盧林濤

[摘要]檔案社交媒體已成為檔案機(jī)構(gòu)最重要的信息傳播和公眾服務(wù)平臺之一。開展檔案社交媒體準(zhǔn)備度評估，摸清家底、科學(xué)謀劃，是提高檔案社交媒體運(yùn)營效果的有效途徑之一。檔案社交媒體準(zhǔn)備度評估是對各級各類檔案機(jī)構(gòu)在開設(shè)社交媒體之前能力和意愿相關(guān)指標(biāo)的整體評估，其關(guān)鍵要素包括基礎(chǔ)保障、內(nèi)容創(chuàng)建、內(nèi)容發(fā)布和內(nèi)容管理等。檔案機(jī)構(gòu)可委托第三方機(jī)構(gòu)對其開展檔案社交媒體準(zhǔn)備度評估，并以雷達(dá)圖形式呈現(xiàn)定性評估結(jié)果。

[關(guān)鍵詞]檔案社交媒體準(zhǔn)備度評估

[分類號]G270.7

Research on Assessment of Readiness of Social Media Used by Archival Institutions

Lu Lintao

（School of PublicAdministration of Sichuan University， Chengdu， Sichuan， 610065）

Abstract： Social media used by archival institutions is becoming one of the most important platforms for information dissemination and public service.Its one of the effective ways to improve operation effect of social media used by archival institutions that launching assessment of readiness of social media used by archival institutions to acknowledge its basis and plan scientifically.The assessment of readiness of social media used by archival institutions is an integral assessment for ability and willingness of archival institutions before establishing social media which includes key points like basic indemnification，content creation，content release and content management. Archival institutions can consign those third party agencies to launch the assessment and emerged qualitativly by radar chart.

Keywords：Archive； Social Media； Readiness； Assessment

1引言

Web2.0時(shí)代下，公共部門大力培育開放透明的組織文化，建設(shè)開放政府，實(shí)現(xiàn)公共信息資源的共享和開放，社交媒體的重要性日益提升。檔案機(jī)構(gòu)作為重要的公共文化部門，自然概莫能外。以微信公眾號為例，作為我國各級各類檔案機(jī)構(gòu)最普遍使用的社交媒體，根據(jù)中國新媒體大數(shù)據(jù)平臺數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)前其開設(shè)數(shù)量已近400個(gè)，但其中大部分運(yùn)營情況都不太理想，直接表現(xiàn)在瀏覽和轉(zhuǎn)發(fā)評論人次較少等方面。是什么原因?qū)е虏糠制脚_建設(shè)效果難以達(dá)到預(yù)期？吳云、鄭磊等人的研究都指向了運(yùn)營能力。而運(yùn)營能力實(shí)則是由觀念意識、資源建設(shè)、技術(shù)能力、組織保障等先期因素提供長效支持。美國國家檔案與文件署（NARA）、我國“金山記憶”等無不在正式推出前即已通過梳理館藏、制定規(guī)范、明確工作流程、著手人員培訓(xùn)、加強(qiáng)宣傳推廣等方式做足準(zhǔn)備。推進(jìn)檔案社交媒體建設(shè)是當(dāng)前檔案機(jī)構(gòu)工作的新方向。如何做好社交媒體建設(shè)準(zhǔn)備工作，為運(yùn)營保駕護(hù)航，是檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)正視和思考的問題。

通過開展檔案社交媒體準(zhǔn)備度評估，利用評估框架，一方面在實(shí)務(wù)上，檔案機(jī)構(gòu)能有效識別其社交媒體開設(shè)和運(yùn)營所必需的關(guān)鍵要素及具體指標(biāo)，并根據(jù)要素稟賦情況，正確判斷是否開設(shè)，合理規(guī)劃運(yùn)營計(jì)劃。另一方面在理論上也能一定程度填補(bǔ)當(dāng)前檔案社交媒體發(fā)展前期準(zhǔn)備相關(guān)研究的缺失。

2檔案社交媒體準(zhǔn)備度評估和指標(biāo)構(gòu)建

2.1概念界定

準(zhǔn)備度是指從事某種行為和推進(jìn)某類事物發(fā)展的意愿和能力水平。[1]在電子政務(wù)背景下，鄭磊認(rèn)為，準(zhǔn)備度是指先決的準(zhǔn)備條件，電子政府準(zhǔn)備度（Egovernment Readiness）主要評估政府機(jī)構(gòu)是否已經(jīng)做好在網(wǎng)上提供各種服務(wù)以及運(yùn)用ICT（Information Comunication Technology，即信息通訊技術(shù)）進(jìn)行政府內(nèi)部建設(shè)的準(zhǔn)備。[2]參考上述概念，筆者認(rèn)為，檔案社交媒體準(zhǔn)備度評估是對檔案機(jī)構(gòu)在開設(shè)社交媒體之前相關(guān)能力和意愿指標(biāo)的整體評估。

基于館藏資源數(shù)量和質(zhì)量、面向社會的互動要求等因素，本文所構(gòu)建的準(zhǔn)備度評估的對象是各級各類檔案館（室），包括綜合檔案館、專業(yè)檔案館、機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)檔案館（室）等，暫不包括各類檔案教育機(jī)構(gòu)、檔案服務(wù)企業(yè)等。

2.2參考模型

檔案社交媒體作為社交媒體平臺的突出特性在于開放性、交互性，這與開放數(shù)據(jù)實(shí)踐的內(nèi)涵是一致的，因此在設(shè)計(jì)其準(zhǔn)備度評估模型時(shí)可一定程度參考開放數(shù)據(jù)準(zhǔn)備度的相關(guān)研究和既有模型。在開放數(shù)據(jù)領(lǐng)域，較有代表性的準(zhǔn)備度評估模型有世界銀行主持的開放數(shù)據(jù)準(zhǔn)備度評估、萬維網(wǎng)基金會的開放數(shù)據(jù)晴雨表等。[3]開放政府?dāng)?shù)據(jù)準(zhǔn)備度涉及多個(gè)維度，既包括政府內(nèi)部的法律、政治、組織、管理等要素，也包括外部的政治、經(jīng)濟(jì)、社會等因素。

當(dāng)然，目前開放數(shù)據(jù)準(zhǔn)備度研究仍不夠充分，且更多涉及國家社會等宏觀層面，對微觀組織關(guān)注不足，對評估檔案社交媒體準(zhǔn)備度的借鑒作用有限。因此，有必要引入社交媒體成熟度模型加以補(bǔ)充。成熟度是對事物發(fā)展水平的評估。從體現(xiàn)運(yùn)營成效的指標(biāo)內(nèi)容出發(fā)，通過審視成熟度指標(biāo)也能在相當(dāng)程度上在前期準(zhǔn)備階段做到針對性強(qiáng)化準(zhǔn)備，抓住關(guān)鍵的成效驅(qū)動因素[4]，如檔案形式多樣性、公眾互動有效性等。

2.3關(guān)鍵要素及具體指標(biāo)

準(zhǔn)備度是指先決準(zhǔn)備條件，其與成熟度等后期實(shí)踐維度評估指標(biāo)存在顯著不同，前置性的特點(diǎn)要求對其進(jìn)行評估時(shí)側(cè)重相關(guān)體現(xiàn)能力和意愿的指標(biāo)在制度規(guī)范層面的充分程度。通過前期制度規(guī)范的明確，打好基礎(chǔ)，為后期運(yùn)營提供規(guī)范和指導(dǎo)。

社交媒體平臺具有深刻的社會化屬性，強(qiáng)大的媒介傳播能力使其廣泛建構(gòu)于復(fù)雜的社會結(jié)構(gòu)中，其準(zhǔn)備度自然涉及到眾多要素。關(guān)鍵要素是檔案社交媒體目標(biāo)方向、運(yùn)營維護(hù)、技術(shù)管理等能力和意愿指標(biāo)的先導(dǎo)基礎(chǔ)，極大程度上反映和影響了檔案機(jī)構(gòu)開設(shè)和運(yùn)營社交媒體平臺的準(zhǔn)備水平。本文將重點(diǎn)探究準(zhǔn)備度中的關(guān)鍵要素，評估機(jī)構(gòu)開設(shè)社交媒體前各關(guān)鍵要素的制度化、規(guī)范化水平。

檔案社交媒體是典型的流程化作業(yè)平臺，能力和意愿維度的各項(xiàng)準(zhǔn)備條件深入體現(xiàn)在其工作全流程中。詳見表1。

（1）基礎(chǔ)保障。其指檔案社交媒體平臺開設(shè)前的整體規(guī)劃、可開發(fā)利用資源存量和開發(fā)利用實(shí)踐基礎(chǔ)、民意基礎(chǔ)。整體規(guī)劃是對檔案社交媒體平臺的總體謀劃，是檔案社交媒體準(zhǔn)備度的戰(zhàn)略基礎(chǔ)。例如早在設(shè)立社交媒體平臺前，NARA就明確提出社交媒體將作為十大旗艦項(xiàng)目之一助力其成為美聯(lián)邦機(jī)構(gòu)開放政府的領(lǐng)導(dǎo)者。[5]可開發(fā)利用資源存量主要指檔案機(jī)構(gòu)現(xiàn)有特色或重點(diǎn)館藏資源數(shù)量及所屬年代、載體類型等結(jié)構(gòu)特征，對該項(xiàng)指標(biāo)的評估可以有效評定機(jī)構(gòu)開設(shè)社交媒體后所發(fā)布內(nèi)容長效引流關(guān)注的可能性。國內(nèi)外成功的檔案社交媒體都極為重視在前期挖掘特色檔案資源，打造獨(dú)特IP。開發(fā)利用實(shí)踐基礎(chǔ)則是對檔案機(jī)構(gòu)已有的如編研成果、專題展覽、開放日、傳統(tǒng)媒體平臺宣傳報(bào)道等各類開發(fā)利用實(shí)踐所積累的檔案信息資源對外傳播經(jīng)驗(yàn)和能力的大致判定，民意基礎(chǔ)則指社會公眾通過此類實(shí)踐積累的對機(jī)構(gòu)的了解和認(rèn)知程度。通過對本機(jī)構(gòu)開發(fā)利用基礎(chǔ)的有效把握，有利于機(jī)構(gòu)正確判定其相應(yīng)準(zhǔn)備程度的高低以及是否開設(shè)相關(guān)賬號。以NARA為例，其通過長期實(shí)施的公民檔案員項(xiàng)目與普通社會公眾建立了良好的互動關(guān)系，為其社交媒體的成功積累了豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和堅(jiān)實(shí)民意基礎(chǔ)。

（2）內(nèi)容創(chuàng)建。該要素主要涉及對“人”（運(yùn)營人員）和“對象”（制發(fā)流程相關(guān)指標(biāo)制度規(guī)范充分程度）的評估。對運(yùn)營人員層面準(zhǔn)備程度的評估將側(cè)重考量運(yùn)營人員數(shù)量、專職或兼職性質(zhì)、職責(zé)分工和運(yùn)營權(quán)限劃分等顯性內(nèi)容以及內(nèi)容整合編輯等隱性能力是否通過內(nèi)容制度加以明確。同時(shí)也會考察相關(guān)培訓(xùn)和配發(fā)工作指南等對工作人員運(yùn)營能力的影響。NARA內(nèi)部即通過設(shè)立數(shù)據(jù)實(shí)驗(yàn)室、創(chuàng)意實(shí)驗(yàn)室等措施提升員工社交媒體技巧，顯著增強(qiáng)了運(yùn)營能力。[6]制發(fā)流程是社交媒體內(nèi)容創(chuàng)建的核心，制發(fā)流程準(zhǔn)備水平的評估將主要涉及流程的規(guī)范性和制度化水平：發(fā)布內(nèi)容選題范圍、以何種方式征集選題創(chuàng)意以及如何選取選題；編輯風(fēng)格的確定，其是否與機(jī)構(gòu)定位和組織文化相一致；內(nèi)容審校時(shí)間長短和所需層級多少等。

（3）內(nèi)容發(fā)布。內(nèi)容發(fā)布要素主要涉及內(nèi)容發(fā)布時(shí)效和互動兩項(xiàng)指標(biāo)。社交媒體極為強(qiáng)調(diào)信息傳播的及時(shí)響應(yīng)，因此檔案機(jī)構(gòu)在開設(shè)社交媒體前就應(yīng)認(rèn)真思考如何確保其信息發(fā)布的時(shí)效性，其關(guān)鍵在于對內(nèi)容發(fā)布所處重大時(shí)機(jī)、發(fā)布時(shí)間段和日常更新頻率的先期確認(rèn)。國內(nèi)檔案社交媒體翹楚“吳江通”在時(shí)令節(jié)氣、重大事件時(shí)間點(diǎn)都會適時(shí)推出應(yīng)景文章，反響熱烈。交互性是社交媒體的重要特性，互動有無和水平高低是社交媒體能否長效運(yùn)營的關(guān)鍵影響因素。本文將主要涉及對平臺轉(zhuǎn)發(fā)和@其他賬號兩項(xiàng)社交媒體最常用平臺間互動方式規(guī)范程度的評估。[7]

（4）內(nèi)容管理。內(nèi)容管理是檔案社交媒體運(yùn)營維護(hù)工作的主要環(huán)節(jié)，由用戶互動、應(yīng)急管理和歸檔管理等指標(biāo)構(gòu)成。用戶互動主要指檔案機(jī)構(gòu)通過社交媒體與用戶的互動交流，檔案機(jī)構(gòu)在前期應(yīng)通過評論留言回應(yīng)管理機(jī)制、評論留言選取標(biāo)準(zhǔn)等的確定為后期正常運(yùn)營且保持良性用戶互動打好基礎(chǔ)。不少微信公眾號得以在同類賬號中脫穎而出的關(guān)鍵就在于其內(nèi)容豐富有料、亮點(diǎn)突出的評論區(qū)。網(wǎng)絡(luò)社群的興起是檔案社交媒體在發(fā)展過程中的突出特點(diǎn)，檔案機(jī)構(gòu)也應(yīng)評估其線上社群建立和維護(hù)能力，如積極思考是否建立用戶群組，群組如何運(yùn)營等。國外優(yōu)秀檔案社交媒體提供了有益借鑒，用戶在澳大利亞國家檔案館（NAA）開設(shè)的Historypin上可自主編輯上傳圖片，生成基于地址創(chuàng)建的個(gè)性檔案，搭建了良性的社群空間。[8]“吳江通”也長期面向社會發(fā)布征稿啟事，很大部分微信推文都由社會人士提供。社交媒體建構(gòu)在互聯(lián)網(wǎng)空間中，既面臨網(wǎng)絡(luò)空間安全問題的挑戰(zhàn)，又極易因相對個(gè)性、自由的網(wǎng)絡(luò)表達(dá)而遭遇公共關(guān)系問題。檔案機(jī)構(gòu)在開設(shè)社交媒體平臺前就應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)安全、公共關(guān)系事件等應(yīng)急預(yù)案準(zhǔn)備。檔案社交媒體建立在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)運(yùn)營商提供的第三方平臺之上，對在平臺上所發(fā)布信息進(jìn)行檔案化管理也是在前期機(jī)構(gòu)所必須探索的。一方面，檔案機(jī)構(gòu)要與第三方平臺通過完善使用條款，簽訂補(bǔ)充協(xié)議等形式明確平臺所發(fā)布信息的歸屬和歸檔管理的必要，另一方面其在前期需明確歸檔的主要方式，如截圖保存、網(wǎng)頁歸檔等。例如NARA先期制定了《社交媒體文件管理指南》，對其捕獲、保管期限等做出明確規(guī)定，為之后各聯(lián)邦機(jī)構(gòu)在Twitter、Facebook等社交媒體平臺上的信息歸檔提供了體制性指導(dǎo)。[9]

3檔案社交媒體準(zhǔn)備度評估的應(yīng)用

3.1評估主體

本文建議檔案機(jī)構(gòu)委托第三方機(jī)構(gòu)對其自身社交媒體準(zhǔn)備度開展評估。委托第三方機(jī)構(gòu)開展此項(xiàng)評估的主要原因：一是可避免機(jī)構(gòu)自身主觀評價(jià)的失真，二是依托專業(yè)評估，可最大限度地科學(xué)評定機(jī)構(gòu)準(zhǔn)備度情況。

3.2評估過程

第三方機(jī)構(gòu)主要通過摸底、對照和評定三大步驟開展檔案機(jī)構(gòu)社交媒體準(zhǔn)備度評估。（1）摸底。檔案機(jī)構(gòu)協(xié)助第三方評估機(jī)構(gòu)通過專題座談會、訪談、問卷、資料梳理等方式全面了解自身相關(guān)要素及指標(biāo)的準(zhǔn)備情況。（2）對照。結(jié)合機(jī)構(gòu)實(shí)際，第三方機(jī)構(gòu)將摸底情況與社交媒體運(yùn)營成效較好的其他“相近”機(jī)構(gòu)的前期準(zhǔn)備情況進(jìn)行對照，在比對中大致劃定機(jī)構(gòu)準(zhǔn)備度所處水平?！跋嘟睓C(jī)構(gòu)的含義是檔案機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、規(guī)模等處于類似水平，如同為省級綜合檔案館。（3）評定。第三方機(jī)構(gòu)根據(jù)摸底和對照情況，定性評定機(jī)構(gòu)準(zhǔn)備度水平等級。

3.3評估結(jié)果

定性評定難以做到量化測度，檔案機(jī)構(gòu)在開設(shè)社交媒體前部分準(zhǔn)備工作因其制度化色彩也不易量化考核，只能通過數(shù)量多少、水平高低等大致判別準(zhǔn)備程度充分等級（不充分、較充分、充分）。如通過比對，某檔案機(jī)構(gòu)存在未出臺社交媒體規(guī)劃框架、特色館藏檔案資源數(shù)量相對較少、前期與社會互動合作水平較低等問題，則可大致認(rèn)定該機(jī)構(gòu)在基礎(chǔ)保障要素上準(zhǔn)備不充分，該要素準(zhǔn)備度評估為1級，尚需提升。同時(shí)，如其制定了一定的社交媒體發(fā)布內(nèi)容制發(fā)流程規(guī)章，也初步明確了運(yùn)營人員構(gòu)成和屬性等，則可認(rèn)為其在內(nèi)容創(chuàng)建要素層面準(zhǔn)備較充分，評估為2級。某機(jī)構(gòu)若建立了完善的用戶互動機(jī)制，制定了完備的應(yīng)急管理方案，明確了社交媒體發(fā)布信息權(quán)屬劃分和歸檔方式等，可評定其內(nèi)容管理要素準(zhǔn)備度達(dá)到充分水平。

為更清晰地反映機(jī)構(gòu)整體的準(zhǔn)備程度和各要素配置情況，建議采用雷達(dá)圖，點(diǎn)面結(jié)合，以呈現(xiàn)評估結(jié)果。評估雷達(dá)圖設(shè)置四個(gè)維度，分別是評估的基礎(chǔ)保障、內(nèi)容創(chuàng)建、內(nèi)容發(fā)布和內(nèi)容管理要素，從里到外表示各要素從不充分、較充分到充分的準(zhǔn)備度變化。各要素準(zhǔn)備度水平綜合而成的整體形態(tài)則是機(jī)構(gòu)檔案社交媒體準(zhǔn)備度的總體情況，如圖1所示。

4結(jié)語

通過構(gòu)建以基礎(chǔ)保障、內(nèi)容創(chuàng)建、內(nèi)容發(fā)布、內(nèi)容管理等覆蓋社交媒體信息傳播全流程的關(guān)鍵要素支撐的檔案社交媒體準(zhǔn)備度評估指標(biāo)框架，將有力支持各級各類檔案機(jī)構(gòu)開展評估，準(zhǔn)確把握自身開設(shè)社交媒體的前期整體準(zhǔn)備情況，科學(xué)分析、合理研判社交媒體的開設(shè)、運(yùn)營等相關(guān)問題，為搭建長效的公眾互動溝通渠道提供決策支撐。本文初設(shè)的評估指標(biāo)框架尚存諸多待完善之處，未能為每一關(guān)鍵要素賦以量化權(quán)重，也未能將具體指標(biāo)的評估置于定量測度之下，因此最終呈現(xiàn)的對檔案機(jī)構(gòu)社交媒體準(zhǔn)備度的評估判定只是相對模糊化的定性判定，而非更為客觀的定量測度。未來的研究宜定量測度檔案機(jī)構(gòu)社交媒體準(zhǔn)備度，以更好地呈現(xiàn)和應(yīng)用評估結(jié)果。

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