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        基于信息化下工程建筑檔案管理建設(shè)方法的思考

        2018-10-24 08:49:50王雨佳陳美芳路琴琴
        卷宗 2018年19期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        王雨佳 陳美芳 路琴琴

        摘 要:隨著我國建筑行業(yè)不斷發(fā)展,對于一些具有價值的資料、文件、設(shè)計圖紙等核心材料的管理,越來越受到業(yè)內(nèi)人士的關(guān)注。基于此,本文首先對工程建筑檔案管理現(xiàn)狀進行簡要分析,其次,通過對工程建筑檔案管理信息化、工程建筑檔案資源信息化以及工程建筑檔案保護信息化等方面,就工程建筑檔案管理建設(shè)方法進行簡要分析,并通過一些實例提出自己一點看法。

        關(guān)鍵詞:工程建筑;檔案管理;信息化管理

        隨著社會不斷進步,我國建筑行業(yè)也得到有效發(fā)展,隨之而來的是逐年增長的檔案數(shù)量。就目前而言,一些工程建筑企業(yè)還未能達(dá)到對工程建筑檔案進行有效管理。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展,我國工程建筑企業(yè)檔案管理也會逐漸向信息化、技術(shù)化方向發(fā)展。因為信息技術(shù)有高速計算、儲存記憶、隨存隨取等優(yōu)點,所以必然成為檔案管理的未來發(fā)展趨勢。

        1 工程建筑檔案管理現(xiàn)狀

        隨著全球經(jīng)濟一體化不斷深入,一個以知識、信息以及服務(wù)理念等特點的新模式已經(jīng)逐漸形成。而工程建筑行業(yè)檔案管理方面,在信息技術(shù)發(fā)展條件下,也需要跟上時代的潮流,但是由于存在一些傳統(tǒng)檔案管理方式的遺留問題,導(dǎo)致我國工程建筑企業(yè)在檔案管理方面,還需要走一條很漫長的路。檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、檢定以及統(tǒng)計等方面內(nèi)容,需要專業(yè)性非常強,而且檔案管理工作量非常大,需要對一些檔案資料進行整合、分析、分類一些涉及到企業(yè)機密的檔案還需要單獨存放,這也為檔案管理提出了非常高的要求。但是一些工程建筑企業(yè)由于企業(yè)人員編制不充足,而且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理不夠重視,所以很多企業(yè)檔案管理人員為非專業(yè)檔案管理人員。這就會導(dǎo)致一些人在處理檔案方式上存在一些容易差錯,如放錯檔、檔案損壞、歸檔不及時等方面,從而導(dǎo)致檔案資料不完整等情況出現(xiàn)。

        此外,很多工程建筑檔案管理工作信息化技術(shù)運用程度不足,一些重要檔案依然采用紙質(zhì)記錄方式,一些紙質(zhì)檔案在儲存方面存在容易受潮、蟲蛀、風(fēng)化等缺點,一旦出現(xiàn)損壞情況,就會導(dǎo)致檔案信息遺失,嚴(yán)重的甚至?xí)绊懫髽I(yè)正常運營。此外紙質(zhì)檔案在查閱過程中,需要經(jīng)過檢索等流程,導(dǎo)致查閱過程異常繁瑣,對翻閱檔案非常不利。因此如果能夠?qū)⑿畔⒒谌霗n案管理中,以計算機信息代替紙質(zhì)信息,相比較而言,檔案管理信息化存在簡單化、安全化等優(yōu)點。

        2 基于信息化下工程建筑檔案管理方式

        2.1 工程建筑檔案管理信息化

        工程建筑檔案是工程建筑企業(yè)的重要核心,直接反映著工程建筑企業(yè)工程質(zhì)量安全等問題。工程建筑行業(yè)發(fā)展迅速,也造成企業(yè)檔案越來越多,而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理并不重視,這就導(dǎo)致我國一些工程建筑檔案的發(fā)展以及建設(shè)相對來說比較緩慢,最終就會導(dǎo)致工程建筑技術(shù)高超,可檔案管理模式非常簡陋的情況出現(xiàn)。工程建筑檔案管理的未來發(fā)展方向就是檔案管理信息化,其可以通過借助企業(yè)信息平臺資源,充分利用企業(yè)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)以及硬件設(shè)施,通過對檔案的整合處理,來實現(xiàn)檔案信息的集中管理、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全保護以及綜合開發(fā)利用等功能。

        例如:某建筑企業(yè)采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)檔案管理方式,主要引進一種叫做晨科檔案管理系統(tǒng)的軟件。其能夠通過建立檔案庫來改變檔案管理的方式,主要通過:1)設(shè)備檔案依靠設(shè)備建立的分類信息來建立檔案,其中以設(shè)計圖紙版塊為例,其分支包括參考圖、競賽圖、排版參考、手工模型、作品集、實際案例、知名設(shè)計等等;2)系統(tǒng)能夠進行初始化導(dǎo)入,允許擁有權(quán)限人員對檔案庫進行人工調(diào)整,包括增加、刪減、修改檔案信息等功能;3)支持上傳包括pdf、word、excel、圖片等格式數(shù)據(jù);4)系統(tǒng)支持紙質(zhì)檔案、電子檔案入庫;5)可以根據(jù)編號,通過書名簡拼、書名精確查找以及模糊查找等方式查找檔案等功能。此企業(yè)通過這種方式對企業(yè)檔案進行管理,極大提高了檔案管理的效率[1]。

        2.2 工程建筑檔案資源信息化

        工程建筑檔案資源信息化是指通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息加工以及計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞剑瑢⑵髽I(yè)資源以及各項管理相關(guān)方針通過網(wǎng)絡(luò)進行合理配置,從而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享目的。首先需要工程建筑企業(yè)創(chuàng)設(shè)以檔案資源為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺,登錄此平臺需要通過一些相關(guān)秘鑰,然后通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺分享企業(yè)一些信息資源,其次,在信息資源基礎(chǔ)上,通過數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化方式,對其進行有效分類,在網(wǎng)站版面列出檢索、目錄等信息,允許有一定權(quán)限的人進行查看,最后,可以將一些已經(jīng)公開或者可以公開的技術(shù),設(shè)置無權(quán)限閱讀,在下面設(shè)置評論區(qū),允許一些業(yè)內(nèi)相關(guān)人士進行討論,企業(yè)內(nèi)部人員可以參與其中,從而達(dá)到共同進步的目的。

        例如:某建筑企業(yè)在對某段公路施工過程中,進行工程檢驗,其中現(xiàn)場需要處理項目一共32項,分段工程201項,其中主要包括材料質(zhì)量、施工拌和過程中參數(shù)、攤鋪機數(shù)據(jù)以及壓路機數(shù)據(jù)等方面詳細(xì)數(shù)據(jù),由于這項檢驗工作存在時間跨度大、涉及范圍廣、技術(shù)要求高也因此對檢驗人員提出非常高的要求。這時檢驗人員充分利用了企業(yè)創(chuàng)設(shè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺,設(shè)專員與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺對接,在檢驗的過程中,一旦出現(xiàn)無法解決的問題,便通過專員進入企業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺進行查找,整體檢驗工作一共翻閱資料300余次,也為這次檢驗工作提供大量的幫助。如:技術(shù)人員在面對公路施工攪拌混凝土比例有些拿捏不準(zhǔn),于是進入企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺查找資料,資料中顯示水泥、外摻混合料比為100:3;粗、細(xì)骨料比為100:2;水以及外加劑溶液100:2,檢驗人員通過運用檔案的方式最終達(dá)到檢驗的目的[2]。

        2.3 工程建筑檔案保護信息化

        隨著新型信息儲存介質(zhì)的出現(xiàn),也得到各個行業(yè)的廣泛應(yīng)用,與此同時,檔案信息化建設(shè)也存在一些問題,從而影響了檔案信息化的建設(shè)與進程,其中最主要的問題在于檔案信息化容易遭受病毒、黑客等入侵從而造成企業(yè)信息出現(xiàn)損失的情況出現(xiàn),如果不能夠及時制止,不僅會影響檔案信息正常運行,還會對企業(yè)造成利益方面的危害。

        對于信息安全方面,主要應(yīng)該從管理層面采取預(yù)防病毒的措施。其中包括:1)專機專用。只用于存儲信息方面的計算機禁止與外網(wǎng)連接;2)共享資源。對于共享資源,需要根據(jù)企業(yè)相關(guān)規(guī)定;3)人員管理。檔案管理系統(tǒng)部門,要禁止不相關(guān)的人進入;4)系統(tǒng)方面。要定時對儲存系統(tǒng)進行掃描,確保系統(tǒng)安全后才能使用。

        3 總結(jié)

        綜上所述,雖然檔案管理信息化對于工程建筑檔案能夠起到非常重要的作用,但是對于一些存在的問題需要進行及時解決處理。根據(jù)本文描述可知,很多工程建筑檔案管理工作信息化技術(shù)運用程度不足,而一些能夠熟練應(yīng)用信息化方式處理檔案的企業(yè)還會出現(xiàn)諸如病毒、黑客入侵的問題,所以在發(fā)展我國工程建筑檔案信息化管理過程中,需要在一個不斷學(xué)習(xí)、吸收、總結(jié)的過程中進行,從而達(dá)到推動我國工程建筑檔案管理發(fā)展的目的。

        參考文獻(xiàn)

        [1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化,2013(16):128-129.

        [2]張柱.基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法探析[J].江西建材,2013(02):288-289.

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