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        檔案管理在基建工程建設(shè)中的重要作用探析

        2018-10-24 08:49:50熊婧文
        卷宗 2018年19期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        熊婧文

        摘 要:近些年來(lái),為了使我國(guó)基建工程建設(shè)獲得長(zhǎng)久性的發(fā)展,并能為基建工程建設(shè)施工各個(gè)環(huán)節(jié)提供可靠的資料依據(jù),提高基建工程質(zhì)量,就要加強(qiáng)基建工程建設(shè)中的檔案管理工作,有效提高基建工程建設(shè)檔案管理水平,而當(dāng)前的基建工程建設(shè)檔案管理中存在許多不成熟之處,嚴(yán)重影響基建工程建設(shè)檔案管理工作的健康發(fā)展。現(xiàn)通過(guò)分析加強(qiáng)基建工程建設(shè)檔案管理的重要作用,了解其中存在的問(wèn)題,并提出合理有效的對(duì)策來(lái)更好的完善基建工程建設(shè)檔案管理工作。

        關(guān)鍵詞:基建工程建設(shè);檔案管理;重要作用

        1 分析加強(qiáng)基建工程建設(shè)檔案管理工作的重要作用

        檔案管理工作作為基建工程建設(shè)工作中的重要組成部分,在基建工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的積極作用。由于基建工程的檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜多樣,包括業(yè)務(wù)檔案、施工檔案等等,主要以文字,圖標(biāo)和聲像等形式進(jìn)行有效的記錄和總結(jié),加強(qiáng)基建工程建設(shè)的檔案管理工作,不僅可以真實(shí)準(zhǔn)確的反應(yīng)基建工程中的各項(xiàng)活動(dòng)情況,可以幫助建筑企業(yè)做好改建項(xiàng)目,擴(kuò)建項(xiàng)目等科學(xué)有效的決策,同時(shí)也能從檔案管理工作中找出基建工程建設(shè)出現(xiàn)施工等問(wèn)題的原因,合理配置基建工程建設(shè)的資源,有利于降低基建工程建設(shè)中的經(jīng)濟(jì)損失,更好的維護(hù)建筑企業(yè)的合法權(quán)益,提高基建工程建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益。

        2 分析基建工程建設(shè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

        2.1 缺乏先進(jìn)檔案管理觀念,檔案管理方法較差

        當(dāng)前,部分基建工程建設(shè)對(duì)于加強(qiáng)檔案管理的思想比較傳統(tǒng)落后,檔案管理觀念薄弱,仍然對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視和支持,沒(méi)有緊跟時(shí)代發(fā)展變化趨勢(shì)和現(xiàn)實(shí)情況需要而做出一定的改變,難以使現(xiàn)代信息技術(shù)與基建工程建設(shè)檔案管理工作結(jié)合起來(lái),在檔案管理方面資金保障不到位,沒(méi)有足夠的經(jīng)濟(jì)能力來(lái)購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備,使基本的檔案管理設(shè)備配置不健全,沒(méi)有建立起的檔案管理系統(tǒng),而且相關(guān)工作人員在檔案管理中只是做表面形式,敷衍了事,對(duì)于錯(cuò)誤和已經(jīng)過(guò)時(shí)的檔案信息并沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的修改和完善,使檔案管理信息數(shù)據(jù)不夠真實(shí)和完整并且在檔案管理安全建設(shè)方面,也沒(méi)有樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)安全的意識(shí),從而在檔案管理中出現(xiàn)電腦病毒或是黑客入侵等問(wèn)題,使基建工程建設(shè)檔案管理面臨著嚴(yán)重的安全隱患,使基建工程建設(shè)檔案管理工作環(huán)境較差,

        2.2 基建工程建設(shè)的檔案管理制度不夠科學(xué)完善

        目前,基建工程建設(shè)檔案管理制度建設(shè)中存在諸多的漏洞,許多制度已不適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理工作需要,使得檔案管理制度不夠規(guī)范和完善。首先,一些基建工程建設(shè)檔案管理中,現(xiàn)行的檔案管理制度中對(duì)檔案部門(mén)及工作人員的權(quán)責(zé)不夠明確,缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。另外,基建工程建設(shè)對(duì)檔案員的職業(yè)考核制度和監(jiān)督管理制度不夠嚴(yán)格,導(dǎo)致檔案員可能會(huì)出現(xiàn)消極怠工,違法違紀(jì)行為,而又缺乏對(duì)其有力地懲戒措施,使檔案管理工作效率較低,工作效果較差,使基建工程建設(shè)檔案管理工作難以健康發(fā)展。

        2.3 檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)有待提高

        在基建工程建設(shè)檔案管理中還存在著相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)等方面能力較差的問(wèn)題。由于基建工程建設(shè)缺乏專業(yè)優(yōu)秀,熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理員,而且基建工程建設(shè)檔案人員不穩(wěn)定,也不會(huì)定期進(jìn)行檔案管理專家座談會(huì)等規(guī)范化和職業(yè)化的培訓(xùn)工作,使得基建工程建設(shè)檔案管理員的工作觀念和方法較為落后,應(yīng)用計(jì)算機(jī)能力水平較差,工作責(zé)任心較差,極易出現(xiàn)檔案信息收集不完備,不及時(shí)等各種工作失誤情況,從而給基建工程建設(shè)檔案管理工作造成較大的危害。

        3 提出合理有效的對(duì)策完善基建工程建設(shè)檔案管理工作

        3.1 加大資金和技術(shù)的支持,改善檔案管理工作環(huán)境

        為了有效促進(jìn)基建工程建設(shè)檔案管理工作的健康發(fā)展,基建工程建設(shè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí),樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理意識(shí),加大檔案管理方面的資金和技術(shù)支持,有效改善檔案管理的工作環(huán)境。首先,基建工程建設(shè)檔案管理工作中需要引進(jìn)大量先進(jìn)的計(jì)算機(jī),掃描儀以及打印機(jī)等相關(guān)的檔案管理技術(shù)設(shè)備,為電子檔案的科學(xué)管理提供有效的技術(shù)支持,滿足大量復(fù)雜的檔案管理工作需要,提高基建工程建設(shè)檔案管理的服務(wù)手段和使用效率,以此推進(jìn)基建工程建設(shè)檔案管理發(fā)展。另外,基建工程建設(shè)應(yīng)建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng),加強(qiáng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè),注重對(duì)機(jī)密性較高檔案文件的安全保護(hù)。

        3.2 建立健全檔案管理制度,規(guī)范檔案管理工作

        基建工程建設(shè)應(yīng)該建立健全科學(xué)合理的檔案管理制度,使檔案管理部門(mén)及工作人員可以依照相關(guān)制度規(guī)定進(jìn)行工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有法可依,執(zhí)法必嚴(yán),有效規(guī)范基建工程建設(shè)檔案管理工作。首先,基建工程建設(shè)檔案管理制度應(yīng)該隨實(shí)際發(fā)展情況不斷調(diào)整和完善,保證各項(xiàng)檔案管理工作可以規(guī)范有序的開(kāi)展,有效避免出現(xiàn)一些不必要的檔案管理問(wèn)題,從而提高檔案管理工作水平。另外,基建工程建設(shè)制定嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度和獎(jiǎng)懲制度,明確檔案管理工作人員的工作職責(zé),使檔案管理人員可以自覺(jué)遵守相應(yīng)的制度規(guī)定,規(guī)范操作檔案信息的存儲(chǔ)、修改等工作,提高檔案管理制度的震懾力,提高基建工程建設(shè)檔案管理工作效果。

        3.3 轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式,創(chuàng)新檔案管理工作方法

        在基建工程建設(shè)檔案管理中,要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變以往紙質(zhì)文件形式的檔案管理工作模式,創(chuàng)新檔案管理工作方法。首先,基建工程建設(shè)要加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)檔案信息的收集整理及加工,檔案機(jī)構(gòu)在收集檔案信息中,要利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)拓寬查檔方法,也要將基建工程建設(shè)的檔案信息進(jìn)行分門(mén)別類(lèi),科學(xué)規(guī)范整理。另外,基建工程建設(shè)要在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì)下建立更符合實(shí)際服務(wù)需求的檔案管理模式,提高檔案管理工作的主動(dòng)創(chuàng)新性,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),最大限度的發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值,增強(qiáng)檔案管理部門(mén)的工作職能,促進(jìn)基建工程建設(shè)檔案管理工作能力的提高。

        3.4 加強(qiáng)檔案管理人員的綜合培訓(xùn),提高工作能力

        基建工程建設(shè)檔案管理工作人員的工作能力是直接影響檔案管理水平的重要因素,因此,基建工程建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的綜合培訓(xùn),提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)。首先,基建工程建設(shè)要提高檔案管理人員的招聘門(mén)檻,不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),同時(shí)能夠有積極向上的工作態(tài)度,可以認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理工作。另外,基建工程建設(shè)要不斷加強(qiáng)對(duì)在職檔案管理人員的培訓(xùn),使檔案管理人員更加熟悉數(shù)據(jù)庫(kù)等基本檔案管理知識(shí),并且可以熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)等檔案管理相關(guān)設(shè)備,提高工作人員的檔案管理綜合能力。同時(shí),基建工程建設(shè)要提高工作人員檔案管理的職業(yè)素養(yǎng),使其在工作中能給嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行檔案管理工作。

        4 結(jié)束語(yǔ)

        加強(qiáng)基建工程建設(shè)檔案管理工作,不僅可以為基建工程建設(shè)提供有效的資料記錄,科學(xué)決策基建工程建設(shè)的未來(lái)發(fā)展,也能有效提高基建工程建設(shè)的質(zhì)量。雖然當(dāng)前在基建工程建設(shè)檔案管理中面臨的困境較多,但是通過(guò)加大對(duì)檔案管理的資金和技術(shù)支持,改善檔案管理工作環(huán)境;建立健全檔案管理制度,規(guī)范檔案管理工作;轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式,創(chuàng)新檔案管理工作方法以及加強(qiáng)檔案管理人員的綜合培訓(xùn),提高工作能力等科學(xué)有效的措施,才能促進(jìn)基建工程建設(shè)檔案管理工作的順利發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]曹中友,劉瓊卿 . 淺談檔案管理在基建工程建設(shè)中的重要作用 [J]. 蘭

        臺(tái)世界, 2013(s6): 8-9.

        [2]朱方芳.優(yōu)化檔案管理是提升工程建設(shè)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要內(nèi)容[J].機(jī)電兵船檔案,2013,(03):13-15.

        [3]龔玲.芻議房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類(lèi)檔案的管理與歸檔[J].辦公室業(yè)務(wù),2015,(01):48-49.

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