李梅 常艷 曹紀(jì)科

摘 要：檔案是對(duì)一個(gè)單位或者部門(mén)所開(kāi)展活動(dòng)的記錄，對(duì)于單位或者部門(mén)的發(fā)展都具有重要的意義?，F(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臋n案管理，數(shù)字檔案不斷增加，如何對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行信息化管理，已經(jīng)成為目前一個(gè)至關(guān)重要的問(wèn)題?；诖耍疚膶?duì)數(shù)字檔案信息化管理進(jìn)行概述，分析了現(xiàn)階段數(shù)字檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，結(jié)合漳河庫(kù)區(qū)檔案管理的實(shí)際情況，探討了數(shù)字檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；信息化管理；實(shí)現(xiàn)途徑

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）20-0001-02

1 引 言

當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)飛速發(fā)展，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛運(yùn)用，給人們的工作和生活帶來(lái)了巨大的變化。將計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用于檔案管理中，形成數(shù)字檔案，對(duì)其實(shí)行信息化管理，對(duì)提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率都具有重要的意義。

2 數(shù)字檔案信息化管理概述

2.1 數(shù)字檔案信息化管理的特點(diǎn)

數(shù)字檔案的信息化管理與傳統(tǒng)的檔案管理方式不同，本文從以下兩個(gè)方面分析其突出特征。

（1）數(shù)字檔案管理的智能化和自動(dòng)化。數(shù)字檔案是在現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，對(duì)其進(jìn)行信息化管理時(shí)，能夠充分的發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)。一方面，數(shù)字檔案能夠?qū)崟r(shí)的獲取各種數(shù)字信息，具有較快的傳輸速度和較大的存儲(chǔ)空間，逐漸朝著智能化的方向發(fā)展，能夠進(jìn)行智能化的讀取。另一方面，數(shù)字檔案的信息化管理正在逐漸改變傳統(tǒng)檔案被動(dòng)管理的模式，在大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的支持下，朝著主動(dòng)化服務(wù)的方向發(fā)展，為單位開(kāi)展各種工作提供了可靠的數(shù)據(jù)支持。

（2）數(shù)字檔案管理模式的標(biāo)準(zhǔn)化。在對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的，在進(jìn)行數(shù)字檔案管理的過(guò)程中，更加重視運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)的流程，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行收集、歸檔和存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)信息的完整性和安全性。在標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案管理模式下，更加強(qiáng)調(diào)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行智能化的管理，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息化管理的質(zhì)量和效率不斷提升，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，還能夠解決目前檔案管理中的困難。

2.2 數(shù)字檔案信息化管理的原則

在對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，必須遵循以下原則：

（1）規(guī)范化原則。在對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，必須杜絕數(shù)字檔案?jìng)鬏敾蛘呤褂眠^(guò)程中的不規(guī)范現(xiàn)象，堅(jiān)持規(guī)范化管理的原則。①數(shù)字檔案格式的規(guī)范化；②數(shù)字檔案?jìng)鬏數(shù)囊?guī)范化；③數(shù)字檔案使用的規(guī)范化。

（2）可靠性原則。依托于計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字檔案，在對(duì)其進(jìn)行信息化管理時(shí)，由于信息技術(shù)的復(fù)雜性，經(jīng)常會(huì)由于各種操作或者程序的錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致數(shù)字檔案信息中存在問(wèn)題。必須運(yùn)用規(guī)定的制度和流程，對(duì)數(shù)字檔案信息化管理的操作進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，彌補(bǔ)數(shù)字檔案管理中存在的漏洞，提升數(shù)字檔案的安全性和可靠性。

（3）高效性原則。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，單位或者著企業(yè)日?；顒?dòng)中都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，如何對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析、篩選，并將其形成數(shù)字檔案存儲(chǔ)起來(lái)，是一個(gè)工作量較大的過(guò)程。因此，必須重視對(duì)數(shù)字檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，提升數(shù)字檔案管理工作的效率，從而提升數(shù)字檔案管理的有效性。

2.3 數(shù)字檔案信息化管理的重要性

重視推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的信息化管理具有重要的意義。

（1）有利于提升檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和價(jià)值。推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的根本目的是為人服務(wù)的，通過(guò)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的信息化管理，能夠有效的提升檔案管理工作的質(zhì)量，提升檔案信息服務(wù)的水平，為人們更加準(zhǔn)確和快速的提供需要的信息，能夠充分發(fā)揮數(shù)字檔案的價(jià)值。

（2）有利于降低檔案管理工作的壓力。現(xiàn)階段，企業(yè)或者單位在進(jìn)行日常活動(dòng)的過(guò)程中，產(chǎn)生了數(shù)量巨大的資料，通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)信息實(shí)行信息化的管理，能夠有效的提升檔案管理工作的效率，有利于降低檔案管理工作的壓力。例如，漳河庫(kù)區(qū)一煤礦發(fā)生嚴(yán)重透水事故，對(duì)漳河水庫(kù)以及下游人民群眾造成嚴(yán)重安全威脅，我們通過(guò)查找建庫(kù)以來(lái)的對(duì)庫(kù)區(qū)周邊煤礦的安全監(jiān)測(cè)的數(shù)據(jù)，針對(duì)可能發(fā)生隱患，對(duì)地方政府和煤礦主管部門(mén)及煤礦業(yè)主所發(fā)的相關(guān)資料，共十幾卷一百多頁(yè)，很快查到隱患部位，制定切實(shí)可行的治理措施及時(shí)補(bǔ)漏，迅速處理好了隱患，大大提升了檔案查找的效率。

3 數(shù)字檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

3.1 數(shù)字檔案歸檔和安全保護(hù)問(wèn)題

數(shù)字檔案歸檔和安全保護(hù)問(wèn)題，是現(xiàn)階段數(shù)字檔案信息化管理中存在的一個(gè)重要問(wèn)題：①很多單位在進(jìn)行工作時(shí)，大都有屬于自己的辦公系統(tǒng)，由于這些辦公系統(tǒng)的版本或者文件格式都有所差異，導(dǎo)致單位件在進(jìn)行數(shù)據(jù)交流和傳輸?shù)倪^(guò)程中存在一定的困難，也不利于信息的歸檔；②由于數(shù)字檔案版本的不同，導(dǎo)致在進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換是經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，且由于兼容性不足，還導(dǎo)致數(shù)字檔案的安全存在的一定的隱患，很可能夠會(huì)被系統(tǒng)當(dāng)做錯(cuò)誤文件而刪除。

3.2 檔案管理重復(fù)工作的問(wèn)題

現(xiàn)階段，雖然檔案管理信息化在不斷的發(fā)展，但依然還存在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，很多企業(yè)中運(yùn)用數(shù)字檔案管理和紙質(zhì)檔案管理兩種模式，這很容易導(dǎo)致檔案管理重復(fù)工作的問(wèn)題，不僅浪費(fèi)了人力物力，也增加了檔案管理的成本。另外，目前，在數(shù)字檔案形成的過(guò)程中，還需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理并選擇保存的方式，這也在一定程度上影響了檔案?jìng)鬟f的速度和效率，不利于檔案的管理。

3.3 缺乏專業(yè)的數(shù)字檔案管理人員

現(xiàn)階段，單位的數(shù)字檔案信息化管理仍然處于起步階段，單位內(nèi)部還缺乏專業(yè)的檔案管理的信息化的人才，單位現(xiàn)有的員工缺乏數(shù)字檔案信息化管理的專業(yè)知識(shí)和技能，很多檔案管理人員都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的數(shù)字檔案信息化管理的相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)于數(shù)字檔案信息化管理的流程和操作規(guī)范不了解，無(wú)法滿足單位內(nèi)部數(shù)字檔案信息化管理的需求，不利于提升企業(yè)檔案管理工作的效率。

4 數(shù)字檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑分析

4.1 建立健全數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)

構(gòu)建一個(gè)完善的數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息化管理的必備途徑。

（1）建立健全智能化檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案信息收集的自動(dòng)化，提升數(shù)據(jù)檔案信息管理的服務(wù)水平，在對(duì)數(shù)據(jù)資料的信息進(jìn)行仔細(xì)的分析和處理的基礎(chǔ)上，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。

（2）確保數(shù)字檔案的質(zhì)量。應(yīng)該對(duì)數(shù)字檔案的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，提升數(shù)字檔案信息化管理的質(zhì)量，確保數(shù)字檔案的完整性和安全性，避免數(shù)字檔案外泄，保證單位的信息安全。

4.2 構(gòu)建智能化數(shù)字檔案信息服務(wù)系統(tǒng)

建立一個(gè)完善的智能化數(shù)字檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息化管理和提升數(shù)字檔案信息服務(wù)水平的重要舉措。因此，單位必須根據(jù)自身的實(shí)際情況和實(shí)際需求，以用戶的實(shí)際需求為基礎(chǔ)，開(kāi)發(fā)智能化數(shù)字檔案信息服務(wù)系統(tǒng)。并根據(jù)數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，不斷提升智能數(shù)字檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)智能化數(shù)字檔案信息服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范建設(shè)，充分發(fā)揮數(shù)字檔案信息的作用。

4.3 重視檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息化管理，必須重視檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一方面，應(yīng)該建立專門(mén)的數(shù)字檔案管理部門(mén)，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行集中化的管理，與單位內(nèi)各個(gè)部門(mén)之間保持必要的交流和聯(lián)系。另一方面，應(yīng)該建立數(shù)字檔案信息涉密局域網(wǎng)，確保數(shù)字檔案在進(jìn)行傳遞和交流過(guò)程中的安全性和可靠性。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字檔案的信息化管理，對(duì)于單位檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升具有重要的意義。對(duì)此，必須針對(duì)現(xiàn)階段數(shù)字檔案的信息化管理中存在的問(wèn)題，結(jié)合單位的實(shí)際情況，制定與單位相符合的數(shù)字檔案的信息化管理措施。

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收稿日期：2018-6-11

作者簡(jiǎn)介：李 梅（1969-），女，館員，本科，主要從事檔案管理工作。