莊明珠 葉少林

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，高校教研機(jī)構(gòu)、師生隊伍不斷擴(kuò)大，科研項目、論文、專利等科技成果高速增長，傳統(tǒng)的Word、Excel等手工項目管理方式難以滿足需求。因此，項目管理規(guī)范化、科學(xué)化、高效化的變革勢在必行。華南理工大學(xué)廣州學(xué)院通過項目管理的需求分析，構(gòu)建通用、功能齊全的項目管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)提高了項目管理效率、節(jié)省申報時間和費(fèi)用、減少申報環(huán)節(jié)、全面統(tǒng)籌各管理部門審核流程，并保證數(shù)據(jù)完整、高速傳遞和實(shí)時可視化。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；矛盾；項目管理信息系統(tǒng)

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B 文章編號：1673-8454（2018）15-0039-03

一、現(xiàn)狀與矛盾

為了培養(yǎng)大學(xué)生創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力[1]，提升教師的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量，每年各高校都會組織學(xué)生申報大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)類項目和教師申報教育教學(xué)改革類等項目。[2]目前仍有高校對師生項目的管理方法是通過紙本文件傳遞，Word、Excel文件統(tǒng)籌管理記錄信息[3-4]，這表明課題申請、課題審核、課題批準(zhǔn)、課題中期檢查和課題結(jié)題等環(huán)節(jié)都是紙本的方式流轉(zhuǎn)，這種傳統(tǒng)做法在龐大的教學(xué)教研項目和大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)類項目面前，問題日益突出，主要包括以下幾個方面：

（1）申請者需要準(zhǔn)備復(fù)雜的紙質(zhì)材料，申請效率低。

（2）申請流程繁雜，在沒有統(tǒng)一系統(tǒng)的情況下，申請資料需要在不同孤立的部門中進(jìn)行審核，涉及人員之多，規(guī)模之大，導(dǎo)致項目的開展和管理進(jìn)度緩慢，流程拖沓，掉鏈脫節(jié)。

（3）紙本申請文件數(shù)據(jù)不完整、不規(guī)范、不一致現(xiàn)象極其嚴(yán)重，信息失誤率高，同時在流程審批過程中文件容易丟失。

（4）項目申報表格樣式多而內(nèi)容種類也雜，許多數(shù)據(jù)光由管理人員人工一一評審，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率低，格式各種各樣，二次利用率也低，不易存檔與備案。除此，項目申報的過程中，項目負(fù)責(zé)人需要填報大量數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性都需要逐一審核，管理人員工作量巨大且效率較低。

（5）項目管理的及時性、有序性和可視化較差。

因此，在當(dāng)前高校越來越重視學(xué)生創(chuàng)新項目、教師教學(xué)改革項目的背景下，統(tǒng)籌管理直接體現(xiàn)了高校的教研水平與管理水平。本論文旨在針對華南理工大學(xué)廣州學(xué)院項目申報工作的開展和管理流程深入調(diào)研，總結(jié)并抽象出項目管理過程中項目相關(guān)人員的需求，設(shè)計出包括用戶登錄及驗證、項目申報及不同部門管理、項目過程記錄、經(jīng)費(fèi)管理、表格填寫與上報、附件材料管理、項目統(tǒng)計及展示、在線討論與反饋、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對接與同步等完善的功能模塊，最終設(shè)計出一套先進(jìn)的面向師生的項目管理信息系統(tǒng)。

二、需求分析

1.管理人員需求分析

教學(xué)教研機(jī)構(gòu)、師生團(tuán)隊隊伍規(guī)模的不斷擴(kuò)大，科技項目、學(xué)術(shù)論文、專利、著作等科技成果數(shù)量的高速增長，項目大數(shù)據(jù)已經(jīng)不能讓管理人員使用傳統(tǒng)繁雜的手工管理進(jìn)行匹配。因此管理人員提出打造一個統(tǒng)一項目管理系統(tǒng)的需求，項目內(nèi)容包括不同級別，不同對象的項目申報系統(tǒng)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)項目管理人員管理在線申報、在線填寫、在線生成報表、在線交流、審核、立項、中期檢查、結(jié)題管理等一系列工作步驟的流程化處理事務(wù)功能；系統(tǒng)滿足不同部門不同角色管理人員的項目管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、報表輸出功能，通過系統(tǒng)提供的功能模塊，完成對項目的全生命周期管理，同時完成對科研成果的管理和統(tǒng)計；搭建云存儲數(shù)據(jù)資源庫，方便采集大量不同格式的文件附件。因此，針對管理者的需求分析，擬構(gòu)建一個方便管理者管理項目進(jìn)展情況的項目管理信息系統(tǒng)，以統(tǒng)籌、監(jiān)督與監(jiān)控所有項目的整個過程。

2.申報者需求分析

信息化背景下，高校學(xué)生和教師已經(jīng)適應(yīng)信息化環(huán)境，能夠適應(yīng)信息化管理。因此效率低下的傳統(tǒng)手工管理模式和繁重的數(shù)據(jù)提取與整理工作已經(jīng)不能滿足信息化時代的需求。如何規(guī)范、完整、清晰、高效地給申請者提供項目申請的渠道，以及如何讓申請者實(shí)時看到項目的審核進(jìn)展以及項目開展?fàn)顩r都是項目管理信息系統(tǒng)開發(fā)的重要依據(jù)。

三、項目管理信息系統(tǒng)探索設(shè)計

1.項目管理信息系統(tǒng)設(shè)計理念

建設(shè)基于云服務(wù)的面向師生自主管理的項目管理信息系統(tǒng)，利用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、自動化、個性化等特點(diǎn)及智能手機(jī)移動客戶端的普及，簡化教師學(xué)生申報項目流程和管理方式，優(yōu)化項目申報及過程管理，積累更多的教學(xué)資源，方便今后數(shù)據(jù)分析、決策統(tǒng)計及報表輸出。項目的意義重大：

（1）簡化項目申報流程，擴(kuò)大項目申報數(shù)量，從而提升教師的教學(xué)思維和學(xué)生創(chuàng)新能力的發(fā)展。

（2）搭建數(shù)字化校園數(shù)據(jù)資源中心，解決校內(nèi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)斷鏈問題，保證項目數(shù)據(jù)的完整性和一致性。

（3）解決管理人員日?，嵥榉爆嵭灾貜?fù)工作。

（4）擴(kuò)大了資源共享，加強(qiáng)了師生的創(chuàng)新工作思維。

（5）申報工作的任務(wù)式驅(qū)動，方便師生日常填報項目有關(guān)信息，增強(qiáng)了項目在線的互動，讓團(tuán)隊相互了解進(jìn)度，教師能及時了解學(xué)生的項目開展與學(xué)習(xí)情況，及時調(diào)整項目進(jìn)度內(nèi)容。

（6）管理者方便管理各個項目進(jìn)展情況，可視化統(tǒng)計與分析數(shù)據(jù)，對運(yùn)行中的項目進(jìn)度能夠?qū)崟r統(tǒng)籌、監(jiān)督與監(jiān)控。

2.項目管理信息系統(tǒng)設(shè)計思路

項目管理信息系統(tǒng)的總需求流程如圖1所示。圖1為教師申報教育教學(xué)類項目的主要流程，圖2為大學(xué)生申報創(chuàng)新類項目的主要流程。由圖1和圖2可知，項目管理系統(tǒng)具有不同級別項目具有不同級別審批流程、資料提交及打印等多種功能，靈活性高，流程規(guī)范，易于操作和管理。

3.項目管理信息系統(tǒng)規(guī)劃

經(jīng)過需求分析，項目管理信息系統(tǒng)從總體功能可以劃分為個人中心、權(quán)限管理、項目規(guī)劃、項目管理、項目評審和項目申報。[5]

（1）個人中心

項目管理系統(tǒng)中的個人中心主要用于申報者申請項目后從管理者中收到的反饋信息、通知、個人信息設(shè)置等功能，用于使用系統(tǒng)對象的在線交流，實(shí)現(xiàn)實(shí)時信息溝通與反饋。除此，個人中心可以重置個人登錄密碼和修改個人信息。

（2）權(quán)限設(shè)置

權(quán)限管理包括用戶管理和用戶授權(quán)，主要功能是管理人員用于設(shè)置使用該系統(tǒng)對象的權(quán)限，包括本校教務(wù)處項目管理人員權(quán)限、二級學(xué)院教務(wù)管理人員權(quán)限、項目負(fù)責(zé)人權(quán)限以及項目評審專家權(quán)限。

權(quán)限設(shè)置有利于規(guī)范項目申報的整體流程，做到項目審核清晰化，人員配置合理化和具體化，以及職責(zé)可追溯化。

（3）項目規(guī)劃

項目規(guī)劃主要指學(xué)校中項目的類別、級別、項目名稱等基礎(chǔ)信息的設(shè)置，如表1所示，也包括申報項目的計劃分配，包括申請項目個數(shù)分配、基金分配等信息。這個模塊是整個系統(tǒng)的核心，只有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)配置正確，申報者才能根據(jù)系統(tǒng)限制的條件和要求填寫材料和提交資料，然后進(jìn)入管理者的審核階段。

（4）項目管理

項目管理包括申報立項、立項審批、項目轉(zhuǎn)型、表格管理、附件管理、成果管理、項目資金管理、項目匯總、統(tǒng)計信息等功能。

（5）項目評審

項目評審則包括項目評審指標(biāo)庫、專家?guī)?、評審得分、評審結(jié)果等功能。

（6）項目申報

項目申報模塊分為兩大類，一類是學(xué)生項目申報，另一類是導(dǎo)師項目申報，都包括我的立項、我的項目、表格管理、附件管理、成果管理、項目金額和評審結(jié)果等。

項目管理信息系統(tǒng)旨在實(shí)現(xiàn)項目管理工作諸多環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò)化智能管理，解決“信息孤島”問題，達(dá)到資源共享，提高工作效率。

4.項目管理信息系統(tǒng)運(yùn)行流程綜述

第一步：申請人進(jìn)行項目申報。查看發(fā)布的項目申報計劃和項目要求，填寫項目基本信息，包括申報題目、負(fù)責(zé)人、成員信息以及申請資金（申報題目、負(fù)責(zé)人為必填信息）。

第二步：申請人上傳申報項目要求的附件。

第三步：一級審批。二級學(xué)院根據(jù)申報的項目要求和規(guī)章制度進(jìn)行審核，審批通過后點(diǎn)擊“審批通過”。

第四步：二級審批。學(xué)校教務(wù)處根據(jù)一級審批結(jié)果組織相關(guān)專家進(jìn)行網(wǎng)上審核。專家登錄自己的個人賬號可以查看自己所分配的申報書內(nèi)容和打分標(biāo)準(zhǔn)。所有專家提交了分?jǐn)?shù)和評語后教務(wù)處根據(jù)項目個數(shù)和分?jǐn)?shù)情況批準(zhǔn)或者不批準(zhǔn)對應(yīng)的項目。

第五步：項目開展和中期檢查。已通過二級審批的項目可以根據(jù)申報書內(nèi)容展開項目研究，在學(xué)校的要求中提交中期檢查報告。學(xué)校管理人員可以通過系統(tǒng)實(shí)時了解各個項目的實(shí)施情況和進(jìn)展，切實(shí)做到監(jiān)督和管理的職責(zé)。

第六步：項目結(jié)題。已到項目結(jié)題期限的項目根據(jù)項目要求提交結(jié)題材料，學(xué)校教務(wù)處根據(jù)項目結(jié)題材料組織專家網(wǎng)上評審。最終根據(jù)分?jǐn)?shù)給對應(yīng)項目進(jìn)行分類，如合格或不合格。

四、結(jié)束語

項目管理信息系統(tǒng)作為學(xué)校師生項目申報系統(tǒng)，是以解決師生申報項目進(jìn)度與管理過程為目的，統(tǒng)一規(guī)范各種表格填寫和報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)，設(shè)計成通用的兼容的在線互動的存儲數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，滿足高校信息化建設(shè)需求[6]，可應(yīng)用于各種教學(xué)數(shù)據(jù)及評估數(shù)據(jù)支撐。該系統(tǒng)總體而言有以下四大優(yōu)勢：

（1）為管理人員提供更先進(jìn)的工具進(jìn)行管理。

（2）為學(xué)生和教師提供了一個統(tǒng)一的平臺去參與和管理項目。

（3）提供一個項目管理系統(tǒng)，對不同類別的項目，更易歸檔、應(yīng)用及推廣。

（4）改革傳統(tǒng)管理監(jiān)督方式，提高工作效率，讓參與人員把精力更關(guān)注在項目的研究上，項目成果更精準(zhǔn)，時間利用更合理，從而更有利于高校的教學(xué)、科研、創(chuàng)新能力的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[4]馬瑞娜，武艷艷，張建政等.高校教學(xué)研究項目管理信息系統(tǒng)的探索及實(shí)現(xiàn)[J].黑龍江畜牧獸醫(yī)，2016（23）：241-244.

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[6]乜曉燕，倪志英，李雷鵬.高等教育教學(xué)研究項目和教學(xué)成果綜合管理系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)[J].森林工程，2013（6）：194-196.

（編輯：王曉明）