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        信息化檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新探索

        2018-10-24 08:49:50趙玲
        卷宗 2018年19期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        摘 要:伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,許多領(lǐng)域中都應(yīng)用到了信息技術(shù),并取得了顯著效果。檔案管理工作也是如此,應(yīng)從傳統(tǒng)的管理模式向著現(xiàn)代信息化管理方向過度,不斷完善與創(chuàng)新管理方法。采取信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理,不僅能夠增強(qiáng)信息化檔案管理的建設(shè)力度,還可以提高檔案管理工作的效率,促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的飛速發(fā)展。本文針對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行分析,對其中存在的弊端提出全新的管理途徑,進(jìn)一步推動信息化檔案管理的發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:信息化技術(shù);檔案管理;創(chuàng)新研究

        1 檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容

        1.1 服務(wù)意識

        在檔案信息化建設(shè)的過程中,檔案管理人員自身的服務(wù)意識也是其中的重要內(nèi)容,檔案管理這項工作具有推進(jìn)社會進(jìn)步、加快文化發(fā)展的作用。因此,檔案管理人員自身必須具備相關(guān)服務(wù)意識,并將責(zé)任落實到實處,真正做到服務(wù)于社會與大眾。在檔案信息化建設(shè)的歷程中,對傳統(tǒng)單一枯燥的管理模式進(jìn)行改進(jìn)與完善,從不同的角度進(jìn)行完善,滿足檔案管理工作今后發(fā)展的需求。另外,檔案管理人員應(yīng)不斷豐富自身專業(yè)素養(yǎng),提高自身的理論水平與專業(yè)技能,為信息化檔案管理工作今后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

        1.2 管理水平

        提高檔案管理水平,是檔案信息化建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié),檔案管理水平的不斷提高,能夠從側(cè)面凸顯出信息化建設(shè)的重要作用。當(dāng)前的時代是科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時代,各種各樣的高新技術(shù)層出不窮,并在檔案管理過程中得到體現(xiàn)。采取電子化的檔案管理模式,是其今后發(fā)展的必然趨勢,與此同時,也為檔案管理工作提出了全新的要求與挑戰(zhàn)。檔案管理水平提高的種類多種多樣,既包括檔案管理內(nèi)容的完善創(chuàng)新,還包括種類的不斷豐富。因此,提高檔案管理工作的水平,對于社會的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步都有一定促進(jìn)作用。

        1.3 硬件設(shè)施

        為了實現(xiàn)檔案管理向著信息化的方向發(fā)展,應(yīng)從硬件設(shè)備等方面入手,進(jìn)行完全改革與完善。檔案管理工作展開的基本保障就是硬件設(shè)施,假如硬件設(shè)施的管理不到位,檔案管理的質(zhì)量與效率會受到直接影響。計算機(jī)、儲存空間、數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)等都屬于檔案管理的硬件設(shè)施,正是有這些硬件設(shè)施支撐,才能夠為檔案管理工作今后的發(fā)展提供便利,并為檔案管理工作提供新鮮活力,促使其向著更好的方向發(fā)展。

        2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的特點

        2.1 具有改革性特點

        開展檔案管理這項工作時不斷融入現(xiàn)代化信息技術(shù),符合其今后發(fā)展的趨勢,在檔案管理的過程中,能夠明確推按出改革性的特征。在實際管理的每一個環(huán)節(jié)當(dāng)中,定期對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整與分類,加速檔案管理工作的創(chuàng)新。在信息化檔案管理建設(shè)的歷程當(dāng)中,將改革性這一特點重點凸顯出來,巧妙彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足,不斷優(yōu)化完善檔案管理中的每一個環(huán)節(jié),創(chuàng)新信息的收集、整理與歸納等各項工作。

        2.2 具有價值性特點

        在檔案信息化建設(shè)的過程中,價值性是其另外一重大特征,在對信息進(jìn)行實際的管理過程中,能夠有效的拓展信息管理資源,對其中管理結(jié)構(gòu)存在的不足進(jìn)行創(chuàng)新完善,進(jìn)一步建立等大的檔案管理數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)檔案管理資源的共享。從某種程度上來看,將檔案管理在社會發(fā)展中的作用充分凸顯出來,并體現(xiàn)出檔案管理的價值。對檔案進(jìn)行整合的過程中,應(yīng)將檔案自身獨有的價值展現(xiàn)出來,包含借鑒、參考、儲備等。以信息化建設(shè)作為基礎(chǔ),進(jìn)一步提高檔案管理工作的價值,采取多元化的管理方式,為社會今后的發(fā)展提供更多有效信息。

        2.3 具有時效性特點

        相關(guān)工作人員充分掌握檔案管理信息化建設(shè)與檔案管理的基本特點,才能夠在檔案管理信息化建設(shè)的歷程中,達(dá)到不斷提高其水平的作用。檔案管理的另一特征就是實效性,在實際的檔案管理中包含著許多檔案信息,信息的采集、管理、歸類、儲存等工作屬于一個系統(tǒng)的工程,應(yīng)在最短的時間內(nèi)將其作用充分凸顯出來。對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的管理就是所謂的檔案管理,為有需要的群體給予及時的幫助。因此,對信息進(jìn)行管理的過程中應(yīng)做到與時俱進(jìn),不斷提高檔案信息管理的效率,為其今后的發(fā)展提供保障。

        3 當(dāng)前檔案信息化管理中存在的問題

        3.1 檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

        保證信息本身的實用性與規(guī)范性,是信息化檔案管理的重中之重,進(jìn)行檔案管理工作的過程中,為其建立統(tǒng)一的技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn),實現(xiàn)真正意義上的科學(xué)配置,保證信息的共享性,信息的通用性與可操作性也會因此而落實。但是從當(dāng)前的檔案管理工作來看,尚未建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)促進(jìn)檔案管理的整合,無論是信息管理系統(tǒng)終端還是信息云平臺,在建設(shè)方面依舊存在許多問題,導(dǎo)致信息檔案管理在信息的收集、整合、分享等環(huán)節(jié)沒有突破。另外,受市場經(jīng)濟(jì)的影響,相關(guān)工作人員只注重經(jīng)濟(jì)的增長而忽略了檔案管理工作,各個管理部門沒有統(tǒng)一的規(guī)范,甚至按照不同的要求展開工作,難以在第一時間對檔案信息進(jìn)行有效處理,有效信息也無法實現(xiàn)共享。正是因為檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作前進(jìn)的步伐。

        3.2 檔案管理信息缺乏安全性

        開展檔案管理工作的前提標(biāo)準(zhǔn)就是保證檔案信息的安全性,只有信息的安全性得到保障之后,管理的后續(xù)工作才能夠順利的進(jìn)行,長此以往,為檔案管理工作的保密措施提出了全新的挑戰(zhàn)與更高的要求。我國當(dāng)前的檔案管理保密系統(tǒng)主要是通過數(shù)字密碼的形式進(jìn)行保護(hù),這樣的保密方式為相關(guān)管理人員帶來了極大的便利,但也存在一些弊端,這樣的密碼具有通用性,在識別信息使用者是否是檔案管理工作的內(nèi)部人員方面存在一定缺陷,假如密碼被居心叵測的不法分子篡改,必定會對檔案信息管理帶來巨大影響,并為這項工作帶來不可磨滅的損失。因此,對檔案管理信息的安全性加強(qiáng)管理,并與現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)相互結(jié)合,對重要信息多重加密,防止密碼破解這一情況的發(fā)生,為檔案信息的安全性提供保障。

        3.3 檔案管理軟件不兼容

        隨著信息時代的發(fā)展與科學(xué)的進(jìn)步,為檔案管理工作提供了全新的發(fā)展空間,并向著信息化方向靠近,以往的紙質(zhì)檔案管理模式逐漸被淘汰,各種各樣的檔案管理軟件得到了發(fā)展,使得檔案管理部門能夠更加全面的處理檔案信息。站在軟件開發(fā)的角度分析問題,可以發(fā)現(xiàn)不同軟件對于檔案處理的標(biāo)準(zhǔn)、使用方法與預(yù)期效果都會產(chǎn)生不同,使檔案信息更加偏向于信息化。凡事有利就有弊,盡管信息化的檔案管理技術(shù)能夠加速檔案管理信息的收集,深入分析其中的重點信息,但是不同軟件之間卻無法相互兼容,使用者對檔案信息的使用效率也會因此大大下降。久而久之,軟件開發(fā)公司為了自身利益最大化,檔案管理軟件的不兼容性并沒有得到改善,無法對檔案管理信息進(jìn)行綜合處理,無形中為檔案管理工作今后的發(fā)展帶來阻礙。

        4 信息化檔案管理的安全防范對策

        4.1 增強(qiáng)信息化檔案管理人員素質(zhì)

        在實現(xiàn)檔案信息化管理的過程中,為檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求,檔案管理人員的工作強(qiáng)度也會因此增強(qiáng)。為了進(jìn)一步提高信息化檔案管理水平,就必須加強(qiáng)對相關(guān)工作人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。首先,檔案管理部門可定期對檔案管理人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng),提高工作人員的安全防范意識,并樹立正確的職業(yè)觀念,加大培養(yǎng)高素質(zhì)人才的力度,將這項工作的現(xiàn)實意義充分凸顯出來,進(jìn)而提高我國檔案信息化管理的水平。其次,大力培養(yǎng)專業(yè)性細(xì)膩華檔案管理人才,做好上崗前的培訓(xùn)工作,將責(zé)任落實到實處,充分發(fā)揮出信息化檔案管理的作用,合理開發(fā)利用檔案的內(nèi)在價值,促進(jìn)我國檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

        4.2 建立健全信息化檔案管理體系

        在建立信息化檔案管理體系的過程中,應(yīng)將信息化檔案管理工作的質(zhì)量充分凸顯出來,檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對信息化檔案管理的重視。例如在初中檔案管理工作當(dāng)中,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確檔案管理收集工作的要求,以原有的檔案管理制度作為基礎(chǔ)進(jìn)行完善改進(jìn)。制定檔案收集制度時,不能一味的借鑒其他學(xué)生的管理模式,而是根據(jù)自身實際情況進(jìn)行改進(jìn)。為了保證學(xué)校檔案收集工作的順利進(jìn)行,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員應(yīng)增強(qiáng)檔案管理意識,營造良好的檔案收集工作氛圍。最后,學(xué)校在發(fā)展的郭恒中應(yīng)根據(jù)實際情況借鑒國外先進(jìn)案例,吸取當(dāng)中的精華,合理運用到本校的管理工作當(dāng)中,完善學(xué)校的檔案收集工作。

        4.3 提高信息化檔案管理的服務(wù)水平

        通過多元化的服務(wù)手段提高信息化檔案管理的服務(wù)水平,為信息化檔案管理的順利發(fā)展奠定基礎(chǔ)。第一,對檔案信息進(jìn)行分類處理,信息使用者可在第一時間內(nèi)獲得最精準(zhǔn)的信息,信息的質(zhì)量也可以得到保障。第二,保證網(wǎng)絡(luò)資源與數(shù)字庫信息互通,檔案管理部門可根據(jù)實際情況開展網(wǎng)絡(luò)軟件,搜集互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中的動態(tài)信息,及時了解用戶需求,為其提供更加便利的服務(wù)。第三,同時進(jìn)行線上線下服務(wù),信息化時代的到來,使人們的生活方式發(fā)生巨大變化,線上線下雙平臺服務(wù)模式能夠盡可能的滿足戶用的所有要求。

        5 結(jié)語

        綜上所述,檔案進(jìn)行信息化管理,對資金、技術(shù)、管理體系等都提出了全新的要求,因信息技術(shù)自身的發(fā)生不夠成熟,信息化檔案管理的質(zhì)量與效率都會受到不同程度的影響,為其今后的發(fā)展帶來一定阻礙。因此,相關(guān)檔案管理部門應(yīng)對檔案信息化管理進(jìn)行不斷完善,切實提高信息化檔案管理水平,促進(jìn)我國檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

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        [4].試論檔案的高效管理[A]. 張慶濤.黑龍江省科學(xué)技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新專業(yè)委員會科技創(chuàng)新研討會2016年3月會議論文集[C]. 2016

        作者簡介

        趙玲(1981-),女,漢,上海市,檔案員,助檔,大專,研究方向:初級中學(xué)檔案管理工作

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