李菲

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用日益廣泛，各個(gè)領(lǐng)域的工作逐漸實(shí)現(xiàn)電子化辦公。我們的生活也是每時(shí)每刻都依賴于網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享，網(wǎng)絡(luò)信息資源的特點(diǎn)是無(wú)國(guó)界、無(wú)主管性、無(wú)法律約束和無(wú)防設(shè)性，網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性給我們生活、學(xué)習(xí)、辦公帶來(lái)方便的同時(shí)，也給我們的生活帶來(lái)了一定的隱患和巨大的風(fēng)險(xiǎn)。尤其是電子檔案的出現(xiàn)，檔案的管理也逐漸從原先的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案。電子版檔案的可復(fù)制性、可傳輸性、可共享性的優(yōu)點(diǎn)更好的彌補(bǔ)了紙質(zhì)版檔案的難存儲(chǔ)、難查閱、易破損、不耐水耐火耐蟲(chóng)和占空間的缺陷，使的很多單位的檔案管理工作都逐步實(shí)現(xiàn)了電子化操作。檔案的電子化管理提高了住房公積金管理部門的工作效率。但同時(shí)，鑒于電子版檔案的缺點(diǎn)，例如易丟失、易更改以及被黑客盜取有價(jià)值的信息而造成泄露，這就讓我們的住房公積金的財(cái)產(chǎn)安全受到一定的威脅。這就需要在對(duì)公積金管理方面的電子檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時(shí)來(lái)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。那么如何加強(qiáng)住房公積金管理部門電子檔案的管理，成為住房公積金管理部門檔案管理工作的一大挑戰(zhàn)。

一、公積金檔案管理的重要性

公積金檔案管理是對(duì)住房公積金的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理工作的基礎(chǔ)，是保存和辦理住房公積金檔案的重要部門機(jī)構(gòu)。公積金檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，因?yàn)檫@些均是經(jīng)辦人和當(dāng)事人留存的歷史資料。留存的公積金檔案最重要的一個(gè)作用是當(dāng)經(jīng)辦人變動(dòng)了，且當(dāng)事人記憶不清晰以及相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行查詢時(shí)，留存的公積金檔案就可以作為一個(gè)重要的憑據(jù)，可以避免不必要的糾紛，進(jìn)行相應(yīng)的正當(dāng)處理，使管理合法化，將風(fēng)險(xiǎn)降到最低點(diǎn)。

二、公積金電子檔案的特性

公積金的管理政策和管理的規(guī)范性直接與廣大人民群眾的住房條件和住房狀況有著直接的關(guān)系，這關(guān)乎著廣大人民群眾的民生問(wèn)題，是構(gòu)建和諧社會(huì)的重要一環(huán)。住房公積金檔案的管理工作直接與職工的利益和繳存單位的利益有著密切的關(guān)系，既要承擔(dān)住房公積金管理機(jī)構(gòu)正常業(yè)務(wù)，還要保證住房公積金管理工作的質(zhì)量。公積金電子檔案作為檔案中的一種，與紙質(zhì)版檔案具有一樣的特點(diǎn)，也有它自身獨(dú)有的特點(diǎn)。一是電子版檔案與紙質(zhì)版檔案存儲(chǔ)信息的介質(zhì)不同。紙質(zhì)版檔案主要是印刷在紙張上，紙張版的檔案可以保存的時(shí)間更長(zhǎng)久一些，但紙質(zhì)版的檔案要占的空間較大，查閱困難，轉(zhuǎn)移不便，更重要的是不耐火耐水耐蟲(chóng)，也易造成檔案的丟失。而電子檔案主要是存儲(chǔ)記錄在于計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器件中，例如計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)U盤(pán)、固定硬盤(pán)等等。這些存儲(chǔ)器一般容量較大，可以容納下大量的文件信息。比如一個(gè)光盤(pán)可以存儲(chǔ)的內(nèi)容相當(dāng)于7萬(wàn)頁(yè)的紙質(zhì)版的內(nèi)容。跟紙質(zhì)版的檔案相比，電子版檔案的成本更低，所占的空間更小，也更利于環(huán)保。但是因其是依賴于網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，有些內(nèi)容也會(huì)因?yàn)榇鎯?chǔ)時(shí)間長(zhǎng)久而丟失。二是電子版檔案的轉(zhuǎn)移交接方式不同于紙質(zhì)版。檔案的管理過(guò)程中肯定是避免不了檔案在不同部門之間的轉(zhuǎn)移翻閱。紙質(zhì)檔案受空間距離的影響，在進(jìn)行大量檔案移交遞送時(shí)，一般需要花費(fèi)一定的時(shí)間和人力物力去對(duì)檔案進(jìn)行完好無(wú)損的轉(zhuǎn)移。而電子檔案的移交遞送就相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單了，例如一些需要保密的檔案可以用光盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行粘貼復(fù)制進(jìn)行移交。不需要保密的檔案可以直接通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行簡(jiǎn)單傳輸即可完成，而且傳輸速度非?？?，根本不需要花費(fèi)人力物力去移交，可以說(shuō)節(jié)省了大量的人力物力。三是電子檔案的查閱檢索方式與紙質(zhì)版的不同。紙質(zhì)版的檔案因?yàn)槭且蕾囉诩垙?，?duì)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行歸檔整理就是一個(gè)較大的工作量。整理歸檔后進(jìn)行檔案的查閱通常就需要依靠人工來(lái)進(jìn)行翻閱查找了，這個(gè)過(guò)程是非常耗時(shí)費(fèi)力的，尤其是一些歷史年代比較久遠(yuǎn)的檔案，查閱起來(lái)更加的麻煩。而電子檔案一般之間在存儲(chǔ)的相應(yīng)文檔里進(jìn)行檢索查閱就行，是非常省時(shí)省力的。

三、目前公積金電子檔案管理中存在的問(wèn)題

公積金電子檔案因其獨(dú)有的特性，給我們檔案部門的管理帶來(lái)方便的同時(shí)，也存在著新的挑戰(zhàn)和新的問(wèn)題。

（一）公積金電子檔案的安全性問(wèn)題

電子檔案存在著雙面性，正因?yàn)殡娮訖n案的成本更低，所占的空間更小，也更利于環(huán)保等特點(diǎn)而更為廣泛應(yīng)用，但同時(shí)也正因?yàn)楸憷远哂懈蟮陌踩┒磫?wèn)題。其安全性主要是受“病毒感染”和網(wǎng)絡(luò)攻擊。“病毒的感染”是文檔損害最常見(jiàn)的問(wèn)題，因?yàn)殡娔X病毒感染會(huì)連環(huán)破壞儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的文檔。其次是網(wǎng)絡(luò)攻擊問(wèn)題。公積金檔案可以說(shuō)是重要性較大的檔案，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)重要文件的攻擊性較大，從而導(dǎo)致檔案內(nèi)容損害或泄露，給檔案當(dāng)事人造成經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)損失。

（二）公積金電子檔案的保存問(wèn)題

電子檔案主要是存儲(chǔ)記錄在計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器件中，例如計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)U盤(pán)、固定硬盤(pán)。但這些存儲(chǔ)器件的使用壽命不夠長(zhǎng)久，制造硬盤(pán)的材料都是一些穩(wěn)定性差，遇熱遇火極易發(fā)生損害的材料。這些硬盤(pán)最多可以保存的時(shí)間大概是5-6年，相對(duì)于可保存上千百年的紙質(zhì)版檔案來(lái)說(shuō)，保存壽命極其短。其次是電子檔案的讀取和使用依賴于計(jì)算機(jī)和軟件，一般存儲(chǔ)文件的計(jì)算機(jī)不能用的情況下，電子檔案也就無(wú)法讀取了。

四、解決公積金電子檔案風(fēng)險(xiǎn)性問(wèn)題的方法

（一）妥善保存電子檔案的存儲(chǔ)器件

電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備主要受溫度和濕度的影響較大，因此在保存的時(shí)候應(yīng)該選擇一個(gè)合適的保存環(huán)境，要避免強(qiáng)光照射、避免塵土堵塞、要避免強(qiáng)烈磁場(chǎng)的干擾，避免劇烈震動(dòng)?？紤]到電子檔案易丟失的特性，因此要不斷的進(jìn)行檢查備份，要在不同電腦和儲(chǔ)存器件上進(jìn)行備份。同時(shí)，要注意這些存儲(chǔ)介質(zhì)的使用期限，定期進(jìn)行檢查，對(duì)于即將達(dá)到使用期限的介質(zhì)，及時(shí)進(jìn)行更換。

（二）提高公積金檔案管理工作的能力和創(chuàng)新性

紙質(zhì)版檔案到電子版檔案的轉(zhuǎn)變也就意味著需要檔案管理工作人員要有管理創(chuàng)新的能力，檔案管理部門要對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行新型檔案管理制度和技術(shù)的培訓(xùn)，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，倡導(dǎo)管理工作內(nèi)容和工作方式的創(chuàng)新性。當(dāng)然，在保持創(chuàng)新的意識(shí)下，也應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案應(yīng)有的管理程序來(lái)進(jìn)行整理歸檔及保存，這樣，才能夠有效避免由于人為因素而導(dǎo)致的檔案遺漏現(xiàn)象發(fā)生，確保文書(shū)檔案的完整性。

五、小結(jié)

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)覆蓋我們生活的各個(gè)角落，我們?cè)谙硎芫W(wǎng)絡(luò)帶給我們便利的同時(shí)也應(yīng)該清醒的對(duì)網(wǎng)絡(luò)保持警惕。尤其是公積金電子檔案的管理，因?yàn)樵摍n案關(guān)乎著廣大人民群眾的經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)安全，在現(xiàn)代公積金管理工作中要不斷將檔案管理制度進(jìn)行完善，從根本上促進(jìn)公積金檔案管理的健康穩(wěn)定發(fā)展。

（作者單位：張家口市住房公積金管理中心）