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        芻議事業(yè)單位檔案工作的目標管理與考評定級

        2018-10-15 09:11:12程彩娥宋尚成
        青年時代 2018年21期
        關鍵詞:檔案管理

        程彩娥 宋尚成

        摘 要:目標管理與考評定級是衡量檔案管理工作內容的重要指標,也是幫助檔案管理工作提升工作質量、增強服務水平的有效方法。文章從檔案管理與考評定級的實際意義出發(fā),對其內容進行分析,并就事業(yè)單位檔案管理考評定級的工作方法展開的全面論述,在強化意識、建立制度、完善方法、搭建平臺、補充硬件、開發(fā)館藏六個方面進行深入的探討,為相關工作提供參考。

        關鍵詞:檔案管理;目標管理;考級評定

        在新形勢下,事業(yè)單位隨著時代的推進不斷向前發(fā)展,檔案工作作為記錄事業(yè)單位發(fā)展點滴的重要工作內容,在事業(yè)單位進行重大決策的制定中發(fā)揮著積極作用。為了使事業(yè)單位檔案工作發(fā)揮出更具時效性的功能,必須通過具體的考評定級與目標管理的方法,實現其職能作用的升級。因此,就應當率先目標管理與考評的具體意義進行探討,以期對其進行更為全面的理解和應用。

        一、檔案工作目標管理與考評定級的意義

        首先,對檔案工作進行考評定級與目標管理,是推動檔案管理水平向著科學化發(fā)展的基礎動力。以往,檔案管理部門由于受到工作性質與傳統方法的制約,不愿與其他部門或是直屬管理層進行溝通,這一點阻礙了其功能性水平的發(fā)揮。而在執(zhí)行考評定級與目標管理之后,對于檔案工作的具體內容有了明確的規(guī)定,這一點,無論是在工作方法還是硬件設施上都有了較高的要求,甚至對于工作人員自身,也必須順應工作內容的升級而不斷的進行學習和深造。

        其次,檔案工作的目標管理與考評定級工作,是促進管理工作標準化規(guī)范化的重要途徑。在國家出臺的“檔案工作目標管理方案”中,對于每一項工作細則都有著明確且具體的要求,并通過嚴格的考評定級對其進行全面的評價,這也使得整個檔案管理崗位的工作標準得到了統一,將規(guī)范化有效的落實到實際工作中。并且,在統一的標準下,激勵著檔案管理工作者,不斷完善自身的工作方法,實現業(yè)務素質與工作經驗的全面提升。

        二、開展事業(yè)單位檔案考評定級工作的有效方法

        (一)加強事業(yè)單位管理層對檔案考評的認識

        事業(yè)單位檔案的內容主要包含內部員工的基本信息以及事業(yè)單位發(fā)展中積累的資源信息,這些內容在事業(yè)單位的發(fā)展進程中起到基礎的指導作用。為了更有效的發(fā)揮出考評定級與目標管理工作的積極作用,必須從領導的意識上進行強化,使其重視檔案考評工作的重要性水平,協調各個相關部門,配合檔案管理部門展開工作[1]。

        同時,管理層可以依據事業(yè)單位自身的實際發(fā)展情況,組織建立檔案管理領導小組,并針對檔案工作的考評定級負起主體責任,使相應的工作內容得到全面且有效的落實。對于考評定級工作中可能發(fā)生的具體問題,影響最大的因素就是相關的管理領導,其決策與意見是控制檔案管理工作落實的重要依據。所以,必須要從管理者的角度出發(fā),首先強化自身對于檔案工作考評定級的理解和認識,通過一系列的組織活動,提升事業(yè)單位內部整體以及相關工作人員與責任人的重視程度,將考評定級的具體工作內容在事業(yè)單位中順利展開,使檔案管理工作的科學性水平得到保證,成為助力事業(yè)單位發(fā)展的重要方法。

        (二)建立完善檔案管理考評定級制度

        制度是保證所有工作順利展開的基本條件,在事業(yè)單位的檔案工作中也不例外。同時,檔案的考評制度,不僅僅是單純的流程環(huán)節(jié),由于檔案工作貫穿事業(yè)單位整體經營運行的性質特點,而體現出整體、綜合性的特質。為了更好的貫徹這項工作,不能僅依靠于檔案管理的工作人員,必須在事業(yè)單位各個部門的全力配合下實現制度的完善。

        建立健全檔案管理的整體網絡,應當率先強調“三個納入”、“四個參與”和“四個同步”,將崗位的責任制與考核制度全面落實。根據事業(yè)單位實際發(fā)展的實際情況,制定出符合事業(yè)單位具體情況的檔案管理辦法,以及與之相配套的考核評定標準內容。在出臺相應檔案管理考核評定策略的同時,要充分聽取一線檔案工作員工的意見和建議,使出臺的制度在內容上體現出合理性特點[2]。

        (三)將事業(yè)單位檔案管理考評管理方法日?;?/p>

        檔案工作的目標管理和考評定級工作的執(zhí)行,必須要對日常的管理內容進行嚴格升級,使其成為檔案工作的常態(tài)化標準,為了有效的實現這一點,應從以下五點內容入手,實現工作方法的升級。

        第一,檔案的及時歸檔。檔案的主要功能,是記錄事業(yè)單位發(fā)展進程中的重要事項和關鍵性資料,為了防止信息丟失和外泄,必須要在完成借閱之后,進行及時的整理并在第一時間進行歸檔,以便以后開展工作時能更好的展開查閱。

        第二,對到期檔案的及時鑒定和處理。在檔案的庫藏中,會有檔案由于年限原因,超出了保存期限,這時就需要專業(yè)的鑒定小組對其內容進行科學的鑒定。如仍需進行保存的檔案,應當對其保存期限進行重新劃定,而失去保存價值,又超過保存期限的檔案,需進行登記存檔,然后按照流程填寫銷毀清冊。

        第三,檔案借閱手續(xù)的完整性。在對檔案進行查閱的過程中,應由專門的工作人員對其進行等級管理,對于禁止外借的檔案內容,只能在當場進行查閱,如有特殊情況,需辦理相關的借閱手續(xù),以供發(fā)生檔案遺失事件時進行查詢。

        第四,完善工作內容,強調內容更新。從事檔案工作的管理人員,要注意檔案內容的有效更新,定期的對事業(yè)單位內部檔案進行查閱,使存檔內容的時效性水平得到保障,提升檔案對于事業(yè)單位管理的指導作用。

        第五,檔案內容的全面性,以及數據資料的準確性。在檔案管理工作建立臺賬時,應當注意強化檔案工作的連續(xù)性水平,每隔一個生產周期,都要定期的對自身的工作內容作出考評定級,并在不間斷的基礎上,鞏固存儲信息的準確性水平。通過嚴格的管理內容、常態(tài)化的考評定級,可以有效地提升事業(yè)單位檔案工作進行的連續(xù)性和可靠性,實現目標管理[3]。

        (四)搭建數字化檔案管理考評定級平臺

        對于檔案工作的目標管理與考評定級,必須借助當前先進的信息化網絡,迎合時代的發(fā)展進程,使具體的檔案工作也享受到到信息化帶來的先進性和開放性。切實以超前介入、全程追蹤、集中儲存、分類管理、信息檔案化、檔案儲存數字化為工作指導和前進方向。

        首先,事業(yè)單位要對內部信息進行系統化的整合,在完成檔案的分類歸檔工作之后,上傳到相應的數字化網絡管理平臺當中,在先進網絡技術的支持下,將公司各個功能部門的信息資源有效的串聯在一起。

        其次,在進行檔案網絡平臺建設中,要有專門的技術人員對網絡信息進行維護管理,保證網絡平臺中信息的時效性水平,并定期對內容盡行更新。

        由此不難看出,建立數字化的網絡檔案平臺,不僅可以發(fā)揮出檔案管理工作自身的服務功能,也可以使具體的目標管理與考評定級工作的作用得到有效的發(fā)揮。在促進事業(yè)單位內部信息交流的同時,有效的節(jié)省了檔案工作在人力、財力、物力上的消耗,提高了檔案管理資源利用效果。

        (五)完善檔案管理硬件設施,強調管理科學化

        為了實現檔案工作目標管理以及考評定級,必須加強檔案工作的配套硬件設施建設水平,用更加科學的方法對檔案室進行管理,而這一點也是提高檔案管理水平的基礎性條件。

        首先,事業(yè)單位要安排專人,定期對檔案室進行清掃,保證檔案存儲空間的整潔。其次,事業(yè)單位在設定檔案室規(guī)模時,要以自身的實際情況確定其面積水平,如條件水平允許,必須對檔案存儲室的各功能區(qū)域進行區(qū)分,將存儲、閱覽、辦公空間分開。第三,在檔案存儲空間內,必須配備必要的防火、調溫、干燥設備,利用滅火器、空調、干燥劑等材料對溫度、濕度進行調節(jié),并對可能發(fā)生的災害進行全面的預防。同時在完善設施建設的過程中,還應當強化防盜設施的安裝,不僅對檔案室進行管理,也要對電子檔案存儲系統進行防護,使公司的信息安全得到保證。

        (六)拓寬檔案館藏內容,實現綜合利用

        事業(yè)單位的檔案信息資源中,蘊含著豐富的社會、經濟效益,是事業(yè)單位在歷史發(fā)展進程中積累得來的巨大財富[4]。因此,事業(yè)單位要增加對于檔案館藏的開發(fā)力度,通過建立檔案電子名錄,使管理工作更加便捷。

        同時,為了更有效的開發(fā)出積累檔案館藏的功能性作用,可以在事業(yè)單位的內部推廣并使用網上調閱的方法,進行檔案查詢,并根據實際情況,開發(fā)遠程電話調閱的功能,使對于檔案資源的利用,不再受到來自時間與空間條件的限制,讓檔案管理發(fā)揮出更顯著的作用,在完成目標管理與考評定級任務的同時,體現出對于事業(yè)單位發(fā)展的指導作用。另外,還要在事業(yè)單位的各個不同部門之間形成檔案信息資源的互通,搭建信息快速交互的多種平臺與途徑,保證同一資料在相同時間能被重復查閱。

        三、總結

        在市場經濟日趨激烈的今天,同行業(yè)中的競爭為事業(yè)單位的內部管理提出了更高的要求。在檔案工作中執(zhí)行考評定級與目標管理的方法,對于促進事業(yè)單位的長效發(fā)展有著十分重要的積極作用,通過意識、制度、方法、平臺、設備、館藏等多方面的升級,使檔案管理工作向著現代化、科學化又邁進了一大步,在常態(tài)化的執(zhí)行中成為了事業(yè)單位發(fā)展的重要推動力量。

        參考文獻:

        [1]李志芬.加強檔案信息化建設 加速提升檔案信息化進程[J].民營科技,2018(07):162.

        [2]王建玉.大型國企轉型升級過程中檔案管理實踐分析[J].浙江檔案,2017(12):59.

        [3]吳雅鳴.互聯網時代檔案管理信息安全保障體系建設研究[J].蘭臺內外,2017(06):20-21.

        [4]蘇國鵬.事業(yè)單位檔案管理存在的問題和方法對策[J].科技創(chuàng)新導報,2016,13(35):131-132.

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