羅吉鵬

[摘要]檔案利用是檔案工作的重要組成部分，關(guān)系到檔案館能否為用戶提供所需要的信息，以及用戶通過檔案的利用能否滿足自身的利用需求。英國檔案部門對檔案的利用極為重視，在檔案利用工作上采取一系列社會化的措施并取得了顯著效果。通過研究英國在檔案利用意識、數(shù)字化檔案利用、檔案的開發(fā)性利用等方面所采取的措施，以期可以啟示當下我國的檔案利用工作。

[關(guān)鍵詞]英國檔案利用利用意識數(shù)字化利用開發(fā)性利用

[分類號]G279.1

Enlightenment to Our Country from Archives Utilization in Britain

Luo Jipeng

（The School of Management ofAnhui University， Hefei，Anhui， 230039）

Abstract： Archival utilization is an important part of archival work， related to the archives can provide users with the information they need， as well as the users through the use of archives can meet their own needs. British archival department attaches great importance to the use of archives， on the archives utilization work also takes a series of socialize measures and achieved remarkable results. By studying the British takes measures in the use of awareness of archives， the utilization of digital archives， the exploitation utilization of archives and so on， hoping to provide enlightenment to our countrys archive utilization. Enlightenment to Our Country from File Utilization in Britain

Keywords： British； Archives Utilization； Use Awareness； Digital Utilization； Exploitation Utiliza？ tion

檔案工作作為一項服務性的工作，已日益滲透到社會生活的方方面面，各項工作的開展已經(jīng)離不開對于檔案的利用，但是“信息時代最使人驚奇和令人遺憾的方面之一是檔案這種記錄信息的最古老而持久的形式，雖然對于每個國家和每個民族都是唯一的和至關(guān)重要的，卻仍然很少為人們所知道和了解，因而，這個信息資源從總體上說，還很少得到有效的利用?！盵1]由此可見，檔案價值的普遍性和檔案利用的局限性仍然是制約我國檔案事業(yè)發(fā)展的一對矛盾。

英國作為老牌的資本主義國家，在世界上最早開始了現(xiàn)代化的進程，雖然在檔案管理體制、檔案法律、檔案的歷史進程等方面與我國存在眾多的差異，但在檔案利用工作上仍有值得我國借鑒的地方。

1英國檔案利用特征

1.1強調(diào)檔案利用意識

檔案利用意識屬于歷史的范疇，各國政治體制、經(jīng)濟文化科技水平不同會產(chǎn)生不同的檔案利用意識。檔案利用意識雖抽象，但始終處于動態(tài)的發(fā)展階段，隨著社會檔案事業(yè)的發(fā)展而不斷發(fā)展。不同的國家有不同的檔案利用意識，但在提高檔案利用意識的措施和理念上卻存在共性和互補之處。

英國身為世界強國，最早走上了現(xiàn)代化、文明化的道路，英國較高的檔案利用意識與其公民的高素質(zhì)有關(guān)?！坝咝１姸?，目前約有大學130多所，學院123所，高等教育學校50所?！盵2]英國的高等教育入學率可以達到50%，高素質(zhì)造就了英國公民普遍具有良好的檔案利用意識，熟悉在何時何地利用何種檔案，這也為英國的檔案利用創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。在英國人看來，檔案只有充分利用才能最大限度地發(fā)揮其價值和滿足社會各方面的利用需求?；谶@種認識，檔案部門和社會各界都注重通過檔案宣傳來提高公民的檔案意識?！皺n案意識提升運動”（Archive Awareness Campaign，以下簡稱AAC）就是英國國家檔案理事會為了提高全社會的檔案意識、開發(fā)檔案資源的價值而在全國舉辦的檔案宣傳活動。AAC的活動主體不僅包括各級各類的檔案館，更融合圖書館、博物館、戲院、劇場等文化機構(gòu)，全國每年圍繞某個主題開展形式多樣的檔案宣傳活動，主題涉及親情、愛情、友情等人性化的方面，“各地的活動形式都力求創(chuàng)新，融趣味、休閑、探古和教育于一體，很受大眾的歡迎，從而也一改大眾對檔案館和檔案的傳統(tǒng)印象，提升了大眾的檔案意識，吸引了新的用戶群體”[3]。在AAC的推動下，英國公民的檔案利用意識有了長足的進步，已不再把檔案館看成是滿足學術(shù)需求和實際需求的場所，注重休閑利用便是公民檔案意識提高的顯著表現(xiàn)。當走進英國國家檔案館（簡稱NAUK）時，會發(fā)現(xiàn)老年人在查閱歷史檔案、家譜檔案，中年人在瀏覽著國家的現(xiàn)行政策、法律法規(guī)，年輕人則參觀著主題多樣的檔案展覽，“整個社會應該把檔案館看作是它的一個文化機構(gòu)，即使是貼上‘文化娛樂甚至‘消遣的標簽也是無可厚非的?！盵4]英國正是把檔案館看成是文化休閑機構(gòu)，揭開檔案館“神秘的面紗”，才吸引了普通公民前往檔案館利用檔案，營造出全社會利用檔案的良好氛圍，帶動全社會檔案利用意識的提升。

1.2重視數(shù)字化檔案的利用

信息技術(shù)的迅速發(fā)展，在改變社會交往方式的同時，也在改變著檔案利用的方式，英國檔案界在檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化上已日趨成熟。英國各級檔案館依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，鼓勵公民對已完成數(shù)字化的檔案展開利用。數(shù)字化可以使廣大公民直接獲取包括行政信息在內(nèi)的檔案資源，在一定程度上削弱了社會等級所造成的信息流動障礙，使整個社會結(jié)構(gòu)變得扁平化。

首先，英國政府重視數(shù)字化檔案的利用。英國在檔案管理體制上屬于分散型，國家各級檔案館之間既沒有隸屬關(guān)系，也沒有業(yè)務指導關(guān)系。各級各類檔案館在館藏來源、結(jié)構(gòu)、載體等方面存在差異，制定出統(tǒng)一的數(shù)字化政策不切合實際，因此英國政府成立國家數(shù)字化檔案中心（簡稱NODA）來協(xié)調(diào)全國的檔案數(shù)字化工作，確保全國檔案館的數(shù)字檔案長期可用，并對全國格式不再兼容的數(shù)字檔案予以保護。如“英國廣播公司BBC在1986年刻錄《末日審判書》時遇到一些難題，由于技術(shù)的發(fā)展，當時采用的LV—ROM存儲技術(shù)已被CD—ROM和DVD技術(shù)所取代，大部分LV—ROM存儲格式的光盤由此變得無法識別”[5]，此時NODA就要采用先進的技術(shù)去處理這部分無法識別的數(shù)字檔案。其次，英國各級檔案館立足于公民的需求和檔案的保護對館藏檔案進行數(shù)字化。根據(jù)文件生命周期理論和文件雙重價值理論，移交檔案館的檔案基本處于非現(xiàn)行狀態(tài)，第二價值逐漸超越第一價值，利用范疇由文件的生成者擴大到整個社會，數(shù)字化檔案的利用者主要集中在充滿休閑利用需求的普通公民，因而英國的檔案館多以生活化專題的形式提供數(shù)字化檔案的利用。如NAUK館藏最古老的檔案《末日審判書》，記載了英王威廉一世統(tǒng)治時期全國每個莊園主擁有的勞動力、牲畜、森林、土地等，是了解當時經(jīng)濟狀況最好的資料，為響應公民的利用需求，NAUK對這部分的檔案率先實施數(shù)字化，使社會各階層公民都可以無障礙地利用這部分檔案。最后，利用數(shù)字化檔案舉辦主題豐富、內(nèi)容多樣的在線展覽。在線展覽是英國各檔案館宣傳館藏資源、提高公民檔案利用意識的主要手段，多樣化的主題一直深受英國公民喜愛，如“20世紀的英雄和惡棍”“加勒比歷史揭秘”“泰坦尼克號100周年展”等，“展覽的設(shè)計者通常會根據(jù)展覽的具體內(nèi)容設(shè)置展覽導航圖，部分展覽還添加了動態(tài)時間軸，進一步方便了用戶查找或瀏覽自己感興趣的內(nèi)容”[6]，但這些都離不開對數(shù)字化資源的利用。

1.3開發(fā)性的檔案利用

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，所記載的內(nèi)容具有頗高的真實性，并發(fā)揮著憑證的作用。受休閑利用、普遍利用觀念的影響，憑證性的需求在社會總需求中比例不大，“因此，檔案信息資源開發(fā)利用應成為日常工作的重點”[7]，經(jīng)過加工后的信息既保持著很高的真實性，又能滿足檔案用戶多樣化的利用需求。

NAUK借助社交媒體對館藏檔案進行開發(fā)利用。Web2.0時代，社交媒體在滲入人類生活的同時，也在改變著人類的交往方式和獲取信息的方式。社交媒體以其高度的參與感、共享感、歸屬感、交互感獲得大量用戶。NAUK也把部分檔案資源的開發(fā)利用與社交媒體相融合，如YouTube、Facebook、Twitter、Flicker等。以Flicker為例，作為“Yahoo旗下的圖片分享站點，不僅提供免費及付費數(shù)字照片存儲、分享方案之在線服務，還提供網(wǎng)絡(luò)社區(qū)平臺”[8]，NAUK有著海量的圖片檔案，但是大部分的圖片缺乏著錄信息，很難提供利用。NAUK便借助Flicker的平臺，將信息不全的圖片發(fā)布進行共享，允許用戶對照片添加標簽，之后由檔案館對標簽進行整合，“目前利用者已經(jīng)為25757份檔案添加了13428個標簽”[9]。

英國在檔案利用的基礎(chǔ)上提供擴展服務。所謂的擴展服務就是NAUK在為公民提供基本檔案工作服務的同時，衍生出來的“超出原范圍”的服務，即檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)。檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)本來就是檔案館利用檔案的一種商業(yè)性行為。NAUK既在館內(nèi)建立售賣檔案文化產(chǎn)品的實體店，又在自己的官網(wǎng)上開設(shè)專門的“Bookshop”方便用戶的購買。通過瀏覽“Bookshop”可以發(fā)現(xiàn)，NAUK是以專題的形式來開發(fā)檔案文化產(chǎn)品，如家族史、女性史、戰(zhàn)爭史、英國史等。雖然“Bookshop”名為書店，但是出售的產(chǎn)品不局限于書籍，包括書簽、明信片、鑰匙扣、珍藏品仿真件、圖片集等。檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)是對檔案內(nèi)容資源開展的深層次的利用，把依附于檔案物質(zhì)載體上的內(nèi)容提煉出來，加工成喜聞樂見的產(chǎn)品，不僅增加了英國各檔案館的經(jīng)費，也探索出利用檔案的新模式。

2啟示

2.1轉(zhuǎn)變檔案宣傳思維

良好的檔案利用意識離不開社會化的檔案宣傳活動。長期以來，我國的檔案事業(yè)受到“重藏輕用”思想的影響，造成整個社會的檔案利用意識始終處于較低的水平。英國在二戰(zhàn)之后檔案事業(yè)能如此迅速的發(fā)展，最重要的一點是英國的聯(lián)邦和地方檔案館樹立社會化的檔案意識，他們把自己視為檔案物質(zhì)載體的保管者，而不是檔案信息內(nèi)容的占有者，有義務在法律允許的范圍內(nèi)對館藏檔案的內(nèi)容進行深度開發(fā)，通過形式多樣的檔案宣傳活動吸引更多的公民前往檔案館利用檔案。

借鑒英國的經(jīng)驗，要轉(zhuǎn)變檔案宣傳思維。第一，舉辦親民化的檔案展覽。檔案學家威爾夫雷德·史密斯說過：“普及檔案材料常用的方法是舉辦展覽?！睓n案展覽作為目前使用率最高的檔案宣傳方式，在提高我國公民檔案利用意識上發(fā)揮著不可或缺的作用。檔案展覽只有圍繞公民所關(guān)注的熱點問題，才能激發(fā)他們檔案利用的意識。但目前我國的檔案展覽在主題上呈現(xiàn)趨同現(xiàn)象，政策法規(guī)、歷史人物等宣傳過多，忽視熱點民生問題的宣傳，很難讓公民產(chǎn)生對檔案的共鳴。第二，跨機構(gòu)開展檔案宣傳。英國“探索你的檔案周”活動，由英國國家檔案館聯(lián)手英國與愛爾蘭檔案與文件協(xié)會主辦，整合全國200多家檔案館與博物館的資源，充分挖掘檔案的價值，組織內(nèi)容豐富的線上和線下專題展覽，宣傳檔案來提高公民利用檔案的意識。在堅持檔案部門主體地位的同時，可以連同其他機構(gòu)開展檔案宣傳活動，如我國博物館也珍藏著大量檔案，應充分發(fā)揮其他文化機構(gòu)的價值。第三，借助社會焦點宣傳檔案。“英國國家檔案館圖書商場開始‘黑色星期五的促銷活動，許多商品使用折扣碼即可購買”[10]。NAKU抓住“黑色星期五”這一焦點，把檔案與社會生活相結(jié)合，既宣傳了檔案也提高了社會的檔案利用意識。我國檔案部門也應該借助社會焦點，充分宣傳檔案的價值及重要性，喚醒社會大眾深睡的檔案利用意識。

2.2提高數(shù)字化檔案利用質(zhì)量

檔案的數(shù)字化建設(shè)可以“將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，實現(xiàn)了檔案信息資源的及時利用與共享”[11]，數(shù)字化的全國檔案利用體系可以克服檔案利用的地域限制。

相較于英國數(shù)字化檔案的利用，我國在開發(fā)利用數(shù)字化檔案時需把握好以下幾點。一方面，在加快各級各類檔案館館藏數(shù)字化的進程中，堅持質(zhì)量優(yōu)先原則。所謂“質(zhì)量”就是以社會需求和檔案保護為出發(fā)點，優(yōu)先掃描公民利用率高或基礎(chǔ)狀況不佳的檔案。限于人力、物力、財力，英國各檔案館檔案數(shù)字化的總量不是很大，但數(shù)字化檔案的利用率卻極高。根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，到2020年底，“全國各級、地方級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化的比例，分別達到30—60%、40—75%、25—50%”，截至2016年底，全國數(shù)字化檔案資源達到2243萬GB[12]，我國在數(shù)字化比例上呈現(xiàn)穩(wěn)健的增長趨勢。反觀2016年全國各級各類檔案館共接待655.2萬利用人次，數(shù)字化檔案利用者只有206.3萬人次，占到31.5%。相比于英國的高利用率，我國數(shù)字化檔案在內(nèi)容上沒有滿足多數(shù)利用者的實際需要，可利用性不高。不應為了數(shù)字化而數(shù)字化，應優(yōu)先數(shù)字化公民關(guān)注度高的檔案，切忌按照檔案館排架的順序依次數(shù)字化，在考慮成本的同時更注重質(zhì)量。另一方面，要拓寬數(shù)字化檔案的利用渠道。檔案數(shù)字化是檔案館今后提供服務的基礎(chǔ)和前提。目前各檔案館在數(shù)字化資源的基礎(chǔ)上基本以被動服務為主，利用者多出于學術(shù)、實際的需求去利用數(shù)字化檔案。我國檔案館要樹立主動服務的理念，積極利用數(shù)字化檔案拓寬利用渠道。NAUK網(wǎng)站就利用其高質(zhì)量的數(shù)字化檔案，舉辦了超過60個在線展覽，使英國公民足不出戶就可以享受到高質(zhì)量的數(shù)字檔案利用體驗。

2.3堅持開放性的開發(fā)利用

檔案開放性的開發(fā)利用，要堅定開放性的開發(fā)理念，強調(diào)檔案利用范圍的廣泛性，扎根于豐富的檔案信息資源，借助現(xiàn)代化的開發(fā)手段和社會資源，最大限度地開發(fā)出檔案的既有價值和附加價值。

利用社交媒體。社交媒體在豐富公眾利用的形式、增強利用體驗的同時，還能吸引公眾參與到檔案的開發(fā)利用當中，轉(zhuǎn)變公眾身份。不同的社交媒體有不同的特點，如果只利用一種難免會有局限。NAUK就在多個社交媒體上注冊了賬號，Twitter用于檔案館與用戶的在線互動，F(xiàn)licker用于照片檔案的開發(fā)利用，YouTube用于視頻的宣傳。多類型的社交媒體增強了用戶與檔案館的互動，使其獲得滿意的利用體驗。我國各級檔案館已認識到社交媒體在檔案開放性利用中的作用，大都開通微博賬號和微信公眾號。但從目前來看，官方賬號普遍存在利用率低、內(nèi)容更新慢、用戶參與性弱等缺點。社交媒體使公眾成為開發(fā)利用的主體，如將著錄信息不全的照片檔案放于公開的社交平臺上，鼓勵公眾為其添加標簽，完善檢索信息。

商業(yè)性的開發(fā)利用。檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品就是商業(yè)性開發(fā)利用的產(chǎn)物，其依賴于多元的館藏結(jié)構(gòu)，是對檔案所蘊含的文化、歷史、地理、民族等價值的深度挖掘，是一種擴展性的利用。長期以來我國檔案館受政治性和保密性的影響，多數(shù)缺乏檔案商業(yè)性和社會化開發(fā)的思維，條塊分割的管理體制也限制了商業(yè)性的運行。檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品的開發(fā)需要檔案館轉(zhuǎn)變觀念，立足檔案館的文化屬性，從檔案社會化需求的角度來開發(fā)檔案，設(shè)計出滿足人民群眾精神需求的產(chǎn)品。檔案館可以借鑒博物館、圖書館等文化機構(gòu)的經(jīng)驗，我國的博物館和圖書館在文化創(chuàng)意產(chǎn)品開發(fā)上已走在檔案館的前列。“2014年10月10日，故宮博物院在其89周年院慶當天，將景區(qū)內(nèi)的‘故宮商店正式拆除，取而代之的是在紅墻外的‘故宮文化創(chuàng)意館?！盵13]這一變化不僅拉近故宮與普通群眾之間的距離，也突出以“文化”和“創(chuàng)意”為核心的開發(fā)理念，具有立足歷史、關(guān)注當下、著眼未來的大局觀念。檔案館在堅持其檔案實體保管者的同時，也要把自己看成檔案內(nèi)容的利用者，利用檔案的內(nèi)容特征開發(fā)出創(chuàng)意度高、吸引力高、科技含量高的產(chǎn)品，彌補在文化創(chuàng)意產(chǎn)品開發(fā)上的缺位。

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