摘 要：伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，許多領(lǐng)域中都應(yīng)用到了信息技術(shù)，并取得了顯著效果。檔案管理工作也是如此，應(yīng)從傳統(tǒng)的管理模式向著現(xiàn)代信息化管理方向過度，不斷完善與創(chuàng)新管理方法。采取信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，不僅能夠增強(qiáng)信息化檔案管理的建設(shè)力度，還可以提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的飛速發(fā)展。本文針對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行分析，對其中存在的弊端提出全新的管理途徑，進(jìn)一步推動信息化檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；檔案管理；創(chuàng)新研究

1 檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容

1.1 服務(wù)意識

在檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理人員自身的服務(wù)意識也是其中的重要內(nèi)容，檔案管理這項工作具有推進(jìn)社會進(jìn)步、加快文化發(fā)展的作用。因此，檔案管理人員自身必須具備相關(guān)服務(wù)意識，并將責(zé)任落實到實處，真正做到服務(wù)于社會與大眾。在檔案信息化建設(shè)的歷程中，對傳統(tǒng)單一枯燥的管理模式進(jìn)行改進(jìn)與完善，從不同的角度進(jìn)行完善，滿足檔案管理工作今后發(fā)展的需求。另外，檔案管理人員應(yīng)不斷豐富自身專業(yè)素養(yǎng)，提高自身的理論水平與專業(yè)技能，為信息化檔案管理工作今后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

1.2 管理水平

提高檔案管理水平，是檔案信息化建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)，檔案管理水平的不斷提高，能夠從側(cè)面凸顯出信息化建設(shè)的重要作用。當(dāng)前的時代是科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時代，各種各樣的高新技術(shù)層出不窮，并在檔案管理過程中得到體現(xiàn)。采取電子化的檔案管理模式，是其今后發(fā)展的必然趨勢，與此同時，也為檔案管理工作提出了全新的要求與挑戰(zhàn)。檔案管理水平提高的種類多種多樣，既包括檔案管理內(nèi)容的完善創(chuàng)新，還包括種類的不斷豐富。因此，提高檔案管理工作的水平，對于社會的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步都有一定促進(jìn)作用。

1.3 硬件設(shè)施

為了實現(xiàn)檔案管理向著信息化的方向發(fā)展，應(yīng)從硬件設(shè)備等方面入手，進(jìn)行完全改革與完善。檔案管理工作展開的基本保障就是硬件設(shè)施，假如硬件設(shè)施的管理不到位，檔案管理的質(zhì)量與效率會受到直接影響。計算機(jī)、儲存空間、數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)等都屬于檔案管理的硬件設(shè)施，正是有這些硬件設(shè)施支撐，才能夠為檔案管理工作今后的發(fā)展提供便利，并為檔案管理工作提供新鮮活力，促使其向著更好的方向發(fā)展。

2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的特點

2.1 具有改革性特點

開展檔案管理這項工作時不斷融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，符合其今后發(fā)展的趨勢，在檔案管理的過程中，能夠明確推按出改革性的特征。在實際管理的每一個環(huán)節(jié)當(dāng)中，定期對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整與分類，加速檔案管理工作的創(chuàng)新。在信息化檔案管理建設(shè)的歷程當(dāng)中，將改革性這一特點重點凸顯出來，巧妙彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，不斷優(yōu)化完善檔案管理中的每一個環(huán)節(jié)，創(chuàng)新信息的收集、整理與歸納等各項工作。

2.2 具有價值性特點

在檔案信息化建設(shè)的過程中，價值性是其另外一重大特征，在對信息進(jìn)行實際的管理過程中，能夠有效的拓展信息管理資源，對其中管理結(jié)構(gòu)存在的不足進(jìn)行創(chuàng)新完善，進(jìn)一步建立等大的檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案管理資源的共享。從某種程度上來看，將檔案管理在社會發(fā)展中的作用充分凸顯出來，并體現(xiàn)出檔案管理的價值。對檔案進(jìn)行整合的過程中，應(yīng)將檔案自身獨有的價值展現(xiàn)出來，包含借鑒、參考、儲備等。以信息化建設(shè)作為基礎(chǔ)，進(jìn)一步提高檔案管理工作的價值，采取多元化的管理方式，為社會今后的發(fā)展提供更多有效信息。

2.3 具有時效性特點

相關(guān)工作人員充分掌握檔案管理信息化建設(shè)與檔案管理的基本特點，才能夠在檔案管理信息化建設(shè)的歷程中，達(dá)到不斷提高其水平的作用。檔案管理的另一特征就是實效性，在實際的檔案管理中包含著許多檔案信息，信息的采集、管理、歸類、儲存等工作屬于一個系統(tǒng)的工程，應(yīng)在最短的時間內(nèi)將其作用充分凸顯出來。對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的管理就是所謂的檔案管理，為有需要的群體給予及時的幫助。因此，對信息進(jìn)行管理的過程中應(yīng)做到與時俱進(jìn)，不斷提高檔案信息管理的效率，為其今后的發(fā)展提供保障。

3 當(dāng)前檔案信息化管理中存在的問題

3.1 檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

保證信息本身的實用性與規(guī)范性，是信息化檔案管理的重中之重，進(jìn)行檔案管理工作的過程中，為其建立統(tǒng)一的技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)真正意義上的科學(xué)配置，保證信息的共享性，信息的通用性與可操作性也會因此而落實。但是從當(dāng)前的檔案管理工作來看，尚未建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)促進(jìn)檔案管理的整合，無論是信息管理系統(tǒng)終端還是信息云平臺，在建設(shè)方面依舊存在許多問題，導(dǎo)致信息檔案管理在信息的收集、整合、分享等環(huán)節(jié)沒有突破。另外，受市場經(jīng)濟(jì)的影響，相關(guān)工作人員只注重經(jīng)濟(jì)的增長而忽略了檔案管理工作，各個管理部門沒有統(tǒng)一的規(guī)范，甚至按照不同的要求展開工作，難以在第一時間對檔案信息進(jìn)行有效處理，有效信息也無法實現(xiàn)共享。正是因為檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作前進(jìn)的步伐。

3.2 檔案管理信息缺乏安全性

開展檔案管理工作的前提標(biāo)準(zhǔn)就是保證檔案信息的安全性，只有信息的安全性得到保障之后，管理的后續(xù)工作才能夠順利的進(jìn)行，長此以往，為檔案管理工作的保密措施提出了全新的挑戰(zhàn)與更高的要求。我國當(dāng)前的檔案管理保密系統(tǒng)主要是通過數(shù)字密碼的形式進(jìn)行保護(hù)，這樣的保密方式為相關(guān)管理人員帶來了極大的便利，但也存在一些弊端，這樣的密碼具有通用性，在識別信息使用者是否是檔案管理工作的內(nèi)部人員方面存在一定缺陷，假如密碼被居心叵測的不法分子篡改，必定會對檔案信息管理帶來巨大影響，并為這項工作帶來不可磨滅的損失。因此，對檔案管理信息的安全性加強(qiáng)管理，并與現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)相互結(jié)合，對重要信息多重加密，防止密碼破解這一情況的發(fā)生，為檔案信息的安全性提供保障。

3.3 檔案管理軟件不兼容

隨著信息時代的發(fā)展與科學(xué)的進(jìn)步，為檔案管理工作提供了全新的發(fā)展空間，并向著信息化方向靠近，以往的紙質(zhì)檔案管理模式逐漸被淘汰，各種各樣的檔案管理軟件得到了發(fā)展，使得檔案管理部門能夠更加全面的處理檔案信息。站在軟件開發(fā)的角度分析問題，可以發(fā)現(xiàn)不同軟件對于檔案處理的標(biāo)準(zhǔn)、使用方法與預(yù)期效果都會產(chǎn)生不同，使檔案信息更加偏向于信息化。凡事有利就有弊，盡管信息化的檔案管理技術(shù)能夠加速檔案管理信息的收集，深入分析其中的重點信息，但是不同軟件之間卻無法相互兼容，使用者對檔案信息的使用效率也會因此大大下降。久而久之，軟件開發(fā)公司為了自身利益最大化，檔案管理軟件的不兼容性并沒有得到改善，無法對檔案管理信息進(jìn)行綜合處理，無形中為檔案管理工作今后的發(fā)展帶來阻礙。

4 信息化檔案管理的安全防范對策

4.1 增強(qiáng)信息化檔案管理人員素質(zhì)

在實現(xiàn)檔案信息化管理的過程中，為檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員的工作強(qiáng)度也會因此增強(qiáng)。為了進(jìn)一步提高信息化檔案管理水平，就必須加強(qiáng)對相關(guān)工作人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。首先，檔案管理部門可定期對檔案管理人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)，提高工作人員的安全防范意識，并樹立正確的職業(yè)觀念，加大培養(yǎng)高素質(zhì)人才的力度，將這項工作的現(xiàn)實意義充分凸顯出來，進(jìn)而提高我國檔案信息化管理的水平。其次，大力培養(yǎng)專業(yè)性細(xì)膩華檔案管理人才，做好上崗前的培訓(xùn)工作，將責(zé)任落實到實處，充分發(fā)揮出信息化檔案管理的作用，合理開發(fā)利用檔案的內(nèi)在價值，促進(jìn)我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

4.2 建立健全信息化檔案管理體系

在建立信息化檔案管理體系的過程中，應(yīng)將信息化檔案管理工作的質(zhì)量充分凸顯出來，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對信息化檔案管理的重視。例如在初中檔案管理工作當(dāng)中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確檔案管理收集工作的要求，以原有的檔案管理制度作為基礎(chǔ)進(jìn)行完善改進(jìn)。制定檔案收集制度時，不能一味的借鑒其他學(xué)生的管理模式，而是根據(jù)自身實際情況進(jìn)行改進(jìn)。為了保證學(xué)校檔案收集工作的順利進(jìn)行，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員應(yīng)增強(qiáng)檔案管理意識，營造良好的檔案收集工作氛圍。最后，學(xué)校在發(fā)展的郭恒中應(yīng)根據(jù)實際情況借鑒國外先進(jìn)案例，吸取當(dāng)中的精華，合理運用到本校的管理工作當(dāng)中，完善學(xué)校的檔案收集工作。

4.3 提高信息化檔案管理的服務(wù)水平

通過多元化的服務(wù)手段提高信息化檔案管理的服務(wù)水平，為信息化檔案管理的順利發(fā)展奠定基礎(chǔ)。第一，對檔案信息進(jìn)行分類處理，信息使用者可在第一時間內(nèi)獲得最精準(zhǔn)的信息，信息的質(zhì)量也可以得到保障。第二，保證網(wǎng)絡(luò)資源與數(shù)字庫信息互通，檔案管理部門可根據(jù)實際情況開展網(wǎng)絡(luò)軟件，搜集互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中的動態(tài)信息，及時了解用戶需求，為其提供更加便利的服務(wù)。第三，同時進(jìn)行線上線下服務(wù)，信息化時代的到來，使人們的生活方式發(fā)生巨大變化，線上線下雙平臺服務(wù)模式能夠盡可能的滿足戶用的所有要求。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案進(jìn)行信息化管理，對資金、技術(shù)、管理體系等都提出了全新的要求，因信息技術(shù)自身的發(fā)生不夠成熟，信息化檔案管理的質(zhì)量與效率都會受到不同程度的影響，為其今后的發(fā)展帶來一定阻礙。因此，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)對檔案信息化管理進(jìn)行不斷完善，切實提高信息化檔案管理水平，促進(jìn)我國檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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作者簡介

趙玲（1981-），女，漢，上海市，檔案員，助檔，大專，研究方向：初級中學(xué)檔案管理工作