張艷欣 李治偉

[摘要]面對日益復雜的社會與自然環(huán)境，企業(yè)檔案管理面臨的風險種類與數(shù)量與日俱增。盡管當前企業(yè)檔案部門已有的文本應急預案對突發(fā)事件的應對有一定作用，但是存在信息化程度低、可操作性較差等問題，難以滿足新形勢下企業(yè)檔案應急管理要求。論文提出企業(yè)檔案的可視化應急預案的建設構想，初步探討企業(yè)檔案可視化應急預案系統(tǒng)的技術支撐、主要內(nèi)容、功能及其實現(xiàn)，以期提升企業(yè)檔案部門的應急管理能力，最大限度避免檔案突發(fā)災害給企業(yè)帶來的損失。

[關鍵詞]企業(yè)檔案可視化應急預案

[分類號]G270.7

Research on the Emergency Plan of Enterprise Archives Visualization

Zhang Yanxin， Li Zhiwei

（School of Management of Hebei University， Baoding，Hebei， 071000）

Abstract： The types and quantities of risks faced by enterprise archives management are increasing day by day accompanied by the increasingly complex social and natural environment. Although the text emergency plan plays a role to response to the unexpected events， they are difficult to meet the requirements of emergency management of enterprise because of the problems of low level of informatization， poor operability and etc. This paper puts forward the conception of visual emergency plan of enterprise archives， and discusses the main contents， function， and technology support of the visual emergency plan system of enterprise archives so that the emergency management capability of archives department of enterprises are improved and the loss of the unexpected archive events to the enterprises is reduced.

Keywords： Enterprise Archives； Visualization； Emergency Plan

企業(yè)檔案是企業(yè)各項業(yè)務活動中產(chǎn)生的原始記錄，具有憑證價值，是企業(yè)記憶的重要組成部分，為企業(yè)的運行和發(fā)展決策提供知識服務。企業(yè)檔案一旦遭丟失和損毀，其生產(chǎn)經(jīng)營活動和經(jīng)濟效益必將受到嚴重影響。隨著企業(yè)檔案信息化的推進以及大數(shù)據(jù)、云計算技術的應用，企業(yè)檔案遭受突發(fā)事件的可能性和頻率與日俱增，其安全形勢不容樂觀，企業(yè)檔案應對突發(fā)事件的應急管理工作亟待加強。對此，我國檔案部門頒布了《突發(fā)事件應急預案管理辦法》等文件，用以規(guī)范企業(yè)檔案應急預案的編制和管理，我國企業(yè)檔案部門也大都編制了應急預案。但是，現(xiàn)有的檔案應急預案主要以傳統(tǒng)文本形式存在，以紙質(zhì)或者電子文檔為載體，多是檔案部門對本部門災害的分析和應對突發(fā)事件分工職責的描述，直觀性、可操作性程度欠佳，致使企業(yè)檔案的應急預案難以發(fā)揮預期效果，無法滿足企業(yè)應對突發(fā)事件的智能決策支持作用。因此，本文將可視化應急預案運用到企業(yè)檔案的應急管理工作中，以期提高新技術環(huán)境下的企業(yè)檔案應急處置能力，充分保障企業(yè)檔案的安全，滿足企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略需要。

1企業(yè)檔案應急預案可視化的引入

企業(yè)檔案應急預案的可視化，即預案內(nèi)容以可視化的方式展示，利用計算機圖形顯示技術、圖像處理技術、地理信息技術、遙感技術和全球定位技術等，將結構化的檔案應急預案文本內(nèi)容轉換成三維圖形或者圖像在計算機屏幕中顯示。在應急預案的演示、模擬與執(zhí)行過程中實現(xiàn)人機交互處理，輔助企業(yè)檔案部門進行決策。而結構化應急預案是對文本預案的數(shù)字化處理，將文本應急預案的關鍵節(jié)點進行結構化，并將案例庫、知識庫、模型庫和現(xiàn)場監(jiān)測監(jiān)控信息等通過特定方式與預案進行關聯(lián)、鏈接或嵌入，形成一種基于信息系統(tǒng)的智能的結構化預案形式。相比結構化應急預案，可視化應急預案可借助應急領域的算法和模型，對突發(fā)事件進行智能的分析，生成應對突發(fā)事件的智能可視化方案，并且根據(jù)GIS（地理信息系統(tǒng)）及時反映出的現(xiàn)場變化情況，能夠對生成的可視化應急預案進行動態(tài)調(diào)整、優(yōu)化[1]。

2企業(yè)檔案應急預案可視化的必要性

企業(yè)的傳統(tǒng)文本式應急預案，注重對檔案部門職責范圍的說明，對危害檔案的突發(fā)性災害進行文字性描述，導致其可操作性較差。一旦真正的突發(fā)災害降臨，尤其是非常見突發(fā)事件發(fā)生，預案中的準備方案與現(xiàn)實不符，應急救援無法按照預案執(zhí)行，檔案部門就會出現(xiàn)應急工作不連續(xù)、應急資源分散、應急信息不明確等現(xiàn)象，不能及時高效地開展應急搶救工作。

企業(yè)傳統(tǒng)的文本式應急預案存在不可避免的缺陷。首先，企業(yè)文本應急預案中包含的檔案災害信息欠全面細致，應急處置細節(jié)不完善，無法隨突發(fā)事件發(fā)生環(huán)境信息的改變而及時變更，且文本應急預案中缺乏對突發(fā)事件類型、時間、應急人員的角色三者間進行明確邏輯關聯(lián)，以至于諸多應急預案中存在應急搶救措施細節(jié)缺失或者其可行性無法驗證；其次，文本應急預案受制于載體，應急預案的內(nèi)容不能方便、及時地傳遞和共享，不利于檔案突發(fā)事件發(fā)生后相關機構的經(jīng)驗參考與借鑒，從而可能導致企業(yè)錯過最佳的搶救時機；最后，受制于環(huán)境條件和經(jīng)濟條件的限制，文本應急預案的演練不能全面有效開展，同時，對于地震等非常態(tài)突發(fā)事件，演練存在諸多困難，很難達到預期效果。而預案的內(nèi)容中應急處置方案是否合理有效無從驗證，難以達到模擬演練的目的。

企業(yè)可視化應急預案針對上述傳統(tǒng)文本預案存在的問題，應用地理定位技術、虛擬現(xiàn)實技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術和網(wǎng)絡技術等[2]，在文本預案的實施過程中引入可視化的操作，在傳統(tǒng)文本應急預案的基礎上使圖、文、聲、像、動、畫等元素共同發(fā)揮作用，將可能危害檔案的突發(fā)事件的空間環(huán)境、災害場景信息、檔案部門職責、應急準備、應急資源、應急響應措施等所有檔案部門應對突發(fā)事件的內(nèi)容，均以二維或三維場景的形式展示，不僅將原有的應急處置流程、管理規(guī)范、職責分工等固定信息以及相互之間的邏輯關系直觀、清晰展現(xiàn)出來，而且可實現(xiàn)預演功能，在突發(fā)事件真正發(fā)生時，可視化的應急預案系統(tǒng)可以智能化地根據(jù)實際受災情景的變化而動態(tài)調(diào)整，利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術實現(xiàn)應急決策的推送，實現(xiàn)了應急準備、應急行為、應急資源、應急結果的全程可視化操作。這樣，企業(yè)檔案部門既能依托可視化應急預案做好諸如檔案部門的風險管理、脆弱性管理、應急知識培訓與演練、應急救援知識共享等應對突發(fā)事件的準備工作，又能在突發(fā)事件來臨時實現(xiàn)受災信息的及時推送，輔助決策、應急資源調(diào)配等多種目標，提高企業(yè)檔案部門應對突發(fā)事件的能力和效果[3]。而且，依托企業(yè)可視化應急預案進行模擬演練，使檔案部門上到領導者、決策者下到具體檔案管理者皆能親臨其境，感受各種突發(fā)災害的模擬場景，認識到災害對檔案的嚴重危害，更能提高應急管理的重視程度，而且能充分發(fā)揮主觀能動，群策群力，完善已有應急預案，使其應對突發(fā)事件更高效有力。

3企業(yè)檔案可視化應急預案系統(tǒng)的構建設想

企業(yè)檔案可視化應急預案是基于企業(yè)原有的文本應急預案進行設計，但又結合最新信息技術，才能實現(xiàn)可視化功能。本文從三個層次進行企業(yè)可視化應急預案系統(tǒng)的構建。第一層為基礎支撐部分，為檔案可視化應急預案功能的實現(xiàn)奠定基礎；第二層為可視化應急預案的內(nèi)容；第三層是企業(yè)應急預案可視化所具有的功能（見圖1）。

3.1企業(yè)可視化應急預案的支撐基礎

從圖1可以看出，企業(yè)可視化應急預案的基礎支撐是技術和數(shù)據(jù)，兩者缺一不可?？梢暬瘧鳖A案的關鍵技術包含全息場景構建技術，對多種類型數(shù)據(jù)進行加載和疊加，構建三維模型，使真實的物理場景和現(xiàn)實中的業(yè)務流程真實呈現(xiàn)；物聯(lián)網(wǎng)技術，通過設置預警閾值，利用傳感器對現(xiàn)實物理環(huán)境中的環(huán)境信息和人為信息進行感知、監(jiān)控和反饋；人機交互技術，企業(yè)應急管理人員利用輸入、輸出設備，實現(xiàn)與機器的有效溝通，主要用于專項應急預案的調(diào)整優(yōu)化，以及應急人員的培訓與演練；音視頻采集和分析技術，對突發(fā)事件現(xiàn)場的災害信息進行采集、傳輸分析，用以確定災害的種類和程度；災害趨勢推演技術，利用災害推演技術對災害趨勢解析，并有序調(diào)度應急資源，最后對推演結果的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計等。

關于數(shù)據(jù)支撐，本文將其分為兩類，一類是基礎數(shù)據(jù)支撐，主要包括結構化的應急預案和專項應急預案。企業(yè)結構化應急預案是將原來企業(yè)文本型應急預案數(shù)字化處理，對預案的結構進行分解，將文本型預案的關鍵節(jié)點進行結構化，厘清應急預案框架結構與響應流程的基礎上，通過特定方式將企業(yè)檔案應急管理的案例庫、知識庫、模型庫和現(xiàn)場監(jiān)測監(jiān)控信息等與預案進行關聯(lián)、鏈接或嵌入，形成智能化的結構化預案形式[4]。企業(yè)專項應急預案是用以解決應急預案沒有涉及到的各個不同類型的具體災害的應急處置程序和流程，實時監(jiān)管監(jiān)控音視頻數(shù)據(jù)、相同或相似災害應急案例數(shù)據(jù)庫、企業(yè)生產(chǎn)設備及應急設備圖紙數(shù)據(jù)及建筑圖紙數(shù)據(jù)等支撐。另一類是基于企業(yè)的業(yè)務數(shù)據(jù)支撐，即企業(yè)進行正常生產(chǎn)業(yè)務活動過程中產(chǎn)生的人、財、物等各種數(shù)字化與非數(shù)字化數(shù)據(jù)和信息。這部分數(shù)據(jù)不僅包含伴隨企業(yè)業(yè)務活動產(chǎn)生、傳輸，再到保存整個全過程的數(shù)據(jù)，還包括對這些數(shù)據(jù)的來源分析、結構分析、價值分析以及風險和脆弱性分析，作為建立可視化應急預案的模型基礎，用來設計和開發(fā)應對企業(yè)業(yè)務活動過程中所有可能的突發(fā)事件的模擬、推演和演練系統(tǒng)。

3.2企業(yè)可視化應急預案的內(nèi)容設計及功能

（1）企業(yè)檔案風險管控

企業(yè)可視化應急預案系統(tǒng)的實施，可以通過如前所述的業(yè)務數(shù)據(jù)庫、三維模型數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等，建立與之關聯(lián)的智能化管理應用平臺，實現(xiàn)對企業(yè)檔案管理的管理環(huán)境、安全隱患、常態(tài)與非常態(tài)突發(fā)事件的遠程、實時、全程的監(jiān)控，并借助音視頻采集和分析系統(tǒng)，對采集到的監(jiān)控視頻實時分析。在企業(yè)檔案日常管理過程中，檢測系統(tǒng)檢測到的風險一旦高于預警閾值，應急預案系統(tǒng)會自動向相關應急管理工作人員發(fā)出應急警報。在危害檔案安全的突發(fā)事件發(fā)生時，應急管理主體可通過實時交互的三維場景及時查詢突發(fā)事件的相關信息，如突發(fā)事件的位置、種類、強度、各類傳感器的實時數(shù)據(jù)等，并且能根據(jù)具體災情，迅速與已有的數(shù)據(jù)庫進行匹配，推薦出匹配程度最高的企業(yè)應急預案，便于應急主體及時響應，為應急管理提供強有力的支持。

（2）應急演練培訓

企業(yè)檔案可視化應急預案的一個重要作用就是可以為企業(yè)檔案管理人員及相關人員提供應急演練?？梢暬瘧鳖A案可依托智能仿真系統(tǒng)，對各種檔案突發(fā)災害和人員行為的數(shù)值進行模擬，最大限度模仿或者再現(xiàn)檔案突發(fā)災害情景。借助協(xié)同演練技術，企業(yè)檔案管理人員實現(xiàn)仿真場景中與系統(tǒng)進行交互式演練。可視化的方式，方便企業(yè)各級決策與指揮人員、檔案管理人員、應急管理人員從客戶端直接進入演練模式，自主選擇角色參與受災檔案的搶救，并且可以直觀地觀測到應急措施的效果，這樣可以檢驗和評估應急預案的可操作性和實用性，以發(fā)現(xiàn)應急預案中的漏洞，修改和調(diào)整應急預案的內(nèi)容。直觀的視、聽、感等感官沖擊，讓人真切地感受到災害的破壞性，從而提高大家對突發(fā)事件應急管理工作的重視程度。借助企業(yè)可視化應急預案，企業(yè)檔案部門應對突發(fā)事件的演練更加科學化、智能化，不斷提高企業(yè)應對突發(fā)事件的能力和水平。

（3）災害推演

企業(yè)檔案可視化應急預案的重要內(nèi)容之一就是檔案災害的推演。危害企業(yè)檔案災害推演是一種定量分析，對檔案部門應對突發(fā)事件過程中產(chǎn)生的大量應急管理與救援數(shù)據(jù)，進行歸納建模，形成企業(yè)檔案突發(fā)災害數(shù)學模型，并對其不斷的驗證和優(yōu)化。基于情景分析模型的推演模擬與態(tài)勢演播技術，企業(yè)檔案的突發(fā)災害會真實再現(xiàn)。借助計算機輔助，應急演練場景隨著應急響應流程不斷推進、應急救援措施的實施而不斷變化，令人一目了然。當災害發(fā)生，利用基于情景分析模型的推演模擬與態(tài)勢演播技術，加入時間矢量，借助計算機輔助，企業(yè)檔案云集預案系統(tǒng)通過音視頻采集的數(shù)據(jù)及傳感器反饋的數(shù)據(jù)，對當前災害進行可視化的演繹分析，能夠迅速匹配、比對，確定災害的級別和損害程度，并且對企業(yè)檔案災害的發(fā)展趨勢、對檔案的破壞作用以及次生危害等進行預測，以供檔案管理人員進行決策。

借助檔案突發(fā)災害推演，應急主體可以直觀清楚掌握檔案突發(fā)事件的發(fā)展趨勢、影響范圍、救援實施效果等內(nèi)容，使演練人員在電腦中清晰追蹤了解事態(tài)變化，從而進一步把握企業(yè)檔案突發(fā)事件的發(fā)展態(tài)勢。

（4）應急決策

基于上述三個版塊內(nèi)容，企業(yè)檔案可視化應急預案利用多媒體、虛擬現(xiàn)實等技術，實現(xiàn)了預案環(huán)境、預案任務以及預案進程的可視化。當企業(yè)突發(fā)事件發(fā)生時，不僅可以為企業(yè)決策者提供突發(fā)事件的動態(tài)發(fā)展情況，而且通過大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術，在數(shù)據(jù)庫中可進行相關災害的數(shù)據(jù)收集，對發(fā)生的突發(fā)災害的發(fā)生、發(fā)展趨勢進行可視化演繹和分析，進而評估已有應急預案的可行性。依據(jù)檔案應急預案可視化對突發(fā)事件災情推演的結果，企業(yè)領導及應急決策者可以確定最優(yōu)的行動方案，更好地履行領導職能。同時，也為一線檔案管理人員應急處置給予及時的指導和反饋，以便企業(yè)從上到下高效控制突發(fā)事件的發(fā)展，最大限度減小突發(fā)事件對企業(yè)檔案管理工作的破壞性作用，減少企業(yè)經(jīng)濟損失。

3.3企業(yè)檔案應急預案可視化功能的實現(xiàn)

企業(yè)可視化應急預案對于企業(yè)提升檔案應急管理能力的作用顯而易見，而其功能的良好發(fā)揮，依賴于企業(yè)檔案部門從文本應急預案到可視化應急預案系統(tǒng)構建的全程參與。首先，企業(yè)檔案部門需要做好文本型應急預案的準備工作?？梢暬瘧鳖A案的基礎是結構化應急預案，文本應急預案是結構化應急預案處理的基礎。因此，企業(yè)檔案部門需在對本部門的檔案風險全面辨識的基礎上形成個性化的文本應急預案，使應急預案具有針對性。另外，應急文本預案需要將組織機構、應急設備、應急規(guī)范、處置流程等應急要素羅列完備，且具有關鍵節(jié)點的知識表達特點，方便結構化處理。其次，企業(yè)檔案部門需要建立種類齊全的應急管理知識庫，為可視化提供全面的信息支撐服務，如檔案部門基礎信息知識庫、部門風險源數(shù)據(jù)庫、應急預案數(shù)據(jù)庫、地理信息數(shù)據(jù)庫、應急資源數(shù)據(jù)庫、應急案例數(shù)據(jù)庫以及應急專家數(shù)據(jù)庫等多種數(shù)據(jù)庫，為應急預案智能化處理做好數(shù)據(jù)基礎。最后，先進的信息技術是實現(xiàn)應急預案可視化強有力的保障手段，大數(shù)據(jù)技術、物聯(lián)網(wǎng)、計算機虛擬現(xiàn)實技術、三維可視化技術、地理定位技術、智能分析等多種技術的綜合運用助推企業(yè)可視化應急預案功能實現(xiàn)。因此，企業(yè)檔案部門工作人員不僅需提高檔案安全知識與技能，還需完善信息技術知識結構，提升專業(yè)素養(yǎng)，以便更好完成企業(yè)應急管理工作。

綜上所述，面臨日趨復雜的安全管理環(huán)境，企業(yè)檔案可視化應急預案的構建，使企業(yè)檔案部門原本的文本應急預案更加直觀，預案要素的邏輯關系更清晰、易于理解，更有利于災害信息共享、災害推演與預案動態(tài)調(diào)整，為企業(yè)檔案部門應對突發(fā)事件靈活決策提供良好智力支撐，從而提升企業(yè)檔案部門的應急管理水平，可以作為企業(yè)檔案部門應對突發(fā)事件的有力工具加以嘗試。

*本文系國家社科基金項目“我國檔案生態(tài)安全應急管理機制研究”（14BTQ061）研究成果之一；河北大學中西部提升綜合實力專項資金資助。

參考文獻

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