李清榮

摘要：公文是企業(yè)經營管理過程中較為常見的一項內容，它不僅可以面對不同的對象傳達企業(yè)關于經營管理的最新指示與規(guī)定，更能夠使企業(yè)各項工作的開展有章可循，成為企業(yè)經營發(fā)展的歷史依據(jù)。而公文管理工作作為企業(yè)規(guī)范、高效處理公文過程中的基本保障，對于公文管理工作具有重要的意義。筆者在大型企業(yè)行政部門就職多年，結合實踐經驗借本文簡短表述關于當代企業(yè)公文管理工作思路的觀點。

關鍵詞：市場經濟；當代企業(yè)；公文管理；思路及方法

公文管理指的是公文在形成、運轉、辦理、傳遞、存貯到轉換為檔案或銷毀的一個完整過程中，以特定的原則和方法對公文進行創(chuàng)制加工、保管處理，使其完善并獲得功效的行為或過程。公文是當代企業(yè)日常行政管理及公務活動開展過程中形成的指導性文件，也是真實反映公文處理人員工作水平的主要依據(jù)。權威性、時效性和規(guī)范性是公文管理的主要特征，提高公文管理質量和水平是辦公室事務管理中非常重要的一個環(huán)節(jié)。

一、當代企業(yè)公文管理工作的要求概述

（一）注重時效性

力求時效性是當代企業(yè)公文管理工作的一大準則。從當代企業(yè)經營管理的實際來看，每一份公文在形成、傳閱、辦理及存儲的過程中，都是有特定時效限制的，如果公文管理人員在時間觀念的把握上不夠到位，就極有可能影響到公文的質量和實際效用的發(fā)揮。因此，對于每一份公文都應當及時、規(guī)范地加以辦理，公文較多時則根據(jù)其緊要程度確定先后處理順序，盡可能地做到不延誤、不漏發(fā)、不誤發(fā)、不擱置。這是對公文管理科學性和時效性的具體要求，也是簡化辦文程序、縮短公文處理周期的有效措施。

（二）注重規(guī)范性

公文管理是一項連貫性很強且操作嚴密的工作，要想確保公文管理能夠正常穩(wěn)定地運轉，就必須嚴格按照其操作規(guī)范進行。公文管理的規(guī)范性具體體現(xiàn)在以下三個方面：①公文管理章程與制度的齊全性。健全的規(guī)章制度是公文管理工作高效開展的前提保障，也是辦文人員落實工作要求的先決條件；②工作作風及工作秩序的嚴謹性。公文從形成到歸檔的整個過程中涉及部門及人員眾多，任何公文管理工作上的疏漏或秩序上的混亂都會造成公文管理效果大打折扣。因此，加強辦文人員工作作風管理及規(guī)范公文管理秩序，是非常必要的；③工作環(huán)節(jié)及工作崗位的銜接性。公文管理流程是比較復雜的，任何一個環(huán)節(jié)的梗阻都不利于公文效能的發(fā)揮。這就要求我們必須對崗位職責進行明確分工，并加強各崗位之間的配合協(xié)作力度，以確保各環(huán)節(jié)、各崗位之間能夠實現(xiàn)有序銜接，公文管理工作能夠運轉自如。

（三）注重安全性

保障公文管理的安全性是公文處理工作政治性的內在要求。公文管理往往會涉及到許多機密文件和事項，而高新技術的迅猛發(fā)展讓公文泄密的危險系數(shù)持續(xù)攀升。要在公文管理過程中做到安全保密要求，除了強化辦文人員安全防范意識外，還需要加強對公文管理的各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理。例如，在公文傳遞與處理時要履行規(guī)范的手續(xù)流程，對于機密文件的閱讀范圍要有嚴格的界定，保密文件在存放和銷毀時必須有詳細的登記記錄和報批手續(xù)，以全面確保公文不泄露、不遺失、不損壞。

二、當代企業(yè)加強公文管理工作的思路

（一）提高對公文管理重要性的認識

加強辦文人員對公文管理的重視程度是做好公文管理的前提基礎。公文是一種重要的信息載體，其在反映企業(yè)經營狀況、提供決策依據(jù)及指導行政管理活動等方面發(fā)揮著非常重要的作用。離開了高質量的公文管理，企業(yè)的辦公效率就無法得到保障。因此，不光是公文管理職能部門，其他部門的工作人員也應當充分認識到加強公文管理的積極意義，將規(guī)范公文管理視作日常行政管理中一項十分重要的基礎性工作，將加強公文管理作為企業(yè)整體建設目標的一部分。

（二）加強對公文管理工作的組織領導

企業(yè)公文管理質量間接反映了各部門的工作作風及整體工作水平。因此，各部門必須加強對公文管理工作的組織領導，按照程序切實把好行文關、內容觀、政策觀、審批關和格式觀，確保公文內容明確、表述嚴謹、格式標準、印制規(guī)范、程序到位。及時協(xié)調和處理公文管理中遇到的問題，將職責和權限劃分清楚，并建立起完善的公文管理制度和獎懲機制，只有這樣才能將公文管理的具體要求落到實處，實現(xiàn)公文管理工作高效運轉。

（三）切實提高辦文人員綜合素質

辦文人員綜合素質的高低對公文管理的質量和效率有著至關重要的影響。綜合素質既包括其專業(yè)技能水平，也包括其工作作風及管理組織能力。專業(yè)的技能水平和嚴謹細致的工作作風是做好公文管理的前提，而較強的組織管理能力是做好公文處理工作的保障。以平時常見的情況為例，辦文人員在進行公文管理時，常常會接觸到大量的影響力大且保密要求高的公文，如果沒有過硬的技能水平和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，就極有可能造成公文管理差錯，甚至是釀成重大損失。因此，辦文人員必須要時刻注重對自己各方面能力的提升，對于自身工作作風和工作能力提出更高的要求。除此之外，充分利用現(xiàn)代科學技術進行公文管理，也是加強工作質量和效率的有效途徑。在現(xiàn)在這個科技飛速發(fā)展的信息時代，公文管理工作也應當加強信息化建設，以全新的管理模式取代以手工管理為主的傳統(tǒng)公文管理模式，這樣不僅能有效提升公文管理的效率和質量，還能增強公文傳遞的時效性和安全性，為公文管理的現(xiàn)代化、科學化和規(guī)范化發(fā)展，提供良好的技術支持。

三、結論及建議

綜上所述，公文管理是當代企業(yè)經營管理過程中不可或缺的重要組成部分，也是企業(yè)各部門加強協(xié)作及信息交流的重要工具。企業(yè)管理者及行政管理部門應當不斷規(guī)范公文管理的操作標準，以嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和過硬的技能水平，全面促進企業(yè)公文管理工作的高效運轉，讓公文管理更好地為企業(yè)未來發(fā)展服務。

（作者單位：河南能源化工集團綜合辦公室）

參考文獻

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