摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化已經(jīng)被愈加廣泛的應(yīng)用到各個(gè)企事業(yè)單位中。其中，對(duì)醫(yī)院檔案的自動(dòng)管理就是辦公自動(dòng)化應(yīng)用的表現(xiàn)形式之一。這種新型辦公方式的使用，不僅優(yōu)化了管理理念，而且還提高了管理的工作效率?；诖耍疚闹饕接懺谧詣?dòng)化環(huán)境下醫(yī)院對(duì)檔案管理的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；醫(yī)院；管理；優(yōu)化措施

現(xiàn)階段，隨著物資和信息管理對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)的廣泛運(yùn)用，使得辦公管理的效率進(jìn)一步提高，同時(shí)這種技術(shù)的使用還在很大程度上節(jié)省了對(duì)人力、物力使用和時(shí)間的浪費(fèi)。而辦公自動(dòng)化檔案管理方式的使用，還改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，使醫(yī)院的管理工作方式發(fā)生了變革，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著促進(jìn)作用。

一、辦公自動(dòng)化概述

辦公自動(dòng)化，是指使用計(jì)算機(jī)等工具、設(shè)備來(lái)進(jìn)行辦公室工作處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的傳輸、接收和存儲(chǔ)的辦公方式。在使用辦公自動(dòng)化時(shí)，加快了信息的流動(dòng)速度和傳輸?shù)恼鎸?shí)性，對(duì)提高管理的效率有著重要的幫助。另外，辦公自動(dòng)化在使用中不僅可以將計(jì)算機(jī)使用者與計(jì)算機(jī)設(shè)備聯(lián)系起來(lái)，而且還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多種形式的交流，極大地優(yōu)化了管理的模式。

二、用辦公自動(dòng)化管理醫(yī)院檔案的作用

（一）提升了檔案的效率

在對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行管理時(shí)，將其與計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)有效結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)文件處理和檔案管理關(guān)系的有效統(tǒng)一。在使用辦公自動(dòng)化技術(shù)時(shí)，醫(yī)院的工作人員定時(shí)對(duì)文件材料分類整理，并將其錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，可以生成電子檔案，而這種利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的方式，可以有效減少檔案資料的遺失問(wèn)題，提高了檔案文件保存的完整性和真實(shí)性。另外，在對(duì)病歷檔案進(jìn)行管理時(shí)，使用辦公自動(dòng)化的形式，可以客觀、完整和連續(xù)記錄患者治療和病情變化的全部過(guò)程，確保醫(yī)護(hù)人員可以及時(shí)、準(zhǔn)確掌握患者病情。

（二）加強(qiáng)了管理的安全穩(wěn)定性[1]

對(duì)醫(yī)院的紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理和存儲(chǔ)時(shí)，由于其材質(zhì)的問(wèn)題很容易使用受外界環(huán)境影響而導(dǎo)致?lián)p壞，不利于長(zhǎng)時(shí)間的保存和管理，對(duì)檔案管理的真實(shí)性和完整性都有著重要的影響。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，使用電子檔案的方式存儲(chǔ)記錄數(shù)據(jù)信息，不僅可以提高檔案保存的時(shí)間，而且還有助于保證檔案的完整性，提高今后對(duì)檔案使用的真實(shí)性。同時(shí)，在使用電子檔案時(shí)，還可以通過(guò)快速的備份方式，避免檔案丟失和失真帶來(lái)的影響。另外，使用辦公自動(dòng)化檔案管理措施，還可以增強(qiáng)管理檔案可讀性與存儲(chǔ)性，甚至還可以提高檔案的保密性。

三、醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化措施

（一）科學(xué)制定完善的檔案管理制度

對(duì)于醫(yī)院檔案管理而言，這項(xiàng)工作不僅內(nèi)容復(fù)雜，而且工作量極大。因此，醫(yī)院為了提高管理的效率和管理的便捷性，就在辦公自動(dòng)化環(huán)境下使用先進(jìn)的管理措施，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并根據(jù)需要建立了較為完善的醫(yī)院檔案管理制度，為開(kāi)展檔案管理工作提供了管理的依據(jù)，同時(shí)還提高了制度管理的規(guī)范性和權(quán)威性。而在進(jìn)行科學(xué)完善的檔案管理制度時(shí)，首先，需要保證檔案管理制度的簡(jiǎn)明性和實(shí)用性，這樣可以提高檔案管理人員對(duì)制度的理解，進(jìn)而加強(qiáng)制度在醫(yī)院檔案管理工作中對(duì)從事檔案管理工作人員行為的規(guī)范性和約束性，確保管理工作的順利進(jìn)行，有助于減少檔案管理的失誤。其次，需要在醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中建立相應(yīng)的電子檔案管理子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子管理與電子文件的有效結(jié)合，這種方式在使用中，還可以方便自動(dòng)生成、歸檔電子文件，并完善辦公自動(dòng)化。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

由于醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，存在一定的專業(yè)性和機(jī)密性，因此，對(duì)從事醫(yī)院檔案管理工作的人員有著很高的要求，管理人員必須具有相應(yīng)的專業(yè)技能和綜合職業(yè)素質(zhì)。對(duì)此，就需要醫(yī)院重視對(duì)管理人員技能和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，提高其思想覺(jué)悟和責(zé)任感，使其可以在管理工作中嚴(yán)守機(jī)密，切實(shí)做好在檔案管理中保密性的工作；同時(shí)為了進(jìn)一步提高管理的效率，醫(yī)院還需要對(duì)實(shí)施檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，先建立適宜的培訓(xùn)體系，然后按照崗位需求使用不同的培訓(xùn)方式來(lái)進(jìn)行管理人員培養(yǎng)。在進(jìn)行人員培養(yǎng)的過(guò)程中，還需要注意對(duì)醫(yī)院檔案管理專業(yè)知識(shí)方面內(nèi)容的培訓(xùn)，提高其對(duì)檔案電腦認(rèn)知程度，進(jìn)而提高檔案處理的效率。另外，還需要適當(dāng)進(jìn)行部分相關(guān)學(xué)科的培訓(xùn)，如管理學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息整理等方面的培訓(xùn)，全方面的提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)而促進(jìn)管理效果的提升。

（三）建立完善的檔案管理系統(tǒng)和子系統(tǒng)

在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理時(shí)，為了保證其辦公自動(dòng)化水平，還需要建立相應(yīng)的醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)和子系統(tǒng)。自動(dòng)化辦公管理技術(shù)的使用，可以使對(duì)檔案管理的信息化和數(shù)字化水平更高，在很大程度上提高利潤(rùn)管理的效率。在進(jìn)行醫(yī)院檔案的管理過(guò)程中，依托于局域網(wǎng)和自動(dòng)化辦公網(wǎng)絡(luò)建立電子檔案管理系統(tǒng)，可以推動(dòng)醫(yī)院在管理方面的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。另外，醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理子系統(tǒng)的辦公自動(dòng)化，并在原有的系統(tǒng)中，合理的添加新內(nèi)容，可以不斷促進(jìn)完善子系統(tǒng)檔案管理工作的功能，對(duì)提高信息存儲(chǔ)的完整性有重要的幫助[2]。

四、結(jié)論

總而言之，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化技術(shù)越來(lái)越受到更多的關(guān)注。而在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理工作，不僅有助于提高檔案管理的規(guī)范化水平，而且還有助于提高對(duì)檔案的利用率。這就需要醫(yī)院提高對(duì)辦公自動(dòng)化電子檔案管理的重視，提升檔案管理效率，促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]呂琳琳.基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（06）：162.

[2]王曉帆，劉惠，楊翠平.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（06）：162-163.

作者簡(jiǎn)介

王昱皓（1992-），男，山東煙臺(tái)人，漢族，本科，研究方向：檔案。