張家驊

摘 要：工傷保險(xiǎn)檔案具體來(lái)講就是工傷員工在享受整個(gè)工傷保險(xiǎn)過(guò)程中形成的資料信息，資料信息主要是以文字、圖表以及聲像形式存在，工傷員工在享受整個(gè)工傷保險(xiǎn)的整個(gè)流程和環(huán)節(jié)具有嚴(yán)格的法律效力。而工傷保險(xiǎn)檔案管理就是在工傷保險(xiǎn)辦理的整個(gè)過(guò)程中整理保存的具有利用價(jià)值的歷史記錄資料，這些資料已專業(yè)的文字以及電子文檔等形式存在。本文首先介紹了工傷保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上，提出了工傷保險(xiǎn)檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：工傷保險(xiǎn)；檔案特點(diǎn)；檔案管理；措施

工傷保險(xiǎn)檔案作為社會(huì)保險(xiǎn)檔案中的一部分，直接影響企業(yè)以及參保員工的切身利益，同時(shí)還直接關(guān)乎工傷保險(xiǎn)基金的安全。一份工傷保險(xiǎn)檔案的完成程度相當(dāng)繁瑣，其中包括工傷上報(bào)、認(rèn)定以及勞動(dòng)能力鑒定等環(huán)節(jié)，除此之外，還需要經(jīng)過(guò)一系列的部門，包括經(jīng)辦機(jī)構(gòu)以及定點(diǎn)醫(yī)院等。因?yàn)楣ぷ麈湕l相對(duì)較長(zhǎng)，而檔案的具體內(nèi)容又具有一定的真實(shí)性和易泄性，在對(duì)工傷保險(xiǎn)檔案管理過(guò)程中就表現(xiàn)出了較為顯著的特征。完整的工傷保險(xiǎn)檔案離不開(kāi)相關(guān)部門的審核，具體檔案管理工作量非常大，在實(shí)際管理過(guò)程中應(yīng)該給予工傷保險(xiǎn)檔案管理予足夠的重視，只有這樣才能夠保障工傷保險(xiǎn)檔案管理工作的科學(xué)性、信息化以及規(guī)范性。

1 工傷保險(xiǎn)檔案的特征

（1）鏈條長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多。工傷保險(xiǎn)檔案具體包括工傷員工的參保、繳保費(fèi)、工傷事故調(diào)查、工傷認(rèn)定、勞動(dòng)能力鑒定和享受工傷保險(xiǎn)待遇等內(nèi)容，這些內(nèi)容充分的體現(xiàn)出了工傷保險(xiǎn)檔案鏈條長(zhǎng)以及內(nèi)容多的特征，同時(shí)工傷保險(xiǎn)檔案各個(gè)環(huán)節(jié)聯(lián)系也較為緊密。

（2）項(xiàng)目多、信息量大。由于工傷保險(xiǎn)檔案鏈條長(zhǎng)以及環(huán)節(jié)多等特點(diǎn)的存在，決定了其也同樣存在記錄項(xiàng)目多的特征，具體來(lái)講，工傷保險(xiǎn)檔案的一個(gè)環(huán)節(jié)并不是只有一個(gè)數(shù)據(jù)記載，而是通過(guò)一系列的數(shù)據(jù)和資料組成的。

（3）管理信息化要求較高。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅速的發(fā)展，工傷保險(xiǎn)檔案也逐漸向著信息化的方向發(fā)展，工傷保險(xiǎn)檔案信息化的建設(shè)速度非?？?，這使得工傷保險(xiǎn)檔案具有一定的科學(xué)性、高效性以及規(guī)范性。

（4）保存期限長(zhǎng)。工傷保險(xiǎn)檔案的保存期限是從員工參加工傷保險(xiǎn)到員工負(fù)傷的后五十年，這個(gè)過(guò)程期限是非常長(zhǎng)的，這就體現(xiàn)出工傷保險(xiǎn)檔案的存儲(chǔ)時(shí)間是非常長(zhǎng)的。

（5）安全系數(shù)要求高。工傷保險(xiǎn)的相關(guān)業(yè)務(wù)中，具體內(nèi)容是非常復(fù)雜的，涉及到的信息量也相對(duì)較大，直接關(guān)系著單位以及工傷員工的切身利益，具體的檔案形式不僅僅需要有紙質(zhì)版的檔案，還需要設(shè)置電子版的檔案，工傷保險(xiǎn)檔案存在很強(qiáng)的唯一性和隱私性，因此，管理工傷保險(xiǎn)檔案的過(guò)程中需要達(dá)到其安全性的要求，通過(guò)妥善的保管來(lái)避免工傷保險(xiǎn)檔案的外漏以及被篡改。

（6）共享需求要求高。工傷保險(xiǎn)檔案包括參保繳費(fèi)檔案、勞動(dòng)能力鑒定檔案、工傷認(rèn)定檔案以及待遇撥付款檔案，這些檔案相互之間存在著很大的使用價(jià)值，具體來(lái)講就是共享需求程度相對(duì)比較高。比如工傷認(rèn)定檔案需要參保繳費(fèi)檔案的相關(guān)信息，而勞動(dòng)能力鑒定檔案也需要工傷認(rèn)定檔案的相關(guān)信息。

2 工傷保險(xiǎn)檔案管理措施

工傷保險(xiǎn)檔案管理工作需要跟上信息化時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)而提升管理的有效性，所以，在工傷保險(xiǎn)檔案管理過(guò)程中首先應(yīng)該健全相關(guān)的法律法規(guī)，在工傷檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督，進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)的培訓(xùn)指導(dǎo)，具體的部門應(yīng)該按照實(shí)際情況，提升部門員工的專業(yè)素質(zhì)，為工傷保險(xiǎn)檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.1加強(qiáng)制度建設(shè)

按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，根據(jù)實(shí)際情況來(lái)完善工傷保險(xiǎn)檔案管理的模式，保障工傷保險(xiǎn)檔案的完整性不被破壞，保護(hù)其使用使用價(jià)值。在工傷保險(xiǎn)檔案實(shí)際管理過(guò)程中，制定健全的管理制度和編制完善的管理方案非常必要，根據(jù)具體單位的具體情況以及要求，在工傷保險(xiǎn)檔案管理的目標(biāo)基礎(chǔ)上，對(duì)工傷保險(xiǎn)檔案進(jìn)行歸檔處理，在此過(guò)程中，應(yīng)該系統(tǒng)性的處理保險(xiǎn)檔案，合理的對(duì)其進(jìn)行劃分，以保障其分類精準(zhǔn)，通過(guò)這樣的方式為工傷保險(xiǎn)檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，盡可能的顯示出其整體的職能。將工傷保險(xiǎn)檔案整理之后上交給專業(yè)的管理部門，在此過(guò)程中，需要注意的是應(yīng)該規(guī)范檔案交接手續(xù)，加強(qiáng)工傷保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量檢查以及管理，進(jìn)一步完善以及保障檔案信息的完整性。

2.2 分類有序整理，保證檔案的完整性

由于工傷保險(xiǎn)檔案鏈條較長(zhǎng)，形成的案卷也會(huì)包括很多種不同的類型，比如征繳保費(fèi)檔案、工傷認(rèn)定檔案和待遇撥付款檔案等，所以針對(duì)具體的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行分類，提升工傷保險(xiǎn)檔案管理的效率。可以以工作流程為依據(jù)進(jìn)行分類，具體來(lái)講比圖經(jīng)辦機(jī)構(gòu)可以按照工傷保險(xiǎn)部門和時(shí)間進(jìn)行分類；對(duì)工傷保險(xiǎn)檔案的整理需要按照合理的順序進(jìn)行操作，對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，以這樣的方式來(lái)科學(xué)規(guī)范的進(jìn)行管理。除此之外，工傷保險(xiǎn)檔案管理的完整性也非常重要，很多檔案由于沒(méi)有備份，一旦丟失或者是折損就沒(méi)有辦法復(fù)原，所以，在按照合理的順序整理檔案的基礎(chǔ)上，保障工傷保險(xiǎn)的完整性也非常重要。

2.3 合理應(yīng)用信息化手段

工傷保險(xiǎn)檔案信息化已經(jīng)逐漸成為檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢(shì)，作為現(xiàn)階段，工傷保險(xiǎn)檔案主要的管理方式和手段，在實(shí)際管理過(guò)程中應(yīng)該提升工傷保險(xiǎn)檔案管理的信息化程度，盡可能的通過(guò)各種信息化的技術(shù)和手段來(lái)提升工傷保險(xiǎn)檔案信息的整理與存儲(chǔ)，通過(guò)完善工傷保險(xiǎn)檔案檢索的形式來(lái)加強(qiáng)信息的傳輸與共享效率。除此之外，還應(yīng)該制定健全的工傷保險(xiǎn)檔案管理制度，提升技術(shù)管理水平，保障信息化網(wǎng)絡(luò)的安全，將工傷保險(xiǎn)檔案的紙質(zhì)文件以及電子文件有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，通過(guò)雙軌制的管理形式，為信息查詢工作奠定基礎(chǔ)。而工傷保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)信息備份工作也是非常必要的。

2.4 提高檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化人員培訓(xùn)

提升工傷保險(xiǎn)檔案管理人員對(duì)其的重要性認(rèn)識(shí)，在工傷保險(xiǎn)中包括很多事務(wù)性的工作，具體來(lái)講比如征繳工傷保險(xiǎn)費(fèi)以及發(fā)送待遇等，但是實(shí)際管理工作過(guò)程中沒(méi)有給予工傷保險(xiǎn)檔案管理予足夠的重視，使得檔案在工傷保險(xiǎn)中應(yīng)該發(fā)揮的作用沒(méi)有得到充分的發(fā)揮，基于這種情況，通過(guò)定期專業(yè)培訓(xùn)的方式來(lái)提升管理人員對(duì)工傷檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)。工傷保險(xiǎn)檔案是民生檔案的重要組成部分，包括的信息量是非常大的，工商保險(xiǎn)檔案的具體信息會(huì)對(duì)工傷員工的合法權(quán)益造成直接的影響，所以，工傷保險(xiǎn)檔案管理人員需要不斷的提升專業(yè)素質(zhì)，重視檔案管理工作，定期的組織管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)的具體內(nèi)容，在法律范圍內(nèi)開(kāi)展具體的工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，重視工傷保險(xiǎn)檔案的管理，進(jìn)一步優(yōu)化以及完善檔案的管理模式，加強(qiáng)工傷保險(xiǎn)檔案信息化以及科學(xué)化的管理手段，制定高效的工傷保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制，只有這樣才能夠保障工傷保險(xiǎn)檔案的管理水平，進(jìn)而為工傷保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)造良好的環(huán)境。

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