文/陳亞明

作為企業(yè)與市場、企業(yè)內(nèi)部與客戶之間聯(lián)系的橋梁和紐帶的業(yè)務(wù)跟單工作，在訂單生產(chǎn)中質(zhì)量的控制，承擔(dān)著原來越來越重要的角色。成為影響針織面料質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。雖然每個工廠都有自己的一套質(zhì)量管理體系，但不論工廠大小，面料從接單到生產(chǎn)過程中幾乎每個工序、部門都是橫向的各管一段，面料出現(xiàn)質(zhì)量問題難以避免。而對整個訂單從接單、生產(chǎn)到出貨結(jié)算過程都十分清楚，既管進(jìn)度又管質(zhì)量，又能和客戶溝通的橋梁和紐帶崗位就是跟單員了。

1 跟單員分類及作用

1.1 跟單員的分類及架構(gòu)

1）貿(mào)易跟單：是對已有客戶的訂單在貿(mào)易階段的行為操作。偏重對已有客戶的接單、理單、放單、跟蹤訂單和出貨收款過程。

2）生產(chǎn)跟單：對已有客戶的訂單在工廠內(nèi)的跟蹤操作。

3）全面跟單：綜合以上兩種跟單工作，在生產(chǎn)貿(mào)易型企業(yè)中比較普遍。

4）訂單流程及架構(gòu)：

圖1 跟單工作框架

1.2 跟單對產(chǎn)品質(zhì)量的重要性

1）避免不必要的損失。企業(yè)生產(chǎn)都是圍繞訂單來運(yùn)轉(zhuǎn)的，而作為訂單的跟進(jìn)者，跟單員的工作跨越了從溝通客戶到訂單生產(chǎn)到出貨結(jié)算的每一個環(huán)節(jié)。這其中作為訂單的源頭，有可能跟單員的每一個微小的失誤都會造成產(chǎn)品重大損失。同時跟單員對客戶的質(zhì)量要求有充分的了解，對質(zhì)量尺度的把控有更深的了解，通過跟客戶的良好溝通，對訂單的完整傳達(dá)又常常能降低或避免企業(yè)很多損失。

2）提升企業(yè)的服務(wù)意識和質(zhì)量意識。觀念意識理念是重中之重，特別是領(lǐng)導(dǎo)成員，沿海及發(fā)達(dá)地區(qū)企業(yè)，管理層服務(wù)意識很強(qiáng)，都非常重視跟單工作，一把手親自跟單、親自抓質(zhì)量。許多企業(yè)老板特別是中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營者，實際都兼有跟單員的職能。跟單往往在企業(yè)內(nèi)部，作為客戶的代表，起到監(jiān)督訂單按照約定的進(jìn)度和質(zhì)量生產(chǎn)過程中的完成情況。生產(chǎn)部門，站在本位考慮，對質(zhì)量的要求會有惰性，對要求高的產(chǎn)品、要求多的產(chǎn)品有畏難情緒，這就需要領(lǐng)導(dǎo)來推動，要求制度來推動。沒有壓力就沒有動力。只有服務(wù)好了客戶，才能維持長久訂單，才能提高企業(yè)的服務(wù)意識，改善企業(yè)的不足點，使提高企業(yè)的質(zhì)量邁上新的臺階。

3）企業(yè)和客戶的潤滑劑。訂單的操作中，難免會出現(xiàn)質(zhì)量問題。跟單員通過和客戶的良好溝通，會化解很多客戶和企業(yè)之間的矛盾，所謂大事化小、小事化了，這就是良好跟單員具備的素質(zhì)。

1.3 跟單員應(yīng)該具備的條件

1）要有高度：跟單員對面料中的質(zhì)量控制是站在公司管理者的角度來思考和執(zhí)行的。

2）要有責(zé)任心：跟單員的責(zé)任重大，任何一個小的疏忽都可能造成質(zhì)量的重大問題。各部門推脫扯皮的事情要去推動解決。

3）跟單員要有良好的溝通能力：要善于同領(lǐng)導(dǎo)和工人溝通。

4）跟單員要懂行：在各個環(huán)節(jié)能發(fā)現(xiàn)問題。

5）跟單員要吃苦耐勞。

6）電腦辦公軟件熟練。

7）要有健康的體魄。

2 跟單質(zhì)量控制的幾個階段

針織面料的質(zhì)量控制，需要各部門之間良好的配合。在實際操作中往往許多質(zhì)量問題出在各個環(huán)節(jié)的銜接。和客戶良好的溝通、合同簽訂的嚴(yán)謹(jǐn)性和合理性、交期的寬松等等都影響面料質(zhì)量的因素。

2.1 接單推廣階段

1）了解客戶的定位。根據(jù)本企業(yè)的實際生產(chǎn)能力和設(shè)備狀況來選擇適合本企業(yè)的客戶。例如：客戶定位非常高端，而本企業(yè)設(shè)備又比較陳舊，在對針路要求、手感、光澤等質(zhì)量根本達(dá)不到客戶要求，則不要勉強(qiáng)接單。

2）了解客戶質(zhì)量要求，包括外觀檢驗和內(nèi)在測試。有的客戶要求所有的測試指標(biāo)要達(dá)到要求，而本企業(yè)又受限于領(lǐng)導(dǎo)的管理理念、員工的操作水平、設(shè)備配套不全、采購供應(yīng)鏈不配套等方面原因達(dá)不到所有的要求時，接單就要慎重。

3）推銷本企業(yè)擅長的品種。對原料、染料不熟悉，大貨很容易出問題。

2.2 打色L/D階段

打色L/D階段注意事項見表1。

2.3 合同簽訂

寬松的合同交期會使訂單按照計劃有條不紊地進(jìn)行。面料發(fā)生一些質(zhì)量問題往往發(fā)生在時間來不及生產(chǎn)，慌忙趕交期的過程。而訂單的延誤和客人下單緩慢，確認(rèn)顏色緩慢、各顏色數(shù)量未定、未確定制作服裝廠等有關(guān)。這時跟單員要和客戶進(jìn)行溝通，說明工廠訂紗周期、生產(chǎn)周期，催促盡早下單?；蛳刃袀浼唫渑鳎蛳茸鲱^缸面料合同等。對客戶確認(rèn)的品質(zhì)樣要求客戶蓋章隨合同寄回，或寄出反確認(rèn)。同樣品種由于顏色（特別是麻灰色）不同，風(fēng)格、規(guī)格等都有較大差別，需要簽訂合同前知會客人。合同中重點考慮事項見表2。

2.4 下單

1）跟單員代表著公司、代表著企業(yè)擁有者，是訂單全過程的掌控者。其負(fù)有將客戶的意圖、對質(zhì)量交期的要求等傳達(dá)給企業(yè)相關(guān)管理者的責(zé)任。下單時對重要的訂單要組織生產(chǎn)質(zhì)檢等相關(guān)部門開會，介紹相關(guān)訂單的情況、注意事項，向有關(guān)人員灌輸客戶的理念。一般生產(chǎn)部門都會有畏難情緒，對要求高的訂單有抵觸情緒，這時就需要企業(yè)負(fù)責(zé)人落實崗位責(zé)任，進(jìn)行訂單的產(chǎn)前動員。

2）落單及時，收到客戶訂單后要在第一時間開單下去，充裕的生產(chǎn)時間是生產(chǎn)質(zhì)量的相關(guān)因素之一。

3）開單內(nèi)容要詳細(xì)。要對合同的質(zhì)量要求理解吃透，把質(zhì)量要求在生產(chǎn)通知單上充分準(zhǔn)確體現(xiàn)出來。要有確認(rèn)的品質(zhì)樣及詳細(xì)資料。

4）各工序的注意事項及銜接過程應(yīng)注意問題。

2.5 生產(chǎn)階段

一個優(yōu)秀的跟單員必須具備對訂單的每一個環(huán)節(jié)的把控能力。對生產(chǎn)過程的訂單每一個環(huán)節(jié)都清楚了解。及時發(fā)現(xiàn)問題，對有問題的環(huán)節(jié)要主動去溝通、解決、向有關(guān)負(fù)責(zé)人反映?？s水率、克重、色牢度，經(jīng)常關(guān)注生產(chǎn)各階段質(zhì)量檢查結(jié)果，注重頭卷、頭缸品質(zhì)，頭缸樣取樣時要在一缸布的中間取樣。重點關(guān)注各階段（見表3）可能出現(xiàn)的大的問題，特別是一些工藝不成熟的新產(chǎn)品大貨生產(chǎn)。在頭缸樣出來后第一時間交給客戶確認(rèn)，有問題及時反饋。

表1 打色L/D階段注意事項

表2 合同中重點考慮事項

表3 需要重點關(guān)注的環(huán)節(jié)

生產(chǎn)過程中要隨時查看每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量報表，對有可能因質(zhì)量問題而造成的數(shù)量短數(shù)，要及時補(bǔ)足所缺數(shù)量。

時刻關(guān)注各環(huán)節(jié)的內(nèi)在指標(biāo)的測試結(jié)果。對大貨出現(xiàn)的問題（如：幅寬超要求、顏色差異、克重超要求等）要及時和客戶溝通，事先取得客戶理解，預(yù)留時間對訂單進(jìn)行修改。不要等到最后成品檢驗出貨時客戶發(fā)現(xiàn)問題，往往造成返修、拒收、補(bǔ)單空運(yùn)、遲交罰款等后果。

2.6 檢驗

工廠由于人員流動，對面料檢驗的疵點判斷會有很大差別。對前期重點客戶面料要安排有經(jīng)驗的工人檢驗。

1）重點關(guān)注死折印、稀密路、異纖、連續(xù)性長疵等疵點。

2）重點關(guān)注嘜頭是否正確，及米長的換算。

3）缸差的控制，看缸差的燈光亮度很重要，一般是在多管日光燈下來對比。對缸差首先要確認(rèn)一缸作為基準(zhǔn)，在此基準(zhǔn)上來分深淺。而確定缸差范圍要以最深和最淺的一缸為對比。

4）發(fā)現(xiàn)問題要及時提出觀點反饋給有關(guān)人員。

2.7 售后溝通及質(zhì)量的解決

當(dāng)售出的面料出現(xiàn)質(zhì)量問題時，要問清問題面料的疵點類型、數(shù)量比例、用途、要求解決的時間。第一時間通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和質(zhì)檢部門研究解決方案，一天內(nèi)反饋給客戶解決方案。

3 結(jié)束語

跟單員的工作貫穿于整個訂單的全過程，是整個訂單的參與者和監(jiān)督者，在工廠是靠自己主動性去工作。工作時間沒有確定性，有許多工作又要自己親自去做。好的跟單員不是傳話筒，不是接力棒，而要對所跟產(chǎn)品的質(zhì)量了解，不符的頭缸樣不寄出，否則耽誤時間，增加費(fèi)用，一而再再而三就會影響客戶對公司的信心。通過對訂單的有效監(jiān)督會發(fā)現(xiàn)和化解許多質(zhì)量問題、會疏通訂單遇到的瓶頸。出現(xiàn)質(zhì)量問題時通過同客戶進(jìn)行良好的溝通又能減少工廠的不必要的損失。通過良好的服務(wù)建立企業(yè)和客戶長久的合作關(guān)系。既是工廠的潤滑劑，又是客戶的好伙伴。