王潤玲
摘要:檔案整理與保管是企事業(yè)單位工作的重要內(nèi)容,其對于工作、學習等方面具有重要的參考作用。而合理的人事檔案整理與保管對于人事管理具有重要意義,基于此,本文闡述了人事檔案的重要性以及人事檔案整理的主要作用,對人事檔案的整理與保管方法進行了探討分析。
關(guān)鍵詞:人事檔案;重要性;整理
一、人事檔案的重要性
人事檔案是組織人事等有關(guān)部門按照國家的干部政策,在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中,形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料,是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。人事檔案的整理,在整個檔案中占非常重要的地位。因此整理好人事檔案應做到:科學、真實、完整、規(guī)范。
二、人事檔案整理的主要作用
人事檔案整理的作用主要表現(xiàn)為:
(一)便于保管、保護
人事檔案整理完成后,還要采用專門的保管、保護措施,維護人事檔案的完整與安全,使人事檔案能夠長久地為社會提供服務。一味地追求方便利用,而忽視對檔案資料的保管和保護,會造成檔案原始資料的損害。如何保管和保護好人事檔案,首先應將檔案資料集中庫房保管,不能分散和隨便存放;其次將檔案進行編號登記,有序排列,科學存放,對收進、轉(zhuǎn)出、查閱、借用都要進行登記,并檢查核對,然后入檔、入柜,避免積壓。最后保持庫房的整潔衛(wèi)生,合理布局,擺放整齊也非常重要。
(二)便于保密、查閱
保管人事檔案工作目的就是開發(fā)檔案信息源,提供人事檔案,為組織人事工作服務,所進行的收集、鑒別、整理、保管等環(huán)節(jié)的一系列基礎(chǔ)性工作。人事檔案整理后既便于工作,又要確保安全保密。對于已整理好的檔案按照制度,涉及到當事人入黨、任免、調(diào)動、政治審查、組織處理、復查或甄別歷史案件可查閱本人檔案,了解人事檔案有關(guān)情況時,確因工作需要,經(jīng)領(lǐng)導同意,可提供有關(guān)部分,無關(guān)的部分可以不予提供,以利于保密。
(三)便于開發(fā)、利用
整理檔案的目的是便于開發(fā)和利用。如果整理得不合適,就會給檔案的開發(fā)和利用帶來許多困難。整理好的檔案裝訂成卷,經(jīng)組織審批后辦理手續(xù),無論借閱一份還是借閱某一類別的檔案,若整卷借出,利用就會受到很大程度上的影響,需等到前者借閱歸還后,后者才能利用,更重要的是不利于保密。實踐證明,采用活頁式的裝訂方法,可以根據(jù)查、借閱檔案人員的需要,提供所需的內(nèi)容,與查、借閱無關(guān)的內(nèi)容可以不提供?;铐撌降难b訂法,還便于綜合或?qū)n}利用。
三、人事檔案的整理與保管方法分析
(一)人事檔案整理方法分析
主要表現(xiàn)為:一是檢查核對材料,對已歸檔的材料進行認真核實。二是歸類排序,按照檔案工作條例,干部人事檔案正本由十類材料構(gòu)成。三是技術(shù)加工,為了便于裝訂、保管和利用,延長檔案材料的壽命,對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺等不合歸檔要求的材料,在不損害文字內(nèi)容,保持檔案歷史原貌的前提下,區(qū)別情況,對其外在形式進行技術(shù)處理。四是粘貼類角、編號,便于查找,給每類材料貼一個類角,不再使用隔頁紙。五是目錄登記,在干部人事檔案材料經(jīng)過排列和加工之后,按照固定的欄目和要求逐份記載在目錄表上的工作。六是裝訂成冊,經(jīng)過鑒別、分類、排列、登記目錄和技術(shù)加工之后的檔案材料裝訂成卷。七是復查驗收,檔案專業(yè)知識比較全面的人員,對整理好的檔案進行一次全面系統(tǒng)的技術(shù)驗收。
(二)人事檔案保管方法的分析
具體體現(xiàn)在:
1.明確人事檔案保管范圍。第一、分級管理的人員,其全套人事檔案應由主管部門保管,主要協(xié)管的部門只保管檔案副本,非主要協(xié)管和監(jiān)管的單位不保管人事檔案,根據(jù)工作需要可以建立卡片。第二、軍隊和地方互兼職務的人員,主要職務在軍隊的,其人事檔案則由軍隊保管;主要職務在地方的,其人事檔案則由地方保管。第三、人員離休、退休和退職后,就地安置的,由原管理單位或工作單位保管;易地安置的,則可以轉(zhuǎn)至負責管理該人員的組織、人事部門保管。第四、人員被開除公職以后,其檔案轉(zhuǎn)至該人員所在地人事部門或管理部門保管,其中干部必須由當?shù)乜h或相當縣級的人事部門保管。第五、人員在受刑事處分或勞動教養(yǎng)期間,其檔案由原單位保管。刑滿釋放和解除勞教后,重新安置的,其檔案應當轉(zhuǎn)至主管單位保管。
2.明確人事檔案保管的期限。第一、看成就或貢獻。凡是對黨和國家或某一地區(qū)及某一學科研究作出了貢獻的人員,包括發(fā)明創(chuàng)造者、新學科的創(chuàng)始人、領(lǐng)導人、某運動的首倡者,發(fā)表過重要論文和著作、作品者,以及具有一技之長的人,或者某一著名建筑工程的設(shè)計者等作出了各種貢獻的人員,死亡之后,他們的檔案應當由原管理單位保存若干年以后移交本機關(guān)檔案部門,隨同到期的其他檔案移交給同級檔案館保存。第二、看影響力。影響力指的是某人在某一地區(qū)有重大影響。例如各個方面的領(lǐng)袖人物、轟動一時的新聞人物、重大事件或案件的主要涉及者、重要討論的發(fā)起者等,這些人的檔案材料在其死亡后由原單位保存若干年以后移交本機關(guān)檔案部門,隨同到期的其他檔案向同級檔案館移交。第三、看技術(shù)職稱、學位和學銜。技術(shù)職稱、學位和學銜是一個人在學術(shù)界的地位和專業(yè)上造詣的突出表現(xiàn)。一般地說,副教授、副研究員或博士以上的人員死亡后,其人事檔案由原單位保存若干年以后移交本機關(guān)檔案部門,隨同到期的其他檔案移交同級檔案館保存。
3.明確人事檔案保管設(shè)施與要求。根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求。對人事檔案應嚴密、科學地保管。人事檔案部門應建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)的檔案柜。庫房內(nèi)應設(shè)立空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應經(jīng)常檢查;要保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度;人事檔案管理部門,要設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。
四、結(jié)束語
綜上所述,人事檔案管理工作是推動人才的合理配置、合理流動和合理使用。確保人才隊伍整體水平的重要舉措,可作為科學考察、正確評價、合理使用人才的一項重要依據(jù)。因此對人事檔案的整理與保管方法進行分析具有重要意義。
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