張誼

【摘要】基層檢察院檔案管理具有機(jī)密性特點(diǎn)，做好檔案管理工作能夠?yàn)闄z察院工作或其它相關(guān)工作提供真實(shí)、有效的檔案記錄。而檔案管理信息化建設(shè)是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)對檔案的資源進(jìn)行加工，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效、高效共享。對于基層檢察院而言，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)對提升工作效率、更好地服務(wù)人民具有重要意義，本文就對基層檢察院檔案信息化建設(shè)存在的阻礙與解決策略進(jìn)行研究。

【關(guān)鍵詞】基層檢察院；檔案信息化建設(shè)；阻礙；策略

基層檢察院中，檔案管理工作復(fù)雜且龐大，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，一方面能夠有效幫助檢察院順利完成每項(xiàng)工作任務(wù)。另一方面，能提升基層檢察院甚至其他機(jī)關(guān)單位的工作效率。尤其是在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)發(fā)達(dá)、大數(shù)據(jù)共享成為可能的背景之下，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)是大勢所趨，有助于形成基層檢察院現(xiàn)代管理模式。

一、基層檢察院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存的主要問題

筆者就目前的基層檢察院信息化建設(shè)過程中存在的主要問題進(jìn)行分析，有以下四個方面的問題是值得注意的：

（一）檔案的信息化資源比較分散。由于目前檢查機(jī)關(guān)某些部門在使用辦公軟件系統(tǒng)時(shí)暫時(shí)不能夠融入到檔案管理系統(tǒng)軟件當(dāng)中，進(jìn)而使得這些部門機(jī)關(guān)產(chǎn)生了越來越多的電子文件，導(dǎo)致這些信息化資源變得更加分散起來，在接收信息化檔案工作時(shí)會加重其任務(wù)。

（二）不能夠同時(shí)保障電子文件的真實(shí)性與長期性保管。因?yàn)殡娮游募奶攸c(diǎn)是容易復(fù)制、容易篡改，因而傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本保存在實(shí)際的工作中是作為憑證使用的。同時(shí)，由于電子文檔本身的非直讀性、信息與載體分離等特性，導(dǎo)致由于存儲系統(tǒng)的迭代更新，很容易產(chǎn)生信息數(shù)據(jù)丟失的問題。

（三）檔案管理的基礎(chǔ)工作未打牢。在軟件的應(yīng)用環(huán)境上，首先，普遍來看，基層檢察院在進(jìn)行信息化過程中沒有制定專門的檔案管理信息化工作流程規(guī)范，因此在工作過程中難免出現(xiàn)數(shù)據(jù)處理過于隨意的情況。其次，在檔案信息化建設(shè)過程中存在新舊交替的情況，即如何處置紙質(zhì)文檔與電子文檔成為難點(diǎn)。

（四）可用的檔案信息資源缺乏?；鶎訖z察院的檔案部門長時(shí)間以來是基于歸檔制度約束下進(jìn)行的檔案實(shí)體的收集，“重藏輕用”的局面一直不能被打破。

（五）信息安全問題突出。目前的信息化過程中安全問題較為突出，一方面是缺少必要性投資，另一方面是要防范網(wǎng)絡(luò)病毒性攻擊。例如許多基層檢查院目前為止仍然采用單機(jī)版殺毒軟件，檔案的信息化安全問題得不到根本性的保障，嚴(yán)重影響了其他相關(guān)工作的正常運(yùn)行。

二、基層檢察院檔案部門信息化建設(shè)的策略

（一）檔案信息化基礎(chǔ)架構(gòu)實(shí)施策略。檔案部門信息化基礎(chǔ)構(gòu)架可以分為幾個方面：基礎(chǔ)設(shè)施、人才隊(duì)伍、規(guī)范制度。首先要加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度。最基礎(chǔ)的是要建立檔案室、辦公專用區(qū)域、聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)、硬盤、密集架、空調(diào)、散熱器等基礎(chǔ)設(shè)施。其次是建立完善的規(guī)范制度。檔案管理是一項(xiàng)極其繁瑣的工作，若無規(guī)章制度的約束很容易出現(xiàn)問題，尤其是信息化建設(shè)屬于比較新的事物，更需要用規(guī)章制度引導(dǎo)其良性發(fā)展和普及。最后是要強(qiáng)化人才隊(duì)伍的建設(shè)，如果說基礎(chǔ)設(shè)施和規(guī)章制度是構(gòu)架，那么人才隊(duì)伍則是支撐構(gòu)架的重要因素。當(dāng)前檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)主要以培訓(xùn)、引進(jìn)為主。首先，要具備過硬的專業(yè)知識，并且在實(shí)際工作過程中不斷對人才隊(duì)伍進(jìn)行專業(yè)知識、法律知識、綜合素質(zhì)等方面的培養(yǎng)。其次，要根據(jù)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)不斷引進(jìn)各類專業(yè)的人才。

（二）信息安全策略?；鶎訖z察院進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，一方面，為了實(shí)現(xiàn)信息共享，讓信息能夠在相關(guān)的機(jī)關(guān)系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，部分信息甚至需要對社會進(jìn)行公開。另一方面，對于部分要求保密的信息要加強(qiáng)保密工作，尤其在信息化建設(shè)過程中信息可能可能遭受攻擊、竊取，因此要重視關(guān)鍵信息的保密工作。因此信息安全策略的實(shí)施要先對檔案的機(jī)密程度和開放范圍進(jìn)行明確劃分，其次要充分利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，如殺毒軟件、安全防護(hù)墻等形成第一道檔案信息安全保障，還要加強(qiáng)檔案管理工作人員保密意識的培養(yǎng)。

（三）服務(wù)策略。當(dāng)前檔案“儲存”的服務(wù)作用不被重視，隨著檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理的服務(wù)作用應(yīng)當(dāng)逐漸發(fā)揮出來。具體來說，可以從幾個方面做起：一是將工作重心進(jìn)行適當(dāng)轉(zhuǎn)移，將原先的收集、保管轉(zhuǎn)變成為綜合利用。配合好法律監(jiān)督和社會需要不斷優(yōu)化工作模式。二是要主動地提供服務(wù)，征求社會和各機(jī)關(guān)單位對檔案利用的意見和建議，積極采取多種形式提供可公開的檔案信息資源；并主動做好宣傳工作，如主動向社會公布檢察院電子檔案查詢的方法、范圍等。

三、結(jié)語

基層檢察院的檔案管理工作，應(yīng)將原先的從整個檢察院的立場和角度出發(fā)，提高到與全國檢察事業(yè)發(fā)展相當(dāng)?shù)囊粋€高度來進(jìn)行布局。對于我國目前的基層檢察院來講，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理仍然是任重而道遠(yuǎn)。在檢察院的檔案信息化過程中存在諸多阻礙，要通過基礎(chǔ)架構(gòu)實(shí)施策略、信息安全策略、服務(wù)策略不斷完善檔案的信息化，才能將檢察院信息化建設(shè)的成果廣泛應(yīng)用到檢察與安全監(jiān)督的工作當(dāng)中，最終推動檢察工作從傳統(tǒng)的工作模式向信息化的高效率工作模式方向轉(zhuǎn)變。

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