崔暖

當(dāng)前，由于檔案資料的數(shù)量不斷增長(zhǎng)，社會(huì)分工不斷細(xì)化，各層級(jí)的信息量大而全。加之檔案資源越來(lái)越多，檔案的服務(wù)功能也表現(xiàn)的越來(lái)越明顯，傳統(tǒng)的檔案資料歸納管理方式和方法已經(jīng)越來(lái)越難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)利用的需求。因此，檔案資料的優(yōu)化歸納管理就顯得尤為重要。

一、努力提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

要實(shí)行檔案資料的優(yōu)化歸納管理。一是要提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，包括他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平；二是要加強(qiáng)檔案管理人員的政治學(xué)習(xí)，特別是我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了新時(shí)代，檔案管理人員要以黨的十九大精神為指導(dǎo)，增強(qiáng)黨性修養(yǎng)，提高思想道德素養(yǎng)，進(jìn)而自覺(jué)遵從黨和政府的工作大局；三是要努力學(xué)習(xí)適應(yīng)崗位要求的基礎(chǔ)知識(shí)，不斷深化調(diào)查與研究，進(jìn)一步提升新時(shí)代對(duì)檔案信息的認(rèn)知和需求，持續(xù)歸納總結(jié)與細(xì)化探索，不斷加強(qiáng)管理水平；四是要具備操作計(jì)算機(jī)的能力，不具備操作計(jì)算機(jī)能力的檔案工作人員就不能勝任當(dāng)前檔案管理工作的需要。因此，抓好檔案資料優(yōu)化歸納管理，必須要有一支高素質(zhì)的檔案管理員隊(duì)伍，要加強(qiáng)人才專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，吸收多方面人才，善于發(fā)現(xiàn)人才，不斷壯大和充實(shí)現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的優(yōu)化歸納管理。

二、強(qiáng)化管理制度，建立優(yōu)化管理的新模式

強(qiáng)化檔案管理制度的實(shí)施非常重要，如檔案資料的收集制度，檔案歸檔的范圍規(guī)定，檔案保管期限的制度，檔案保管利用的制度等相關(guān)制度與規(guī)定。上述這些制度與規(guī)定應(yīng)當(dāng)及時(shí)納入單位的崗位職責(zé)和有關(guān)考核辦法當(dāng)中，從而進(jìn)一步提升全員檔案的大局意識(shí)，并要求部門(mén)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)配合檔案部門(mén)進(jìn)行相關(guān)資料的歸檔工作，強(qiáng)化檔案登記與傳遞制度，實(shí)行動(dòng)態(tài)化的檔案關(guān)聯(lián)管理，如發(fā)生遺失應(yīng)當(dāng)及時(shí)查尋并補(bǔ)缺，以確保檔案資料的一致性和完整性。

檔案資料管理工作頭緒繁多，整理難度大，這就要求我們應(yīng)當(dāng)建立符合本單位實(shí)際情況的檔案資料優(yōu)化歸納模式，因而差異化的檔案資料優(yōu)化歸納模式就顯得尤為重要。而檔案、圖書(shū)影音資料的優(yōu)化歸納管理方法是適合現(xiàn)代化檔案管理的新模式。單位對(duì)檔案資料、圖書(shū)影音資料實(shí)行優(yōu)化歸納管理，不僅能夠有效節(jié)約時(shí)間與成本，規(guī)范檔案資料的收納與整理，而且能夠及時(shí)提供更多，更加全面的綜合信息，實(shí)行檔案資料優(yōu)化歸納管理是單位動(dòng)態(tài)管理的必然需求。因此，在落實(shí)檔案管理制度方面，設(shè)定專(zhuān)職檔案工作人員的職責(zé)內(nèi)容，制定檔案借閱守則，檔案保管與保密制度，檔案工作考核辦法等，從制度先行，保障檔案工作的每一步流程有跡可循，確保檔案資料的質(zhì)優(yōu)量明，規(guī)范檔案類(lèi)別與載體的有效統(tǒng)一，以使檔案的立卷、歸檔、保管、移交、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等各環(huán)節(jié)都依據(jù)而行，為實(shí)行檔案資料的優(yōu)化歸納管理工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

三、檔案資料優(yōu)化歸納管理方法

（一）區(qū)分緩急，重點(diǎn)排序

現(xiàn)代檔案管理的主要目的就是檔案為社會(huì)所用，而實(shí)現(xiàn)檔案資料優(yōu)化歸納管理的目的是為了提升檔案的利用效率。綜合性檔案館在實(shí)現(xiàn)檔案資料優(yōu)化歸納管理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)先行確定檔案的重要程度、檔案的內(nèi)容價(jià)值，檔案的利用率，以及檔案的保密等級(jí)，和檔案的開(kāi)放情況，并對(duì)其進(jìn)行排序、篩選。把核心檔案，以及社會(huì)利用程度較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先排序，從而進(jìn)一步提升并規(guī)范檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)格化進(jìn)程和檔案資料社會(huì)利用效率與價(jià)值。

（二）區(qū)分檔次，節(jié)約時(shí)效

著錄過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)把握案卷的三檔分類(lèi)方法：

第一檔，把問(wèn)題簡(jiǎn)單化、價(jià)值性低的檔案進(jìn)行案卷級(jí)別的著錄；

第二檔，把同一卷內(nèi)的多個(gè)文件重復(fù)相同內(nèi)容的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)別的著錄；

第三檔，把重要性文件進(jìn)行文件級(jí)別的著錄。

上述三檔級(jí)別的著錄分類(lèi)方法，在檔案著錄工作中，不僅節(jié)省時(shí)間，提高效率，而且規(guī)范統(tǒng)一著錄條目和錄入條目。

（三）區(qū)分類(lèi)別，提升速率

對(duì)全引目錄案卷，在著錄過(guò)程中，可直接在全引目錄上進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引。對(duì)于具有特殊形式的檔案可使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行名稱(chēng)、時(shí)間、地址等類(lèi)別案卷目錄錄入，再通過(guò)軟件程序統(tǒng)一劃出類(lèi)別號(hào)。利用檔案目錄的原始信息進(jìn)行分類(lèi)能夠減少著錄的環(huán)節(jié)，從而提升著錄的速度和效率。

（四）大數(shù)據(jù)信息，提升數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量

大數(shù)據(jù)信息處理是現(xiàn)代化信息必不可少的技術(shù)，將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理與存儲(chǔ)是強(qiáng)化檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以及檔案多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的必然要求，同時(shí)，也是檔案資料優(yōu)化歸納管理的重要組成部分。

（作者單位：晉冀魯豫烈士陵園管理處）