沈娉婷

摘 要：信息技術的快速發(fā)展及社交媒體的廣泛應用，給檔案信息化工作帶來難得的發(fā)展機遇。如何更加有效地發(fā)揮社交媒體的潛力，加強檔案信息資源建設，助力檔案信息化工作，提升檔案信息服務水平，值得每一個檔案人去深思。

關鍵詞：社交媒體；檔案信息資源；建設

1建立規(guī)范的社交媒體歸檔制度

豐富的檔案信息資源是檔案機構提供有效服務的前提。目前，社交媒體在我國政府機構中的運用己經滲透到各個領域，社交媒體在承擔大量政務功能、體現(xiàn)政府業(yè)務活動軌跡的同時，但其歸檔問題并未引起足夠的重視。檔案機構應重視社交媒體信息的歸檔工作，同時借鑒英美等國的存檔經驗，豐富并優(yōu)化我國檔案館藏，為人類留下豐富的社會記憶。首先，建立專門的社交媒體檔案庫。因我國在探索社交媒體信息歸檔方面處于初始階段，各檔案部門應聯(lián)合開發(fā)信息的捕獲、存儲和獲取系統(tǒng)或采用第三方技術，確保獲取信息的安全性。明確歸檔主體，歸檔信息的內容應豐富化，包括文字、圖片、音頻、視頻等形式，檢索項包括時間、關鍵詞等可以進行快速檢索和高級檢索。其次，根據(jù)我國的檔案機構管理體制，國家檔案局應出臺明確的標準，對社交媒體信息的捕獲、鑒定、處理和獲取加以規(guī)定和監(jiān)督。社交媒體文件不同于數(shù)字化信息，是通過網絡獲取的原始數(shù)據(jù)，在捕獲信息時要連同元數(shù)據(jù)一同保存，并對信息的來源、內容和價值進行嚴格鑒定以保證信息的真實性與可靠性；還應對歸檔的范圍，文件格式等加以說明，以保證社交媒體歸檔工作有章可依。最后，成立專門針對微博、微信歸檔的實驗項目，或建立專門的指導機構，對社交媒體歸檔的流程、應注意的問題進行培訓，建立規(guī)范的流程管理制度，適時幫助各檔案機構排解歸檔難題。

社交媒體文件具有憑證價值和歷史研究價值，記錄著我國政府的活動軌跡，再加上我國擁有龐大的社交媒體用戶群，加強社交媒體歸檔勢在必行。國外的社交媒體歸檔工作己趨向成熟，如美國的Twitter存檔項目，英國政府的網頁檔案項目等。我國檔案機構應該行動起來，關注電子文件管理的前沿研究與學術創(chuàng)新，借鑒國外的成功經驗，結合我國實際，探索出適合我國檔案管理現(xiàn)狀的社交媒體歸檔方法。同時還可以加強與圖書館、博物館的技術、資金合作，謀求共贏。

2提高檔案信息服務質量

一方面，檔案工作者應擁有正確服務意識和服務觀念。在日益發(fā)達的網絡環(huán)境下，堅持以人為本、資源共享的服務理念，明確檔案機構的定位為“服務型”而不是“宣傳、展示型”，有利于指引檔案工作的發(fā)展方向。社交媒體龐大的用戶群體決定了其需求的多樣性，檔案機構作為信息的傳播者，只有提供豐富的檔案信息類型，將文字與圖片、視頻等結合起來，不斷創(chuàng)新信息內容，才能吸引更多用戶的注意力，提高檔案信息的利用率。同時，應養(yǎng)成良好的信息推送習慣，不能閑時就頻繁推送，忙時就不推送，這樣只會引起用戶的反感，只有及時推送檔案信息，培養(yǎng)用戶良好的閱讀習慣，才能維持檔案信息的生命力。

另一方面，用戶的需求是提供信息服務的依據(jù)，檔案機構應對用戶進行細分，詳細調查不同用戶群體的閱讀習慣，了解不同年齡、不同職業(yè)用戶基于社交媒體平臺的閱讀興趣，明確用戶不僅需要了解檔案館的工作動態(tài)和國家政務，還需要了解貼近公眾生活的、富有趣味性的事聞；不僅需要目錄信息，更需要全文信息；不僅需要查詢檔案信息和現(xiàn)行文件，也需要有特色的個性化、精準化服務：還需要對檔案館藏進行深加工，實現(xiàn)現(xiàn)有檔案信息資源的增值服務，只有充分感知用戶需求，及時發(fā)現(xiàn)熱點，挖掘預測用戶潛在需求，才能不斷提高信息服務質量，實現(xiàn)檔案信息資源的利用價值。

3構建完善的溝通交流機制

首先，創(chuàng)新檔案信息服務方式。檔案機構可以通過舉辦形式豐富的社會活動，鼓勵有需求的人參與到整理歷史檔案的志愿活動中，公眾有可能出于興趣需求、工作需求、社交需求等動機而參與志愿活動，檔案機構應對其進行合理安排，讓他們接觸到自己感興趣的工作，為檔案專業(yè)學生提供更多的實習機會，在使他們獲得滿足感的同時，也可以對檔案資源有不一樣的診釋，如對歷史感興趣的人可以對檔案史料進行深層次的解讀，檔案專業(yè)學生可以為檔案機構注入新的活力。通過這種活動方式，更多的檔案信息在公眾的視角下得以解讀，這也是對檔案信息進行深加工的一種方式。其次，加強檔案宣傳，注重用戶體驗。檔案機構的服務以用戶為中心，良好的用戶體驗與感受是檔案機構的服務目標。無論是檔案信息的內容、服務方式還是社交媒體平臺的視覺效果，都應從用戶的需求出發(fā)，拉近公眾與檔案機構的距離感。檔案館可以在其服務平臺添加用戶反饋機制，了解用戶對于利用社交媒體平臺分享信息作何評價、用戶最喜歡哪種類型的檔案信息、對于網絡安全與用戶隱私問題有何看法，通過這種方式，檔案機構可以對用戶需求有更精準的了解，提供更優(yōu)質的信息服務。

4合理控制和引導檔案信息傳播

這方面主要是加強信息傳播流程管理。首先，精心選材并進行價值引導。社交媒體的受眾范圍十分廣泛，檔案機構在選題的時候，要做到精細化，根據(jù)用戶的需要選擇好的素材進行加工編輯，如文化部門、教育部門的全宗或有地方特色的名人全宗，在其中適當融入勤儉節(jié)約、艱苦奮斗等正確的價值觀，讓用戶在潛移默化中受到影響。其次，由于受到管理期限的限制，并不是所有的檔案館藏都可以向公眾開放，檔案機構在公布信息之前應進行嚴格的鑒定，以免造成保密檔案泄露，造成不必要的損失。其次，對檔案信息進行深加工。信息質量是檔案文化傳播能否被認可的關鍵，社交媒體平臺上每一條信息的編輯都應充分考慮用戶的需求，將檔案原件加工成富有趣味性和文化性的成品，不僅可以提高用戶的接受能力，還可以提升檔案信息服務的知識化水平。最后，檔案機構要拋棄以往的“高冷”形象，多以平民的視角診釋檔案、傳播檔案，增加親和力，尋求公眾的共鳴，樹立良好的公眾形象。

5加強檔案信息安全管理

首先，重視信息及相關技術的運用。若要保證信息內容的安全，則需從存儲安全、系統(tǒng)安全、網絡安全三個方面著手。檔案機構還可以運用RSS訂閱技術，RSS提供了一個信息快速傳播的技術平臺，可根據(jù)用戶所需直接將信息推送至用戶面前，滿足用戶的個性化需求，同時也拓寬了信息的傳播渠道。其次，建立權威可靠的認證機制。檔案部門與社交媒體運營企業(yè)合作，建立嚴格的檔案微博、微信公眾號等社交媒體的申請流程及認證體系，可以在一定程度上限制信息傳播主體的混亂情況。再次，注重綜合型人才的培養(yǎng)。隨著社會信息化水平的提高，檔案工作已不僅僅是守著檔案庫房，建設好檔案館藏就能滿足用戶的需求，檔案機構需要與時俱進，在網絡環(huán)境中拓展服務空間，培養(yǎng)懂技術、素質高、專業(yè)強的綜合型人才以適應社交媒體背景下檔案信息服務的需要。

6結語

總之，新時期，社交媒體在我國檔案領域的發(fā)展研究任重而道遠，檔案機構應加強資源整合，優(yōu)化檔案館藏，提高信息服務質量：始終堅持“用戶至上”的服務理念，提高信息服務的主動性，豐富檔案信息的宣傳渠道，以前瞻性的眼光，使檔案文化在更廣范圍內傳播，也是檔案機構的使命。

參考文獻

[1]王瀟，黃新榮.微信公眾平臺開啟檔案利用新時代[J].陜西檔案，2013（2）：28.

[2]劉曉菲.論社交媒體在檔案館中的應用[J].北京檔案，2014（2）：16.

（作者單位：廣東省特種設備檢測研究院）