馬然利

摘 要：為了增強(qiáng)檔案保密效果，進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理組織職責(zé)，拓寬大數(shù)據(jù)資源推廣范疇，圍繞大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的變化，應(yīng)從搭建電子檔案數(shù)據(jù)體系，加大投入力度，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)、強(qiáng)化培訓(xùn)，提高工作人員綜合素質(zhì)，提高大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)等方面優(yōu)化檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：電子信息檔案管理；保密；防范工作

1 引言

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，在促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)增長的同時，推動了現(xiàn)代檔案電子化的建設(shè)，從而適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求。信息檔案的建設(shè)是以現(xiàn)有檔案為依據(jù)，在保證檔案內(nèi)容不變的基礎(chǔ)上，對檔案進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享。

2 電子檔案的概念

電子檔案是以數(shù)字編碼的形式按照一定格式存儲在磁盤、磁帶、光介質(zhì)上，并能夠被計(jì)算機(jī)識別或加以處理，可以以數(shù)字代碼序列的形式進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸。當(dāng)信息被記錄于存儲的載體之后，信息被數(shù)字化，非直讀性、機(jī)讀性較強(qiáng)，存儲信息的密度較高。

3 電子檔案存在的安全隱患

3.1 在“軟件”方面的安全隱患

電子檔案具有一定的重寫性，往往通過計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行錄入、查看，修改、變動都不會留下痕跡，具有可變性；傳輸時很容易造成丟失，真實(shí)性和可靠性也很難保證。目前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于各行各業(yè)，一旦電子檔案的信息被篡改或丟失，會造成無法估量的損失。同時，計(jì)算機(jī)“軟件”的更新也會給電子檔案帶來安全隱患。

3.2 在“硬件”方面的安全隱患

電子檔案往往存儲在磁盤、磁帶、光介質(zhì)上，這些載體成分復(fù)雜，穩(wěn)定性弱，磁電潮濕、意外事故等都可能導(dǎo)致電子檔案的丟失。這些載體很容易受外界環(huán)境影響，溫度、濕度、機(jī)械損壞等等，保存年限比較低。另外，存貯介質(zhì)的讀取設(shè)備也在不斷更新，該“硬件”設(shè)備也會對電子檔案存儲介質(zhì)構(gòu)成安全隱患。

4 電子信息檔案管理的保密和防范工作

4.1 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化管理的安全保密意識

作為檔案管理的相關(guān)人員和相關(guān)部門要進(jìn)一步完善現(xiàn)有的檔案保密制度和規(guī)范，堅(jiān)持把制度建設(shè)放在首位，根據(jù)工作實(shí)際制定具有針對性、可操作性強(qiáng)的保密規(guī)定。狠抓制度建設(shè)和落實(shí)，及時發(fā)現(xiàn)檔案保密工作在信息化過程中存在的泄密隱患，堵塞管理漏洞，不斷補(bǔ)充完善。日常工作中還要定期開展保密宣傳教育、加強(qiáng)保密檢查等，做到警鐘長鳴，不斷提高信息化時代檔案保密工作的防范意識。

4.2 搭建電子檔案數(shù)據(jù)體系

大數(shù)據(jù)時代環(huán)境中，檔案管理一定要在利用信息平臺的基礎(chǔ)上進(jìn)行，同時將現(xiàn)代化管理觀念和科學(xué)技術(shù)融入檔案管理工作中，完完全全地展開轉(zhuǎn)變，這時便需要搭建電子檔案數(shù)據(jù)體系。要想讓組織或者部門的檔案通過電子的方式存留，必須要建設(shè)電子信息數(shù)據(jù)庫，以此確保相關(guān)文件具有保密性和可靠性，形成標(biāo)準(zhǔn)化、合理化的管理模式。與此同時，在利用檔案或者搜索過程中也能在電子檔案數(shù)據(jù)庫的支持下變得比傳統(tǒng)管理模式更加迅速和方便。因此，檔案管理現(xiàn)代化構(gòu)建是否成功是受電子檔案數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量所影響的。在互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)平臺、發(fā)達(dá)的高科技技術(shù)以及計(jì)算機(jī)的共同努力下，建造電子檔案數(shù)據(jù)庫，制作數(shù)據(jù)庫的儲存盤，這樣方能讓檔案處于合理的搜索、整合和存放，同時能促進(jìn)檔案管理趨于現(xiàn)代化、信息化、程序化發(fā)展。

4.3 增強(qiáng)檔案管理數(shù)據(jù)的安全性

基于大數(shù)據(jù)社會背景下的檔案管理，需充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺的巨大優(yōu)勢，建立便于檔案管理相關(guān)工作人員操作的管理軟件平臺。主要可從三方面入手：其一，健全檔案管理信息化方面的水平，建立大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺；其二，需將大數(shù)據(jù)這個平臺的優(yōu)勢進(jìn)行最大化發(fā)揮，整合其相關(guān)業(yè)務(wù)，改進(jìn)其工作流程；其三，基于大數(shù)據(jù)社會環(huán)境，嚴(yán)格把控檔案管理相關(guān)部門的制度要求，確保檔案信息的安全性。

4.4 強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化與涉密檔案的融合管理

企業(yè)涉密檔案分為國家秘密檔案、企業(yè)秘密檔案。國家秘密文件本就通過機(jī)要通道紙質(zhì)傳遞、簽收、登記、人工流轉(zhuǎn)傳閱，流轉(zhuǎn)完畢簽字移交歸檔。國家秘密檔案解禁前嚴(yán)禁數(shù)字化處理，在國家未出臺政策、安全保密技術(shù)不允許的前提下，文件題名與文號、文件內(nèi)容等相關(guān)信息嚴(yán)禁錄入企業(yè)內(nèi)部檔案信息管理系統(tǒng)，只允許涉密單機(jī)錄入或手工登記檢索條目，工作查詢嚴(yán)格規(guī)范審批手續(xù)，最大限度的保證國家秘密安全。公司的企業(yè)秘密檔案，按類分為商業(yè)秘密、工作秘密檔案，按重要程度分為核心商密、普通商密、內(nèi)部事項(xiàng)檔案。按照公司文檔一體化要求，把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步推進(jìn)。公司各業(yè)務(wù)在辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的企業(yè)涉密信息，歸檔后如何進(jìn)行保護(hù)和利用，在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的今天如何保證公司商業(yè)秘密和敏感信息檔案的安全，是企業(yè)檔案工作者不能忽略的重要問題。首先，制度約束是保障企業(yè)秘密檔案保密安全的防護(hù)網(wǎng)。公司總部制定了《檔案管理辦法》《保密工作管理辦法》《保護(hù)商業(yè)秘密規(guī)定》《保密工作獎懲辦法》《領(lǐng)導(dǎo)人員保密工作責(zé)任追究管理辦法》《涉密辦公自動化設(shè)備保密管理規(guī)定》《商業(yè)秘密安全保護(hù)技術(shù)規(guī)范》等通用制度，下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理工作的通知》《關(guān)于強(qiáng)化信息內(nèi)網(wǎng)辦公計(jì)算機(jī)電子文檔安全保護(hù)的通知》《關(guān)于切實(shí)加強(qiáng)涉密文件定密和流轉(zhuǎn)管理的通知》《進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全工作的通知》《企業(yè)涉密事項(xiàng)目錄》等文件，對企業(yè)秘密從產(chǎn)生到歸檔、借閱作出明確的規(guī)范要求。其次，網(wǎng)絡(luò)安全是保障企業(yè)秘密檔案保密安全的基石。通過加強(qiáng)與信息系統(tǒng)管理部門溝通與聯(lián)系，強(qiáng)化檔案信息管理系統(tǒng)保密安全措施，及時反饋檔案信息系統(tǒng)中存在的安全漏洞并加以解決，如嚴(yán)格內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、加裝防火墻、實(shí)時更新的殺毒軟件、設(shè)置訪問權(quán)限、身份識別、管理和利用日志追溯、檔案海量數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)定時備份等。第三，規(guī)范管理是保障企業(yè)秘密檔案保密安全的根本。在公司自動化辦公系統(tǒng)中生成的企業(yè)秘密資料通過技術(shù)手段控制嚴(yán)禁電子流轉(zhuǎn)。歸檔的企業(yè)秘密資料在電子利用過程中嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，僅對涉密事項(xiàng)產(chǎn)生流程人員和業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)開放查詢利用權(quán)限，員工通過檔案管理信息系統(tǒng)看查詢相關(guān)事項(xiàng)電子條目，涉密和敏感檔案全文電子信息予以屏蔽，絕不擅自擴(kuò)大知悉范圍，確因工作需要利用調(diào)閱的辦理規(guī)范的審批手續(xù)。第四，考核約束是保障企業(yè)秘密檔案保密安全的手段。公司將信息管理、保密失泄密、保密違規(guī)違紀(jì)、檔案管理明確納入員工績效管理、企業(yè)負(fù)責(zé)人考核中的減分項(xiàng)指標(biāo)中，層層落實(shí)，擰緊維護(hù)企業(yè)秘密安全繩，切實(shí)保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)和社會效益。

4.5 明確人員責(zé)任分工，確保責(zé)任到人

在電子檔案的形成、收集、整理、分類存儲、處理等環(huán)節(jié)，需要分配專人去負(fù)責(zé)它的錄入、審核、審批、發(fā)布、傳輸?shù)鹊裙ぷ?。分工明確，責(zé)任分明，每項(xiàng)工作過程有記錄和操作者簽名，環(huán)節(jié)可追溯。確保操作正確，從源頭確保電子檔案的安全。

4.6 有效運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)防范技術(shù)

（1）備份技術(shù)。電子檔案的備份可以從硬件、軟件和人工備份出發(fā)，這種多層次的備份才能夠減少檔案丟失造成的影響。（2）防火墻技術(shù)。當(dāng)今社會中的防火墻技術(shù)正朝著病毒預(yù)防、避免黑客入侵等方面努力。在電子檔案管理系統(tǒng)和機(jī)房安裝防火墻產(chǎn)品。從而控制訪問的安全，避免黑客的入侵。

5 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來，促進(jìn)了社會各界的現(xiàn)代信息化構(gòu)建。各企事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際情況和自身特點(diǎn)，依照相關(guān)制度規(guī)范，全面實(shí)行更加科學(xué)合理、符合現(xiàn)代社會發(fā)展需求的信息化檔案管理模式。

參考文獻(xiàn)：

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