郝磊

【摘要】本文分析了文書檔案管理中辦公自動化的應用優(yōu)勢，以及文書檔案管理中辦公自動化的應用問題，結合工作實際提出了文書檔案管理中辦公自動化的應用對策。

【關鍵詞】文書檔案管理；辦公自動化；應用

文書檔案是一種記錄該單位發(fā)展歷史過程的重要載體，傳統(tǒng)文書檔案管理工作依賴于手工操作，具有費時費力的缺點。如今在計算機信息技術不斷進步與發(fā)展的環(huán)境下，文書檔案管理引入了辦公自動化系統(tǒng)（可簡稱為OA系統(tǒng)），以強大的信息處理能力為支撐，滿足了現(xiàn)代化辦公的需要?？蓪A系統(tǒng)推廣應用在文書檔案管理工作中，全面優(yōu)化資料收集、整理、儲存和后期利用等一系列過程。

一、文書檔案管理中辦公自動化的應用優(yōu)勢

OA系統(tǒng)在文書檔案管理中的應用，具有以下幾點優(yōu)勢：首先，提高了歸檔的便捷性，提高了工作效率。在OA系統(tǒng)的支撐下，工作人員可通過設置相應信息條件，生成相應的電子文件，讓文件和生成過程信息都被納入相應的文檔中，讓文書檔案管理中的資料生成、收集、處理和使用都非常便捷和規(guī)范化，極大地提高了工作效率。其次，在OA系統(tǒng)支撐下，可實現(xiàn)電子文件的數(shù)據(jù)存儲，利于文書檔案的傳遞和利用，也可以防止出現(xiàn)損壞或丟失，保障了文檔的完整性，同時也增強了文檔資源的安全性，甚至提高了資料共享性。最后，OA系統(tǒng)支撐下，可建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，既可更好地分類資料，也可以提高信息搜索的便利性，減少了管理難度和工作壓力，也縮短了資源利用的檢索時間。而且檔案信息和檔案載體可以分離，以網絡系統(tǒng)對其關鍵信息進行共聯(lián)，實現(xiàn)檔案信息在線服務功能的優(yōu)化。

二、文書檔案管理中辦公自動化的應用問題

（一）電子檔案應用過程中隱藏的問題。首先，電子檔案數(shù)據(jù)雖然具有完整性的優(yōu)勢，但是在其實際應用過程中，一旦出現(xiàn)操作失誤，就可能產生非常嚴重的后果。而且由于資源共享，導致其文件處于開放狀態(tài)，功能多樣，存儲方式也多元化，若是在不同方式轉換過程中出現(xiàn)外界影響因素，就很容易導致信息被破壞的情況，甚至導致信息丟失。其次，檔案信息安全問題是當前比較受關注的課題，黑客的侵入、網絡病毒的泛濫以及計算機系統(tǒng)故障等等因素都直接威脅著檔案信息安全，電子檔案的安全與保密漏洞較多，這對于保密性要求較強的電子檔案而言，需要重視文件被修改、破壞和盜用等多種風險。最后，電子檔案信息存儲載體多種多樣，而信息的讀取及存儲卻需要被指定的計算機設備，使得電子檔案信息對計算機軟硬件產生一定的依賴。而電子技術與OA系統(tǒng)的發(fā)展更新速度很快，一旦計算機軟件兼容性出現(xiàn)問題，就會產生信息丟失的可能性，縮短電子檔案的使用壽命，影響檔案的長期可讀性。

（二）文書檔案管理人員的自身條件跟不上辦公自動化的發(fā)展。多數(shù)從事文書檔案管理工作的人員屬于兼職人員，缺乏足夠系統(tǒng)的專業(yè)培訓，所以對文書檔案管理工作的相關專業(yè)知識掌握不夠，導致綜合素質水平較低。而文書檔案管理中已經引入了辦公自動化技術，由電子文件文檔和歸檔后的工作共同組成了電子檔案管理工作。若管理人員僅僅停留在熟悉紙質檔案管理相關知識和方法等層面，又或者僅僅熟悉計算機技術或者數(shù)據(jù)通信技術，則難以勝任基于辦公自動化的文書檔案管理工作，要求管理人員提高自身的綜合素質水平。

三、文書檔案管理中辦公自動化的應用對策

（一）加強電子檔案存儲設備及網絡的安全性。檔案管理單位應該注重對計算機軟硬件進行定期的檢查、更新、升級以及維修，并科學檢測與維護相關設施。在這個方面，可設立監(jiān)督專員對存檔文件進行定期更新與備份，提高身份驗證和數(shù)字簽名等技術的安全性。另外，可對辦公自動化系統(tǒng)的內外網進行隔離。一方面，可在內部網絡與外部網絡設置物理隔離措施，即采用路由器隔離防護措施，對IP地址進行屏蔽，有選擇性地允許一些地址訪問網絡。另一方面，對內外網絡采取防火墻隔離防護措施，對進出網絡的相關數(shù)據(jù)進行過濾，并管理相關訪問行為，封堵被禁止的業(yè)務，并且記錄通過防火墻進行活動的信息內容，最后檢測網絡攻擊，并進行告警。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質水平。首先，改善辦公自動化的硬環(huán)境，加大先進硬件設施的投入，讓管理人員對相關設備進行熟練掌握，為提高管理水平打下基礎。其次，倡導自學為主，輔以專業(yè)培訓，可落實終身教育機制，激勵管理人員自主學習，不斷獲取新知識和新技能，以培養(yǎng)和提高管理人員的素質水平。最后，加強檔案部門和區(qū)域間的系統(tǒng)合作，讓管理人員不斷與其他單位的人員進行交流與溝通，汲取成功經驗，并不斷推陳出新，以創(chuàng)新思維進一步做好檔案管理工作。

四、結束語

總而言之，辦公自動化是文書檔案管理的必然發(fā)展趨勢，檔案管理部門應該充分重視辦公自動化過程中存在的問題，并積極采取有效措施，以提高辦公自動化水平，推動文書檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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