李虎
近年來,隨著網(wǎng)絡和信息技術(shù)快速發(fā)展,檔案管理工作也在面臨一場深刻變革。在當前的時代背景之下,社會對于檔案管理工作提出了更高要求。經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)處理之后,不僅能夠提高管理者的工作效率,還能讓人們享受到更加便捷的服務,可以稱得上是一舉兩得。本文針對大數(shù)據(jù)時代對于檔案管理模式所造成的改變進行探討,并提出了一些建議,希望能夠以此提高檔案管理者的工作水平,更好地服務工作。
新時期互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益改變著人們的生活,在大數(shù)據(jù)的時代背景下,檔案管理建設顯得非常重要。要想提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平,我們必須要強化信息資源的共享與交流功能,充分利用檔案信息的價值與作用,引進專業(yè)性強的檔案管理人才,變革傳統(tǒng)的檔案管理方式,完善檔案管理機制,這樣才能適應時代發(fā)展的潮流。
在相當長的一段時間當中,人們一直忽視了檔案管理工作的重要意義。而隨著大數(shù)據(jù)時代的到來,數(shù)據(jù)成為了一筆寶貴的財富,檔案管理工作的重要性更加凸顯。
大數(shù)據(jù)檔案管理是時代的要求,也是社會發(fā)展的必然趨勢。而隨著智慧城市建設工作的普及,無形之中提高了對于檔案管理工作者的要求。筆者長期在住房管理部門工作,“大數(shù)據(jù)”技術(shù)的興起對房管部門的工作帶來了顛覆性的改變。近年來,許多地方的房管部門堅持以信息化建設為支撐,著力加強大數(shù)據(jù)技術(shù)和房產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的融合應用,推動完成了房屋登記系統(tǒng)向房產(chǎn)交易、產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)的升級改造和不動產(chǎn)登記中間數(shù)據(jù)庫的搭建,實現(xiàn)了房屋交易數(shù)據(jù)和不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)的實時交換,有效保障了個人住房信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完整性。筆者所在城市房管部門運用大數(shù)據(jù)技術(shù),先后為市民政部門提供了城鄉(xiāng)低保對象、為審計部門和扶貧辦提供了精準扶貧對象、為市紀檢部門提供了相關(guān)公職人員房屋權(quán)利人的住房信息查核服務,充分挖掘了房產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的最大潛在價值,為職能部門提供了決策參考。
在傳統(tǒng)的檔案管理時代,各種信息、數(shù)據(jù)不能打通共享使用,不但加大檔案管理工作量,還造成大量資源的閑置和浪費。未來,隨著檔案信息電子化采集工作的進一步深入,電子檔案實現(xiàn)全覆蓋,無紙化、易備份,大大緩解了電子檔案積壓而造成的壓力,極大地節(jié)約了社會資源,提高了工作效率。
只有對檔案信息進行云儲存,才能保證數(shù)據(jù)的完整和安全。而一切云儲存工作的前提就是建立一個完善的數(shù)據(jù)平臺和相應的基礎(chǔ)設施。只有這樣,才能夠在檔案進入到系統(tǒng)中以后,便于各個部門對于檔案的使用,根據(jù)不同用戶的需要,制定服務方案。另外,還要完善建立異地災備系統(tǒng),防止不可抗力造成的數(shù)據(jù)滅失。
除了云儲存,云服務工作也同樣不可忽視。只有做好了云服務工作,才能通過檔案信息對用戶進行分析,從而提高檔案的使用率和價值性。國家可以通過建立云平臺的方式,來達到提供云服務的目的。通過云平臺,各地的檔案工作管理者可以調(diào)閱相應的資料,通過其他的資料可以對現(xiàn)有的用戶相匹配,并根據(jù)其所提出的要求提供不同的服務。各地的方案館還應該建立屬于自己的門戶網(wǎng)站,用戶足不出戶就可以查詢自己信息的準確性,若有錯誤,便于第一時間通知檔案管理工作人員進行整改。除此之外,地方的檔案館也應該給予用戶更大的權(quán)利,讓用戶擁有對于部分私密信息的自行修改權(quán)。
在對檔案進行大數(shù)據(jù)管理的過程中,檔案館自身的數(shù)字化建設同樣重要。數(shù)字化建設的意義深遠,不僅在服務層面,在用戶切身利益方面也有著重要的價值作用。檔案館在進行數(shù)字化建設的時候,要針對不同的用戶進行分類,便于今后使用時的查詢。同時,各地檔案館也要對數(shù)字化建設提出一定的要求和規(guī)章制度,并嚴格執(zhí)行。只有這樣,才能保護用戶的私密信息,提高檔案的使用率。
為用戶提供更多、更好的服務是檔案管理工作的基本出發(fā)點。為了達成這一目標,就需要檔案管理工作者對用戶的行為進行分析,投其所好,為用戶提供更多的選擇。只有這樣,用戶才能在實際生活當中感受到檔案管理工作的重要性和意義,同時也為檔案館的進一步發(fā)展提供更多的可能性。
近年來,隨著網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)達和普及,越來越多的人開始選擇通過網(wǎng)絡來獲取信息。盡管這在一定程度上制約了檔案館的發(fā)展,但卻也是新的挑戰(zhàn)和動力。針對網(wǎng)絡技術(shù)普及的現(xiàn)狀,檔案館要從自身出發(fā),除了做好日常工作以外,還要與其他的檔案館建立合作關(guān)系,采用信息共享等方式來提高用戶的體驗和信賴度。為廣大人民群眾提供更加全面,更加具有針對性,更加便利的服務。
檔案管理工作除了要與時俱進,緊跟大數(shù)據(jù)時代的步伐以外,還要從實際情況出發(fā),根據(jù)絕大多數(shù)用戶的習慣,加強自身的檢索功能建設。通過對檔案館儲藏數(shù)據(jù)的分類和歸納,將其劃分為不同的種類,不僅能夠提升檢索速度,也更有利于提高用戶的使用便捷性,直接提高用戶的使用體驗。此外,用戶在查詢某一信息的時候,檔案館除了要通過其輸入的關(guān)鍵詞提供直接的信息外,還要將與該信息相關(guān)聯(lián)的部分信息一并提供給用戶。這是智能檢索的發(fā)展趨勢,也是檔案管理工作進步的必經(jīng)之路。同時,用戶檔案信息的保密工作是檔案管理工作中的重點。只有不斷地加強對于保密工作的建設,才能避免檔案泄露,給用戶造成不必要的損失。
我國檔案管理工作正在積極改革,不斷應勢而動、乘勢而為,加快轉(zhuǎn)型升級,逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。要逐步實現(xiàn)檔案部門與其他部門之間的互聯(lián)互通,逐步實現(xiàn)由政務信息的互通到業(yè)務數(shù)據(jù)的互通再到檔案數(shù)據(jù)的互通,最終實現(xiàn)對包括政務信息、業(yè)務數(shù)據(jù)等在內(nèi)的各類電子文件的在線歸檔、在線移交接收、在線利用,徹底打破檔案部門“信息孤島”的狀態(tài),進一步推動我國檔案管理工作的進步和發(fā)展。