杜彩娜

摘 要：近年來，房地產(chǎn)十分火爆，呈現(xiàn)出地產(chǎn)熱的場面。作為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)，房地產(chǎn)的推動價值相當(dāng)可觀。為了適應(yīng)國民經(jīng)濟(jì)越來越快的發(fā)展，符合新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展特點，房地產(chǎn)業(yè)也需要進(jìn)行改善優(yōu)化，尤其是其檔案管理方面，房地產(chǎn)信息會隨著社會整體經(jīng)濟(jì)變動有一定的波動，現(xiàn)今很多新技術(shù)如信息化等，對于檔案管理模式的更新都起著至關(guān)重要的作用。因此文章以房地產(chǎn)檔案管理為例，就信息化的運用進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：工程檔案；管理；信息化；應(yīng)用

1 前言

房地產(chǎn)檔案是不斷建檔、不斷變更的過程，房地產(chǎn)會經(jīng)歷買賣、繼承、拆遷、翻改、擴(kuò)建等，期間權(quán)屬不斷變化，新材料不斷增加，只有保證所有應(yīng)歸檔材料不遺漏，才能確保房地產(chǎn)檔案的真實性。隨著信息化的普及，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)成為不二之選，數(shù)字化建設(shè)作業(yè)流程可分為如下步驟：檔案收集、分類、建立檔案目錄、掃描、整理、檢查、卷宗歸庫等等。要利用計算機(jī)編制檢索工具，以形成計算機(jī)檢索與手工互補(bǔ)的檢索體系，為用戶提供便捷的查詢服務(wù)。計算機(jī)的應(yīng)用既保護(hù)了檔案原件的安全，又滿足了用戶的需要。

2 工程檔案管理的意義

2.1 工程檔案管理的重要性

工程檔案在工程建設(shè)項目施工前就開始工作了，自工程準(zhǔn)備立項的前期便開始收集對工程項目有用的信息，為工程項目的審批和決策提供依據(jù)，根據(jù)工程檔案提供的信息，對工程項目進(jìn)行預(yù)算和編制，進(jìn)行招投標(biāo)工作，進(jìn)而為后面的設(shè)計和施工提供基礎(chǔ)。在工程的施工過程中，對施工的過程進(jìn)行信息的收集，形成文件資料，并對這些文件資料進(jìn)行管理。在工程項目的后期，為工程項目的竣工驗收工作提供依據(jù)。工程結(jié)束，工程檔案的管理工作才開始真正發(fā)揮自己的作用，不但為工程項目以后的管理維護(hù)提供指導(dǎo)作用，還為以后的同類工程項目建設(shè)提供經(jīng)驗、信息與資源，尤其對后期可能出現(xiàn)存在爭議的問題的解決提供有力的依據(jù)。因此，工程檔案在工程建設(shè)項目中意義重大。

2.2 工程檔案管理影響著工程質(zhì)量

在工程建設(shè)項目中，工程施工的整個過程，都是通過工程檔案來做記錄的。因此，對工程檔案進(jìn)行有效的管理十分重要，控制好工程檔案的管理，可以使工程建設(shè)項目的記錄資料更加符合實際情況，更加有效。工程檔案的管理范圍很大，包括了與項目有關(guān)的文字材料如：政府及公司在項目立項過程中產(chǎn)生的文字材料、項目實施過程中與項目建設(shè)有關(guān)的會議紀(jì)要及項目變更和施工日志等；基建材料如：各類施工承建、材料的中標(biāo)通知、招投標(biāo)材料、合同簽訂、施工人員的管理和培訓(xùn)和工程施工原材料的檢測和管理資料，以及施工過程中，施工現(xiàn)場留下的施工過程的影像和照片，記錄的施工日志等資料。這些資料，為控制工程建設(shè)項目的質(zhì)量提供了依據(jù)。因此，加強(qiáng)對工程檔案的管理，對工程建設(shè)項目的質(zhì)量有著積極的作用。

2.3 工程檔案管理工程后期維護(hù)中提供指導(dǎo)

在工程建設(shè)中，建設(shè)施工過程的所有環(huán)節(jié)，所有細(xì)節(jié)，都會客觀真實地記錄在工程檔案中。在工程后期的檢測維護(hù)工作中，或者以后的拆除工作中，工程檔案起著指導(dǎo)作用，同時，在其他的同類工程建設(shè)項目中，工程檔案也為工程的設(shè)計和建設(shè)提供了經(jīng)驗借鑒，信息參考。

3 房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀

只有透徹地了解房地產(chǎn)檔案的信息化發(fā)展的現(xiàn)狀，才能夠更好地確定信息技術(shù)和房地產(chǎn)檔案管理的最佳結(jié)合點，進(jìn)而更科學(xué)合理地給出房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展的相關(guān)舉措，提升房地產(chǎn)檔案管理的信息化發(fā)展水平。目前房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1 資金投入少

要想實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化管理，就需要建設(shè)相應(yīng)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，比如配置較高的電腦、打印機(jī)、掃描儀和復(fù)印機(jī)、房地產(chǎn)檔案信息化的內(nèi)部及外部網(wǎng)絡(luò)、安全系統(tǒng)維護(hù)等，這些提升房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施都需要一定的資金作為支撐。而目前我國不少地區(qū)的房地產(chǎn)企業(yè)雖然也都開始逐漸認(rèn)識到房地產(chǎn)檔案信息化管理的重要性，但很多企業(yè)都吝于花費大量的資金用于房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展所必須的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施建設(shè)，所以房地產(chǎn)企業(yè)的房地產(chǎn)檔案信息化管理并不理想。

3.2 關(guān)注程度低

雖然信息化時代已經(jīng)成為新的潮流和發(fā)展趨勢，但仍然還有很多企業(yè)，特別是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、管理部門并沒有對信息化發(fā)展做到足夠的認(rèn)知和重視。房地產(chǎn)企業(yè)就是其中一個，不少房地產(chǎn)企業(yè)管理者的思想跟不上時代發(fā)展潮流、看不到社會發(fā)展形勢，尚沒有認(rèn)識到房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展的必要性和重要性，這種片面的認(rèn)知對于房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展也是極為不利的。

3.3 工作量繁重

從實質(zhì)上來看，在房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展過程中，相關(guān)的房地產(chǎn)檔案管理人員需要做大量的基礎(chǔ)工作，來向信息化轉(zhuǎn)化。其中比較重要且典型的工作是通過人工把房地產(chǎn)檔案所存儲的大量紙質(zhì)資料、照片、影像等變成電子文件。其實稍有常識的人都明白將一個房地產(chǎn)企業(yè)所積累的房地產(chǎn)檔案信息逐字逐句變成電子文件的形式，是一項十分繁重的工作，這其中需要花費大量的人力、物力。所以這就是為什么很多房地產(chǎn)企業(yè)明明也十分重視房地產(chǎn)檔案信息化工作，也舍得花費大量的資金來建設(shè)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，但房地產(chǎn)檔案信息化管理仍然不理想的原因所在。

3.4 專業(yè)人才缺

21世紀(jì)的企業(yè)競爭就是人才的競爭，人才目前已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展競爭的主要籌碼之一。這樣的道理對于房地產(chǎn)行業(yè)尤為適用，特別是房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，缺少了專業(yè)人才的保障，房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展也同樣是止步不前。專業(yè)人才是兼顧檔案管理和專業(yè)信息技術(shù)的綜合型的人才。因此要想實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展，房地產(chǎn)企業(yè)一定要重視人才的作用，配備專業(yè)人才，全面提升房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展水平。

4 房地產(chǎn)工程檔案管理的信息化建設(shè)思路

隨著信息化時代的到來，信息化程度已經(jīng)逐漸成為很多企業(yè)提升市場競爭力的重要砝碼，換句話說誰的信息化水平高，誰就有可能在行業(yè)競爭中勝出。這種現(xiàn)象在房地產(chǎn)檔案管理工作中表現(xiàn)的尤為明顯。由于房地產(chǎn)檔案管理是一項需要耗費大量人力、財力和精力的工作，而且傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理效率較低，這些情況往往又會在不同程度上影響房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。因此能否足夠地重視房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展對于提升房地產(chǎn)檔案管理效率，節(jié)省人力、精力具有重要的意義。

4.1 認(rèn)真做好提供查詢、復(fù)制和借閱等服務(wù)

在信息化的大背景下，房地產(chǎn)檔案開發(fā)的主要途徑是對房地產(chǎn)檔案進(jìn)行編研，編研工作是對房地產(chǎn)檔案信息的提煉和整合過程，通過編研，能使房地產(chǎn)檔案濃縮為實用的房地產(chǎn)檔案信息產(chǎn)品。這個過程中，既可以編制檔案目錄、索引等，為用戶提供服務(wù)。也可以對房地產(chǎn)檔案中的信息內(nèi)容進(jìn)行研究，并形成數(shù)據(jù)，為用戶決策提供信息幫助。

4.2 注重工程檔案專業(yè)人才建設(shè)

總的來講，房地產(chǎn)工程檔案管理是一項復(fù)雜的工作，繁蕪叢雜的工作內(nèi)容需要工作人員具備全面的知識和能力。工作人員所具備的的知識和能力具體的來說包括檔案管理的知識和能力、房地產(chǎn)行業(yè)相關(guān)知識、信息化技術(shù)知識、運用信息化技術(shù)的能力等等。上述這些能力和知識的要求，需要房地產(chǎn)檔案信息化管理的從業(yè)人員一方面加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握房地產(chǎn)行業(yè)知識、檔案管理能力、信息技術(shù)知識和使用信息技術(shù)來進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理的知識和能力，來進(jìn)一步適應(yīng)工作、滿足工作需求。首先，相關(guān)的房地產(chǎn)企業(yè)也應(yīng)當(dāng)重視對于房地產(chǎn)檔案信息管理相關(guān)人員的培訓(xùn)和教育，在房地產(chǎn)檔案管理部門內(nèi)部定時開展業(yè)務(wù)交流會，邀請業(yè)界房地產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域的專家前來交流，使得房地產(chǎn)檔案管理部門從領(lǐng)導(dǎo)層到基層都可以全面了解房地產(chǎn)檔案信息管理的最新知識，進(jìn)一步完善檔案管理人員的知識體系；其次，在引進(jìn)檔案管理人才的時候，嚴(yán)格審核準(zhǔn)入人員的能力和素質(zhì)，提升準(zhǔn)入門檻；最后，在房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部的各個部門之間加強(qiáng)部門溝通和交流，征集有關(guān)房地產(chǎn)檔案信息管理的合理建議，同時加強(qiáng)部門之間的配合，切實做好房地產(chǎn)檔案信息管理工作。最終打造一支業(yè)務(wù)水平高、綜合能力強(qiáng)的房地產(chǎn)檔案信息管理隊伍。

4.3 要增加檔案建設(shè)資金的投入

眾所周知，檔案信息化建設(shè)投資較大，以一個30平米的檔案室建設(shè)來計算，從檔案密集架、八防設(shè)施及高速掃描打印一體機(jī)、數(shù)字化處理設(shè)備等，造價在60萬左右，這個數(shù)字還是建立在設(shè)備型號為普通型號的基礎(chǔ)上，因此較多企業(yè)在針對單位檔案是建設(shè)中會進(jìn)行削減，造成檔案室建設(shè)硬件方面不夠健全，硬件配備的不健全導(dǎo)致了檔案管理工作開展存在困難。一個先進(jìn)的企業(yè)在檔案管理方面是不應(yīng)吝惜資金投入的，資金投入前可充分對市場進(jìn)行調(diào)研，結(jié)合企業(yè)的實際情況進(jìn)行設(shè)備的配置，必要時可進(jìn)行項目論證并且開展多部門全程跟蹤考核。同事，也要注意盲目購置高價格不適用設(shè)備的問題，在檔案建設(shè)資金中的弊端針對資金管理不科學(xué)、分散以及浪費等現(xiàn)象，要制定嚴(yán)格的制度。

4.4 要建立檔案建設(shè)激勵機(jī)制

要想使房地產(chǎn)工程檔案信息化建設(shè)順利實施，必須要制定操作性強(qiáng)的激勵機(jī)制。獎優(yōu)罰劣的績效考核是其中重要的部分，在實施績效考核的過程中，考核者要充分發(fā)揮指導(dǎo)和引領(lǐng)作用，讓被考核者在考核過程中積極自覺地落實制度。檔案績效管理能夠最大限度挖掘員工的潛力，提高工作效率。在管理工作中，還需要不斷研究增強(qiáng)員工活力的途徑。

4.5 要規(guī)范檔案電子建檔的標(biāo)準(zhǔn)

近年來，隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，房地產(chǎn)工程建設(shè)單位在日常事務(wù)中產(chǎn)生了大量電子文件，各單位應(yīng)加強(qiáng)電子文件的歸檔與管理工作，對于房地產(chǎn)業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的所有電子文件，應(yīng)及時登記、整理、編目、歸檔，要建立電子文件接收、保管和利用措施，確保房地產(chǎn)電子檔案能夠順利移交、保管和有效利用。

4.6 要對檔案進(jìn)行風(fēng)險評估和管理

房地產(chǎn)工程檔案管理部門在技術(shù)引進(jìn)和應(yīng)用方面都存在一定風(fēng)險：一是沒法保證引進(jìn)的技術(shù)都對房地產(chǎn)檔案管理產(chǎn)生積極效果。二是因為信息技術(shù)的復(fù)雜性，導(dǎo)致檔案管理人員在應(yīng)用過程中會產(chǎn)生一定的風(fēng)險，直接影響了房地產(chǎn)檔案的安全性。另外，由于網(wǎng)絡(luò)信息方面的法制不健全，也使得房地產(chǎn)檔案數(shù)字信息在發(fā)揮其憑證作用和參考作用的過程中出現(xiàn)風(fēng)險。房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該在相關(guān)的法律法規(guī)指導(dǎo)下進(jìn)行風(fēng)險評估和風(fēng)險管理，要達(dá)到這一要求，必須要建立健全檔案法制化體系。要加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息安全保障方面的技術(shù)研發(fā)水平，提高自主創(chuàng)新能力，努力做到揚(yáng)長避短。

總之，房地產(chǎn)檔案的信息化管理不但可以提升其自身的運作效率，還對社會服務(wù)行業(yè)有著重要意義。人們可以方便地在各大房地產(chǎn)信息平臺上獲得所需的信息，這種服務(wù)具有極大的現(xiàn)實意義。房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理人員通過不斷提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，也對檔案管理做出了一定貢獻(xiàn)。總之，信息化等新技術(shù)完善了檔案管理，也帶來了一些新的挑戰(zhàn)，需要不斷摸索前進(jìn)，更好得優(yōu)化房地產(chǎn)的發(fā)展。

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