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        做好社保檔案管理推進社會保障事業(yè)快速發(fā)展

        2018-09-07 09:10:18劉冬梅
        山東檔案 2018年4期
        關(guān)鍵詞:經(jīng)辦社會保障檔案管理

        文·劉冬梅

        社會保障檔案是社會保障工作中形成的帶有專業(yè)性﹑連續(xù)性﹑高技術(shù)性﹑保密性等信息資料的人事檔案,是開展社會保障工作的客觀依據(jù)。社保檔案,關(guān)乎民生,作用廣泛,價值寶貴。做好社會保障檔案工作是維護人民群眾合法權(quán)益的重要基礎(chǔ),是社會保障工作依法監(jiān)管的必然要求。近年來,泰安市人力資源和社會保障局(以下簡稱人社局)為滿足社會保障事業(yè)發(fā)展的需要,加強社會保障檔案的集中統(tǒng)一管理,全面提高社會保障檔案管理水平,大力推進社會保障檔案信息化建設(shè),實現(xiàn)社會保障檔案信息資源利用的最大化,推動了社會保障事業(yè)的快速發(fā)展。

        一、加強領(lǐng)導,落實責任,夯實檔案管理工作基礎(chǔ)

        泰安市社會保險經(jīng)辦機構(gòu)包括:社會勞動保險事業(yè)處﹑醫(yī)療保險事業(yè)處﹑機關(guān)事業(yè)單位保險處﹑農(nóng)村養(yǎng)老保險事業(yè)處等,負責全市社會養(yǎng)老保險﹑城鎮(zhèn)職工(居民)基本醫(yī)療保險﹑工傷保險﹑失業(yè)保險﹑生育保險等業(yè)務(wù)。泰安市人社局高度重視社會保障檔案工作,建立了市﹑縣(市﹑區(qū))﹑鄉(xiāng)鎮(zhèn)(辦事處)社保單位共同參與的社會保險檔案工作網(wǎng)絡(luò)。各單位加強聯(lián)系溝通﹑配合協(xié)作,形成齊抓共管的局面,共同推進社會保障檔案工作的開展。

        (一)明確責任。社會保障經(jīng)辦機構(gòu)把有關(guān)社保文件材料的形成﹑積累﹑整理﹑歸檔的要求列入工作標準﹑工作程序及有關(guān)部門﹑相關(guān)人員的崗位職責,把社會保障檔案管理與業(yè)務(wù)工作同部署﹑同實施﹑同檢查,與崗位目標考核掛鉤;建立綜合檔案室,對本單位形成的各種門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理,建立健全社會保障檔案的收集﹑整理﹑保管﹑利用等制度,并配備專門檔案管理人員,落實經(jīng)費,改善保管條件。在貫徹落實《檔案法》的基礎(chǔ)上,根據(jù)社保檔案的特點,修訂完善了檔案人員職責和崗位責任制度﹑文件歸檔制度﹑檔案保管制度﹑查閱利用制度等多項制度,并嚴格落實,把檔案納入了制度化管理軌道。

        (二)加強業(yè)務(wù)建設(shè)。重點加強檔案的收集,著重在提高檔案管理的規(guī)范化上下功夫。正確界定各類社會保障文件材料的歸檔范圍,全面收集社會保障工作中形成的各種門類和不同載體的文件材料,確保歸檔文件材料完整齊全﹑真實準確,做到社保檔案的規(guī)范化整理。同時還確定了社保檔案管理和建設(shè)的三條原則,即在檔案基礎(chǔ)建設(shè)和正常管理中,要高起點﹑嚴要求,堅持規(guī)范﹑科學﹑高效的原則。規(guī)范,就是要嚴格按照省﹑市檔案局規(guī)定的標準和要求來規(guī)范各項基礎(chǔ)工作;科學,就是在規(guī)范的基礎(chǔ)上,結(jié)合實際,探索計算機管理檔案的方法,使檔案工作走向科學化﹑現(xiàn)代化;高效,就是充分發(fā)揮檔案的本職作用,利用現(xiàn)代化手段,完善檔案查詢﹑統(tǒng)計﹑預(yù)測辦法,更有效快捷地為社保各項工作服務(wù)。

        二、推進信息化建設(shè),實現(xiàn)信息采集準確、程序規(guī)范、信息共享、利用安全

        在當今信息化高速發(fā)展的時代,社保檔案管理必須緊跟時代的步伐向信息化的方向快速發(fā)展,確保為職工和單位提供更優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)。泰安市各社保單位以辦公自動化建設(shè)為契機,積極推進社會保障檔案信息化﹑現(xiàn)代化建設(shè)。為實行互聯(lián)互通,實現(xiàn)檔案信息資源共享,各社保經(jīng)辦機構(gòu)將社保檔案管理系統(tǒng)納入社會保障業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)之中,做好電子文件的收集整理歸檔工作,電子文件實行脫機備份,與紙質(zhì)文件建立相應(yīng)的有機聯(lián)系。加強對社保檔案動態(tài)電子信息的管理,確保動態(tài)數(shù)據(jù)齊全﹑準確和安全。同時,加快社保檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),逐步實現(xiàn)社保檔案信息資源的科學整合和有效利用。

        強化社保檔案管理信息化建設(shè)措施,實現(xiàn)社保檔案管理信息化,首先要進行功能齊備﹑系統(tǒng)完善的信息平臺建設(shè)。信息平臺涉及到社保工作所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域,要對所有確認項目﹑實用操作以及安全保障進行科學設(shè)置,最大限度地體現(xiàn) “信息四化”,即信息采集準確化﹑信息程序規(guī)范化﹑信息內(nèi)容共享化﹑信息利用安全化。

        (一)信息采集準確化。社保信息采集的真實性﹑準確性﹑完整性是社會保障機構(gòu)開展支付救助補償?shù)闹匾獞{據(jù)信息,故對平臺信息的科學采集﹑項目設(shè)置有極高的要求,比如數(shù)字化信息的采集認證和修改權(quán)限設(shè)置﹑相關(guān)紙質(zhì)及圖片資料的信息化儲存設(shè)置﹑補充項目設(shè)置等等,都要保證準確無誤。

        (二)信息程序規(guī)范化。各經(jīng)辦單位的業(yè)務(wù)側(cè)重點不同,這就要求各個階段業(yè)務(wù)平臺設(shè)置既專項明確又密切相關(guān)。根據(jù)相關(guān)政策法規(guī)實現(xiàn)信息整合,既方便工作人員核查,又使職工及時了解其權(quán)益。比如職工在確認為工傷后,系統(tǒng)根據(jù)其傷情診斷結(jié)合相關(guān)法規(guī),智能呈現(xiàn)職工停工留薪期限,避免職工與單位因不了解政策法規(guī)而造成不必要的糾紛。

        (三)信息內(nèi)容共享化。社保業(yè)務(wù)工作分散在多個部門和工作窗口,通過引入信息技術(shù)﹑通訊技術(shù)和人工智能技術(shù)實現(xiàn)信息共享。比如通過人工智能技術(shù)和通訊技術(shù)實現(xiàn)手機短信自動通知功能及反饋信息收集功能,實現(xiàn)職工通過個人信息認證,可用手機或網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)自助查詢。

        (四)信息利用安全化。信息平臺檔案信息管理安全設(shè)置措施主要從以下幾個方面著手:一是建立封閉的運行環(huán)境,使數(shù)據(jù)化的檔案信息能在局域網(wǎng)的環(huán)境下安全運行,減少外網(wǎng)對運行環(huán)境的干擾;二是建立嚴格的管理制度,嚴格管理人員安全化操作培訓上崗;三是配備必要的安全防護介質(zhì),避免出現(xiàn)高科技干擾或泄密;四是設(shè)置安全預(yù)警防護措施,以確保信息平臺安全,保障個人信息安全。

        三、突出重點,加強監(jiān)管,推進社保檔案管理規(guī)范化

        根據(jù)泰安市社會保障工作實際,重點做好養(yǎng)老保險﹑醫(yī)療保險﹑工傷保險﹑失業(yè)保險﹑生育保險等內(nèi)容的社保檔案工作。

        為規(guī)范社保檔案管理,主要從四個方面細化管理。一是在檔案分類方面,為了便于檔案的查閱和長期保存,根據(jù)檔案資料不同的類別﹑保管期限和保存方式采用分類管理方式;二是在檔案交接方面,各項業(yè)務(wù)檔案實行責任交接,實現(xiàn)對口交接﹑責任到人,避免檔案資料遺失;三是在檔案保存方面,各社保機構(gòu)為檔案室購置齊備的硬件設(shè)施,確保了檔案資料的科學管理和安全保存,對于參保人員基礎(chǔ)信息﹑繳費信息等重要檔案文件,將所有數(shù)據(jù)信息拷貝到移動硬盤,實行異地存放;四是在檔案借閱方面,嚴格借閱審批手續(xù),進一步規(guī)范借閱經(jīng)辦制度。

        四、依法管理,強化指導,推動社會保障檔案管理工作再上新水平

        為確保社保檔案工作質(zhì)量,各級社保部門會同檔案管理部門進一步加強了聯(lián)系,加大了對社會保障檔案工作的監(jiān)管﹑指導力度。一是依法管理與業(yè)務(wù)指導相結(jié)合,檔案部門經(jīng)常到社保經(jīng)辦機構(gòu)進行檢查,指導檔案工作的開展。多次召開檔案管理專題會議,結(jié)合泰安市社保檔案工作的實際情況,制定實施辦法,把《山東省社會保險檔案管理暫行辦法》落到實處。二是宏觀管理與微觀指導相結(jié)合。通過舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓,現(xiàn)場指導等形式,為社會保障檔案工作提供技術(shù)支持;通過樹立檔案管理工作典型,總結(jié)經(jīng)驗,以點帶面,推動全市社會保障檔案工作開展。三是加強社會保障檔案干部隊伍建設(shè)。社會保障經(jīng)辦機構(gòu)選擇政治素質(zhì)好﹑責任心強﹑工作認真負責﹑檔案業(yè)務(wù)精干的人員從事檔案工作,并保持檔案人員的相對穩(wěn)定。

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