趙子墨 林華東

近年來，為了適應(yīng)政法體制改革和檔案管理模式轉(zhuǎn)變的需求，培養(yǎng)和建設(shè)一支正規(guī)化、專業(yè)化、職業(yè)化的高素質(zhì)政法干警隊伍，政法系統(tǒng)堅持政法干警人事檔案管理工作走科技強(qiáng)警之路，同時充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息技術(shù)和警務(wù)人事檔案數(shù)字化的作用，警務(wù)效能得到進(jìn)一步提升，政法干警人事檔案管理信息化水平有了大幅提高。

一、政法干警人事檔案管理的基本情況

人事檔案是政法干警個人成長歷史的真實記載，是選拔任用和管理監(jiān)督干部的重要依據(jù)。人事檔案是“集中反映個人經(jīng)歷、品質(zhì)才學(xué)、工作表現(xiàn)的歷史記錄，凡是記錄個人經(jīng)歷及其社會實踐活動，反映個人政治面貌、思想品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、技術(shù)專長、學(xué)術(shù)水平、獎懲情況等方面的人事材料，都屬于人事檔案的收集范圍?！盵1]目前，從存儲介質(zhì)區(qū)分，政法干警檔案可劃分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種類別。

紙質(zhì)檔案主要是指每位干警都有一個獨立的紙質(zhì)檔案正本，按照檔案整理要點分類裝訂入冊。電子檔案是指在檔案管理系統(tǒng)中輸入每位干警的各類信息，其內(nèi)容均來源于紙質(zhì)檔案，電子檔案信息為警銜系統(tǒng)、警務(wù)人事系統(tǒng)、公務(wù)員信息系統(tǒng)、黨員信息系統(tǒng)等各類系統(tǒng)提供了準(zhǔn)確和便利的檢索條件。

人事檔案主要是以個人作為立卷的單位，通常都是采用每人一卷的方式建立個人檔案。政法干警的人事檔案也是如此，他們的人事檔案按其內(nèi)容一共可以分為十大類。通過查閱政法干警的人事檔案，可以更好地全面客觀了解與掌握其工作與學(xué)習(xí)的歷史狀況，為將來的選拔任用提供基礎(chǔ)性的檔案資料依據(jù)。

政法干警的人事檔案信息化系統(tǒng)是連接紙質(zhì)檔案和公務(wù)員信息系統(tǒng)、黨員信息系統(tǒng)、警務(wù)人事系統(tǒng)、警銜系統(tǒng)等各種常用系統(tǒng)的紐帶。作為信息最全面最準(zhǔn)確的警務(wù)人事系統(tǒng)，為目前警務(wù)效能的提升提供了便利，系統(tǒng)中每位干警的信息包含了基本情況、學(xué)歷、簡歷、家庭成員以及社會關(guān)系、年度考核、銜稱信息、職務(wù)子集、培訓(xùn)信息等等，這些信息的準(zhǔn)確性均來源于檔案管理系統(tǒng)。

以“職務(wù)子集”為例，這項內(nèi)容在檔案管理系統(tǒng)里對應(yīng)的是職務(wù)變動，上面涵蓋了任職時間、免職時間、任職單位職務(wù)、任免職文號、職級，所有檔案在職務(wù)變動情況里形成電子文件。查詢和核對信息時無需再翻閱紙質(zhì)檔案，入職以后的所有信息都會一目了然，和職務(wù)子集逐條呼應(yīng)，這為職務(wù)調(diào)整、晉升、工資晉級、警銜晉升等都提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。再比如，每位政法干警的基本信息，特別是我們常說的“三齡兩歷”，這是檔案審核的重中之重，年齡正確與否直接影響到退休時間。以某單位為例，在2015年做的全國干部人事檔案專項審核中，按照《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案》（組通字[2014]32號）要求，共排查出十多位干警的年齡出現(xiàn)問題，并及時作出了核實與修正。

二、大數(shù)據(jù)下的人事檔案管理系統(tǒng)的特點及優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)條件下人事檔案管理系統(tǒng)的特點主要表現(xiàn)在：

一是人事檔案的數(shù)字化存儲。在大數(shù)據(jù)時代，“網(wǎng)絡(luò)將成為檔案利用的重要手段，通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案利用服務(wù)，就必須實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化?！盵2]政法干警人事檔案的信息化過程，是將不同的檔案數(shù)據(jù)信息用文字圖形等諸多方式進(jìn)行外顯，借助電腦編程進(jìn)行讀取和識別，并進(jìn)行相關(guān)有效整合，生成個人的人事檔案數(shù)據(jù)庫信息，實現(xiàn)人事檔案分類的系統(tǒng)化與信息化，以便于檔案查詢和檢索。

二是人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化傳輸。人事檔案的內(nèi)容借助數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，可以較好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息網(wǎng)上傳遞與交流，成功跨越了時空限制，有效地連結(jié)了檔案信息提供方、存儲方和使用方，在快速的檔案信息傳遞過程中，能夠有效發(fā)揮信息數(shù)據(jù)的利用績效，較好地提升警務(wù)管理的效能。

三是人事檔案的智能化查詢。警務(wù)人事檔案實施計算機(jī)大數(shù)據(jù)管理以后，將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化存儲，統(tǒng)一錄入到警務(wù)人事系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫之中，這將為今后查詢與檢索警務(wù)人事檔案提供了非常便捷的通道；此外，警務(wù)人事檔案實施計算機(jī)大數(shù)據(jù)管理后，還會大大地減少檔案室手工檢索的時間、降低勞動強(qiáng)度、極大提升人力資源管理的工作效率。

通過上面我們對大數(shù)據(jù)條件下人事檔案管理系統(tǒng)的特點的描述可以看出，在大數(shù)據(jù)條件下計算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)具有明顯的優(yōu)勢。

第一，它有利于提高檔案管理效率，降低管理成本。傳統(tǒng)的人工操作，存在易出錯、難保管、查詢方式繁瑣、耗費人力物力等問題，難以達(dá)到高效率的人事管理工作要求。而使用大數(shù)據(jù)計算機(jī)的人事檔案管理系統(tǒng)能夠快速地處理大量的數(shù)據(jù)，在處理檔案信息時具有絕對優(yōu)勢。傳統(tǒng)的警務(wù)人事檔案在保存載體方面基本是采用紙質(zhì)材料，這就導(dǎo)致了其成本高，占據(jù)的空間較大，長期保存所需的物理條件也十分苛刻，而運用計算機(jī)大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案的保存，其成本則遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔。

第二，它有利于拓展檔案信息形式，提高數(shù)據(jù)利用率?！半S著檔案信息化建設(shè)步伐的不斷加快，檔案數(shù)據(jù)也由原來的單一形式向電子文件、影像、音頻、多媒體等全方位拓展，數(shù)據(jù)存儲量也以幾何級方式不斷增長?！盵3]建立了人事檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)之后，對大量的人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析、甄別遴選就會非常簡單，而當(dāng)這種新型的檔案資料數(shù)據(jù)關(guān)系模式建構(gòu)以后，必然會導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案資料由紙質(zhì)檔案向音視頻等多媒體擴(kuò)展，極大地提高了整個數(shù)據(jù)的利用價值，將原來“死檔”變?yōu)椤盎顧n”。建立云檔案平臺后，在云檔案平臺上可以根據(jù)涉密等級，為不同職務(wù)、不同職級的政法干警設(shè)置不同的管理權(quán)限，使其瀏覽與之對應(yīng)的電子檔案，從而大大提高了檔案信息的利用率。

第三，它有利于領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，提升服務(wù)質(zhì)量。在政法干警提拔任用過程中，上級領(lǐng)導(dǎo)往往需要匯集相關(guān)人員的全面信息。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，往往被動地呈現(xiàn)出單一的信息鏈，而通過警務(wù)人事檔案管理系統(tǒng)就能夠提供全面的人員基本信息、歷年獎懲考核情況以及日常履職表現(xiàn)，可以通過該系統(tǒng)靈活篩選信息，充分發(fā)揮檔案工作價值，為領(lǐng)導(dǎo)選拔任用干部便捷地提供參考依據(jù)。

第四，它有利于降低檔案存儲風(fēng)險，提高檔案存儲的安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔在傳輸過程中，存在著損毀、遺失、泄密等風(fēng)險，即便存儲在專用檔案室中，也會受到火災(zāi)、地質(zhì)災(zāi)害等威脅。在云檔案平臺數(shù)據(jù)信息安全的保障方面，“云檔案平臺采取了多種安全技術(shù)控制書庫的存儲、訪問、傳輸和利用，確保這些檔案信息的完整性、保密性。”[4]大數(shù)據(jù)、云計算下的警務(wù)人事檔案管理系統(tǒng)為了保障平臺上數(shù)據(jù)信息的安全，往往也會采取多種安全技術(shù)證書來控制存儲、訪問、傳輸和利用，確保警務(wù)人事檔案信息的完整性與保密性，甚至對這些檔案信息進(jìn)行兩套平臺的存儲和備份，一套數(shù)據(jù)存儲于資源庫中，而另一套則存儲于應(yīng)用庫中，兩套系統(tǒng)同步備份和更新，確保檔案信息的安全。

三、大數(shù)據(jù)時代警務(wù)人事檔案管理面臨的問題

隨著信息社會的飛速發(fā)展，警務(wù)人事檔案管理也要改變其傳統(tǒng)的手工編制作業(yè)等落后方式，迎接信息技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，在其轉(zhuǎn)型過程中必然會面臨以下諸多問題。

1.原始檔案不真實、可靠性飽受詬病。目前的紙質(zhì)檔案整理都應(yīng)該嚴(yán)格按照將來要掃描成電子檔案的模式來進(jìn)行，屆時將全面實現(xiàn)干部人事檔案信息化。2009年7月，中共中央組織部印發(fā)了重新修訂的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，此后，又于2010年1月27日，專門組織召開全國組織系統(tǒng)信息化建設(shè)工作座談會，會議明確要求必須繼續(xù)抓好干部檔案的內(nèi)容建設(shè)，更好地服務(wù)于干部人事工作。可是，現(xiàn)在的干部檔案卻存在諸多不真實情況，履歷造假、學(xué)歷造假、年齡造假屢見不鮮，因此，要持之以恒地抓好干部檔案的審核工作，對干部檔案涂改造假等不正之風(fēng)應(yīng)該制定操作性更強(qiáng)的懲治辦法，建立保證干部檔案質(zhì)量的長效機(jī)制，從源頭上確保檔案信息的真實可靠。

2.檔案管理部門專業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。從各個單位招錄的檔案管理人員的專業(yè)而言，極少有與檔案管理相關(guān)的，即便是現(xiàn)在從事檔案管理的工作人員，大多數(shù)也是兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致很多的檔案管理人員在最初開始從事此項工作時，無法快速適應(yīng)崗位要求，或多或少地影響了工作效率，在一定程度上阻礙了檔案信息化管理工作的開展。信息化的檔案管理需要具備較強(qiáng)的現(xiàn)代信息技術(shù)知識素養(yǎng)，具備利用現(xiàn)代信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行處理的能力。因此，現(xiàn)有的檔案管理人員只有不斷提高業(yè)務(wù)技能，才能滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人員的要求。

3.人事檔案管理的技術(shù)手段薄弱。政法干警的人事檔案管理系統(tǒng)在信息化建設(shè)中普遍存在著認(rèn)識理念的偏差和管理技術(shù)手段相對落后等現(xiàn)象。受到傳統(tǒng)觀念固化的影響，從事政法干警人事檔案管理的工作者對信息技術(shù)在人事檔案管理中的重要作用認(rèn)知不到位，總認(rèn)為人事檔案管理工作只要做好檔案的移交、編目立卷、入庫、查閱等工作就算完成任務(wù)，沒有看到數(shù)據(jù)庫信息技術(shù)在人事檔案管理中的強(qiáng)大功能。這與政法干警人事檔案的數(shù)字化信息技術(shù)建設(shè)要求還有較大的差距，更遑論政法干警人事檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新。

4.檔案管理信息化的規(guī)范性與安全性脆弱。一方面，安全性是人事檔案管理的第一要求。計算機(jī)配置系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)運行中的多種風(fēng)險都會對人事檔案管理的信息安全帶來隱患，如果人事檔案信息管理工作人員缺乏安全意識，更會加速人事檔案信息安全問題的爆發(fā)。另一方面，規(guī)范性也是人事檔案管理工作的重要要求。人事檔案的種類紛繁復(fù)雜，而政法系統(tǒng)各個單位都有自己的人事檔案歸檔方法，無論是管理標(biāo)準(zhǔn)還是管理的形式都不統(tǒng)一，嚴(yán)重阻滯了人事檔案管理的信息化進(jìn)程。

四、完善大數(shù)據(jù)時代政法干警人事檔案管理的對策建議

隨著科技的進(jìn)步以及干部人事管理工作的需要，對政法干警人事檔案進(jìn)行信息化管理是今后政法干警人事檔案管理工作的必然要求。在大數(shù)據(jù)時代背景下，要完善提高政法干警人事檔案管理工作需要從以下幾個方面精準(zhǔn)發(fā)力：

第一，強(qiáng)化“大數(shù)據(jù)”“云計算”的管理理念，加速數(shù)據(jù)資源融合。人事檔案是政法系統(tǒng)檔案的重要組成部分，全面記錄了政法干警的基本信息。要求檔案管理人員打破傳統(tǒng)的管理理念，樹立敏銳的檔案管理意識，把干警信息與人事管理以及警務(wù)效能的提升有機(jī)結(jié)合起來，在實現(xiàn)資源有效合理配置前提下，全面推動政法系統(tǒng)政治工作和隊伍建設(shè)的順利開展。比如，針對警銜晉升干警開展培訓(xùn)方面，在確定好上課時間、地點以后，就可以通過警務(wù)人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息篩選，一方面可以將符合晉升條件的人員篩選出來，另一方面可以依據(jù)課程學(xué)分和已訓(xùn)課程，科學(xué)設(shè)置本次培訓(xùn)的班次和培訓(xùn)課程，為干警的內(nèi)部教育培訓(xùn)提供準(zhǔn)確的決策依據(jù)。

第二，構(gòu)建大數(shù)據(jù)綜合應(yīng)用平臺，實現(xiàn)警務(wù)人事管理的集約化?！皺n案的信息化管理是現(xiàn)代信息技術(shù)時代的必然趨勢”。[5]在當(dāng)前政法系統(tǒng)人事檔案管理中，未能將干警的日?？记谧酉到y(tǒng)、表彰獎勵子系統(tǒng)、績效考核兌現(xiàn)子系統(tǒng)與人事檔案系統(tǒng)并聯(lián)，干警的休假審批、呈報表彰、績效評定無法實現(xiàn)信息互動，仍然要靠重復(fù)錄入甚至是紙質(zhì)文檔的逐級審批，極大地影響了警務(wù)效能的提升，與當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的信息應(yīng)用普及極不相稱。因此，要構(gòu)建真正的大數(shù)據(jù)管理平臺，將政法干警的個人檔案信息全部放在這個平臺上，實現(xiàn)警務(wù)人事綜合信息的有效整合，且有利于個人信息的縱向?qū)Ρ?，從而使政法干警隊伍建設(shè)更加科學(xué)化。

第三，明確數(shù)據(jù)管理目標(biāo)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)?！爸贫ê蛯嵤n案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。”[6]在大數(shù)據(jù)時代，對數(shù)據(jù)的運用應(yīng)該搞清從大數(shù)據(jù)中要獲取哪些方面的內(nèi)容，從而設(shè)立一個明確的數(shù)據(jù)管理目標(biāo)。目前，政法系統(tǒng)在創(chuàng)建干警人事檔案過程中，尚未建構(gòu)出相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，評估的指標(biāo)體系也沒有明確定位。因此，需要對干警的人事信息大數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行解讀，制定出相對統(tǒng)一的人事檔案評估指標(biāo)體系，防止政出多門、各行其是。比如分析干警隊伍工資歷年來的漲幅變化情況，就要先設(shè)置一個普遍標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范干警個體的工資數(shù)據(jù)，然后通過整合分析進(jìn)而準(zhǔn)確掌握歷年來的工資變化幅度和趨勢方向，為對干警的激勵工作打好基礎(chǔ)。

第四，積極探索政法干警的檔案數(shù)據(jù)分析方法，提升檔案管理質(zhì)量。政法系統(tǒng)的檔案管理機(jī)構(gòu)要積極尋求大數(shù)據(jù)開發(fā)公司的支持，對政法干警人事檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的挖掘、分析、應(yīng)用，在提升政法干警檔案管理質(zhì)量的同時，也有利于提升政法干警隊伍的管理水平。例如，通過對干警“八小時”以外的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以全面了解干警的“生活圈”和“社交圈”，做到防微杜漸；通過分析干警的日?？己丝鄯?、宿舍和工作地點出入記錄等，可以預(yù)測干警履職的風(fēng)險點，以利于有效給予提醒并防范；通過分析干警的休假情況、食堂消費卡的使用情況，能夠了解哪些干警存在生活困難，進(jìn)而更好地開展特困幫扶工作。另外，干警身體健康、心理健康、社保情況都可以移植到人事檔案系統(tǒng)中，通過信息公司的技術(shù)支持，更好地服務(wù)于政法干警隊伍保障工作。

*本文系國家社科基金青年項目“百年中國城鄉(xiāng)規(guī)劃法律問題研究”（13CFX035）和江蘇省社會風(fēng)險評估與治理法治化研究基地部分研究成果。

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