jìn)行保存,然而這種方式卻較常受到客觀環(huán)境因素的影響,存在檔案損毀、數(shù)據(jù)資料缺失等情況,加之企業(yè)缺乏單獨(dú)的存儲(chǔ)地點(diǎn),使得紙質(zhì)檔案無法被長期保存,而其中所包含數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也有待商榷。針對(duì)這一情況,企業(yè)一方面應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案保存情況,為其提供一個(gè)專門、單獨(dú)的保存場(chǎng)所,以防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)霉變質(zhì)的情況,同時(shí)還應(yīng)規(guī)范借取流程,加強(qiáng)對(duì)管理人員的監(jiān)督與管理,而對(duì)于檔案借取人員也應(yīng)及時(shí)做好相關(guān)登記,防止有人篡改檔案數(shù)據(jù)信息的情況;另一方面,則是需要加強(qiáng)信息化建設(shè),加大投資力度,對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備進(jìn)行的定期檢查、更新與維護(hù),充分保證機(jī)械設(shè)備可以正常使用,防止因機(jī)器故障出現(xiàn)信息丟失、損毀的情況,為企業(yè)發(fā)展提供充足的保障。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展,企業(yè)應(yīng)從思想觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變,認(rèn)識(shí)到檔案管理工作可以為企業(yè)發(fā)展帶來的重要價(jià)值,針對(duì)員工思想意識(shí)薄弱、專業(yè)素質(zhì)較低、設(shè)施建設(shè)不完善等情況,采取針對(duì)性措施,通過轉(zhuǎn)變思想觀念、提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、完善配套設(shè)置等方式,促使企業(yè)檔案管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展,為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供不竭動(dòng)力與信息支撐。

        參考文獻(xiàn)

        [1]徐進(jìn)康.新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化探析[J].商,2016,(7):78-78.

        [2]范啟慧.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中文信息,2017,(10):29.

        [3]張玲.探析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].經(jīng)營管理者,2015,(29):277.

        [4]梁艷.探析新時(shí)代檔案管理工作的規(guī)范化[J].中外交流,2018,(3):59.

        作者簡介

        張楊(1982-),湖南,廣東省中山市科學(xué)館

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