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        檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

        2018-10-24 08:49:50任根才
        卷宗 2018年19期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化資源

        任根才

        摘 要:隨著信息科技的發(fā)展,檔案的信息化已經(jīng)成為了現(xiàn)代檔案管理的主要形式,可以預(yù)見,在未來的一段時間內(nèi),信息化檔案管理都是檔案管理的主流。這種方式不僅僅有利于檔案的管理保存,還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享與融合,因此進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的研究有著重要的意義。目前我國的檔案信息化建設(shè)與檔案的管理仍然存在一些問題,所以,對檔案信息化建設(shè)與管理中存在的問題進(jìn)行分析并提出改進(jìn)措施有著重要意義。

        關(guān)鍵字:信息化;檔案管理;建設(shè)

        對檔案進(jìn)行信息化管理就是把檔案當(dāng)中的內(nèi)容進(jìn)行保存方式的轉(zhuǎn)變,從實體保存轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒈4?,這樣能夠達(dá)到保存的信息多,而且保存的信息長久等目的,方便查閱與共享,也提高了檔案管理的能力。目前我國的很多機(jī)關(guān)與企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案的信息化管理,但是目前如何進(jìn)行科學(xué)的檔案信息化建設(shè)仍然處在摸索的階段,障礙重重。如果不對這些問題進(jìn)行分析研究,歸類整理,并提出改進(jìn)措施,會降低檔案管理的效率與質(zhì)量,所以應(yīng)當(dāng)重點分析與思考。

        1 影響檔案的信息化建設(shè)與管理的原因

        1.1 缺乏對檔案信息化的正確認(rèn)識

        檔案的信息化革新了人們對于檔案保存與管理的認(rèn)識,改變了傳統(tǒng)的檔案保存方式,因此具備符合時代發(fā)展的先進(jìn)性。但是一些工作人員對于檔案的信息化缺乏正確的認(rèn)識,沒有認(rèn)識到信息技術(shù)的發(fā)展對于檔案管理產(chǎn)生的積極影響,而且由于年齡等問題,一些還在崗的工作人員缺乏對計算機(jī)的學(xué)習(xí),能力不足以勝任信息化管理檔案的需求,管理能力相對較差,無法對信息化建設(shè)的資源合理利用,造成資源的浪費(fèi)。信息技術(shù)對于檔案管理的積極影響主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一、利用信息技術(shù)的能力能夠大大地提高檔案管理部門的效率,增加檔案的存儲量。第二、檔案管理如果實現(xiàn)了信息化的建設(shè)能夠便于檔案的查閱與管理,這樣能夠大大提高工作部門的個人工作管理效率,真正為需要的人民提供方便。第三、信息化管理與建設(shè)檔案方便實現(xiàn)資源的共享,提高檔案的組織管理效率。目前,一些檔案管理人員并沒有認(rèn)識到信息化檔案建設(shè)帶來的優(yōu)勢,甚至有一些人阻礙檔案的信息化建設(shè),放慢了檔案的信息化建設(shè)速度,也對檔案管理的效率造成了一定的影響。所以,影響檔案信息化的一個重要因素就是缺乏對檔案信息化的正確認(rèn)識。

        1.2 對檔案信息資源的運(yùn)用存在一定的錯誤認(rèn)知

        影響檔案的信息化建設(shè)與檔案管理的其中一個原因是對檔案的信息資源運(yùn)用存在一定的錯誤認(rèn)知,這個因素的存在阻礙了工作中檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)的檔案管理理念一般認(rèn)為,檔案管理就是把檔案存放在檔案館中,做好目錄,能夠找到就可以了,而且還能夠較為長久地進(jìn)行保存。但是現(xiàn)代信息化檔案的管理目的卻是實現(xiàn)資源的共享,把管理的核心從長久保存、能夠找到轉(zhuǎn)向檔案資源的共享上來,以便于更好地利用檔案資源為大眾服務(wù),提高檔案資源的利用率,充分發(fā)揮檔案管理的價值與作用。然而部分管理人員的觀念偏向于傳統(tǒng)管理,還是比較注重檔案的管理與保存,并不注重檔案的共享與合理利用,所以使得檔案的管理效率降低,管理水平低下。

        2 加強(qiáng)檔案信息化與檔案管理的建議

        2.1 加強(qiáng)電子文件的管理

        隨著信息化的發(fā)展,越來越多的信息被傳到網(wǎng)上,所以電子文件的檔案管理非常重要。加強(qiáng)電子文件管理需要建立專業(yè)的電子信息與檔案資源維護(hù)的技術(shù)部門,保證電子文件的歸檔并做好相關(guān)的處理工作,定期復(fù)制以免檔案丟失。另外還需要購買必要的設(shè)備,保證網(wǎng)絡(luò)檔案的信息交換、共享。另外還要建立健全的管理制度,改進(jìn)傳統(tǒng)的管理制度,以適應(yīng)當(dāng)前新時代背景下的信息管理,達(dá)到提高信息化管理手段的目的。

        2.2 提高信息化檔案管理人員的素質(zhì)

        檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì)直接決定著檔案管理的質(zhì)量與效率,所以提升檔案管理人員的素質(zhì)與技術(shù)水平非常重要,提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力主要有以下幾點:第一是需要選擇具備專業(yè)技術(shù)能力的檔案管理人員,這些人員的工作內(nèi)容不僅僅是存放檔案與查找檔案還需要能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)上對檔案的存儲與接收工作爛熟于心,能夠做好,還能夠完成對檔案格式以及一些內(nèi)容的修改工作。因此工作人員應(yīng)當(dāng)提升自己的計算機(jī)使用技能,不斷提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力。第二是要對人員定期進(jìn)行培訓(xùn),因為信息化技術(shù)在不斷發(fā)展,因此從業(yè)人員的能力也需要不斷提高,以滿足檔案管理工作對于工作人員能力的要求,定期進(jìn)行組織培訓(xùn)能夠提高從業(yè)人員的知識儲備,促使從業(yè)人員提升自己的業(yè)務(wù)技能與素質(zhì),做到與時俱進(jìn)。第三是要建立競爭機(jī)制,發(fā)揮管理人員的主動性,設(shè)置合理的崗位,保證能夠發(fā)揮每一個人才的作用,激發(fā)每一個檔案管理人員的積極性。

        3 結(jié)語

        信息化檔案的建設(shè)與檔案管理是很重要的工作,信息化能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式,提高檔案管理的能力,使資源得到充分利用。想要做好這個工作需要對工作中存在的問題進(jìn)行研究與剖析。本文研究了信息化與檔案管理中存在的問題,提高了信息化建設(shè)與檔案管理的能力,提出了合理化建議,具有一定的價值。

        參考文獻(xiàn)

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