彭雅玲
摘 要:為了保證生產(chǎn)或銷售的連續(xù)性和出于量大從優(yōu)的成本考慮,鋼鐵企業(yè)需要制定合理的采購計(jì)劃并保持一定的存貨庫存量。而鋼鐵加工企業(yè)在采購的過程中所涉及到的原料品種繁多、成本高、采購量大。因此物料采購和物料的存儲(chǔ)是企業(yè)管理的重中之重。本文以H鋼鐵公司為例,從采購、倉儲(chǔ)等方面進(jìn)行分析,提出改進(jìn)建議。
關(guān)鍵詞:鋼鐵企業(yè) 存貨控制 問題 建議
中圖分類號(hào):F832 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):2096-0298(2018)10(a)-029-02
鋼鐵企業(yè),原燃料成本占鋼鐵產(chǎn)品成本的70%以上,為了保障企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn),鋼鐵企業(yè)需要儲(chǔ)存大量的大宗原燃料、備品備件、輔助材料,同時(shí),鋼鐵生產(chǎn)的在產(chǎn)品、產(chǎn)成品也很多,因此存貨管理對于鋼鐵企業(yè)來說顯得尤為重要[1]。科學(xué)、高效的存貨管理,可以提高企業(yè)速動(dòng)比率,加快存貨的周轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)速度,有效降低企業(yè)的平均資金占用率,進(jìn)而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。但目前,我國鋼鐵企業(yè)中多數(shù)中小企業(yè)未建立完善的存貨內(nèi)部控制體系,影響了企業(yè)的經(jīng)營效益以及長期的穩(wěn)定發(fā)展。因此需要加強(qiáng)存貨管理,完善內(nèi)部控制。
1 H公司存貨控制現(xiàn)狀
1.1 公司簡介
H公司是一家民營有限責(zé)任公司,主要業(yè)務(wù)是生產(chǎn)機(jī)械配件加工,經(jīng)營范圍包括生產(chǎn)并銷售鋼材、金屬材料、建筑材料、五金交電、機(jī)電等。企業(yè)擁有四大鍛件系列產(chǎn)品:汽車配件鍛件系列、軍工產(chǎn)品鍛件系列、石油、化工產(chǎn)品鍛件系列、其他民用產(chǎn)品鍛件系列。每年生產(chǎn)各類汽車配件約500萬件,軍品約55萬件。H公司銷售的微型汽車后橋傳動(dòng)齒輪,配套量占微車市場份額60%以上。由于企業(yè)規(guī)模逐年擴(kuò)大,H公司的存貨需求不斷增長,這對存貨管理水平提出了更高的要求,有效控制存貨刻不容緩。
1.2 H公司企業(yè)存貨控制現(xiàn)狀
庫存管理主要體現(xiàn)為倉庫的管理。在現(xiàn)在的存貨管理水平下,存貨的采購、存儲(chǔ)、盤查等內(nèi)部控制效果以及存貨在生產(chǎn)過程中的利用率,對企業(yè)的資金占用水平以及資產(chǎn)運(yùn)作效率、企業(yè)的平均資金的占用有較強(qiáng)的影響作用。
2 H公司存貨內(nèi)部控制中存在的問題
2.1 供應(yīng)商單一,采購計(jì)劃不嚴(yán)謹(jǐn)
H公司采購計(jì)劃的編制較簡單,采購的原材料總量的確定主要依據(jù)供應(yīng)商給定的標(biāo)準(zhǔn)以及以前年份與固定的客戶之間往來的訂單數(shù)額要求,對市場變化不能及時(shí)預(yù)判,反應(yīng)較滯后,容易加大庫存。同時(shí),材料供應(yīng)商單一,采購議價(jià)能力不足。對供應(yīng)商的管理不重視,只是建立了最基本的檔案信息,沒有對供應(yīng)商的供貨能力、履約等情況的考評機(jī)制,對采購的原材料質(zhì)量也沒有統(tǒng)一的判別標(biāo)準(zhǔn),這對材料采購入庫帶來了風(fēng)險(xiǎn)。
2.2 驗(yàn)收過程不規(guī)范,質(zhì)量難以保障
存貨在驗(yàn)收過程中存在不規(guī)范的行為,可能導(dǎo)致出現(xiàn)資產(chǎn)賬實(shí)不符以及資產(chǎn)損失的風(fēng)險(xiǎn)[2]。在運(yùn)輸途中,人為因素導(dǎo)致原材料有被挪用、被偷換的風(fēng)險(xiǎn),或者可能保管不善造成不合理的損耗,但是在驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié),只檢查了采購單據(jù),沒有實(shí)地檢查重量和質(zhì)量或者檢查較敷衍,存在采購人員與驗(yàn)收人員串通的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),驗(yàn)收人員專業(yè)水平不高,且驗(yàn)收沒有專門的檢驗(yàn)鋼材質(zhì)量的機(jī)器,會(huì)根據(jù)經(jīng)驗(yàn)判斷或者最基本的化學(xué)反應(yīng)判定其質(zhì)量,實(shí)際驗(yàn)收質(zhì)量難以保障,且鋼材每次的進(jìn)貨量較大,為驗(yàn)收帶來的工作量影響驗(yàn)收效率。
2.3 倉儲(chǔ)管理制度不健全,管理人員專業(yè)水平不夠
H公司沒有完善的倉儲(chǔ)管理制度,存貨保管、存貨收發(fā)、存貨盤點(diǎn)等制度都較簡單,日常操作流程、工作方法、賬務(wù)處理要求都較粗略。發(fā)料、退料、廢棄物處理等沒有具體的操作要求。存貨缺乏科學(xué)的分類管理,只按照材料、半成品、產(chǎn)成品進(jìn)行分類。存貨的領(lǐng)用均應(yīng)得到批準(zhǔn)和記錄,但是實(shí)際領(lǐng)用各部門都比較隨意,沒有統(tǒng)一的規(guī)范和要求。倉存管理人員不匹配且職責(zé)不明確,只對存貨的數(shù)量進(jìn)行了登記,但對實(shí)際的存儲(chǔ)狀態(tài)并不反映。
2.4 盤存制度流于形式,易造成賬實(shí)不符
庫存盤點(diǎn)流于形式,盤點(diǎn)工具較落后,盤點(diǎn)結(jié)果核算不及時(shí),易造成賬實(shí)不符。H公司盤點(diǎn)前無詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃,人員分工不明確,經(jīng)常一人身兼數(shù)職。盤點(diǎn)主持人由于缺乏經(jīng)驗(yàn),在實(shí)際的盤點(diǎn)指導(dǎo)工作中,容易出現(xiàn)紕漏或者處理不及時(shí)等問題。雖然規(guī)定在盤點(diǎn)過程中暫停靜止出入庫,但沒有制定臨時(shí)出入庫等特殊情況的對策,影響盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性。編制實(shí)存賬存對比表不及時(shí)。盤點(diǎn)結(jié)束后,對盤盈或盤虧情況需查找原因,分析盤點(diǎn)工作,但實(shí)際發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)后沒有出具分析報(bào)告,對差異性、問題原因分析并不充分,沒有提出防范類似情況發(fā)生的措施。
2.5 存貨周轉(zhuǎn)速度較慢,占用大量流動(dòng)資金
供給側(cè)改革的實(shí)施,促進(jìn)了鋼鐵行業(yè)化解落后產(chǎn)能,提高了產(chǎn)品質(zhì)量,提升了銷售額,H公司也不例外。但是與同行業(yè)的平均水平相比,H公司近三年的存貨周轉(zhuǎn)水平比較低,存貨變現(xiàn)速度較慢,造成存貨占用大量現(xiàn)金流,降低資產(chǎn)效率,機(jī)會(huì)成本較高。存貨周轉(zhuǎn)速度較慢,流動(dòng)性不強(qiáng),還會(huì)降低企業(yè)流動(dòng)比率,對企業(yè)的短期償債能力及獲利能力產(chǎn)生不利影響。
3 優(yōu)化H公司存貨內(nèi)部控制的對策建議
3.1 編制合理的采購計(jì)劃
鋼鐵行業(yè)是個(gè)季節(jié)性的行業(yè),其存貨周轉(zhuǎn)情況的變化有很明顯的季節(jié)性變化,所以在進(jìn)行采購計(jì)劃與方案的編制、審定時(shí),在考慮公司對生產(chǎn)銷售目標(biāo)的計(jì)劃生產(chǎn)經(jīng)營的需要的基礎(chǔ)上,結(jié)合季節(jié)變化與公司預(yù)算而提出原材料需用的申請。在按權(quán)責(zé)指引審定后報(bào)送給生產(chǎn)部門審核后,采購部再在平衡庫存的基礎(chǔ)上制定采購計(jì)劃,向財(cái)務(wù)部門審核通過后由領(lǐng)導(dǎo)審批。其中,可以運(yùn)用經(jīng)濟(jì)訂貨批量模型等方法,根據(jù)存貨需求的季節(jié)性變化等因素來確定采購批量、采購次數(shù)與采購周期等。鋼鐵企業(yè)的存貨類型較多,可以根據(jù)采購計(jì)劃擴(kuò)寬供應(yīng)商的選擇范圍, 降低對供應(yīng)商的依賴性,提高議價(jià)能力。這樣也可以避免一次性采購該季度需要的所有商品帶來的弊端,而以多批次少數(shù)量的方式,促進(jìn)存貨周轉(zhuǎn)。
3.2 規(guī)范存貨的驗(yàn)收、入庫管理
鋼材的驗(yàn)收缺乏專門的質(zhì)檢人員和專業(yè)設(shè)備,驗(yàn)收人員會(huì)最簡單的檢驗(yàn)方法判定鋼材質(zhì)量,影響驗(yàn)收質(zhì)量。首先,采購專員需仔細(xì)查驗(yàn)運(yùn)送的貨物與單據(jù)是否相符,交貨期與訂單交貨期是否一致以及貨物的數(shù)量與采購訂單是否一致。其次,公司應(yīng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的質(zhì)檢技術(shù),引進(jìn)專業(yè)質(zhì)檢人員,提高對原材料的質(zhì)量的識(shí)別能力,對采購數(shù)量、品種及質(zhì)量詳細(xì)檢驗(yàn)。同時(shí),在驗(yàn)收時(shí),還需要將采購合同與采購量進(jìn)行對比,并查看貨物是否相符,再填寫存貨入庫單,以便與以后發(fā)出時(shí)相互核對。最后,領(lǐng)料員及時(shí)從采購部門按領(lǐng)料單領(lǐng)料入庫,存貨入庫時(shí)由倉儲(chǔ)保管部門負(fù)責(zé),保管員接收存貨入庫需檢查是否有驗(yàn)收單,存貨入庫后保管員填寫入庫單,并登記存貨收入的明細(xì)表。同時(shí),由內(nèi)部審計(jì)人員不定期對驗(yàn)收人員驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行檢查,以防驗(yàn)收人員與供應(yīng)商串通舞弊,存在不合格產(chǎn)品入庫的情況,造成企業(yè)損失。
3.3 提高倉儲(chǔ)管理水平,加強(qiáng)出庫控制
原材料及輔料在入庫時(shí)要對供應(yīng)商的生產(chǎn)批次號(hào)進(jìn)行記錄,安排專門的人員對存貨進(jìn)行分類并編寫目錄,并在物料標(biāo)簽上注明。設(shè)置發(fā)現(xiàn)存貨異常問題時(shí)的處理程序,在存貨發(fā)生破損、變質(zhì)、被盜等情況時(shí),倉儲(chǔ)人員能及時(shí)采取相關(guān)的應(yīng)急措施加以處理。在領(lǐng)用存貨時(shí),先填寫領(lǐng)料單,然后由部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。領(lǐng)用原材料時(shí),必須有生產(chǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字的領(lǐng)料單,并且領(lǐng)料單必須注明進(jìn)貨批號(hào)。同時(shí)在發(fā)料臺(tái)帳登記所發(fā)物料的進(jìn)料批號(hào)。保管員根據(jù)領(lǐng)料單辦理原材料出庫的手續(xù),并填寫出庫單,領(lǐng)料人員和保管員須在出庫單上簽字確認(rèn)。發(fā)出存貨后,根據(jù)領(lǐng)料單及時(shí)登記存貨收發(fā)存明細(xì)賬簿,填制存貨出庫單,將一式多聯(lián)的領(lǐng)料單等相關(guān)單據(jù)及時(shí)送交財(cái)務(wù)部門,財(cái)務(wù)部門根據(jù)單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理,保證賬務(wù)處理及時(shí)準(zhǔn)確。
3.4 制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃,嚴(yán)格控制盤點(diǎn)流程
存貨盤點(diǎn)計(jì)劃由專門負(fù)責(zé)盤點(diǎn)的人員根據(jù)公司存貨賬面結(jié)存編制,詳細(xì)的存貨盤點(diǎn)計(jì)劃包括盤點(diǎn)的目的及盤點(diǎn)范圍,盤點(diǎn)方式和盤點(diǎn)人員。對于料場的成品,可以分品種及規(guī)格每季度詳盤一次,并在個(gè)別庫存量高的月份組織抽盤;備件等存貨由于量大,可實(shí)行ABC管理法,對A類備件實(shí)施詳盤;B類備件抽盤;C類備件監(jiān)盤,但盤點(diǎn)次數(shù)應(yīng)增加,并可機(jī)動(dòng)靈活地隨時(shí)予以抽盤或詳盤。倉庫保管員每季度定期盤點(diǎn)庫存存貨,編制存貨盤點(diǎn)表,并提出處理意見。財(cái)會(huì)人員予以抽查存貨盤點(diǎn)表,對于生產(chǎn)中已無轉(zhuǎn)讓價(jià)值的存貨及其他足以證明已無實(shí)用價(jià)值和轉(zhuǎn)讓價(jià)值的存貨,根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門批準(zhǔn)的處理意見,同倉庫保管員共同調(diào)整存貨賬務(wù),以確保賬實(shí)相符。
參考文獻(xiàn)
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