楊顏君

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的無(wú)限延伸，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已深刻地影響了人們的工作、學(xué)習(xí)、生活和娛樂(lè)。電子檔案在這樣的大背景下應(yīng)運(yùn)而生，是檔案適應(yīng)時(shí)代變化發(fā)展的產(chǎn)物。電子檔案具有檢索方便、利用快捷等優(yōu)點(diǎn)，它的出現(xiàn)提高了公司本部檔案管理的整體效率，但同時(shí)也產(chǎn)生了一系列問(wèn)題。只有認(rèn)真分析找出對(duì)策，才能提升公司本部電子檔案管理的工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理系統(tǒng)；研究

中圖分類(lèi)號(hào)：TU159文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，電子公文檔案的管理系統(tǒng)也在隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步，不僅是不斷提高的信息水平，在網(wǎng)絡(luò)化以及智能化方面也有了一定程度的進(jìn)步，而且電子公文檔案正在向著公開(kāi)化的方向發(fā)展著。這時(shí)，我們必須重視這些信息資源的安全管理，如果僅僅依靠電子公文檔案本身的管理系統(tǒng)并不能很好的保證安全性，即使管理系統(tǒng)本身有著一定的安全性，也一定會(huì)出現(xiàn)安全問(wèn)題。

1、實(shí)施電子檔案管理的意義

一是確保傳統(tǒng)載體檔案安全。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，可以降低紙質(zhì)檔案利用頻率，從而減少了對(duì)檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案原件的安全系數(shù)。

二是縮短檔案查詢。傳統(tǒng)檔案工作中，只有經(jīng)過(guò)編目、裝訂等復(fù)雜的整理工序，檔案才能向人員提供利用。在信息化條件下，數(shù)字化檔案系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)捕獲業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件，提供實(shí)時(shí)的信息服務(wù)，不受物理載體保存位置限制。

三是提升檔案檢索利用效率。電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程利用、便捷利用、多人異地同時(shí)利用，使得檔案利用以最新的手段、在最大的范圍發(fā)揮出最大的效益，使員工可以不用到檔案室去，而只通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，就可以非常便利、迅速地利用、復(fù)制檔案。在當(dāng)今技術(shù)條件下，沒(méi)有任何其他辦法比這更便利于檔案利用、更能有效地進(jìn)行檔案信息資源開(kāi)發(fā)。

2、公司本部電子檔案規(guī)范化管理的難題

2.1、對(duì)電子檔案管理工作重視不夠

電子文件是電子檔案的重要來(lái)源，需要進(jìn)行規(guī)范地收集和整理。有些檔案管理人員因循守舊，主觀上認(rèn)為做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管工作就夠了，對(duì)電子檔案的管理工作缺乏全面的認(rèn)識(shí)，不重視電子文件的收集和整理，對(duì)電子檔案的管理工作采取消極怠工的方式。很多電子文件，如音視頻、數(shù)碼照片等，因?yàn)橹匾暡粔?，沒(méi)有納入收集范圍，無(wú)人問(wèn)津，自生自滅，造成源頭上的散佚，著實(shí)令人嘆息。

2.2、責(zé)任劃分不清，管理缺位

現(xiàn)階段需要收集整理的電子檔案，應(yīng)由公司本部各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)兼職檔案員收集所在部門(mén)形成的電子檔案，再移交給公司本部的專(zhuān)職檔案管理人員進(jìn)行整合。但在實(shí)際工作中，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)兼職檔案員往往不能很好地履行職責(zé)，形同虛設(shè)，電子檔案的收集和整理大多全部由公司本部檔案管理人員來(lái)完成，責(zé)任劃分不清，管理不到位。部分公司本部并沒(méi)有形成門(mén)類(lèi)齊全的電子檔案，往往只收集整理了文書(shū)電子檔案，會(huì)計(jì)、聲像、照片等門(mén)類(lèi)的電子檔案沒(méi)有納入統(tǒng)一管理的范疇。近年來(lái)，很多公司本部設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案信息中心，負(fù)責(zé)收集管理電子檔案。這種方式如沒(méi)有相應(yīng)的制度保障，很容易割裂檔案管理人員和本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)兼職檔案員的業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，造成管理缺位。

2.3、電子檔案管理不規(guī)范性、不統(tǒng)一性

電子公文檔案管理在當(dāng)前存在著一個(gè)十分嚴(yán)峻的問(wèn)題，由不同部門(mén)負(fù)責(zé)管理電子檔案并且沒(méi)有制定相應(yīng)科學(xué)合理的管理規(guī)則以及標(biāo)準(zhǔn)，由于其分散性更加難以進(jìn)行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致電子檔案的應(yīng)用價(jià)值降低，其參考價(jià)值也受到影響，在企業(yè)做決策時(shí)無(wú)法進(jìn)行參考對(duì)照，不完善的資料也會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展方面受到阻礙。電子檔案管理需要應(yīng)用計(jì)算機(jī)，但現(xiàn)在電子公文檔案管理在計(jì)算機(jī)使用沒(méi)有安全防范意識(shí)，也沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)的防范操作如病毒防范，加強(qiáng)存儲(chǔ)方式防止文件遺漏等，這嚴(yán)重影響到電子檔案管理的可靠度。除此之外在收集、整理電子檔案時(shí)，沒(méi)有具體的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，管理人員憑借自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行歸檔難免出現(xiàn)紕漏的現(xiàn)象，電子檔案因此會(huì)有部分不完善、不真實(shí)的問(wèn)題出現(xiàn)。

3、電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制研究

3.1、完善安全管理體系

要想保證電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全性應(yīng)該具有完善的安全管理體系，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系，形成安全管理的網(wǎng)絡(luò)，完善安全管理體系。對(duì)于一個(gè)公司或單位而言，相關(guān)的管理部門(mén)和管理人員主要負(fù)責(zé)電子公文檔案的安全管理系統(tǒng)，但是要想加強(qiáng)電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全性，卻有著許許多多的問(wèn)題，所以必須完善管理體系，對(duì)涉及到電子公文檔案的部門(mén)都應(yīng)該納入安全管理體系之中，可以建立一個(gè)電子公文檔案的安全管理系統(tǒng)部門(mén)，相關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人都應(yīng)該加入這個(gè)部門(mén)來(lái)提高協(xié)同性，這樣不僅可以形成強(qiáng)大的管理網(wǎng)絡(luò)?？偠灾晟瓢踩芾眢w系，需要完成各個(gè)方面的安全管理工作，多個(gè)部門(mén)之間的協(xié)同合作，使相關(guān)的安全管理人員、安全管理技術(shù)和安全管理制度具有更加密切的聯(lián)系，避免安全管理漏洞的出現(xiàn)，保證安全管理的有效性。

3.2、制定科學(xué)、合理的電子檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合實(shí)際制定出規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)文件能夠轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。根據(jù)實(shí)際確定電子文件個(gè)過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范文件在歸檔時(shí)的分類(lèi)、排序以及保存方式，保證電子文檔在初期就能得到科學(xué)規(guī)范的管理。在執(zhí)行過(guò)程中保持良好的連貫性，防止由于過(guò)長(zhǎng)的空隙出現(xiàn)紕漏，這對(duì)于文件轉(zhuǎn)換檔案是十分關(guān)鍵的。對(duì)于各文件信息的價(jià)值制定相關(guān)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，制定文件信息轉(zhuǎn)化檔案的路線以及文檔保密制度等。監(jiān)督指導(dǎo)檔案工作人員手機(jī)管理電子檔案信息，在文件初始階段就進(jìn)行管理，文檔的鑒定、歸檔以及保存利用等管理內(nèi)容加入信息集成系統(tǒng)中，熟悉系統(tǒng)的運(yùn)行，掌握應(yīng)用的操作步驟，以此控制維護(hù)檔案的有效性和可靠性。

3.3、建立信息安全防范體系

雖然電子信息管理檔案擁有諸多優(yōu)點(diǎn)，但不可否認(rèn)其仍有安全漏洞，為防止重要文件丟失遺漏需要對(duì)信息安全方面加強(qiáng)監(jiān)管的力度，對(duì)檔案信息的分類(lèi)和應(yīng)用進(jìn)行區(qū)別，將信息公布與公眾分享時(shí)要考慮所公布的信息是否能夠一概舉一反三，確保信息的真實(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。在處理病患資料時(shí)，由于病癥存在個(gè)體的差異以及治療方法的差異，因此多種情況都需要加以研究分析，避免以偏概全的情況，這就要求從信息分類(lèi)方面進(jìn)行甄選。電子信息應(yīng)用依賴于信息技術(shù)，而信息技術(shù)會(huì)受到病毒、黑客以及能源方面的威脅，在建立信息檔案系統(tǒng)時(shí)應(yīng)當(dāng)注意設(shè)立加密技術(shù)、注冊(cè)檢查、防火墻、系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)回復(fù)功能等保證文檔資料的安全，對(duì)于一些加密文件則需要設(shè)置身份驗(yàn)證，權(quán)限檢查等。

4、結(jié)束語(yǔ)

隨著科技不斷地進(jìn)步與發(fā)展，公文檔案的保存越來(lái)越趨向于電子化，電子公文檔案與紙質(zhì)檔案相比有著極大的優(yōu)點(diǎn)，電子公文檔案的應(yīng)用不僅推進(jìn)了電子政務(wù)的發(fā)展，還在一定程度上促進(jìn)了信息化的發(fā)展，但是隨之而來(lái)的還有安全性問(wèn)題，一些非法分子靠竊取資料來(lái)賺取財(cái)富，所以相關(guān)的管理人員應(yīng)該不斷地提高自己的安全意識(shí)，樹(shù)立起安全管理的概念，不斷地提高自己安全管理的技術(shù)與方法，創(chuàng)新安全管理的辦法。

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