胡興飛

摘要：傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由工作人員來(lái)完成，由于檔案資料的種類數(shù)量比較多，管理工作是非常復(fù)雜的。使用人工操作的方法不但要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，還不能保證工作的質(zhì)量。在目前的發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理工作也得到了升級(jí)，各個(gè)單位的檔案管理工作都引進(jìn)了現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)行了信息化、智能化建設(shè)，有效提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但是檔案管理屬于一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，需要在升級(jí)的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行鞏固提高，這樣才能保證檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理升級(jí)；鞏固提高；方法

檔案管理工作在得到升級(jí)之后，引入了許多現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，建立了自動(dòng)控制系統(tǒng)，減輕了檔案管理人員的工作壓力，同時(shí)也提高了整體的工作效率。但是在這種工作環(huán)境中，工作人員出現(xiàn)了思想懈怠的現(xiàn)象，過(guò)度依賴自動(dòng)化系統(tǒng)，對(duì)自身工作的責(zé)任性降低，導(dǎo)致出現(xiàn)了許多問(wèn)題。針對(duì)這種現(xiàn)象，檔案部門需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理升級(jí)后的鞏固提高工作的重視，采取有效的措施進(jìn)行處理，從而保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

一、提高工作人員的法律意識(shí)

法律制度在社會(huì)的發(fā)展中有著不可替代的作用，其可以對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行約束，維護(hù)市場(chǎng)的秩序，保證各項(xiàng)工作的順利開展。檔案管理升級(jí)工作想要進(jìn)一步提高工作質(zhì)量，也需要將法律法規(guī)應(yīng)用到相關(guān)工作中，對(duì)單位內(nèi)部秩序進(jìn)行有效管理。許多單位在檔案管理升級(jí)之后，工作人員的工作狀態(tài)發(fā)生了改變，因?yàn)樯?jí)后應(yīng)用了許多現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，不再需要大量的人力物力，降低了管理人員的工作強(qiáng)度，讓檔案管理工作人員的工作變得輕松，這就導(dǎo)致工作人員的精神出現(xiàn)了懈怠，沒(méi)有對(duì)自身的工作進(jìn)行鞏固和完善，而且許多工作人員認(rèn)為自身的工作水平可以滿足檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的要求，認(rèn)為管理水平的提升與自身的工作能力沒(méi)有關(guān)系，這種思想和工作態(tài)度對(duì)檔案管理工作的發(fā)展有著一定的影響。許多工作人員的法律意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有將法律法規(guī)落實(shí)到實(shí)際工作中，這就無(wú)法保證檔案管理工作的質(zhì)量。

從以上內(nèi)容可以了解到，工作人員的法律意識(shí)與檔案管理升級(jí)工作的規(guī)范性有著密切的聯(lián)系，需要在管理的過(guò)程中加強(qiáng)法律意識(shí)的培養(yǎng)，并實(shí)施獎(jiǎng)懲制度，這樣才能提高工作人員對(duì)法律法規(guī)的重視，在工作的過(guò)程中才會(huì)嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行操作。雖然我國(guó)已經(jīng)針對(duì)目前的檔案管理工作出臺(tái)了相關(guān)的法律法規(guī)，但是許多單位卻沒(méi)有將其落實(shí)到實(shí)際工作中，無(wú)法將法律法規(guī)的效用充分發(fā)揮出來(lái)。這就需要相關(guān)單位在開展檔案管理升級(jí)后的鞏固提高工作時(shí)，要加大法律的宣傳力度，提高工作人員的法律意識(shí)，讓法律制度的作用在檔案管理工作中體現(xiàn)出來(lái)，同時(shí)提升檔案管理工作人員的素質(zhì)水平。

二、提高工作人員的工作能力及自身素質(zhì)

工作人員在檔案管理工作中是必要的組成部分，其是各項(xiàng)工作順利開展的保證，同時(shí)其也決定著各項(xiàng)工作的質(zhì)量。要想做好檔案管理升級(jí)的鞏固提高工作，就一定要重視人才的培養(yǎng)，建設(shè)一個(gè)高質(zhì)量、高水平的人才隊(duì)伍。并進(jìn)行工作人員的合理配置，保證每個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。

首先，在人才招聘的過(guò)程中要根據(jù)單位的需求進(jìn)行人才的篩選，要選擇專業(yè)能力強(qiáng)的人才，同時(shí)還要注重人才的素質(zhì)水平和綜合實(shí)踐能力，對(duì)人才進(jìn)行全方位的考慮，確保招聘的人才可以迅速投入到工作崗位中，適應(yīng)單位的工作環(huán)境，保證工作的順利進(jìn)行。

其次，檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，其工作內(nèi)容比較單一，需要檔案管理工作人員擁有足夠的耐心。如果出現(xiàn)老員工離職的情況，新員工不能適應(yīng)檔案管理工作的內(nèi)容，無(wú)法對(duì)檔案信息資料進(jìn)行有效的管理，就會(huì)影響整體的工作速率，而且也不能實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效應(yīng)用，對(duì)其他部門的工作也會(huì)造成影響。所以，檔案部門在進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)之前一定要做好新老員工的交接工作，保證新員工可以熟練操作各項(xiàng)工作，對(duì)檔案工作的鞏固提高也有著促進(jìn)作用。

最后，檔案管理升級(jí)后應(yīng)用了許多現(xiàn)代化的信息技術(shù)和設(shè)備，這就要求工作人員有較高的專業(yè)技術(shù)水平，可以在開展檔案管理工作的過(guò)程中熟練操作各項(xiàng)設(shè)備。相關(guān)單位需要對(duì)工作人員的技術(shù)能力進(jìn)行培養(yǎng)，讓工作人員不斷完善自身，充實(shí)自己，還要重視檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)工作，確保工作人員可以更好的完善檔案管理工作，為檔案管理升級(jí)鞏固提高打下基礎(chǔ)。

三、提高制度應(yīng)用水平

對(duì)于機(jī)關(guān)各立檔單位來(lái)說(shuō)，根據(jù)檔案工作的需求，結(jié)合本部門檔案工作的特點(diǎn)，建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，是實(shí)現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)范化的有力手段。各立檔單位，都應(yīng)建立立卷歸檔、檔案保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、銷毀等項(xiàng)制度以及檔案的分類方案、檔案員崗位責(zé)任制等。同時(shí)要把落實(shí)這些制度同貫徹、實(shí)施《檔案法》聯(lián)系起來(lái)。在檔案管理制度的執(zhí)行過(guò)程中，要批評(píng)有章不循的現(xiàn)象，處理嚴(yán)重違章人員，維護(hù)制度的嚴(yán)肅性。從而，發(fā)揮這些規(guī)章制度在機(jī)關(guān)檔案管理鞏固提高工作中的監(jiān)督和保障作用。

四、提高資料收集水平

每一個(gè)立檔單位都要根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，全面地、分門別類地收集相關(guān)的資料。這樣，不但能豐富檔案資料的內(nèi)容，而且還為輔助檔案提供資料開展利用工作，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。否則，資料殘缺不全，缺檔斷代，不但給利用帶來(lái)無(wú)法克服的困難，而且檔案工作本身也無(wú)法鞏固、提高。根據(jù)單位業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同，可以把特點(diǎn)較鮮明，較集中的檔案分離出來(lái)，設(shè)立不同的檔案管理區(qū)域，由專人負(fù)責(zé)，在“統(tǒng)一組織形式，統(tǒng)一管理制度，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)”的原則指導(dǎo)下，實(shí)行專門管理，滿足不同崗位對(duì)檔案利用的需要。

五、加大檔案開發(fā)力度

首先，要變“看堆守?cái)偂钡姆忾]式被動(dòng)服務(wù)為開放式服務(wù)。有的檔案管理人員工作比較保守，為了管檔案而管檔案，工作范圍狹窄。這些都不利于檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。所以，檔案工作人員要積極深入到單位的業(yè)務(wù)工作中去，主動(dòng)探求檔案資料的需求信息，從而全面而準(zhǔn)確地提供檔案資料。同時(shí)，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，有針對(duì)性地進(jìn)行相關(guān)檔案資料的編研工作，使這種服務(wù)更直接，更條理，更有效。

其次，要抓好年度立卷歸檔工作，對(duì)于各種資料都要定期收集到一起，在年末集中裝訂成卷，使檔案材料門類化、齊全化、規(guī)范化，這樣就能使檔案資料更好地發(fā)揮效用。三是要結(jié)合本部門本行業(yè)的特點(diǎn)，認(rèn)真開展編研工作，對(duì)于現(xiàn)有檔案史料，進(jìn)行挑選、加工、編排和評(píng)價(jià)，發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

結(jié)語(yǔ)：

檔案管理升級(jí)工作的有序開展，不僅是對(duì)勞動(dòng)力及社會(huì)資源的解放，更是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的社會(huì)產(chǎn)物，是提高檔案管理工作的先進(jìn)力量，因此做好后續(xù)的鞏固提高工作對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)是必然的。只有單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)將鞏固提高工作進(jìn)行制度強(qiáng)化及管理，才能為管理工作的高效運(yùn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而保證員工專業(yè)能力的提高及綜合素質(zhì)的培養(yǎng)收到較好成效，使單位的檔案管理升級(jí)工作的鞏固提高得到根本保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉麗梅.淺析如何做好機(jī)關(guān)檔案管理升級(jí)后的鞏固提高工作[J].黑龍江史志，2014（13）.

[2]馮秀玲.淺析如何做好檔案管理升級(jí)后的鞏固提高工作[J].青春歲月，2015（19）.