王志軍

Excel是使用頻率非常高的辦公軟件之一，這里介紹幾條職場(chǎng)實(shí)際中經(jīng)常會(huì)涉及的操作技巧：

技巧一：限制重復(fù)錄入

實(shí)際工作中，往往會(huì)要求限制重復(fù)的錄入，此時(shí)可以借助數(shù)據(jù)驗(yàn)證實(shí)現(xiàn)這一要求：選擇需要限制重復(fù)錄入的單元格區(qū)域，切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，在“數(shù)據(jù)工具”功能組依次選擇“數(shù)據(jù)驗(yàn)證一數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，打開(kāi)“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框，切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下拉列表選擇“白定義”，如圖1所示，在下面的文本框輸入“=COUNTIF（B$1：B1，B1）=1”，確認(rèn)之后關(guān)閉對(duì)話框。

以后，當(dāng)重復(fù)錄入名單時(shí)，會(huì)彈出警告框，從而可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。

技巧二：不使用公式實(shí)現(xiàn)中國(guó)式排名

有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)要求將數(shù)據(jù)使用中國(guó)式排名的方式，即并列排名不占名稱。借助數(shù)據(jù)透視表可以不使用公式實(shí)現(xiàn)中國(guó)式排名。

例如圖3所示的數(shù)據(jù)表，插人數(shù)據(jù)透視表，將“姓名”字段拖拽到“行”區(qū)域，將“成績(jī)”字段拖拽到“∑值”區(qū)域進(jìn)行求和，再次將“成績(jī)”字段拖拽到“∑值”區(qū)域進(jìn)行求和，也就是顯示“成績(jī)2”；右擊打開(kāi)“成績(jī)2”的“值字段設(shè)置”對(duì)話框，切換到“值匯總方式”選項(xiàng)卡，將計(jì)算類型設(shè)置為“最大值”，切換到“值顯示方式”選項(xiàng)卡，選擇“降序排列”，此時(shí)看到的就是圖4所示的中國(guó)式排名效果了。

技巧三：合并單元格添加連續(xù)序號(hào)

很多時(shí)候，我們需要在圖5所示的A列為合并單元格添加連續(xù)的序號(hào)，由于實(shí)際數(shù)據(jù)的繁復(fù)性，手工添加序號(hào)既麻煩而且也不利于后期的更新，此時(shí)可以借助公式實(shí)現(xiàn)。

選擇A列相應(yīng)的合并單元格區(qū)域，在編輯欄輸入公式“=MAX（A$1：A1）+1”，這里的MAX函數(shù)可以返回一組數(shù)值中的最大值，“+1”可以保證序號(hào)的連續(xù)性，按下“Ctrl+Enter”組合鍵，隨后就可以看到連續(xù)序號(hào)效果。