賈永莉

摘要：辦公自動化系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公與企業(yè)信息網(wǎng)絡結合的一種辦公方式，通過授權方式實現(xiàn)企業(yè)信息分層管理，使信息更加安全， 并使信息共享成為現(xiàn)實。近年來，隨著辦公自動化系統(tǒng)軟件的發(fā)展，越來越多的企業(yè)將其應用于日常辦公管理。本文概述了 OA 辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)信息化過程中的重要作用，著重分析 OA 系統(tǒng)的概念及含義，主流 OA 系統(tǒng)的功能，最后對企業(yè) OA 未來的發(fā)展趨勢作了簡要分析。

關鍵詞：OA 系統(tǒng)； 辦公自動化； 發(fā)展趨勢

隨著信息技術和企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，OA 辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)日常管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，它不僅為企業(yè)創(chuàng)建了數(shù)字化的辦公環(huán)境，降低企業(yè)的辦公成本，更有利于促進企業(yè)內部員工間的溝通交流，提高企業(yè)的辦公效率和管理效率。本文在概述辦公自動化系統(tǒng)功能特點的基礎上，對企業(yè) OA 辦公自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀進行分析，并就 OA辦公自動化系統(tǒng)的未來發(fā)展趨勢進行了展望。

一、辦公自動化系統(tǒng)的概念

辦公自動化，也就是 OA（ Office Automation） ，是指利用互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機技術、通信技術、管理科學等一些先進的科學技術，使企業(yè)人員的部分或全部辦公業(yè)務流程活動物化于人以外的現(xiàn)代化的電子辦公設備中。它使企業(yè)人員之間方便快捷地進行信息共享，高效地協(xié)同工作，最大限度地提高辦公效率，提高辦公質量，改善辦公環(huán)境和條件，減少辦公周期，使用科學的管理方法，借助先進的科學技術，輔助企業(yè)進行決策，提高企業(yè)管理和決策的現(xiàn)代化和科學化水平，以實現(xiàn)企業(yè)辦公活動的自動化和科學化。OA 辦公自動化這一術語是由 D·S 哈特于 1936 年首先提出的。在我國，OA 辦公自動化是在 1985 年首次辦公自動化規(guī)劃討論會議上提出的，迄今已有 30 多年的發(fā)展歷程。伴隨著計算機科學技術的迅猛發(fā)展、網(wǎng)絡的快速普及以及硬件價格成本的不斷下降，現(xiàn)在計算機已經(jīng)成了人們工作和生活的必需品，人們已經(jīng)熟練利用計算機進行日常事務處理，在這種背景下，辦公自動化系統(tǒng)得到了快速、持續(xù)的發(fā)展，經(jīng)歷了第一代主要以公文處理、檔案管理為中心，第二代主要以工作流模式為中心，第三代主要實現(xiàn)淺層次的、局部的協(xié)同辦公的過程。

第四代實現(xiàn)集信息處理、業(yè)務流程、知識管理和集成擴展為一體的新型 OA 系統(tǒng)，“知識管理”為其核心理念。

二、辦公自動化系統(tǒng)的核心功能

（ 一） 工作流管理。工作流可以說是 OA 辦公自動化系統(tǒng)最核心的功能了，是企業(yè)協(xié)同辦公的基礎，整個 OA 辦公自動化系統(tǒng)可以說是由工作流支撐起來的。它就像人體中的血液一樣，貫穿整個機體的各個器官。工作流貫穿 OA 辦公自動化系統(tǒng)的門戶空間引擎、表單流程引擎、消息通知引擎、數(shù)據(jù)引擎等等，組成了“系統(tǒng)框架 + 應用功能組件 + 信息定制平臺”的架構模型，能夠在縱向上持續(xù)快速地升級，在橫向上不斷整合更多其他應用，支持企業(yè)信息化的可持續(xù)發(fā)展。

因此，對工作流的理解不能僅僅局限在流程的機制和運轉狀況上，還要關注它對其他模塊和子系統(tǒng)的貫穿效果以及持續(xù)進行擴展的能力。對于企業(yè)而言，工作流描述了企業(yè)的一個或者幾個具體的業(yè)務流程，實現(xiàn)了自動進行業(yè)務過程的部分或者全部。利用信息技術在組織用戶之間，按照事先定制好的某種規(guī)則自動傳遞任務、文檔或者信息，以實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務辦公活動的科學化和自動化。

（ 二） 知識管理。知識管理是 OA 辦公自動化系統(tǒng)的另一個主要功能，它是幫助使用者管理個人、單位的文件、公文以及審批流轉的各種信息，并提供相應的編輯，借閱，共享，轉發(fā)等操作，可以進行顯性知識和隱性知識的捕獲、積累、共享、檢索、利用和創(chuàng)新，使知識成為生產(chǎn)力。

（ 三） 操作界面和用戶體驗。相比而言，操作界面在 OA系統(tǒng)核心功能中分量并不算重，但卻是系統(tǒng)展現(xiàn)給用戶的“臉面”。隨著近些年人們對用戶體驗的重視，OA 系統(tǒng)也越來越人性化。對于普通用戶來說，可以對個人空間做個性化配置，對于管理用戶來說，可以方便地進行管理和維護，這些功能不僅方便人們日常辦公，同時有著良好的用戶體驗。

（ 四） 應用擴展集成。隨著企業(yè)信息化的逐年發(fā)展，越來越多的應用軟件應運而生，如何將這些軟件應用進行整合，統(tǒng)一到一個平臺上來，對于用戶而言，避免重復的操作以便提高工作效率，OA 辦公自動化系統(tǒng)應具備必要的應用擴展集成能力，如單點登錄集成，短信接口集成，視頻會議系統(tǒng)集成，移動終端應用集成等。

三、企業(yè) OA 系統(tǒng)的未來發(fā)展趨勢

（ 一） 系統(tǒng)智能化。未來的企業(yè) OA 辦公自動化系統(tǒng)通過與其他信息系統(tǒng)的集成，將有效地把企業(yè)信息資源進行融合，更智能地為企業(yè)管理層決策提供依據(jù)。OA 辦公自動化系統(tǒng)的智能化程度主要由以下兩個方面決定，一方面系統(tǒng)是否具有操作簡單而功能強大的企業(yè)信息平臺，它可以提供完全可視化操作的信息平臺構建方法和系統(tǒng)維護工具； 另一方面是在基于互聯(lián)網(wǎng)技術的信息平臺系統(tǒng)上，實現(xiàn)與企業(yè)其他應用系統(tǒng)的集成程度，打破企業(yè)內部應用孤島和信息孤島。

（ 二） 企業(yè)知識庫。知識管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理經(jīng)營的一種全新模式。通過企業(yè)統(tǒng)一的信息管理平臺，幫助使用者管理個人、單位的文件、公文以及審批流轉的各種信息，并提供相應的編輯，借閱，共享，轉發(fā)等操作，可以進行顯性知識和隱性知識的捕獲、積累、共享、利用和創(chuàng)新，使知識成為生產(chǎn)力。

（ 三） 人性化。不論什么應用系統(tǒng)，最終的使用用戶都是人，OA 系統(tǒng)更是如此。隨著 OA 系統(tǒng)功能的不斷擴展，與其他系統(tǒng)集成的不斷深入，使用也會越來越復雜。因此，未來的 OA 辦公自動化系統(tǒng)在滿足企業(yè)員工正常應用的前提下，應盡量簡潔方便易于操作。人性化設計是 OA 辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展的目標，其目的是實現(xiàn)“以人為本”的科學管理理念。

四、結語

隨著企業(yè)信息化建設的不斷深入，先進科學技術的不斷創(chuàng)新發(fā)展，企業(yè) OA 辦公自動化系統(tǒng)的內涵將會不斷擴展豐富，系統(tǒng)功能將更加完善。不管將來 OA 系統(tǒng)如何發(fā)展，對于企業(yè)應用而言，都是將辦公自動化系統(tǒng)打造得更加“平臺化”、“網(wǎng)絡化”、“人性化”、“智能化”。服務于企業(yè)，讓員工能夠及時溝通業(yè)務，相互協(xié)作，為企業(yè)決策提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。優(yōu)化企業(yè)業(yè)務流程，促進企業(yè)各部門內、部門間的實時、高效、協(xié)同工作，最終提高企業(yè)的市場競爭力。企業(yè)實現(xiàn)OA 辦公自動化系統(tǒng)的程度已經(jīng)成為了衡量其現(xiàn)代化管理以及信息化應用的重要標準之一。

參考文獻：

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