張延輝

摘 要：隨著人們對(duì)辦公效率和辦公質(zhì)量要求的不斷提高，自動(dòng)化辦公開(kāi)始逐漸出現(xiàn)在人們的視野中，人們?cè)谌粘＾k公中開(kāi)始更多的應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)了，自動(dòng)化已經(jīng)成為現(xiàn)在辦公中人們主要應(yīng)用的方式。自動(dòng)化辦公主要是指人們?cè)谶M(jìn)行辦公的時(shí)候把計(jì)算機(jī)當(dāng)做辦公的主要方式，利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行辦公不僅可以提高人們?nèi)粘＿M(jìn)行辦公的效率，同時(shí)還能夠減少人們?cè)跈n案管理中出現(xiàn)的誤差，提高檔案管理的質(zhì)量。本文就辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理互動(dòng)效應(yīng)的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行分析，希望能夠讓辦公自動(dòng)化應(yīng)用的范圍變得越來(lái)越廣。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；檔案管理；互動(dòng)效應(yīng)；實(shí)踐；分析

在實(shí)際的工作過(guò)程中，人們利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行辦公已經(jīng)成為了非常普遍的現(xiàn)象，同時(shí)自動(dòng)化辦公技術(shù)也給企業(yè)帶來(lái)了一次技術(shù)上的變革，辦公自動(dòng)化在企業(yè)中的應(yīng)用，給傳統(tǒng)的辦公方式帶來(lái)非常大的沖擊，其中所有沖擊中最大就是檔案管理工作，傳統(tǒng)的檔案管理工作都是通過(guò)手工錄入的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理的，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用不僅讓檔案的錄入方式由手工錄入變成了計(jì)算機(jī)錄入的方式，同時(shí)也賦予了檔案管理一個(gè)全新的理念，改變了傳統(tǒng)檔案管理的檢索、傳遞和記錄等方式，檔案管理的這種改變不僅讓檔案管理變得更加智能化，同時(shí)也讓檔案管理的工作上升到了一個(gè)新的臺(tái)階。

本文通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化的深入理解，并且就辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理互動(dòng)效應(yīng)的實(shí)踐分析進(jìn)行了詳細(xì)闡述，希望能夠起到拋磚引玉的效果，使同行相互探討共同提高，進(jìn)而為我國(guó)的辦公自動(dòng)化發(fā)展添磚加瓦。

1 辦公自動(dòng)化的概念

辦公自動(dòng)化的發(fā)展離不開(kāi)科技的進(jìn)步，辦公柜自動(dòng)化不僅滿(mǎn)足了人們對(duì)辦公需求，其主要是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能和現(xiàn)代化辦公相結(jié)合形成的一種新的辦公方式，這種辦公方式不僅結(jié)合了非常先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，同時(shí)其的生命力和活躍性也是非常強(qiáng)的，可以說(shuō)現(xiàn)代化辦公技術(shù)就是現(xiàn)代信息化發(fā)展的一個(gè)產(chǎn)物，辦公自動(dòng)化在各個(gè)行業(yè)中得到了非常廣泛的應(yīng)用，在一定程度上辦公自動(dòng)不僅加快了社會(huì)發(fā)展的步伐，同時(shí)辦公自動(dòng)化也有利于社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。

2 檔案管理在辦公自動(dòng)化環(huán)境中的主要工作內(nèi)容

2.1 文字管理工作

在檔案管理工作過(guò)程中，要接觸許多文字工作，在計(jì)算機(jī)中加工處理、存儲(chǔ)，可以做到及時(shí)查詢(xún)、分析、修改、協(xié)助決策活動(dòng)。

2.2 信息管理工作

檔案管理的主要工作就是要對(duì)信息進(jìn)行技術(shù)的處理、采集、提煉出檔案信息中的有用價(jià)值等工作，而在這其中最重要的就是檔案信息的采集工作，其不僅是整個(gè)檔案管理工作的起點(diǎn)，也是展開(kāi)所有檔案管理工作的基礎(chǔ)，如果在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，檔案管理的工作人員如果不能夠及時(shí)的對(duì)信息進(jìn)行采集，然后及時(shí)的報(bào)送，這主要是因?yàn)闄n案管理的信息在很多的時(shí)候都有著非常強(qiáng)的時(shí)效性，只有及時(shí)的提煉出信息中的有效信息并加以利用，才能讓檔案管理在企業(yè)中國(guó)的地位得到提升，避免出現(xiàn)信息失效現(xiàn)象的發(fā)生，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，通常情況下采集的信息主要是文字、語(yǔ)音、圖像、圖表等方式，辦公自動(dòng)化在應(yīng)用之后不僅提高檔案信息的質(zhì)量，同時(shí)也拓寬了檔案信息的獲取途徑，讓檔案信息在進(jìn)行收集的時(shí)候，可以通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)來(lái)取得需要的信息。

2.3 檔案管理工作

在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，檔案管理對(duì)檔案管理的工作表現(xiàn)在整理，保管和保密上。檔案管理人員在計(jì)算機(jī)上制作，接收文件，電子檔案便應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案包括磁盤(pán)，軟盤(pán)和光盤(pán)等儲(chǔ)存介質(zhì)，檔案管理人員在保存諸如此類(lèi)的信息時(shí)，首先要將信息文件分門(mén)別類(lèi)，建立一個(gè)文件夾，將這些內(nèi)容保存在適當(dāng)?shù)慕橘|(zhì)上；確定的標(biāo)識(shí)全宗名；劃分全宗群；進(jìn)行編號(hào)和排列。另外不要忘記在人機(jī)界面上建立“邏輯目錄樹(shù)”的結(jié)構(gòu)。

3 辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理的作用

3.1 提高工作效率

信息時(shí)代的到來(lái)，為信息的采集、傳輸、處理提出了新的要求。檔案管理人員的工作效率要想提高，只有引進(jìn)高科技。當(dāng)代的社會(huì)現(xiàn)狀，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)迅猛發(fā)展并緊密結(jié)合，為提高工作效率，改善辦公管理提供了條件。同時(shí)，中文處理技術(shù)、信息系統(tǒng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、人工智能技術(shù)、管理方法學(xué)和行為科學(xué)的發(fā)展，也不檔案管理工作提供了許多便利。正是各種科學(xué)和技術(shù)的發(fā)展，才促使檔案管理工作效率不斷提高，促使管理向科學(xué)化、規(guī)范化、自動(dòng)化和高效化的高層次發(fā)展。

3.2 提高辦公質(zhì)量

辦公自動(dòng)化在實(shí)現(xiàn)高效率的同時(shí)并沒(méi)有降低其質(zhì)量，相反還在程度上提高了辦公質(zhì)量。辦公自動(dòng)化依托的是當(dāng)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理技能來(lái)實(shí)現(xiàn)信息高效、精準(zhǔn)地處理。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理必須在紙張上用筆起草、核算、修改等，整個(gè)流程是單線(xiàn)程的，而且由于人自身的因素，整個(gè)過(guò)程中難免會(huì)發(fā)生錯(cuò)漏。但是在辦公自動(dòng)化的辦公環(huán)境下，信息處理系統(tǒng)能夠最大程度上避免這些疏漏。事實(shí)上，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件復(fù)制、傳輸，出錯(cuò)率極低。

3.3 檔案管理工作模式的演變

檔案管理工作未實(shí)行自動(dòng)化時(shí)，只是簡(jiǎn)單，重復(fù)，機(jī)械的體力勞動(dòng)，所需動(dòng)腦的也只是簡(jiǎn)單的，常人所有的思維活動(dòng)，基本不需要高難度復(fù)雜的思維活動(dòng)，基本上全是“體力勞動(dòng)”。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，工作逐漸高效化，特別是自動(dòng)化的應(yīng)用，給檔案管理的工作帶來(lái)了極大的方便。這時(shí)人們?yōu)樽非蟾叩男?，以省出時(shí)間去考慮其它事。從而人們就需動(dòng)腦考慮有關(guān)軟件的升級(jí)，開(kāi)發(fā)，引進(jìn)新的設(shè)備。如何才能更有效的進(jìn)行工作？這就需大量的，復(fù)雜的基于簡(jiǎn)單思維的基礎(chǔ)上的高難度思維工作。從而工作的就逐漸轉(zhuǎn)變到腦力的使用上，檔案管理人員的實(shí)質(zhì)也隨之產(chǎn)生了變化，從繁重的體力勞動(dòng)中脫離出來(lái)后，帶來(lái)了思維的高度開(kāi)發(fā)，思維能力由此變活躍，有更多的時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)提供建議，由“助手”變成“參謀”，自此帶來(lái)了質(zhì)的飛躍，這都是檔案管理由“體力勞動(dòng)”向“腦力勞動(dòng)”帶來(lái)的影響。從而導(dǎo)致檔案管理由。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在檔案管理的發(fā)展過(guò)程中，檔案辦公自動(dòng)化不僅加快了檔案發(fā)展的速度，同時(shí)也讓檔案在企業(yè)中地位得到了提升，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中的不足。改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)行業(yè)間市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)變得越來(lái)越殘酷了，在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中，我們可以知道企業(yè)之間市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)，從根本上來(lái)講更多的是各個(gè)企業(yè)之間對(duì)于人才的競(jìng)爭(zhēng)。在挖掘人才方面檔案管理有著非常大的優(yōu)勢(shì)，因?yàn)闄n案管理本身就是一個(gè)挖掘人才的途徑，因此我們必須要重視檔案管理的發(fā)展，只是有這樣檔案管理才能發(fā)展出更大的價(jià)值，才能在根本上提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

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