摘 要：科研院所本質上是以出科技創(chuàng)新成果為最終訴求的，因此，科研單位的綜合管理，包括質量、財務、條保、人力資源、基建、宣傳、檔案、保密、內控等，盡管各自的工作流程會有不同，但追根溯源，都會落腳到科研項目中。本文試著將綜合事務管理中所關注的主要節(jié)點納入科研項目全周期的管理過程中，按照項目類型總結出一套較完整的管理要素表，為提高科研院所的管理效益、為科技體制改革，提供一點借鑒。

關鍵詞：科研院所 管理要素 管理體系建設

中圖分類號：G3111 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）06-0-02

“科研院所”一般是指為解決某些方面科學及實踐問題而開展研究的科學院、研究院、研究所等科研單位。有不同的分類，如：國家級和地方科研單位；自然科學和社會科學科研單位；基礎研究、應用基礎研究和應用開發(fā)類科研單位等。很多開發(fā)類或偏應用的研究所已經或即將改制為企業(yè)。國內的研究院所如中國科學院、中國社會科學院等（百度百科）。本文主要以中國科學院為例。

一、科研院所管理中存在的問題

1.管理體系各自為政、互有交集又各有流程

科研院所的綜合管理一般包括：科研項目管理、質量體系管理、保密體系管理、財務體系管理、人力資源管理等五個管理體系，并在這五個體系外圍還有科研條件、基礎建設、院地合作、國際合作、對外宣傳、文書檔案、紀檢監(jiān)察等。針對這些管理職能，一般會設立對應的職能管理部門，如科技處、綜合辦公室、質量處、財務處、人力資源處、條保處等部門。如果缺乏統(tǒng)一的頂層設計和標準，僅僅遵循各自管理中的制度和規(guī)范，就會出現各自為政的局面。每個體系都一套自己的工作流程和標準，辦事有自己一套審批表格。例如：

科研項目管理：立項申請表、轉階段申請表、項目結題申請表、論文發(fā)表審批表、報獎申請表……

人力資源管理：新進人員審批表、客座/臨聘人員審批表、人員離職審批表、人員進入涉密崗位審批表……

保密管理：定密審批表、涉密會議審批表、涉密活動審批表、涉密載體復制/發(fā)放/借閱/銷毀審批表、保密要害部門部位審批表……

采購和外協(xié)管理：采購申請表、外協(xié)任務申請表……

具不完全統(tǒng)計，一家管理比較規(guī)范的科研院所要用到的管理制度一般在70-80余項，而審批表格一般在一百個左右。

而這些表格的最終審批人，都落在各部門負責人或幾位所領導。也就是說，大量的表格之間審批的內容都是有交集的，其源頭可能是同一件事情。比如，一個項目首先要立項申請，申請時會質量、保密、人事、檔案、財務要簽字；隨后該項目要采購某類設備，科技、保密、財務、檔案要簽字；該項目需要聘請臨時勞務人員或客座教授，科技、人事、財務要簽字；該項目要開涉密會議，綜合、保密、財務要簽字……從上可見，大多數的管理環(huán)節(jié)都是圍繞著項目實施而產生的，科學合理的建設科研項目管理體系、以及圍繞該體系改善其他管理環(huán)節(jié)是建立科研院所高效管理的核心。

2.對關鍵環(huán)節(jié)和要素把控不準確，不能充分識別和控制風險

由于管理體系之間不能互相融入，對于審批事項的事實不能有效確認，各職能部門之間、一線工作人員和審批人之間信息不對稱，造成表格中“形式”審批大量存在。十八大以來，國家在加大科技投入和科技創(chuàng)新體系改革力度的同時，也加大了監(jiān)察審計力度，財政部不斷出臺文件，要求事業(yè)單位建立內部經濟活動的控制要求，要求查找、把控經濟活動的風險點，用內控制度建設來制衡各管理環(huán)節(jié)的行為，確保經濟業(yè)務的真實性、合法性。對于一名財務或者內部審計人員來說，由于項目管理和科研經費管理的脫節(jié)，不能確認經費預算和實際支出的合理性，而無法在管理環(huán)節(jié)中充分把控風險點，或即便知道風險點，也沒有足夠有效的措施實施監(jiān)管。

同經費管理類似，質量體系、保密體系等如果不能與科研項目管理充分融合，就會在實際工作中形成“兩層皮”現象。即在工作中不按規(guī)范操作，到體系認證或審查前補充甚至“制造”證據，既讓科研活動失去應有的控制、又為了“拿證”（體系證書）增加了管理成本。這種看上去“雙輸”的管理方式，在很多科研院所卻并不鮮見。

綜合管理能力不足，會直接影響科研項目順利開展、影響科技成果產生、影響科研院所的核心競爭力。通過對以上問題的分析，本文嘗試根據項目的不同類型，建立起將多個管理要素統(tǒng)一到項目全生命管理過程中的綜合管理體系。

二、項目類型、階段及其管理要素

建立一套有效的綜合管理體系是一個復雜的工作，首先必須確認綜合管理中主要的管理要素，并將這些要素分布在項目管理的全過程中?；舅悸肥?，在項目立項甚至更早期開始論證時起，就將質量、保密、財務、人力資源體系中相關的管理要素進行一并策劃，并體現在具體的辦事流程和審批表格中。該表格類似項目的生命檔案，隨著項目的實施流轉至相關職能部門辦理各種相關業(yè)務，在項目發(fā)生變化時，由科技處及時進行調整。

由于項目類型的不同，管理要素也會有不同。例如，質量體系認證范圍內的項目和一般橫向項目要素，經費體量較大的總體性項目和基金類項目要素，都存在較大差別。因此，要實施有效的要素管理，就必須根據科研院所在研項目的不同類型，制作出符合實際的“管理要素表”，再根據要素表繪制管理流程和所需表格。

按照不同的維度，科研項目可以進行不同的分類，從項目管理角度講，中科院的項目主要分為縱向項目（國家、部委、中科院以任務書形式下達部署的）、橫向項目（政府、企業(yè)以合同方式委托的）、預研及關鍵技術攻關類（基金類、科研院所自主部署的），以及近些年由于任務體量和難度不斷提升而出現的、需要跨學科、跨領域、跨研究所集中攻關完成的總體類/工程類項目，如載人航天、探月、北斗導航、深海探測等。

另一方面，項目全生命周期管理通常劃分為幾個階段：預立項、立項、研發(fā)、階段驗收、轉階段、驗收結題、知識產權及成果應用等。不同階段的管理要素也不盡相同。

三、再造管理流程和表格實例

全面系統(tǒng)的項目要素管理實施后，審批者可以對照項目基本情況進行審核，不僅減少了大量重復工作，也充分保證了信息的公開透明，可以很好解決前文所提到的管理中的核心難題。

管理要素確定以后，就可以分類別分階段制定工作流程和具體審批表格，例如：預立項階段的工作流程圖可繪制如下：

根據流程圖和相關制度要求，進一步制定工作所需的審批表格，并在表格中體現具體要求和審核要點，一目了然、權責清晰。

比如，“科研項目過程管理審批單”，可制作如下。

（注：為簡化表格，在□內劃“√”，表示是、可行等含義；“X”表示否、不可行等含義。）

例：項目過程管理審批單（預立項階段）

其他階段的表格可以以此類推。

每類項目都可以用關鍵“要素”管理為主導，建立起新的管理流程和體系，不僅延伸和細化了項目本身的管理，還貫穿起一家科研院所幾大管理體系的主要環(huán)節(jié)，避免了管理中常被詬病的流程繁瑣、責權不清、管理職能重疊或空白、信息不對稱等問題。

（中國科學院光電研究院各職能管理部門對此文亦有貢獻。）

參考文獻

[1]王振.科研項目全程質量管理與控制源技術與管理.2017（3）：191-192

[2]伯紹錦.淺談項目管理在科研型號研制管理中的應用研究路視野2017（4）：91-93

作者簡介：邵雪天，女，（1977-），碩士研究生，現任中國科學院光電研究院合與信息化辦公室主任、黨辦主任。職稱：五級職員。研究方向：制度經濟學。