郭健翔
摘 要:隨著投資規(guī)模擴大,配網(wǎng)項目數(shù)量不斷增加,項目的迅速膨脹給工程管理和財務決算帶來巨大壓力。在此背景下,項目自動財務決算作為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要工具之一,對促使業(yè)務流程與技術(shù)支撐完美結(jié)合,提升業(yè)務與財務一體化的重要性愈發(fā)顯現(xiàn)。本文筆者從實際業(yè)務出發(fā),選取標準化程度較高的配網(wǎng)項目,對配網(wǎng)項目的自動財務決算進行研究與實踐。
關(guān)鍵詞:配網(wǎng) 自動 財務 決算
中圖分類號:F275 文獻標識碼:A 文章編號:2096-0298(2018)12(a)-139-02
隨著投資規(guī)模擴大,配電網(wǎng)項目數(shù)量不斷增加,項目投資規(guī)模的迅速膨脹給項目管理和財務決算帶來巨大壓力,一方面業(yè)務量和設(shè)備量均大幅增長,業(yè)務風險大大提高;另一方面各部門工作量成倍增加,但人員并沒有隨著業(yè)務量增大而增加,急需通過固化標準流程、優(yōu)化完善ERP系統(tǒng)各模塊間及其他各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳輸,減輕各專業(yè)人員的工作量。
1 實施背景
目前,配網(wǎng)項目財務決算報告主要以線下手工編制為主,資料收集、數(shù)據(jù)整理工作量巨大,且重復工作量;項目投產(chǎn)后,因業(yè)務部門配合不理想,相關(guān)費用未能按時完成結(jié)算,影響了項目財務決算報告編報的進度,也影響了財務決算報告編制的全面性、完整性、準確性及及時性,導致報告的編制與審批滯后,拖延了資產(chǎn)正式入賬的時間。
為進一步協(xié)同前端業(yè)務部門,細化剖析財務后轉(zhuǎn)資、結(jié)算、報賬、決算的管理流程,規(guī)范各部門工作職責和工作內(nèi)容,公司通過試點開展實施項目財務自動財務決算,將項目全過程的數(shù)據(jù)結(jié)果導入自動財務決算平臺,有利于公司強化內(nèi)部控制,防范財務風險,進一步提高企業(yè)項目管理財務水平。
2 主要做法
通過ERP一體化平臺建設(shè),將配網(wǎng)項目全流程管理相關(guān)的事務操作,在同一個平臺進行匯總操作,業(yè)務人員無需記憶繁雜的事務代碼,打造一個可用、易操作的一體化管理載體,如圖1所示。
對于具體的配網(wǎng)項目,為實現(xiàn)項目的自動財務決算,按照項目建設(shè)流程的不同階段需開展的有關(guān)工作描述如下。
2.1 項目立項階段
在項目立項階段,首要工作是設(shè)計“三碼”對應標準固化查詢與維護報表及WBS標志位固化等兩項工作。
項目立項后需進行配網(wǎng)項目標準WBS架構(gòu)設(shè)計,從項目儲備階段對資產(chǎn)的生成進行全過程管理,通過“三碼”對應標準固化查詢與維護報表的功能,從而實現(xiàn)WBS編碼、物料碼、設(shè)備編碼及資產(chǎn)編碼的聯(lián)動。
2.2 項目建設(shè)階段
項目建設(shè)階段,需開展以下工作。
(1)項目概算批量導入。項目創(chuàng)建完成后,由業(yè)務部門在ERP系統(tǒng)中將博微軟件導出的項目初設(shè)概算的建筑、安裝和設(shè)備概算以及其他費用按模板格式進行整理,通過執(zhí)行此程序?qū)误w項目的概算導入ERP系統(tǒng)中。并設(shè)計財務人員審核環(huán)節(jié),確保概算按照配網(wǎng)項目標準化WBS架構(gòu)填列。
(2)“三碼”對應系統(tǒng)自動匹配增強及查詢。自動財務決算平臺向ERP后臺提取相關(guān)信息,經(jīng)過自動匹配完成物料號、設(shè)備分類、資產(chǎn)細類、WBS層級等與物料號、設(shè)備分類、資產(chǎn)細類等明細信息一一對應。
(3“)三碼”對應標準更新。設(shè)計“三碼”對應更新機制工作流,對于需要修改的“三碼”對應關(guān)系,由運檢部門實物資產(chǎn)管理人員填寫對應的設(shè)備分類后通過系統(tǒng)工作流報地市公司財務部項目主管審核,地市公司財務部門審核后報省公司財務部審批,系統(tǒng)把審批后的“三碼”對應關(guān)系保存至ERP系統(tǒng),該環(huán)節(jié)應用于物資移庫。
(4)物資及服務需求提報正確性校驗查詢。設(shè)計物資及服務需求提報正確性校驗查詢工作流,增加財務審核環(huán)節(jié),業(yè)務部門觸發(fā)物資及服務需求掛接相應的WBS層級需求工作流后,經(jīng)財務部門審核確認無誤后進入采購訂單環(huán)節(jié)。
2.3 現(xiàn)場驗收階段
由于該工作主要是現(xiàn)場業(yè)務工作,重點是保證業(yè)務流與系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)流保持一致和同步變更,具體工作如下。
(1)現(xiàn)場驗收盤點。項目投運后,按照項目物資需求提報信息,自動形成《項目驗收現(xiàn)場盤點清單》,由業(yè)務部門線下完成物資盤點核對,并進行線上修改更新。
(2)設(shè)備投運建卡。項目投運后,由業(yè)務部門在ERP系統(tǒng)發(fā)起設(shè)備投運建卡申請工作流。屬于生產(chǎn)設(shè)備的,先在生產(chǎn)系統(tǒng)(輸電及變電PMS2.0、配電GPMS省調(diào)OMS、地調(diào)OMS)中創(chuàng)建設(shè)備,并填寫正確設(shè)備相關(guān)字段,自動觸發(fā)接口程序傳輸設(shè)備數(shù)據(jù),在ERP端生成設(shè)備,屬于非生產(chǎn)設(shè)備的通過在ERP系統(tǒng)中手工創(chuàng)建設(shè)備卡片。
設(shè)備投運建卡后,可通過系統(tǒng)查詢項目投產(chǎn)時間、具體審批流程及對應的設(shè)備信息。
(3)建立項目設(shè)備轉(zhuǎn)資清冊。項目財務投產(chǎn)當月,業(yè)務部門在ERP系統(tǒng)中完成設(shè)備臺賬與配網(wǎng)標準WBS架構(gòu)維護,并聯(lián)動生成資產(chǎn)卡片工作流,通過執(zhí)行此程序生成設(shè)備轉(zhuǎn)資清冊,并觸發(fā)工作流提交項目管理部門和財務部進行審核備檔。
2.4 財務決算階段
項目財務決算階段主要是在系統(tǒng)中自動流轉(zhuǎn)和歸集有關(guān)數(shù)據(jù)。
(1)項目物資/服務成本重分類與查詢:該步驟由財務人員完成,主要用于對非常態(tài)化發(fā)生的費用的一鍵調(diào)整,根據(jù)配網(wǎng)標準化WBS架構(gòu),將費用歸集到既定WBS層級。
(2)項目決算轉(zhuǎn)資費用系統(tǒng)分攤與過賬。
10千伏配網(wǎng)項目費用分為:建筑項目費、安裝項目費、其他費用(設(shè)計費、監(jiān)理費、審核費等服務類款項),設(shè)備物資購置款四大類,企業(yè)通過研究配網(wǎng)項目費用類型,形成一套WBS標志位體系,將費用類別與WBS固有層級一一對應,賦予WBS層級的標識位,同時制定分攤規(guī)則,如表1所示。
項目成本費用分攤:提取WBS架構(gòu)各個層級的概算值、實際發(fā)生數(shù)及費用所對應的科目,科目概述等主要信息,并維護有關(guān)信息。
設(shè)備及安裝費用分攤:根據(jù)系統(tǒng)提取的設(shè)備、資產(chǎn)、WBS對應清單,安裝費用按實際購置價值的比例進行分配。
其他費用分攤:提取設(shè)備及安裝費用的分攤結(jié)果,在前者的基數(shù)上對其他費用進行二次分攤。
分攤結(jié)果及過賬:由財務人員對前端流程的分攤結(jié)果進行審核,確認分配后,維護結(jié)算規(guī)則并點擊在建轉(zhuǎn)固,完成轉(zhuǎn)資動作。
分攤結(jié)果確認及轉(zhuǎn)資完成后,由財務人員編制和審核。
(3)項目財務決算報告編制。
簡化國網(wǎng)統(tǒng)一的財務決算報表格式、開發(fā)自動生成配網(wǎng)項目財務決算報表的系統(tǒng)功能,實現(xiàn)出具財務決算報表的一鍵式應用。
3 實施效果
通過實施配網(wǎng)項目自動財務決算,形成了項目立項、項目建設(shè)、項目投產(chǎn)、財務決算和業(yè)務規(guī)范、業(yè)財融合、信息集成、決算自動的“雙閉環(huán)”管理鏈條,配網(wǎng)自動財務決算管理的理念和方式創(chuàng)新舉措,將有助于大小型基建項目自動財務決算的進一步深化和研究。
第一,引領(lǐng)集約,推動業(yè)務實現(xiàn)橫向融合。
自動財務決算平臺引領(lǐng)了管理方式的融合,明晰了業(yè)務部門在自動財務決算流程中的職責、管理要點和控制環(huán)節(jié),避免了權(quán)責不清,部門之間推諉扯皮,數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)與共享不暢等影響項目決算進度的情況。此外,該平臺促進了業(yè)務與數(shù)據(jù)的融合,使前端項目實施進度與后端財務管控數(shù)據(jù)保持同步,通過后端督促前端,避免了因前期項目施工推進不及時,造成年底配網(wǎng)項目扎堆決算,突擊整改的情況。
第二,嵌入監(jiān)督,加強過程的風險預防控制。
在關(guān)鍵環(huán)節(jié)嵌入監(jiān)督及審核,一是提升了業(yè)務信息的質(zhì)量,保證前端業(yè)務數(shù)據(jù)及時、準確、完整地錄入系統(tǒng)。二是通過線上全流程操作,配網(wǎng)款項入賬均由前端業(yè)務部門發(fā)起,全面杜絕了財務手工賬的發(fā)生,通過線上診斷、線下分析,做到了財務風險源頭規(guī)避、過程管控。此外,在物資風險管控上,做到出入庫有跡可循,有效防止因項目間物資混用、借用導致項目轉(zhuǎn)資賬、卡、物不一致等情況。
第三,提升對標,實現(xiàn)配網(wǎng)自動財務決算常態(tài)化運行。
截至本年底,公司配網(wǎng)資產(chǎn)設(shè)備對應率、新增設(shè)備設(shè)備與資產(chǎn)聯(lián)動率率達到了100%,同時通過配網(wǎng)自動財務決算轉(zhuǎn)資專項的推進,共完成38個配網(wǎng)一級項目自動財務決算,并且通過考核指標的正向引導,2017年第四季度配網(wǎng)項目通過自動財務決算完成關(guān)閉的項目關(guān)閉率達100%。
參考文獻
[1] 徐甍,彭立峰,許潔.深化應用WBS架構(gòu)促進配網(wǎng)項目標準化管理實踐[J].電力信息化,2013,11(2).
[2] 石金平.電力工程項目自動竣工決算管理研究[J].中國科技縱橫,2016(10).
[3] 徐芃.電力工程項目竣工決算管理研究[D].華北電力大學, 2008.