田博匯

摘 要：隨著國土資源工作的規(guī)范化和信息化水平提高，國土業(yè)務(wù)檔案管理與利用工作要順應(yīng)時(shí)代潮流，解決隨之而來的檔案管理工作中的新問題新情況，如何在國土信息化技術(shù)高速發(fā)展和國土業(yè)務(wù)工作紛繁復(fù)雜的今天，更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，更好的發(fā)揮國土業(yè)務(wù)檔案的價(jià)值，文章給出了歸納概況和應(yīng)對(duì)之策。

國土資源檔案是國土資源部門在日常工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、照片、聲像、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄， 它對(duì)于依法依規(guī)管地用地、合理開發(fā)礦產(chǎn)資源、調(diào)處土地權(quán)屬爭(zhēng)議、 查處國土資源違法案件等意義重大[1]，近年，國土資源部及國家檔案局多次發(fā)文要求做好國土資源業(yè)務(wù)檔案管理工作，對(duì)國土業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織與實(shí)施、檔案全生命周期管理以及檔案利用等提出了具體要求，進(jìn)入新時(shí)代，科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，國土資源作為社會(huì)發(fā)展的空間基礎(chǔ)，也承載著復(fù)雜的社會(huì)矛盾，隨著國土資源工作的規(guī)范化和信息化水平提高，國土業(yè)務(wù)檔案管理與利用工作中出現(xiàn)了新問題、新矛盾。如何在國土信息化技術(shù)高速發(fā)展和國土業(yè)務(wù)工作紛繁復(fù)雜的今天，更好的發(fā)揮國土業(yè)務(wù)檔案的價(jià)值，已經(jīng)成為一個(gè)亟待解決的問題，而國土檔案信息共享與利用服務(wù)工作是解決問題的關(guān)鍵。

1 當(dāng)前國土檔案信息共享與利用服務(wù)現(xiàn)狀及問題

1.1 職能機(jī)構(gòu)及利用模式分散不統(tǒng)一

因?qū)俚毓芾?、歷史上機(jī)構(gòu)改革等因素，各地國土業(yè)務(wù)主管單位存留的檔案相對(duì)分散，對(duì)應(yīng)的檔案管理及利用職能也未完全集中統(tǒng)一，檔案管理機(jī)構(gòu)和職能分散，在檔案查詢服務(wù)中給人民群眾帶來了諸多不便。

1.2 檔案資源“信息資源孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重

檔案資源整合力度不足，信息共享程度不高，各級(jí)管理部門國土檔案管理系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，無法滿足市民群眾不斷增長的利用需求，市民查詢檔案資料往往需要判斷地塊位置及管轄分局，再前往該分局檔案管理部門調(diào)閱檔案資料，致使檔案利用十分不便。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，現(xiàn)行檔案信息共享及利用模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代需要，必須盡快作出調(diào)整以滿足群眾利用需求。

2 國土資源檔案信息共享與利用服務(wù)工作的建議

2.1 加強(qiáng)檔案數(shù)字化力度，建立集中統(tǒng)一檔案信息數(shù)據(jù)庫

數(shù)字化是檔案信息管理的必由之路，通過“先掃描數(shù)字化后數(shù)據(jù)庫化”的總體思路，利用地理信息系統(tǒng)技術(shù)（GIS技術(shù)），完成歷史存量檔案數(shù)據(jù)的掃描數(shù)字化，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合國土業(yè)務(wù)及公眾查詢業(yè)務(wù)需求，抽取本宗檔案的必要信息，建立地塊空間數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)本宗檔案信息與對(duì)應(yīng)地塊的“圖與屬性關(guān)聯(lián)，圖數(shù)一致”，進(jìn)而以地塊位置信息為“線”，將與該地塊有關(guān)的所有土地業(yè)務(wù)檔案按辦理時(shí)間先后“串”在一起，實(shí)現(xiàn)國土檔案管理的“全生命周期”管理，建立國土檔案信息大數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)分散的檔案信息集中統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢的集中統(tǒng)一，同時(shí)為智慧城市建設(shè)提供數(shù)據(jù)源服務(wù)奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

2.2 建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)共享運(yùn)行機(jī)制

制定共享接口標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)各分局、局屬事業(yè)單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)國土所的檔案資源建設(shè)和檔案網(wǎng)絡(luò)部署進(jìn)行管理[2]，首先通過檔案制度規(guī)范檔案收集、整理、移交等具體工作，使得國土檔案有統(tǒng)一的歸檔、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息交互無障礙；實(shí)行數(shù)據(jù)的集中——分布式管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案物理分散、邏輯集中管理[3]。即檔案實(shí)體保管由形成單位負(fù)責(zé)，檔案數(shù)據(jù)信息集中管理，各分局、局屬單位、國土所形成的檔案數(shù)據(jù)信息（數(shù)據(jù)文件包）定期整理移交至檔案數(shù)據(jù)整合機(jī)構(gòu)（如信息中心等），再統(tǒng)一由該機(jī)構(gòu)審查鑒定后入數(shù)據(jù)庫。審查內(nèi)容主要包括數(shù)據(jù)信息的完整度、數(shù)據(jù)格式的規(guī)范程度，是否嚴(yán)格按照“五統(tǒng)一”（統(tǒng)一著錄項(xiàng)目、統(tǒng)一著錄格式、統(tǒng)一檢索語言、統(tǒng)一掃描格式、統(tǒng)一連接口徑）的要求進(jìn)行數(shù)據(jù)處理[4]等。

2.3 構(gòu)建檔案利用體系，優(yōu)化檔案利用服務(wù)質(zhì)量

1）在源頭控制可對(duì)外查詢的檔案范圍

基于國土檔案信息共享平臺(tái)，各分局及局屬單位可將檔案中的密件、內(nèi)部審批流程等不宜向公眾公開的內(nèi)容和可供群眾查詢的檔案內(nèi)容予以區(qū)分，通過檔案系統(tǒng)功能設(shè)置在源頭上控制對(duì)內(nèi)及對(duì)外查詢范圍，避免在檔案利用服務(wù)過程中發(fā)生不必要的泄密。

2）提供清晰的查詢指引

通過網(wǎng)站、派發(fā)傳單等方式向群眾公布土地檔案對(duì)外查詢指南，指南中應(yīng)明確查檔方式、查檔內(nèi)容、查檔所需證明材料等，同時(shí)標(biāo)注對(duì)外查詢服務(wù)的窗口電話和地點(diǎn)。所有查詢窗口均應(yīng)提供全市范圍內(nèi)的查檔服務(wù)，群眾可按照就近原則選擇查檔窗口進(jìn)行查檔。

2.4 加強(qiáng)檔案系統(tǒng)安全性保障措施

檔案系統(tǒng)安全性保障措施得力與否決定著檔案信息共享是否可行，可從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)系統(tǒng)安全性，一是建立健全安全管理制度。按照信息安全等級(jí)保護(hù)和分級(jí)保護(hù)要求采取安全保障措施，完善《信息系統(tǒng)建設(shè)管理制度》、《系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度》、《信息 技術(shù)外包服務(wù)安全管理制度》等制度建設(shè)，規(guī)范管理 機(jī)制，最大限度的保障檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行[5]。二是嚴(yán)格控制系統(tǒng)賬號(hào)登錄人數(shù)，對(duì)每一個(gè)系統(tǒng)賬號(hào)的使用人進(jìn)行備案，必要時(shí)采取更加先進(jìn)的措施（如面部人臉識(shí)別）降低賬號(hào)登錄的風(fēng)險(xiǎn)性。三是加強(qiáng)后臺(tái)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)安全隱患。

參考文獻(xiàn)

[1]田佳.淺談國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)注意的問題[J].檔案學(xué)研究，2017（S2）：67-68.

[2]王恒，曾婷，張偉.國土規(guī)劃檔案信息共享與服務(wù)平臺(tái)構(gòu)想[J].蘭臺(tái)世界，2017（05）：46-49.

[3]王恒，曾婷，張偉.國土規(guī)劃檔案信息共享與服務(wù)平臺(tái)構(gòu)想[J].蘭臺(tái)世界，2017（05）：46-49.

[4]田佳.淺談國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)注意的問題[J].檔案學(xué)研究，2017（S2）：67-68

[5]李順芳.大數(shù)據(jù)時(shí)代的國土資源檔案智能化管理的實(shí)踐概述[J].檔案學(xué)研究，2017（S2）：50-52.