文/陳亞明
作為企業(yè)與市場、企業(yè)內(nèi)部與客戶之間聯(lián)系的橋梁和紐帶的業(yè)務(wù)跟單工作,在訂單生產(chǎn)中質(zhì)量的控制,承擔(dān)著原來越來越重要的角色。成為影響針織面料質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。雖然每個(gè)工廠都有自己的一套質(zhì)量管理體系,但不論工廠大小,面料從接單到生產(chǎn)過程中幾乎每個(gè)工序、部門都是橫向的各管一段,面料出現(xiàn)質(zhì)量問題難以避免。而對整個(gè)訂單從接單、生產(chǎn)到出貨結(jié)算過程都十分清楚,既管進(jìn)度又管質(zhì)量,又能和客戶溝通的橋梁和紐帶崗位就是跟單員了。
1)貿(mào)易跟單:是對已有客戶的訂單在貿(mào)易階段的行為操作。偏重對已有客戶的接單、理單、放單、跟蹤訂單和出貨收款過程。
2)生產(chǎn)跟單:對已有客戶的訂單在工廠內(nèi)的跟蹤操作。
3)全面跟單:綜合以上兩種跟單工作,在生產(chǎn)貿(mào)易型企業(yè)中比較普遍。
4)訂單流程及架構(gòu):
圖1 跟單工作框架
1)避免不必要的損失。企業(yè)生產(chǎn)都是圍繞訂單來運(yùn)轉(zhuǎn)的,而作為訂單的跟進(jìn)者,跟單員的工作跨越了從溝通客戶到訂單生產(chǎn)到出貨結(jié)算的每一個(gè)環(huán)節(jié)。這其中作為訂單的源頭,有可能跟單員的每一個(gè)微小的失誤都會造成產(chǎn)品重大損失。同時(shí)跟單員對客戶的質(zhì)量要求有充分的了解,對質(zhì)量尺度的把控有更深的了解,通過跟客戶的良好溝通,對訂單的完整傳達(dá)又常常能降低或避免企業(yè)很多損失。
2)提升企業(yè)的服務(wù)意識和質(zhì)量意識。觀念意識理念是重中之重,特別是領(lǐng)導(dǎo)成員,沿海及發(fā)達(dá)地區(qū)企業(yè),管理層服務(wù)意識很強(qiáng),都非常重視跟單工作,一把手親自跟單、親自抓質(zhì)量。許多企業(yè)老板特別是中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營者,實(shí)際都兼有跟單員的職能。跟單往往在企業(yè)內(nèi)部,作為客戶的代表,起到監(jiān)督訂單按照約定的進(jìn)度和質(zhì)量生產(chǎn)過程中的完成情況。生產(chǎn)部門,站在本位考慮,對質(zhì)量的要求會有惰性,對要求高的產(chǎn)品、要求多的產(chǎn)品有畏難情緒,這就需要領(lǐng)導(dǎo)來推動(dòng),要求制度來推動(dòng)。沒有壓力就沒有動(dòng)力。只有服務(wù)好了客戶,才能維持長久訂單,才能提高企業(yè)的服務(wù)意識,改善企業(yè)的不足點(diǎn),使提高企業(yè)的質(zhì)量邁上新的臺階。
3)企業(yè)和客戶的潤滑劑。訂單的操作中,難免會出現(xiàn)質(zhì)量問題。跟單員通過和客戶的良好溝通,會化解很多客戶和企業(yè)之間的矛盾,所謂大事化小、小事化了,這就是良好跟單員具備的素質(zhì)。
1)要有高度:跟單員對面料中的質(zhì)量控制是站在公司管理者的角度來思考和執(zhí)行的。
2)要有責(zé)任心:跟單員的責(zé)任重大,任何一個(gè)小的疏忽都可能造成質(zhì)量的重大問題。各部門推脫扯皮的事情要去推動(dòng)解決。
3)跟單員要有良好的溝通能力:要善于同領(lǐng)導(dǎo)和工人溝通。
4)跟單員要懂行:在各個(gè)環(huán)節(jié)能發(fā)現(xiàn)問題。
5)跟單員要吃苦耐勞。
6)電腦辦公軟件熟練。
7)要有健康的體魄。
針織面料的質(zhì)量控制,需要各部門之間良好的配合。在實(shí)際操作中往往許多質(zhì)量問題出在各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接。和客戶良好的溝通、合同簽訂的嚴(yán)謹(jǐn)性和合理性、交期的寬松等等都影響面料質(zhì)量的因素。
1)了解客戶的定位。根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)能力和設(shè)備狀況來選擇適合本企業(yè)的客戶。例如:客戶定位非常高端,而本企業(yè)設(shè)備又比較陳舊,在對針路要求、手感、光澤等質(zhì)量根本達(dá)不到客戶要求,則不要勉強(qiáng)接單。
2)了解客戶質(zhì)量要求,包括外觀檢驗(yàn)和內(nèi)在測試。有的客戶要求所有的測試指標(biāo)要達(dá)到要求,而本企業(yè)又受限于領(lǐng)導(dǎo)的管理理念、員工的操作水平、設(shè)備配套不全、采購供應(yīng)鏈不配套等方面原因達(dá)不到所有的要求時(shí),接單就要慎重。
3)推銷本企業(yè)擅長的品種。對原料、染料不熟悉,大貨很容易出問題。
打色L/D階段注意事項(xiàng)見表1。
寬松的合同交期會使訂單按照計(jì)劃有條不紊地進(jìn)行。面料發(fā)生一些質(zhì)量問題往往發(fā)生在時(shí)間來不及生產(chǎn),慌忙趕交期的過程。而訂單的延誤和客人下單緩慢,確認(rèn)顏色緩慢、各顏色數(shù)量未定、未確定制作服裝廠等有關(guān)。這時(shí)跟單員要和客戶進(jìn)行溝通,說明工廠訂紗周期、生產(chǎn)周期,催促盡早下單?;蛳刃袀浼唫渑?,或先做頭缸面料合同等。對客戶確認(rèn)的品質(zhì)樣要求客戶蓋章隨合同寄回,或寄出反確認(rèn)。同樣品種由于顏色(特別是麻灰色)不同,風(fēng)格、規(guī)格等都有較大差別,需要簽訂合同前知會客人。合同中重點(diǎn)考慮事項(xiàng)見表2。
1)跟單員代表著公司、代表著企業(yè)擁有者,是訂單全過程的掌控者。其負(fù)有將客戶的意圖、對質(zhì)量交期的要求等傳達(dá)給企業(yè)相關(guān)管理者的責(zé)任。下單時(shí)對重要的訂單要組織生產(chǎn)質(zhì)檢等相關(guān)部門開會,介紹相關(guān)訂單的情況、注意事項(xiàng),向有關(guān)人員灌輸客戶的理念。一般生產(chǎn)部門都會有畏難情緒,對要求高的訂單有抵觸情緒,這時(shí)就需要企業(yè)負(fù)責(zé)人落實(shí)崗位責(zé)任,進(jìn)行訂單的產(chǎn)前動(dòng)員。
2)落單及時(shí),收到客戶訂單后要在第一時(shí)間開單下去,充裕的生產(chǎn)時(shí)間是生產(chǎn)質(zhì)量的相關(guān)因素之一。
3)開單內(nèi)容要詳細(xì)。要對合同的質(zhì)量要求理解吃透,把質(zhì)量要求在生產(chǎn)通知單上充分準(zhǔn)確體現(xiàn)出來。要有確認(rèn)的品質(zhì)樣及詳細(xì)資料。
4)各工序的注意事項(xiàng)及銜接過程應(yīng)注意問題。
一個(gè)優(yōu)秀的跟單員必須具備對訂單的每一個(gè)環(huán)節(jié)的把控能力。對生產(chǎn)過程的訂單每一個(gè)環(huán)節(jié)都清楚了解。及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,對有問題的環(huán)節(jié)要主動(dòng)去溝通、解決、向有關(guān)負(fù)責(zé)人反映。縮水率、克重、色牢度,經(jīng)常關(guān)注生產(chǎn)各階段質(zhì)量檢查結(jié)果,注重頭卷、頭缸品質(zhì),頭缸樣取樣時(shí)要在一缸布的中間取樣。重點(diǎn)關(guān)注各階段(見表3)可能出現(xiàn)的大的問題,特別是一些工藝不成熟的新產(chǎn)品大貨生產(chǎn)。在頭缸樣出來后第一時(shí)間交給客戶確認(rèn),有問題及時(shí)反饋。
表1 打色L/D階段注意事項(xiàng)
表2 合同中重點(diǎn)考慮事項(xiàng)
表3 需要重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)
生產(chǎn)過程中要隨時(shí)查看每個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量報(bào)表,對有可能因質(zhì)量問題而造成的數(shù)量短數(shù),要及時(shí)補(bǔ)足所缺數(shù)量。
時(shí)刻關(guān)注各環(huán)節(jié)的內(nèi)在指標(biāo)的測試結(jié)果。對大貨出現(xiàn)的問題(如:幅寬超要求、顏色差異、克重超要求等)要及時(shí)和客戶溝通,事先取得客戶理解,預(yù)留時(shí)間對訂單進(jìn)行修改。不要等到最后成品檢驗(yàn)出貨時(shí)客戶發(fā)現(xiàn)問題,往往造成返修、拒收、補(bǔ)單空運(yùn)、遲交罰款等后果。
工廠由于人員流動(dòng),對面料檢驗(yàn)的疵點(diǎn)判斷會有很大差別。對前期重點(diǎn)客戶面料要安排有經(jīng)驗(yàn)的工人檢驗(yàn)。
1)重點(diǎn)關(guān)注死折印、稀密路、異纖、連續(xù)性長疵等疵點(diǎn)。
2)重點(diǎn)關(guān)注嘜頭是否正確,及米長的換算。
3)缸差的控制,看缸差的燈光亮度很重要,一般是在多管日光燈下來對比。對缸差首先要確認(rèn)一缸作為基準(zhǔn),在此基準(zhǔn)上來分深淺。而確定缸差范圍要以最深和最淺的一缸為對比。
4)發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)提出觀點(diǎn)反饋給有關(guān)人員。
當(dāng)售出的面料出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí),要問清問題面料的疵點(diǎn)類型、數(shù)量比例、用途、要求解決的時(shí)間。第一時(shí)間通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和質(zhì)檢部門研究解決方案,一天內(nèi)反饋給客戶解決方案。
跟單員的工作貫穿于整個(gè)訂單的全過程,是整個(gè)訂單的參與者和監(jiān)督者,在工廠是靠自己主動(dòng)性去工作。工作時(shí)間沒有確定性,有許多工作又要自己親自去做。好的跟單員不是傳話筒,不是接力棒,而要對所跟產(chǎn)品的質(zhì)量了解,不符的頭缸樣不寄出,否則耽誤時(shí)間,增加費(fèi)用,一而再再而三就會影響客戶對公司的信心。通過對訂單的有效監(jiān)督會發(fā)現(xiàn)和化解許多質(zhì)量問題、會疏通訂單遇到的瓶頸。出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)通過同客戶進(jìn)行良好的溝通又能減少工廠的不必要的損失。通過良好的服務(wù)建立企業(yè)和客戶長久的合作關(guān)系。既是工廠的潤滑劑,又是客戶的好伙伴。