摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)在其經(jīng)營管理活動中形成的原始記錄，是不可再生的無形資產(chǎn)和知識資產(chǎn)，在企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營管理及項目建設當中，檔案資源的重要性日漸突出，檔案資源管理歸檔機制在一定程度上決定著企業(yè)檔案管理水平。近來，筆者參加重慶能源集團下屬部分去產(chǎn)能煤礦企業(yè)的檔案檢查時發(fā)現(xiàn)，部分煤礦企業(yè)在硬件設施建設、檔案歸檔管理、責任主體落實、規(guī)章制度建立等方面還存在不少問題，筆者結(jié)合檢查中存在的問題提出對策，供大家參考。

關鍵詞：檔案管理；設施建設；檔案資源

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）20-0003-02

1 煤礦企業(yè)檔案管理人員現(xiàn)狀

筆者在某礦業(yè)公司檢查檔案工作時發(fā)現(xiàn)，某公司下屬21個子分公司，有在崗職工近8000人，從事檔案管理在1～2年有10人，3～5年有7人，5年以上有5人，8年的有1人；有4人未參加過檔案工作培訓，沒有持證上崗。有7人參加過2次培訓；有1人有檔案專業(yè)職稱，有5人為政工員職稱，有1人為助理政工師職稱；有2人為專職，其余19人全部為兼職。

2 煤礦企業(yè)檔案管理存在的主要問題

（1）對檔案管理重要性認識不足。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，它不僅為單位提供檔案資料以供存史查考，而且還是維護歷史真實面貌的重要工具，管好、用好檔案及資源管理，是檢驗一個單位在各項工作管理中，是否協(xié)調(diào)、有序、高效運行的重要因素。檢查時發(fā)現(xiàn)，個別單位的領導對檔案工作重視程度不夠，沒有意識到搞好檔案管理工作是其它各項管理工作的基礎，片面的認為檔案管理工作與其他業(yè)務工作相比，無關緊要，可有可無。認為檔案工作不是本單位的主要工作，檔案管理工作只有投入沒有產(chǎn)出，不像搞安全、生產(chǎn)、經(jīng)營那樣能給單位直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，認為“檔案工作是一項附屬性工作”，“檔案管理就是守攤看點、倉庫保管員”，認為檔案工作可有可無，沒有把檔案管理工作納入本單位的議事日程。

（2）檔案管理硬件設施不夠完善。近年來，原南桐公司17個單位中只有4個單位對檔案柜進行了全部更新，其他單位進行了部分更換。但隨著企業(yè)經(jīng)濟形勢不好，企業(yè)嚴重虧損，這些更新與投入遠遠跟不上后來檔案的更新與保管工作說要達到的要求，受歷史和客觀條件的限制，個別單位的辦公樓條件有限，沒有按要求配備專門的檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕非常嚴重，通風不好，沒有按“八防”要求配套相關設備，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

（3）檔案人員業(yè)務素質(zhì)比較薄弱。主要表現(xiàn)為：①檔案管理人員工作變動頻繁，一崗兼多職的現(xiàn)象比較突出。當前，由于企業(yè)效益不好，受單位機構(gòu)撤并、人員精簡的影響，大部分單位的檔案人員都是一崗兼多職，無法一門心思搞好檔案管理工作，他們除了搞檔案管理外，其主要職責更多的是忙于單位的其他日常事務，這就會導致他們疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，同時，由于近年來受30.50人員退休、單位定員定崗等因素影響，各單位人員的崗位調(diào)整、人員變化比較頻繁，從而導致檔案管理人員業(yè)務不熟，檔案管理滑坡嚴重。②檔案專業(yè)人員業(yè)務素質(zhì)不高。

（4）檔案安全管理的長效機制不夠完善。主要表現(xiàn)在：①單位檔案管理的主體責任落實有待加強。部分單位的檔案工作沒有明確是主要領導負責抓還是分管領導負責主抓，致使檔案管理出現(xiàn)真空，檢查時問到有的單位，檔案管理是哪位領導主抓？回答不出來，這說明檔案管理的主體責任還不明確；②部門的主體責任落實有待加強，各部門對自己負責的這塊檔案沒有認真履職，個別部門對檔案管理完全沒有重視，對檔案資料不歸檔、不整理、不妥善保管，導致檔案丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生；③檔案管理工作的相關制度有待進一步完善。主要表現(xiàn)在部分單位的檔案歸檔制度、檔案借查閱制度、檔案保管制度、檔案銷毀制度等有待完善和修改，有的單位還沒有建立檔案管理相關制度，有的單位建立了但沒有上墻，是保存在電腦上的，有的單位的制度是用一張張A4紙打印的、所以，檔案管理的規(guī)章制度建立還不規(guī)范。

（5）執(zhí)行制度打折扣，檔案管理存在安全隱患。近日，某公司對檔案庫房的消防設施、電氣線路、防盜設施以及檔案使用、管理等方面開展檔案安全專項排查時，發(fā)現(xiàn)各單位均存在不同程度的安全隱患：①檔案安全設施硬件上存在安全隱患。主要表現(xiàn)在部分單位線路老化嚴重，線路裸露且接頭多，檔案室無電源控制總閘，檔案庫房內(nèi)使用電熱水器，有的單位沒有配備滅火器，或滅火器數(shù)量配置不夠，存放的位置不合理；有的單位存放職工檔案的房間潮濕到墻壁都在流水，檔案已經(jīng)發(fā)霉；有的單位把人事干部檔案存放在辦公室內(nèi)，與辦公區(qū)域混為一體，對檔案柜又沒有上鎖；個別單位檔案室東西堆放亂，雜物多，有的檔案室內(nèi)還存放有除蟲劑、自制的泡酒等易燃物品。②檔案管理上存在安全隱患。

（6）檔案管理工作弱化，督促檢查考核沒有逗硬。近年來，由于檔案工作基本上沒有與企業(yè)其他同安排、同布置、同檢查、同考核，公司辦公室重點是對辦公室直管的這塊檔案進行了檢查和指導，對干部人事檔案、人力資源檔案只是作了抽查或?qū)鶎訂挝惶崃讼嚓P工作要求，對搞得較差的單位沒有嚴格逗硬考核，在一定程度上弱化了檔案管理。

3 建議及對策

3.1 提高對檔案工作重要性的認識

領導重視是關鍵，各級領導要要充分認識檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，加強對檔案工作的領導，進一步加強和改進企業(yè)檔案工作，完善相關檔案管理制度，完善相關基礎設施建設，配備好人力物力，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務質(zhì)量，努力建設法規(guī)制度完備、管理體制科學、健全、信息化技術普及、服務功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。

3.2 加強領導，進一步明確責任，建立齊抓共管的責任體系

（1）進一步明確檔案安全管理的主體責任，嚴格檔案安全管理責任制的落實，對檔案管理要實行一把手負總責（或明確哪個分管領導主抓）、一級抓一級、層層抓落實的齊抓共管責任機制，做到責任到位、無縫銜接，真正使檔案工作有具體領導抓、工作有人干，形成一套自上而下的檔案管理工作網(wǎng)絡體系。公司對檔案工作實行三級管理方式，一級管理是指公司辦公室對檔案的統(tǒng)籌管理（業(yè)務工作由檔案室負責），公司辦公室或檔案室不定期對各單位的檔案管理情況進行抽查或集中檢查，公司檔案室負責接收公司機關各部門的檔案資料移交及歸檔工作；二級管理是指各部門的檔案資料收集及管理工作。各單位的部門要明確一名具體負責檔案工作的人員，具體負責把本部門每年度的檔案資料進行收集、整理，然后負責移交到各單位的檔案室進行統(tǒng)一歸檔管理。對檔案保管條件有限的單位，可以對本單位的干部人事檔案、人力資源檔案、財務檔案由各專業(yè)業(yè)務部門自行負責存檔管理，但各單位的辦公室要負責檢查、督促其檔案歸檔情況。三級管理是指各子分公司的檔案管理工作。各單位的辦公室負責本單位所有檔案的管理工作，包括干部人事檔案、人力資源檔案、科技檔案資料的收集、整理及歸檔監(jiān)督、檢查和指導工作。特別是關閉退出單位的干部人事檔案、人力資源檔案、科技檔案要加強管理，不得出現(xiàn)因人員分流而導致檔案丟失現(xiàn)象。

（2）進一步完善各項檔案規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理機制。各單位要對照這次檔案專項安全檢查組提出的要求，進一步完善相關檔案管理制度，要建立檔案責任追查制度，對檔案要做到科學整理、嚴格保管，要做到文有登記，文件材料組卷合理，劃分保管期限準確，案卷題名規(guī)范，案卷封面書寫工整，案卷排列規(guī)范有序，檔號編制完整規(guī)范。入庫檔案資料保管齊全完整，借閱有制度，不能出現(xiàn)丟失、損毀、涂改、偽造、出賣檔案等違規(guī)利用檔案的現(xiàn)象和行為發(fā)生。

（3）嚴格考核獎懲，確保檔案管理制度化、標準化、規(guī)范化。各單位要把檔案工作納入本單位的議事日程，做到工作同布置、同檢查、同總結(jié)、同考核評比，公司檔案室要嚴格執(zhí)行檔案管理的標準，做到高標準嚴要求，公司辦公室每年要對各單位的檔案工作進行一次專項檢查檢查，對檔案資料發(fā)生遺失或檔案管理工作較差的單位要通報批評，嚴格考核。

3.3 加強業(yè)務指導和培訓，強化責任意識，提高檔案人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作專業(yè)性很強，檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。因此：①各級要注意加強檔案工作隊伍建設，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，要選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作。②檔案工作人員要提高自身的專業(yè)技能和業(yè)務素質(zhì)。隨著現(xiàn)代檔案管理技術的不斷提高，對我們檔案人員的要求也會越來越高。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案管理的必然方向。

3.4 推進檔案信息化建設，提高全公司檔案管理水平

信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，檔案管理數(shù)字化、信息化是今后檔案管理工作的必然方向。檔案的信息化、現(xiàn)代化建設不是簡單地認為只是用計算機代替手工操作，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術，引進先進的管理理念，運用當代科技新成果和管理新手段，來提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。因此，建議公司在制定信息化建設規(guī)劃時要把檔案工作納入其中，做到檔案管理信息化建設與煤礦“四化”建設同頻共振，做到同布置、同安排、同規(guī)劃、同時組織實施，努力使公司檔案管理工作邁上一個新臺階。

收稿日期：2018-6-3

作者簡介：方恒倫（1969-），男，政工師，大學，主要從事企業(yè)政工黨建工作。