姜肖

21 世紀的檔案工作是電子化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案工作，這是一個跨時代的變化。產(chǎn)生這種變化的原因不是來源于檔案事業(yè)內(nèi)部，而是來源于檔案事業(yè)的外部，確切的說是檔案載體和信息傳遞方式的變化。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)明和快速發(fā)展，已深入到經(jīng)濟社會發(fā)展的各個方面，它全方位改造著人類的生活和工作方式，辦公自動化，無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成和傳遞方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，在這個電子化、網(wǎng)絡(luò)化的信息社會中所產(chǎn)生的檔案，已不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是新型電子檔案。在此，我們可將電子檔案定義為法人及其他組織和個人在履行公務活動中形成的，具有保存和利用價值的，由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其它載體形式的記錄。

一、電子檔案發(fā)展存在的問題

1、檔案電子化管理逐漸普及，但人員素質(zhì)有待提高。目前，電子化操作巳成為文件運作的主要手段，檔案文件的電子化輸入、輸出基本代替了手寫記錄。但實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術(shù)知識，能夠進行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。從人員現(xiàn)狀來看，許多檔案管理人員僅僅滿足于一般的計算機操作，檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

2、檔案信息電子化處理軟件有待進一步統(tǒng)一。檔案電子化處理不是僅僅依靠幾臺計算機的問題，更重要的是形成統(tǒng)一的電子化處理軟件平臺。各個部門、行業(yè)、地區(qū)之間的電子檔案種類各異，如需調(diào)用資料，還不能直接調(diào)用電子檔案信息實現(xiàn)互通。

3、尚未建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，大部分辦公網(wǎng)絡(luò)在設(shè)計時，井未將檔案電子化管理考慮其中，因此設(shè)計層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

4、電子檔案規(guī)范化管理水平不高?，F(xiàn)有計算機存儲設(shè)備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應用軟件不兼容的問題。在實行檔案信息電子化管理的同時，建立一套適應電子化管理的檔案管理體系十分重要。

5、檔案信息電子化管理保密工作還需加強。電子檔案的可復制、可修改，可實現(xiàn)較小載體存放大量文件，這即是它的優(yōu)越性也是安全隱患之一。同時，計算機網(wǎng)絡(luò)在方便文件交換傳遞的同時，各種計算機病毒、木馬等有害程序，也給檔案保密工作帶來挑戰(zhàn)。

二、檔案信息電子化發(fā)展及對策

雖然檔案信息電子化發(fā)展還存在一些不足之處，但面對電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

1、改變思維，正確面對新形勢。當前，正是傳統(tǒng)檔案管理方式與電子化管理并存的時期，在這個時代轉(zhuǎn)型期中，傳統(tǒng)的思想與新技術(shù)的應用相互撞擊，使得檔案工作者只有拋棄許多傳統(tǒng)的理論和方法才能在新的信息環(huán)境中維護檔案專業(yè)的相關(guān)理論和核心原則，才能夠?qū)崿F(xiàn)繼承與超越的統(tǒng)一。我們要以現(xiàn)有檔案工作為基礎(chǔ)，根據(jù)電子檔案的特點，及其所涉及到的載體的理化性能和技術(shù)設(shè)備不斷更新的實際情況，進行認真細致的研究和積極審慎的實踐，創(chuàng)立我國的電子檔案管理理論、管理方法和技術(shù)、管理標準、鄉(xiāng)規(guī)和制度等，確保由傳統(tǒng)時期向電子化時期平穩(wěn)過度。

2、實行紙質(zhì)文件與電子文件的 “雙套制”和 “雙軌制。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現(xiàn)，可以是對電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉(zhuǎn)過程中二者的共存，即兩種種版本文件同步隨業(yè)務流程運轉(zhuǎn)。實行雙軌制的機構(gòu)在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進人運轉(zhuǎn)程序時就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結(jié)束后，雙軌制大多導致雙套歸檔?？梢灶A計，電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會持續(xù)相當長時間，因成總體來說，功能的完全替代很難，也并非必須，“無紙化” 必然經(jīng)歷一個漫長的漸進過程。

3、建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案信息管理平臺。逐步實現(xiàn)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，使眾多的檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)，實現(xiàn)電子檔案資源共享和高速傳遞，從而使檔案資源得到更廣泛開發(fā)與利用。各部門可以隨時將本部門形成的有存檔價值的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到到檔案部門，檔案人員可以通過相應的電腦程序進行核對、統(tǒng)計；另一方面，檔案部門可以通過網(wǎng)站，將允許公開的電子檔案信息隨時發(fā)布，用戶能夠隨時獲取檔案信息，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

4、加強電子化檔案信息的安全保密工作。應用計算機管理電子檔案必須有足夠強的安全保密措施。首先，電子檔案應同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣設(shè)置不同的密級，并按密級的不同，分別存儲到不同的數(shù)據(jù)庫。第二，要建立不同級別的網(wǎng)絡(luò)分段，對特定網(wǎng)絡(luò)的服務采取訪問控制手段，通常把內(nèi)部用戶設(shè)置在受限網(wǎng)段，內(nèi)外分離以減少被外部攻擊的機率。第三，對有密級的信息內(nèi)容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。第四，要不斷完善管理制度，實行專機專甩，專人管理，確保涉密計算機的唯一性。

5、培養(yǎng)新形勢下的檔案管理人才。電子化檔案管理是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應包括思想意識. 知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備，以適應新形勢下電子化檔案管理的需要。