程曉麗

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)階段的人事管理逐漸朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。人事檔案數(shù)字化是一種創(chuàng)新，它將檔案的收集與管理和數(shù)字化技術(shù)有機(jī)結(jié)合，并實(shí)現(xiàn)了對(duì)于檔案的多維度管理，本文將針對(duì)人事檔案數(shù)字化為人事管理工作所到來的作用進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：人事檔案；數(shù)字化；人事管理；重要性

引言

人事檔案中所包含的內(nèi)容非常廣泛，不僅包括個(gè)人經(jīng)歷，同時(shí)也是組織對(duì)個(gè)人進(jìn)行全面評(píng)估的參考。目前，我國人事檔案信息管理還存在著一定的滯后性，需要對(duì)這些影響人事檔案管理效率的因素進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)人事檔案數(shù)字化管理和建設(shè)進(jìn)行探討，以促進(jìn)人事檔案管理效率的提升。

1、人事檔案管理簡述

作為企業(yè)選拔與錄用人才重要依據(jù)的人事檔案管理，是人事工作的重要組成部分，他貫穿于整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行當(dāng)中，不僅對(duì)于員工過去的技術(shù)與能力，人品與性格進(jìn)行詳細(xì)記錄，而且對(duì)現(xiàn)實(shí)中員工的當(dāng)前表現(xiàn)進(jìn)行匯總。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式依賴于紙質(zhì)的載體進(jìn)行記錄，由于工作量巨大而且需要手工整體，容易出現(xiàn)管理不及時(shí)以及延后的問題，導(dǎo)致許多環(huán)節(jié)無法達(dá)到預(yù)期要求。而新型的數(shù)字化人事管理模式則依賴于信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)人事檔案的工作全過程進(jìn)程動(dòng)態(tài)化的監(jiān)控，并及時(shí)記錄與控制，真正實(shí)現(xiàn)了流程的合理化。人事檔案管理在不斷的發(fā)展中完善，有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體發(fā)展到如今的數(shù)字化系統(tǒng)，這是人事檔案管理的創(chuàng)新，人事管理數(shù)字化的提出簡化了對(duì)于檔案收集整理、統(tǒng)計(jì)傳遞以及保存共享等工作內(nèi)容，通過網(wǎng)絡(luò)的便捷性，告別了傳統(tǒng)紙質(zhì)查閱的復(fù)雜工作，對(duì)于提高人事檔案管理效率具有重要作用。人事檔案的數(shù)字化管理是中組部提出并在全國范圍內(nèi)推廣的，目的在于整治不正之風(fēng)，打擊違法犯罪以保證人事檔案管理工作中的公平與公正，解決大難管理過程中的不足之處。

2、人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

2.1技術(shù)更新?lián)Q代較快

人事檔案的數(shù)字化管理對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、技術(shù)以及軟件的依賴性是較大的。在實(shí)際情況中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)速度非常快、計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新?lián)Q代也較快，使得計(jì)算機(jī)軟件、硬件系統(tǒng)之間很可能會(huì)出現(xiàn)不匹配的情況，使得部分文件無法有效讀取，當(dāng)人們需要調(diào)取相關(guān)資料的時(shí)候，則會(huì)導(dǎo)致資料不全，無法獲得精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，影響了人事檔案管理的效率。

2.2檔案管理數(shù)字化專業(yè)素質(zhì)的缺乏

在實(shí)際工作中，檔案管理往往處于企業(yè)或者部門的邊緣化，這種狀態(tài)已經(jīng)成為了檔案管理工作的常態(tài)。每個(gè)需要用到檔案的人都認(rèn)為檔案很重要，但是用過就會(huì)忘。因此許多單位的領(lǐng)導(dǎo)階層不重視檔案工作。人事檔案是我國重要的信息資源，但是相應(yīng)的從業(yè)人員由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，也對(duì)自身的數(shù)字化素質(zhì)的提升不重視，檔案管理工作人員不能良好的應(yīng)用數(shù)字化管理設(shè)備軟件，就導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的推動(dòng)受到了較大的阻礙。在這種領(lǐng)導(dǎo)不重視，員工不積極的背景下，我國檔案管理工作數(shù)字化的進(jìn)程也就變得十分的緩慢。因此相關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)該積極的充實(shí)自身的業(yè)務(wù)能力，立足于未來發(fā)展，全面適應(yīng)檔案管理數(shù)字化的到來。

2.3檔案信息管理安全問題

在信息化時(shí)代，數(shù)字化管理方式為管理工作帶來很大方便，但是其中也存在著一定的檔案信息管理安全問題。在網(wǎng)絡(luò)背景下，大量的電腦病毒已經(jīng)對(duì)數(shù)據(jù)安全造成威脅。雖然電腦中都會(huì)安裝殺毒軟件，但是并不能夠完全阻止計(jì)算機(jī)病毒的入侵和傳播。此外，電腦黑客惡意攻擊也會(huì)導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的缺失和丟失，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)的安全性受到了非常大的考驗(yàn)。

2.4數(shù)字化建設(shè)成本高，電子原件標(biāo)準(zhǔn)不一致

在進(jìn)行管理的過程中，檔案管理人員需要進(jìn)行仔細(xì)的辨別，去除虛假檔案，保留真實(shí)檔案，要在日常工作中做到取之有章，拒之有理，確保人事檔案管理工作的正常運(yùn)行，確保每份檔案都是真實(shí)有效的。但是由于現(xiàn)階段大量的檔案管理工作，例如年度考核表、學(xué)籍檔案等等材料的入檔，都需要進(jìn)行相應(yīng)的鑒別，這就讓人事檔案管理工作量變得很大，并且由于需要確保相應(yīng)檔案內(nèi)容的完整性，還需要進(jìn)行編號(hào)、加頁碼等，這就讓工作變得更加繁瑣。其次，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，一些電子原件的標(biāo)準(zhǔn)不一致，很難保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量，因此需要相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范。

3、人事檔案數(shù)字化管理工作措施

3.1遵守紀(jì)律，強(qiáng)化保障

人事檔案數(shù)字化管理能夠保障檔案管理的安全問題，由于檔案管理的復(fù)雜性以及較高的安全要求，對(duì)于檔案的受力、查閱等管理過程，都應(yīng)該采取相應(yīng)的措施，避免可能出現(xiàn)的問題，如檔案遺失等，這將對(duì)檔案管理系統(tǒng)造成很大的影響，應(yīng)根據(jù)國家的相關(guān)政策與要求，對(duì)檔案管理過程中的安全隱患進(jìn)行排查，并建立網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)機(jī)制，才能有效保證人事檔案信息的安全性。

3.2領(lǐng)導(dǎo)重視檔案數(shù)字化，加大投入完善建設(shè)

就目前而言，我國檔案管理工作在各個(gè)部門依舊處于邊緣化的趨勢，因此想要領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理數(shù)字化，就應(yīng)該從上至下的進(jìn)行積極的改變。只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理數(shù)字化，才能夠?qū)⑾鄳?yīng)的檔案信息逐漸的轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息進(jìn)行儲(chǔ)存，但是由于我國檔案工作量比較大，這種信息轉(zhuǎn)化很顯然不是一次工作就能進(jìn)行的，因此在數(shù)字化檔案建設(shè)的過程中，應(yīng)該加大投入力度，將精力放在軟件開發(fā)、檔案管理平臺(tái)搭建等方面進(jìn)行。這些都是需要相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重視并且推動(dòng)的。將檔案管理工作有計(jì)劃、有重點(diǎn)的進(jìn)行逐步實(shí)施，就能夠逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動(dòng)化和信息化，讓整個(gè)檔案管理信息能夠在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)共享化，極大的提升檔案管理工作的效率。

3.3健全機(jī)制，自上而下推進(jìn)數(shù)字化人事管理進(jìn)程

要有效改變當(dāng)前干部人事檔案的管理現(xiàn)狀，人事檔案管理部門就需要?jiǎng)?chuàng)建一套符合單位服務(wù)理念，并且適合組織人事部門實(shí)際需要的檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，建立健全相關(guān)規(guī)章制度，例如：建立文件檢索、檔案查閱審批制度，用戶責(zé)任權(quán)限制度，數(shù)字化監(jiān)督保密制度，安全管理制度等。通過建章立制加強(qiáng)對(duì)檔案的數(shù)字化管理，自上而下使干部人事檔案管理工作真正走向效率化的運(yùn)行軌道。

3.4提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，全面促進(jìn)檔案管理工作革新

檔案管理人員是檔案管理的首要執(zhí)行者，因此在進(jìn)行相應(yīng)人員的培訓(xùn)過程中，應(yīng)該注重其自身數(shù)字化素質(zhì)的提升，在建設(shè)信息化、數(shù)字化檔案的過程中，對(duì)于相應(yīng)的管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求會(huì)變得更高，因此在新形勢下的檔案管理工作人員，應(yīng)該積極的改變自身組織，建立完善的自我發(fā)展計(jì)劃以適應(yīng)逐漸改變的檔案管理工作方式。并且，在檔案管理工作中，應(yīng)該建立起相應(yīng)的專業(yè)能力提升系統(tǒng)，通過人才的引進(jìn)和自身人才的培養(yǎng)，全面提升現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這樣不僅僅能夠讓精通人事檔案管理專業(yè)技能的人員能夠從事相關(guān)工作，還能夠具有信息技術(shù)相關(guān)能力，從而不斷的提升檔案管理人員的綜合專業(yè)知識(shí)水平，改善工作人員的知識(shí)構(gòu)架，以更好、更高的專業(yè)能力來適應(yīng)數(shù)字化檔案管理。

結(jié)語

綜上所述，人事檔案的數(shù)字化管理的出現(xiàn)，是信息管理的重要?jiǎng)?chuàng)新，他對(duì)于檔案管理的流程以及管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)提出了更高的要求，規(guī)范了檔案管理的步驟與算法，簡化了管理流程，保證了其的安全性與高效性，同時(shí)提高了管理人員的專業(yè)技能與管理水平，人事檔案數(shù)字化有效的增強(qiáng)了人事檔案的全面能力，為人事管理工作的進(jìn)行提供了良好的基礎(chǔ)條件。

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