張雅君 李澤鋒

摘要：本文依據(jù)新修訂的《會計檔案管理辦法》，《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等檔案行業(yè)標(biāo)準，引入全生命周期管理思想，以電子發(fā)票的電子屬性與電子簽名等構(gòu)成其核心元數(shù)據(jù)，提出捕獲前應(yīng)實施嚴格的前端控制，捕獲中采取系統(tǒng)自動捕獲與嵌入兩種方式。

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票核心元數(shù)據(jù)捕獲

電子發(fā)票作為電子會計資料中一個重要的支付憑證，必將歸檔作為電子會計檔案進行保存，但存在著歸檔后的真實性保障問題。本文依據(jù)新修訂的《會計檔案管理辦法》、財政部《財政電子票據(jù)管理基本流程》、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）等，引入全生命周期的管理思想，將財政部門、開票單位、繳款單位三方對電子發(fā)票的管理通過元數(shù)據(jù)建立有機聯(lián)系，研究電子發(fā)票核心元數(shù)據(jù)的構(gòu)成，提出核心元數(shù)據(jù)的捕獲策略。

一、電子發(fā)票生成流程

電子發(fā)票從制樣開始，經(jīng)歷賦碼、開具、傳輸查驗、入賬和歸檔等流程環(huán)節(jié)，有財政部門、開票單位、繳款單位三方參與其中，都需要對電子發(fā)票進行歸檔與管理。其中，財政部門歸檔作為備查依據(jù)，開票單位歸檔作為記賬依據(jù)，繳款單位歸檔作為報銷憑據(jù)。也就是說，同一份電子發(fā)票應(yīng)在三個機構(gòu)進行歸檔，需要“分別按照《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定進行歸檔，形成符合長期保管要求的電子會計檔案”。[1]

二、電子發(fā)票核心元數(shù)據(jù)構(gòu)成

元數(shù)據(jù)管理有助于保證電子文件的真實性、完整性、可靠性、可用性，保障電子文件的證據(jù)特性，這一觀點已是學(xué)界的共識。新《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定，“電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定”。[2]

（一）電子發(fā)票核心元數(shù)據(jù)構(gòu)成

目前，電子會計檔案元數(shù)據(jù)方案尚未制定，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）規(guī)定，專業(yè)類電子文件元數(shù)據(jù)的歸檔范圍可以參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009，以下簡稱《方案》）執(zhí)行。

《方案》中許多元數(shù)據(jù)在紙質(zhì)檔案管理中有了成熟的獲取與管理經(jīng)驗，如《方案》中M21-M39關(guān)于題名、主題詞等的元數(shù)據(jù)，M76-M79關(guān)于機構(gòu)/人員的元數(shù)據(jù)，M80-M83關(guān)于業(yè)務(wù)行為的元數(shù)據(jù)等，和紙質(zhì)檔案的著錄有相通之處。還有一些元數(shù)據(jù)是電子文件所特有，對電子文件的真實性、長期可讀性有著至關(guān)重要的作用，如電子屬性（M46-M51）、數(shù)字化屬性（M52-M56）、電子簽名（M57-M64）等。從長期保存視角，本文定義這些電子文件所特有的元數(shù)據(jù)為核心元數(shù)據(jù)。

由于數(shù)字化屬性元數(shù)據(jù)是當(dāng)電子文件由掃描或縮微影像轉(zhuǎn)換形成時才是必選元數(shù)據(jù)，而電子發(fā)票是原生性電子文件，因此將電子屬性、電子簽名兩方面的元數(shù)據(jù)作為電子發(fā)票的核心元數(shù)據(jù)。

（二）確定核心元數(shù)據(jù)中的各子元素

《方案》中，電子屬性與電子簽名是容器型元數(shù)據(jù)，包含若干個元數(shù)據(jù)。[3]

1.電子屬性

《方案》中電子屬性包括格式信息、計算機文件名、計算機文件大小、文檔創(chuàng)建程序與信息系統(tǒng)描述五個子元素。電子發(fā)票所選用的文件格式應(yīng)該滿足行業(yè)標(biāo)準《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009）的要求，目前主要使用有國家標(biāo)準支撐的PDF/ A-1格式，《方案》中的“文檔創(chuàng)建程序”“信息系統(tǒng)描述”這兩個元數(shù)據(jù)就沒有必要作為電子發(fā)票的元數(shù)據(jù)再加以著錄。

因此，電子發(fā)票元數(shù)據(jù)的電子屬性元數(shù)據(jù)可以保留格式信息、計算機文件名、計算機文件大小三個元數(shù)據(jù)。

2.電子簽名

《方案》中編號M57的“電子簽名”含7個子元素：簽名規(guī)則、簽名時間、簽名人、簽名結(jié)果、證書、證書引證、簽名算法標(biāo)識。

電子簽名一般由CA認證中心頒發(fā)，其對每一個頒發(fā)出的電子簽名有其相應(yīng)的記錄，并歸檔保存。對于電子簽名元數(shù)據(jù)來說，把電子簽名涉及技術(shù)相關(guān)的內(nèi)容交由認證中心來保障，電子文件元數(shù)據(jù)只記錄電子簽名使用的過程，在檔案實際工作中更容易操作，更有利于檔案人員對元數(shù)據(jù)的著錄與捕獲。按照該思路，《方案》中“簽名規(guī)則”“簽名算法標(biāo)識”可由CA認證中心進行保障，將“證書”分為“證書頒發(fā)者”、“證書編號（在認證中心的唯一編號）”，電子文件通過這兩個元數(shù)據(jù)建立與CA認證中心的聯(lián)系，進一步提供“簽名規(guī)則”、“簽名算法標(biāo)識”元數(shù)據(jù)?！斗桨浮分小白C書引證”用于指向驗證簽名證書的鏈接，由于建立了與CA認證中心的聯(lián)系，該元數(shù)據(jù)也可不用。因此，電子簽名元數(shù)據(jù)所包含的子元素應(yīng)有簽名證書頒發(fā)者、簽名證書編號、簽名人、簽名時間。

按照財政電子票據(jù)基本流程，電子發(fā)票開票單位開具生成含有單位簽名的票據(jù)信息后，通過系統(tǒng)自動上傳到財政端，以追加財政監(jiān)制簽名，制作生成完整的財政電子票據(jù)，即電子發(fā)票有兩個電子簽名。

因此完整的電子發(fā)票電子簽名元數(shù)據(jù)包括證書頒發(fā)者、簽名證書編號、簽名人、簽名時間、簽名原文引用、簽名值。其中，簽名原文有兩類：開票單位電子簽名原文與財政部門監(jiān)制電子簽名原文。前者包括財政電子票據(jù)頭部、財政電子票據(jù)票面信息，后者包括開票單位電子簽名原文的Hash值、開票單位電子簽名。

三、核心元數(shù)據(jù)的捕獲

（一）捕獲前核心元數(shù)據(jù)的前端控制

在電子發(fā)票全生命周期過程中，要特別關(guān)注核心元數(shù)據(jù)捕獲的及時性。一旦前一階段忽略了相應(yīng)元數(shù)據(jù)的著錄，后面階段將很難再彌補。

電子簽名元數(shù)據(jù)所包含的子元素是電子發(fā)票真實性的重要保障，《方案》專門對其信息來源進行了描述，“由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲或手工著錄”，實際上，在發(fā)票生成階段如果沒有著錄該元數(shù)據(jù)值，歸檔后基本不可能再進行補錄。對于電子屬性元數(shù)據(jù)，一般來說在文件歸檔后很難再進行捕獲或手工著錄，即使著錄也會出現(xiàn)著錄不全的問題?？紤]到電子發(fā)票的特殊性，其格式較為固定，歸檔后可以補錄，但歸檔時涉及電子票證較多，最好還是由前端進行記錄，歸檔時進行捕獲。

從以上分析可以看出，電子發(fā)票長期保存所需的核心元數(shù)據(jù)大多在其形成階段生成，電子發(fā)票管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)在電子發(fā)票生成過程中，實施嚴格的前端控制，將核心元數(shù)據(jù)如實記錄并保存在管理系統(tǒng)中?？紤]到核心元數(shù)據(jù)的技術(shù)特性，人工著錄困難，其記錄與保存應(yīng)該由系統(tǒng)自動完成，可以保證元數(shù)據(jù)的完整齊全、真實可信。這就要求發(fā)票管理系統(tǒng)（含財政端和單位端）應(yīng)具有電子文件管理的特定功能，真正實現(xiàn)前端控制。

（二）核心元數(shù)據(jù)的捕獲方式

1.系統(tǒng)自動捕獲

該方式主要是針對財政部門與具有接口的開票單位，實現(xiàn)財政部門歸檔作為備查依據(jù)、開票單位歸檔作為記賬依據(jù)。這些單位可較好實現(xiàn)電子發(fā)票管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接，核心元數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動生成、捕獲，并通過捕獲接口將電子發(fā)票及其相關(guān)元數(shù)據(jù)連同其他相關(guān)電子會計檔案一起歸檔到檔案管理系統(tǒng)中，該捕獲接口應(yīng)包含捕獲的時機、動作、范圍、封裝等內(nèi)容[4]。

該方式可以實現(xiàn)電子發(fā)票及其元數(shù)據(jù)的實時捕獲，電子發(fā)票一旦在管理系統(tǒng)中生成，其相應(yīng)元數(shù)據(jù)同時生成，這時不論其是否辦理完畢，均按照既定要求進行捕獲。更進一步的是，在設(shè)計電子發(fā)票管理系統(tǒng)功能時，將電子發(fā)票的歸檔范圍和歸檔要求設(shè)計在發(fā)票管理系統(tǒng)之中，屬于該范圍的電子發(fā)票一經(jīng)生成就被加上歸檔標(biāo)識，自動生成并捕獲相應(yīng)核心元數(shù)據(jù)，使之具有防止非法修改和刪除的屬性，確保其安全留存和內(nèi)容真實。通過指針、鏈接等方式在核心元數(shù)據(jù)和發(fā)票文件之間建立聯(lián)系，并始終維護其關(guān)聯(lián)，從而真正滿足《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）的要求。

2.嵌入到電子發(fā)票中

該方式主要針對于使用生成系統(tǒng)單位端或第三方服務(wù)公司開具電子發(fā)票的開票單位與繳款單位。其特征是單位難以與發(fā)票管理系統(tǒng)建立接口，不能實現(xiàn)元數(shù)據(jù)的實時捕獲，由于電子發(fā)票已脫離了管理系統(tǒng)，就需要采用嵌入方式將核心元數(shù)據(jù)嵌入到電子發(fā)票中，以滿足前端控制。

按照《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T 58-2014），嵌入是指“將元數(shù)據(jù)內(nèi)嵌于電子檔案的過程”。電子發(fā)票是一個標(biāo)準的版式電子文件，完全可以通過設(shè)置規(guī)范的元數(shù)據(jù)，以XML方式內(nèi)嵌入電子發(fā)票中，用于描述其屬性特征。實際上，電子簽名的頒發(fā)者、使用者、序列號、哈希算法等均已嵌入到了電子發(fā)票中，成為電子發(fā)票計算機文件的有機組成部分。嵌入的信息并不是都成為核心元數(shù)據(jù)，應(yīng)按照前述分析挑選相應(yīng)信息作為元數(shù)據(jù)。這種方式下，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具有從電子發(fā)票中提取核心元數(shù)據(jù)的功能。

*本文系河南省教育廳人文社科研究一般項目“新《會計檔案管理辦法》下的電子發(fā)票歸檔保存研究”（2017-ZZJH-559）的成果之一。

參考文獻：

[1]中華人民共和國財政部.財政電子票據(jù)管理基本流程[Z].2017.6.

[2]中華人民共和國財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法[Z].2015.12.

[3]國家檔案局.DA/T 46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案[S].

[4]李澤鋒，于紅焱.全生命周期管理中電子文件捕獲工作實現(xiàn)研究[J].北京檔案，2017.5.