王希維

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)。在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。作者單位是國(guó)家的一個(gè)非常特殊的和有著公益性質(zhì)的行業(yè)，和人民群眾的生活密切相關(guān)。其檔案工作是單位服務(wù)工作的基礎(chǔ)，隨著信息技術(shù)各個(gè)角落的深入，不可避免的為的今檔案工作提出許多新的要求，單位要想提高服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量，就需與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，使其可以更好的滿(mǎn)足老百姓在這個(gè)方向服務(wù)的需求。本文對(duì)此進(jìn)行了探討，以期對(duì)從業(yè)者有所借鑒意義。

現(xiàn)代社會(huì)建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。在一個(gè)單位中，檔案管理無(wú)疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級(jí)管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性。加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持；同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對(duì)資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。

1檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理現(xiàn)代化即是在對(duì)檔案進(jìn)行管理當(dāng)中，無(wú)論是其檔案實(shí)體，還是理論與信息傳遞等方面，都是隨著時(shí)間的推移而不斷的發(fā)展至一個(gè)新的水平，而且有著很強(qiáng)的創(chuàng)新性。現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化就是在檔案管理工作里充分的運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還有信息化技術(shù)等對(duì)檔案采取科學(xué)化管量。本單位是個(gè)很特殊的部門(mén)，檔案管理也具有本身的特點(diǎn)。在檔案管理當(dāng)中需客觀的反映必須必備的有關(guān)信息資料的檔案管理。在這些管理當(dāng)中需充分運(yùn)用檔案現(xiàn)代化管理當(dāng)中的每個(gè)技術(shù)要求，給服務(wù)對(duì)象的家人提供細(xì)致準(zhǔn)確的依據(jù)，給本單位的建設(shè)和發(fā)展、改進(jìn)以及管理提供正確的數(shù)據(jù)支持，為高層管理者決策提供參考。另外原始檔案是重要的法律證據(jù)之一，其保存完整度和企業(yè)的自身利益有著直接的聯(lián)系。

2現(xiàn)階段本單位檔案現(xiàn)代化管理當(dāng)中面臨的問(wèn)題

2.1對(duì)本單位檔案現(xiàn)代化管理重視度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，本單位屬于事業(yè)單位，所以在本單位從業(yè)者缺少危機(jī)與創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)本單位檔案工作沒(méi)有足夠的重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理在本單位發(fā)展中的地位與作用。檔案工作者工作措施落后且缺少積極服務(wù)意識(shí)，在重要檔案資源的收集與整理上缺少積極性，有些主要的檔案資源不能被適時(shí)歸檔，致使本單位檔案工作停滯不前。

2.2本單位檔案現(xiàn)代化管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。很多本單位的檔案資料都是紙質(zhì)的，由于時(shí)問(wèn)過(guò)久，大部分資料上的字體已經(jīng)模糊不清，磨損嚴(yán)重，甚至丟失了。另外，檔案資料里多數(shù)都是重復(fù)的文件，部分無(wú)存儲(chǔ)價(jià)值的資料被大量的收集，而部分重要的登記表與統(tǒng)計(jì)表等沒(méi)有進(jìn)行工作范疇，導(dǎo)致了文件的丟失。

3推進(jìn)本單位檔案現(xiàn)代化管理的措施

3.1提高檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平。積極的把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的每個(gè)流程里，本單位的計(jì)算機(jī)操作流程主要包括：

3.1.1信息的輸入。使用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)采取單個(gè)用戶(hù)與多個(gè)用戶(hù)輸入方法進(jìn)行輸入，在數(shù)據(jù)的輸入當(dāng)中，對(duì)每一份數(shù)據(jù)可以進(jìn)行多次的輸入來(lái)確保數(shù)據(jù)的正確性。同時(shí)，定期對(duì)本單位的全部資料進(jìn)行檢查有沒(méi)有遺漏輸入數(shù)據(jù)的情況，并把全部資料妥善保存。

3.1.2查詢(xún)與檢索。在本單位檔案管理中對(duì)于服務(wù)對(duì)象檔案資料的信息量雖小，可是波及的信息面卻是非常廣的特點(diǎn)。在查詢(xún)與管理當(dāng)中需做到不僅可以根據(jù)姓名與編號(hào)直接查詢(xún)相關(guān)人員的所有檔案資料，還能利用服務(wù)對(duì)象的相關(guān)住址、工作單位等各方面的內(nèi)容或是多個(gè)方面的內(nèi)容組合進(jìn)行檢索。如此就相應(yīng)的提高了檢索的速度，提升了本單位的服務(wù)水平。

3.1.3匯總與統(tǒng)計(jì)。把計(jì)算機(jī)輸入的檔案資料采取全面的匯總且實(shí)行分類(lèi)處理，并把有關(guān)資料按照需要打印成各類(lèi)報(bào)表，滿(mǎn)足本單位日常管理的實(shí)際需求。另外，對(duì)本單位里的全部計(jì)算機(jī)建立局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息的共享。不僅是給查詢(xún)提供便利，還給本單位當(dāng)前的檔案數(shù)量有了直觀正確的數(shù)據(jù)支持。

3.2做好“三個(gè)方便”。推進(jìn)本單位檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，從根本上來(lái)說(shuō)即是要給本單位的檔案管理給予實(shí)打?qū)嵉谋憷?，所以需做好三個(gè)方面：

3.2.1檔案資料收集的方便。在檔案管理的記錄當(dāng)中通常是由相關(guān)人員提供有關(guān)當(dāng)事人的檔案資料，但是因?yàn)閭€(gè)人隱私因素一部分檔案寄存者不情愿或不方便把有關(guān)資料提供給本單位，如此一來(lái)可導(dǎo)致檔案資料的不完整。而檔案管理的現(xiàn)代化，能把這些問(wèn)題檔案以人工輸入和掃描及識(shí)別等信息化處理技術(shù)處理，將紙制的資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字資料，不但便于檔案的收集又防止了寄存者不愿提供資料而帶來(lái)的檔案缺陷。

3.2.2檔案資料的加工方便。因?yàn)闀r(shí)間或是氣候因因素，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料在加工管理當(dāng)中易出現(xiàn)破損情況，而運(yùn)用信息技術(shù)僅需使用掃描裝備對(duì)原始檔案采取掃描就能解決此問(wèn)題。

3.2.3檔案的保存方便。紙質(zhì)與實(shí)物檔案材料，時(shí)間久了會(huì)出現(xiàn)變化或破損，且需占用很大的空間，而應(yīng)用了現(xiàn)代化的管理方法后把有關(guān)資料以手工輸入或掃描拍照的方式來(lái)處理，能有效防止此問(wèn)題的出現(xiàn)，而且不需要很高的保存條件與空間。