文/隋大鵬

房產(chǎn)檔案是房屋管理部門在從事房產(chǎn)管理活動(dòng)中，直接形成的具有考察利用價(jià)值的歸檔集中保存的文字和圖表等文件材料，為維護(hù)居民合法權(quán)益、國(guó)家稅收、城鎮(zhèn)建設(shè)、解決糾紛等提供了重要的依據(jù)，其唯一性、憑證性、公正性在房產(chǎn)行政管理、司法協(xié)助、產(chǎn)權(quán)交易工作中發(fā)揮著不可替代的重要作用，一旦發(fā)生檔案損壞，將造成不可估量的影響。隨著辦公自動(dòng)化的普及應(yīng)用，房產(chǎn)檔案也形成了大量的電子文件。近年來，檔案異地備份工作在全國(guó)各地廣泛開展，這是一種為了避免檔案資源遭受損失，而在遠(yuǎn)離檔案存儲(chǔ)地的安全地點(diǎn)進(jìn)行備份的一種安全措施。探索房產(chǎn)電子檔案的異地備份，對(duì)加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的安全管理、確保房產(chǎn)檔案信息的準(zhǔn)確完整具有十分重要的意義。

一、房產(chǎn)電子檔案異地備份的必要性

（一）信息化社會(huì)對(duì)檔案工作的時(shí)代要求

隨著社會(huì)的高度信息化與電子政務(wù)的迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，房產(chǎn)檔案部門接收的電子檔案、紙質(zhì)檔案及音像檔案數(shù)量也不斷增加。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華在2017年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上表示，截至2016年底，各級(jí)綜合檔案館館藏共計(jì)6.5億卷（件），比黨的十八大以前增長(zhǎng)了84%，建設(shè)全國(guó)開放檔案信息資源共享平臺(tái)并面向社會(huì)開通運(yùn)行，40多家檔案館上傳數(shù)據(jù)102萬條，全國(guó)數(shù)字化檔案資源達(dá)2243萬GB。這些檔案資源是國(guó)家的寶貴財(cái)富，具有不可再生性，一旦破壞，將無法挽回，電子檔案的同地存儲(chǔ)存在著極大的風(fēng)險(xiǎn)。房產(chǎn)電子檔案的異地備份，有效地避免了這些檔案資源的失真與損毀，確保了檔案資源的完整性、真實(shí)性和可用性，是確保信息化時(shí)代檔案資源安全的一種有效方法。

（二）自然災(zāi)害的不可抗拒性對(duì)檔案安全的威脅

我國(guó)位于世界兩大地震帶——環(huán)太平洋地震帶與歐亞地震帶——之間，受太平洋板塊、印度洋板塊和歐亞板塊的擠壓，地震斷裂帶十分活躍。此外，我國(guó)還是世界上氣候?yàn)?zāi)害最為嚴(yán)重的國(guó)家之一，自然災(zāi)害發(fā)生的頻率高、范圍廣，造成的損失也比較嚴(yán)重。即使采取嚴(yán)密的安全防護(hù)措施和技術(shù)措施，也無法避免不可抗拒性的自然災(zāi)害對(duì)檔案資源造成的威脅。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在1976年的唐山大地震中，90%的檔案設(shè)施遭到破壞，23%的檔案人員傷亡，近30%的文書檔案損失，近25%的各類科學(xué)技術(shù)檔案損失；2008年汶川大地震中，各級(jí)綜合檔案館館藏檔案近10萬卷被埋，375萬卷檔案處于D級(jí)危房中，302萬卷檔案處于危險(xiǎn)中。[1]把檔案數(shù)字化后進(jìn)行異地備份，不但能彌補(bǔ)自然災(zāi)害對(duì)檔案資源造成的損害，對(duì)受災(zāi)地區(qū)的災(zāi)后檔案信息恢復(fù)也具有重要作用。

（三）電子設(shè)備硬件及軟件存在的安全隱患

電子檔案的存儲(chǔ)需要一定的電子設(shè)備（包含電子硬件和軟件）進(jìn)行支持，通過電子軟件對(duì)檔案進(jìn)行編輯儲(chǔ)存及利用，對(duì)電子設(shè)備具有很強(qiáng)的依賴性。電子設(shè)備的損耗，勢(shì)必對(duì)電子檔案資源產(chǎn)生一定的安全威脅，保存電子檔案的硬盤、光盤、磁盤等一旦受到外界干擾，都會(huì)導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)無法讀出等問題，時(shí)間一長(zhǎng)，這類數(shù)據(jù)將無法挽回。另外，由于電子檔案依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，其安全性也受到電腦黑客、電腦病毒、軟件漏洞等威脅，電子信息在收發(fā)、保存、歸檔的過程中也面臨著泄密、被偽造和篡改的風(fēng)險(xiǎn)。因此，為避免電子檔案的丟失與失真，必須加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，未雨綢繆，對(duì)房產(chǎn)電子檔案進(jìn)行異地備份。

二、房產(chǎn)電子檔案異地備份的可行性

（一）對(duì)檔案異地備份工作的重視

早在20世紀(jì)30年代初期，為了防止方案被敵人破壞，周總理就曾提出：“黨中央所有檔案均搞三套，一套送中央文庫(kù)保存，一套送中央特科，一套送共產(chǎn)國(guó)際?！彪S著社會(huì)發(fā)展，政府檔案部門與社會(huì)也對(duì)重要檔案的異地備份給予了高度重視。2009年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)指出：“省以上檔案館凡有后庫(kù)的都應(yīng)恢復(fù)使用，存放檔案副本；沒有后庫(kù)的，應(yīng)與其他省檔案館互在本館為對(duì)方建立備份檔案庫(kù)房，互為對(duì)方存放備份檔案?！弊》亢统青l(xiāng)建設(shè)部也在2009年發(fā)出通知，要求各地的建設(shè)主管部門對(duì)重要檔案的數(shù)字化、電子化載體進(jìn)行異地備份。據(jù)統(tǒng)計(jì)，1999年至2010年間，通過《中文科技期刊數(shù)據(jù)庫(kù)》（全文版）和清華期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)檢索，有關(guān)電子檔案異地備份的研究論文與通訊報(bào)道有47項(xiàng)（詳見圖1）。[2]

圖1

如圖1所示，2008年汶川大地震之后，電子檔案的異地備份研究出現(xiàn)了高潮。通過查閱資料筆者了解到，目前不少省級(jí)檔案館已經(jīng)開展館際互備工作，其中福建省已經(jīng)實(shí)現(xiàn)全省綜合檔案館的電子數(shù)據(jù)在省館的集中備份，海南、山東、廈門等地正在研發(fā)電子檔案的備份管理系統(tǒng)，建設(shè)電子檔案的職能備份中心。截至2017年，全國(guó)有47家副省級(jí)以上檔案館以及一大批市縣級(jí)檔案館完成了結(jié)對(duì)異地備份工作。檔案安全意識(shí)特別是應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害和突發(fā)事件的意識(shí)顯著增強(qiáng)，極大地推動(dòng)了本地重要檔案電子化、數(shù)字化載體在異地備份的進(jìn)程，為房產(chǎn)電子檔案的異地備份打下了基礎(chǔ)。

（二）電子檔案異地備份的技術(shù)支撐

隨著現(xiàn)今社會(huì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子信息技術(shù)手段融入各行各業(yè)，通過相互協(xié)作與促進(jìn)，為各行各業(yè)的發(fā)展帶來了機(jī)遇。就房產(chǎn)電子檔案的異地備份來說，硬件方面如網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)云服務(wù)器、超大容量TB級(jí)別的移動(dòng)硬盤、磁盤陣列、BDR與BB-R大容量光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)的發(fā)展為長(zhǎng)久保存電子檔案提供了載體。軟件方面，各種電子數(shù)據(jù)的備份系統(tǒng)也逐漸完善成熟，國(guó)內(nèi)外許多公司的軟件系統(tǒng)都有跨平臺(tái)跨網(wǎng)絡(luò)備份、遠(yuǎn)程異地備份、病毒警示、自動(dòng)化備份與恢復(fù)等諸多功能。例如，國(guó)外CA Technologies公司的ARCserve Backup, 賽門鐵克的Backup Exec和NetBackup、IBM Tivoli軟件的TSM等，國(guó)內(nèi)有重慶友恒公司的ADP2000等，都擁有成熟的數(shù)據(jù)備份、歸檔、空間管理及災(zāi)難恢復(fù)管理等功能。技術(shù)方面，如遠(yuǎn)程磁盤鏡像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)（DAS）、同步復(fù)制技術(shù)、存儲(chǔ)區(qū)網(wǎng)絡(luò)（SAN）等也為電子檔案的異地備份提供了便捷。此外，檔案科學(xué)的應(yīng)用技術(shù)如檔案保護(hù)技術(shù)、檔案建筑技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)等不斷進(jìn)步，以及檔案管理研究中的計(jì)算機(jī)輔助檔案管理技術(shù)研究、電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究、檔案微縮復(fù)制技術(shù)研究等深入開展，都為房產(chǎn)電子檔案的異地備份提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。

（三）電子檔案工作的制度保障

電子檔案工作的開展總結(jié)了一系列工作經(jīng)驗(yàn)，也逐漸形成了大量的管理辦法與技術(shù)規(guī)范。早在1999年就頒布實(shí)施的《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.2-1999）指出，歸檔的電子文件必要時(shí)要復(fù)制第三套進(jìn)行異地保存。國(guó)家檔案局在2003年發(fā)布《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國(guó)家檔案局第6號(hào)令），加強(qiáng)了對(duì)電子公文的歸檔管理。從2008年汶川大地震后，有關(guān)電子檔案保護(hù)的法規(guī)與技術(shù)規(guī)范緊密出臺(tái)：中央制定的有《中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈電子文件管理暫行辦法〉的通知》（廳字〔2009〕39號(hào)）；針對(duì)電子檔案保護(hù)的技術(shù)規(guī)范有《基于xml的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46-2009)、《板式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47-2009）等；國(guó)家檔案局下發(fā)的有《地震受損檔案的搶救方法》、《〈檔案館防止災(zāi)害工作指南〉的通知》（檔辦〔2009〕213號(hào)）、《〈檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法〉的通知》（檔函〔2008〕207號(hào)）。2009年，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布《關(guān)于修訂〈房地產(chǎn)交易與權(quán)屬登記規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)〉的通知》，明確要求“對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行定期異地備份，并有電子和書面?zhèn)浞萦涗洝薄?016年，我國(guó)發(fā)布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）,規(guī)定了電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理、處置的一般方法，其中就對(duì)歸檔電子文件的備份處理提出了明確的要求：“統(tǒng)籌制定電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗?，?shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理?！边@些規(guī)定和技術(shù)規(guī)范為房產(chǎn)電子檔案的異地備份提供了科學(xué)的操作標(biāo)準(zhǔn)和制度上的有力保障。

三、房產(chǎn)電子檔案異地備份的實(shí)施模式

目前電子檔案異地備份的形式主要有館際相互備份、建立“檔案異地備份數(shù)據(jù)庫(kù)”、前館后庫(kù)形式備份、利用存儲(chǔ)技術(shù)備份等四種模式。房產(chǎn)電子檔案的異地備份模式，可根據(jù)不同地區(qū)視情況選擇。

（一）館際相互備份

館際相互備份即兄弟檔案館之間相互備份，也是目前公認(rèn)的預(yù)防自然災(zāi)害的最佳策略。其中遠(yuǎn)程館際互備，應(yīng)當(dāng)選擇相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的地方為宜，把自然災(zāi)害對(duì)檔案安全的威脅降到最低。據(jù)統(tǒng)計(jì)，自2009年10月30日全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議提出建立副省級(jí)檔案館重要檔案互備制度以來，北京市檔案館和陜西省檔案館、上海市檔案館與重慶市檔案館、湖北省檔案館和青海省檔案館、哈爾濱市檔案館與南京市檔案館、貴陽(yáng)市檔案局與長(zhǎng)沙市檔案局、海南省檔案館與江西省檔案館、貴州省檔案館與云南省檔案館、內(nèi)蒙古檔案館和吉林省檔案館、天津市檔案館和廣州市國(guó)家檔案館、太原市檔案館與鄭州市檔案館、遼寧省檔案館與廣西壯族自治區(qū)檔案館、烏魯木齊市檔案局（館）與揚(yáng)州市檔案局（館）等檔案館互結(jié)對(duì)子，互為對(duì)方的備份基地。[3]

（二）利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立“檔案異地備份數(shù)據(jù)庫(kù)”

借助于現(xiàn)代化手段實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)備份、互為備份，在某些特定的緊急情況下，可以保證檔案信息的正常利用。需要注意的是，在電子數(shù)據(jù)備份中有四種不同的備份方法。

第一種是完全備份，就是將電子檔案進(jìn)行完整的拷貝，全部備份。優(yōu)點(diǎn)是需要時(shí)可以一次性快速恢復(fù)，不會(huì)遺漏。缺點(diǎn)是每次備份都是針對(duì)全部的電子檔案，備份時(shí)間長(zhǎng)，占用空間大，并且會(huì)產(chǎn)生很多重復(fù)備份內(nèi)容，增加了存儲(chǔ)成本，備份效率低。

第二種是增量備份，只備份上次備份節(jié)點(diǎn)后增加的部分。優(yōu)點(diǎn)是可以避免完全備份中的重復(fù)備份情況。缺點(diǎn)是數(shù)據(jù)恢復(fù)過程比較復(fù)雜，要與之前的備份相互對(duì)比、逐個(gè)處理，才能恢復(fù)所需要的數(shù)據(jù)，恢復(fù)的效率低。

第三種是差額備份，在上一次備份的基礎(chǔ)上，針對(duì)增加的數(shù)據(jù)或修改的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。這種備份避免了完全備份與增量備份的缺點(diǎn)，既不會(huì)出現(xiàn)重復(fù)備份的問題，節(jié)省了備份的時(shí)間與存儲(chǔ)空間，在數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)也因基于完全備份而速度很快。

第四種是按需備份，這種備份往往是因?yàn)榕R時(shí)的需要，對(duì)相關(guān)電子文件有選擇性地進(jìn)行備份，方便快捷，但適用范圍有一定局限性。

（三）前館后庫(kù)形式備份

對(duì)重要檔案實(shí)行多套異地備份，建立單獨(dú)、專業(yè)、專門的檔案?jìng)浞輲?kù)，也是一種重要形式。我國(guó)在60年代為許多檔案館建立了后庫(kù)，可積極利用后庫(kù)進(jìn)行現(xiàn)代化改建，如陜西、河北等省檔案館都積極利用后庫(kù)改建檔案?jìng)浞莼亍：芏喔咝Ｒ驗(yàn)樯磾U(kuò)招、校址搬遷或新校區(qū)建設(shè)等因素，出現(xiàn)新老校區(qū)多地辦公的情況，也可采取此種檔案異地備份形式。

（四）利用存儲(chǔ)技術(shù)備份

這種方式投入不多，可操作性強(qiáng)，機(jī)動(dòng)靈活，分為冷備份與熱備份。冷備份，就是線下備份，備份期間服務(wù)器停止使用，把電子文件下載到本地載體，再將備份介質(zhì)進(jìn)行異地保存。這種方式下的文件數(shù)據(jù)更新具有一定的滯后性，但可以避免用戶在備份過程中因操作而造成數(shù)據(jù)不一致的情況，而且由于不聯(lián)網(wǎng)，安全性與穩(wěn)定性較佳。熱備份，就是在線備份，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在電子設(shè)備上操作，實(shí)現(xiàn)備份地點(diǎn)備份保存。這種備份方式需要一定的網(wǎng)絡(luò)與硬件支持，并且由于是實(shí)時(shí)備份，用戶對(duì)檔案的更新操作與電子檔案的備份保存要實(shí)現(xiàn)同步，具有一定的復(fù)雜性，但優(yōu)點(diǎn)是電子數(shù)據(jù)更新及時(shí)。

四、對(duì)房產(chǎn)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)的思考

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子信息技術(shù)在檔案管理中的作用將逐漸顯現(xiàn)，檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。筆者通過對(duì)房產(chǎn)電子檔案異地備份的研究發(fā)現(xiàn)，未來房產(chǎn)檔案管理的發(fā)展將呈現(xiàn)以下幾個(gè)趨勢(shì)。

（一）房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代信息化轉(zhuǎn)型升級(jí)將進(jìn)一步加快

開展房產(chǎn)電子檔案異地備份工作，發(fā)達(dá)的電子信息化提供了有力的技術(shù)支持，這是順應(yīng)時(shí)代潮流的必然趨勢(shì)。社會(huì)在不斷進(jìn)步發(fā)展,信息化技術(shù)也在不斷更新，房產(chǎn)檔案的管理水平也必將應(yīng)勢(shì)而動(dòng)、乘勢(shì)而為，房產(chǎn)檔案工作也將在工作模式、基礎(chǔ)設(shè)施、法規(guī)政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面與大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等對(duì)接，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化。

（二）房產(chǎn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化程度將進(jìn)一步提高

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子政務(wù)的普及應(yīng)用，電子檔案的跨行業(yè)電子信息系統(tǒng)備份、大數(shù)據(jù)中心建設(shè)是大勢(shì)所趨。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建的房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，使檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行，房產(chǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化必將進(jìn)一步提高。

（三）房產(chǎn)檔案人才隊(duì)伍將進(jìn)一步專業(yè)化

隨著房產(chǎn)檔案管理手段不斷信息化、科學(xué)化、多樣化，以及各學(xué)科、各行業(yè)的交叉融合，在知識(shí)爆炸的新時(shí)期，勢(shì)必要求房產(chǎn)檔案人才隊(duì)伍更加專業(yè)化、知識(shí)化。掌握現(xiàn)代化專業(yè)知識(shí)與設(shè)備操作技能的檔案人才，科學(xué)和優(yōu)化的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，是時(shí)代對(duì)于房產(chǎn)檔案高水平管理的要求。

房產(chǎn)檔案是國(guó)家的寶貴財(cái)富，具有社會(huì)意義，房產(chǎn)電子檔案的異地備份保存，是房產(chǎn)檔案安全的最后一道防線，能有效地防范各類風(fēng)險(xiǎn)和隱患，減輕對(duì)房產(chǎn)檔案的損害，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、可利用的目標(biāo)。