陳惠藍(lán)

摘要：高校二級學(xué)院辦公室屬于高校服務(wù)的中心與樞紐，是為高校提供服務(wù)的中心，也是對各個部門進(jìn)行協(xié)調(diào)的樞紐。但是，在我們國家的高校二級學(xué)院辦公室管理之中，存在著管理模式還不夠現(xiàn)代化，工作人員不具有完善的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)模式，工作人員對自身職業(yè)的認(rèn)同感不高等問題。因而我們要不斷的明確高校二級學(xué)院辦公室的定位，進(jìn)一步加強其工作創(chuàng)新，構(gòu)建具有現(xiàn)代性的管理制度，提高工作人員的職業(yè)認(rèn)同感，從而更加充分的發(fā)揮高校二級學(xué)院辦公室的協(xié)調(diào)與服務(wù)作用。

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院；辦公室管理；服務(wù)協(xié)調(diào)；現(xiàn)代管理制度

1.高校二級學(xué)院辦公室職能定位

高校二級學(xué)院辦公室作為高校行政管理的重要構(gòu)成要素，首先具有與上級部門進(jìn)行聯(lián)系的作用。通過得到二級學(xué)院的管理人員的同意之后，二級學(xué)院辦公室的工作人員可以與上級部門進(jìn)行聯(lián)系。同時，高校二級學(xué)院辦公室具有與同級部門進(jìn)行聯(lián)系的作用。我們國家高校二級學(xué)院會與自身的同級部門產(chǎn)生各種各樣的聯(lián)系，這時候就需要辦公室發(fā)揮其協(xié)調(diào)與服務(wù)的功能。高校二級學(xué)院辦公室具體的職能定位主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，高校二級學(xué)院辦公室屬于內(nèi)外協(xié)調(diào)中心。因為其工作內(nèi)容具有復(fù)雜性與綜合性的特點，所以也是將二級學(xué)院與外界進(jìn)行聯(lián)系的紐帶。外來單位與高校進(jìn)行聯(lián)系的時候，都會以二級學(xué)院辦公室作為首選，所以，二級學(xué)院辦公室的形象宣傳有著極為重要的作用。所以，高校二級學(xué)院辦公室要嚴(yán)格的遵守制度，保持自律，積極的發(fā)揮其協(xié)調(diào)與服務(wù)的作用。而且，高校二級學(xué)院辦公室有著對外來信息進(jìn)行匯總與整理的作用，同時將這些信息反饋給學(xué)院，將學(xué)院與外界聯(lián)系與協(xié)調(diào)起來。所以，二級學(xué)院辦公室發(fā)揮著極為重要的外界聯(lián)系功能。

第二，高校二級學(xué)院屬于上下協(xié)調(diào)中心。一方面，二級學(xué)院辦公室會將高校上級部門的各類問題與情況進(jìn)行收集與匯總之后展現(xiàn)給高校二級學(xué)院，再由二級學(xué)院的處理意見反饋給高校上級部門。而且，高校二級學(xué)院辦公室會將學(xué)院教師與職工的意見收集起來，從而反映給高校上級部門，讓上級部門積極的了解教師與職工最為關(guān)心的各類問題，并將上級部門的各類信息與精神駕駛有效的傳遞給學(xué)院的教師與職工。

第三，高校二級學(xué)院辦公室屬于信息匯總中心。二級學(xué)院一方面發(fā)揮著信息咨詢的功能，另一方面還發(fā)揮著落實上級政策的功能。二級學(xué)院辦公要積極的對高校的重點與全局工作進(jìn)行學(xué)習(xí)與研究。二級學(xué)院辦公室作為信息匯總中心，要做好信息咨詢工作，一方面要將學(xué)院的工作進(jìn)行匯總與整理，另一方面要將高校內(nèi)部與外部的信息及時的傳遞給教師與職工。同時，二級學(xué)院辦公室要積極的對上級的政策進(jìn)行落實，并對各類情況進(jìn)行及時的反饋與分析。

第四，高校二級學(xué)院辦公室屬于教職工自助中心。二級學(xué)院辦公室會積極的了解與把握學(xué)院教師與職工的各類困難與問題，對于小問題予以快速的幫助，對于大問題，及時的匯報給上級部門。學(xué)院教師的主要工作便是教學(xué)，所以很少有機(jī)會了解行政工作，也不清楚各類行政管理流程。這種情況下，高校二級學(xué)院辦公室就要積極的幫助教師，幫助教師整理職稱與聘用相關(guān)的材料，幫助教師進(jìn)行財務(wù)報賬等等。從而充分發(fā)揮教師自助功能，更好的為教師提供服務(wù)。

第五，高校二級學(xué)院辦公室屬于高校服務(wù)中心。首先，二級學(xué)院辦公室屬于二級學(xué)院的文件發(fā)出與接收中心，這些文件包括各類經(jīng)費申請、意見反饋、申報立項等等，這些都由二級學(xué)院辦公室充分吸收教師與職工的意見后，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，匯報給高校上級部門。所以，高校二級學(xué)院辦公室要充分發(fā)揮好自身的服務(wù)功能積極的了解教師與職工的各類需求；其次，二級學(xué)院辦公室工作最主要的目標(biāo)便是更好的維護(hù)學(xué)院教師與職工的利益，因而，二級學(xué)院辦公室在工作的過程中，要充分的考慮各方面的需求，進(jìn)行更加良好的服務(wù)。最后，二級學(xué)院辦公室還發(fā)揮著重要的會議籌辦功能，在這種過程中，從會議的籌備再到會議的細(xì)節(jié)安排，二級學(xué)院辦公室都要更好的發(fā)揮各類服務(wù)功能，從而避免各類紕漏的出現(xiàn)。

目前，我們國家針對高校內(nèi)部的薪酬制度進(jìn)行了改革，這種改革的目的在于更好的促進(jìn)資源的配置。但是這也會使得二級學(xué)院的教師與職工產(chǎn)生一定的不滿情緒，這時候就需要二級辦公室充分發(fā)揮其組織協(xié)調(diào)作用，積極的聽取教師與職工的意見，并將這些意見及時的傳遞給上級，也將上級的精神傳達(dá)給教師與職工，從而促進(jìn)高校各項工作的順利開展。

2.高校二級學(xué)院辦公室管理工作中存在的問題

2.1辦公室工作人員培訓(xùn)與學(xué)習(xí)制度不完善

二級學(xué)院辦公室屬于高校管理的中心與樞紐，可以有效的將高校上級的文件與精神傳遞給學(xué)院教師與職工，同時也還要將教師與職工的意見及時的傳達(dá)給上街，并且還要為學(xué)院教師與職工提供各方面的服務(wù)，因此，高校二級學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容極具復(fù)雜性與綜合性，面對如此繁雜的工作，二級學(xué)院辦公室的人員很難再有時間與精力進(jìn)行學(xué)習(xí)。但是，二級學(xué)院辦公室人員只有通過不斷的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，才可以不斷的提高自身的專業(yè)水平與專業(yè)能力，從而為教師與職工提供更好的服務(wù)，更好的發(fā)揮其樞紐與中心作用。而且，大多數(shù)人員認(rèn)為學(xué)院辦公室只是處理日常事務(wù)的普通部門，其工作不具有太高的技術(shù)含量。但是，學(xué)院二級辦公室工作具有十分高的科學(xué)性與專業(yè)性，而其工作人員需要較高的專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)能力。而目前的情況下，高校針對二級學(xué)院辦公室并沒有建立足夠科學(xué)有效的培訓(xùn)制度，工作人員也沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)時間，這對高校二級學(xué)院辦公室的工作創(chuàng)新與工作質(zhì)量帶來了極大的負(fù)面影響。

2.2 辦公室管理制度不夠現(xiàn)代化

目前，我們國家高校的大多數(shù)二級學(xué)院辦公室的工作仍然只是停留在日常事務(wù)的處理上，沒有對自身進(jìn)行的工作進(jìn)行科學(xué)的整理與總結(jié)，也沒有充分運用相關(guān)的管理理論，沒有能夠形成具有高度科學(xué)性的現(xiàn)代化管理制度。目前，高校傳統(tǒng)的管理制度不具備足夠的科學(xué)性，也沒有足夠科學(xué)有效的考核與競爭機(jī)制，這使得辦公室的工作人員擁有了在完成工作就可以的錯誤態(tài)度，嚴(yán)重缺乏工作積極性與熱情，這大大降低了高校二級學(xué)院辦公室的工作效率。同時，辦公室的考核制度也不夠完善，無法對工作人員的業(yè)績情況進(jìn)行積極的評價，使得工作人員也沒有辦法獲得足夠的發(fā)展。

因為長期忽略工作人員的發(fā)展需求，使得辦公室工作人員的工作積極性與熱情受損，無法充分發(fā)揮其主體作用，也沒有積極的進(jìn)行工作與管理創(chuàng)新，對工作只是采取應(yīng)付的態(tài)度，使得二級學(xué)院辦公室工作處于效率不高，工作方式陳舊的狀態(tài)。這對高校二級學(xué)院辦公室工作的質(zhì)量帶來了極大的阻礙，也對高校的發(fā)展帶來了一定的負(fù)面影響。

2.3辦公室工作人員職業(yè)定位不明確

在高校二級學(xué)院辦公室工作之中，工作人員是關(guān)鍵性的要素。二級學(xué)院辦公室作為高校管理的中心與樞紐，其工作人員要具有極高的業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)。然而，在現(xiàn)實中，有些高校為了引進(jìn)人才往往會將其家屬安排到行政崗位之中，這使得工作人員的專業(yè)與工作需要嚴(yán)重不符合，也沒有得到系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，使得這些工作人員不具有足夠明確的職業(yè)定位。

首先，高校二級學(xué)院辦公室工作人員對自身的工作內(nèi)容產(chǎn)生了認(rèn)識偏差。一些工作人員簡單的認(rèn)為辦公室管理工作僅僅是完成上級交代的任務(wù)，很顯然，這種認(rèn)識是十分不全面的。這種認(rèn)識使得辦公室工作人員只是機(jī)械的完成自身的工作，而不考慮工作方式創(chuàng)新的可能性。

其次，高校二級學(xué)院辦公室工作人員不具備足夠的職業(yè)認(rèn)同感。一些高校二級學(xué)院辦公室的工作人員覺得辦公室的工作十分瑣碎與繁雜，學(xué)校不夠重視，不具有足夠的上升空間，所以其對自身職業(yè)的認(rèn)同感較低，既不愿意對自身的工作進(jìn)行深入的了解，也不愿意對自身的工作方式進(jìn)行創(chuàng)新。

3.高校二級學(xué)院辦公室管理工作創(chuàng)新途徑

目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，高校管理的信息化程度也在不斷的加強，高校二級學(xué)院辦公室應(yīng)當(dāng)明確自身的定位，以服務(wù)教師與職工作為核心，將推進(jìn)辦公室工作創(chuàng)新作為著力點，進(jìn)一步加強辦公室管理與制度的質(zhì)量，不斷的為高校與教職工提供更加優(yōu)良的服務(wù)。

3.1 積極推進(jìn)員工繼續(xù)教育與培訓(xùn)制度創(chuàng)新

在高校二級學(xué)院管理工作之中，工作人員屬于其關(guān)鍵性因素，也是推動辦公室工作進(jìn)一步發(fā)展的根本動力。在一定程度上，高校二級學(xué)院辦公室工作人員的能力與素質(zhì)對辦公室工作效率與質(zhì)量起著決定性的作用。所以，想要推進(jìn)二級學(xué)院辦公室工作創(chuàng)新，要從提高工作人員業(yè)務(wù)能力入手。尤其是在目前高校信息化程度不斷加深的現(xiàn)在，更要重視辦公室工作人員各方面能力的提升。

首先，高校二級學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷的提高自身的專業(yè)水平與專業(yè)能力。工作人員應(yīng)當(dāng)在工作的同時不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)自身的專業(yè)知識與相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，從而明確對辦公室管理職能的定位，積極的借鑒相關(guān)的管理與工作經(jīng)驗與先進(jìn)理念，不斷的完善自身的知識結(jié)構(gòu)。

其次，高校應(yīng)當(dāng)完善相關(guān)的培訓(xùn)制度。高校應(yīng)當(dāng)將線下培訓(xùn)與線上培訓(xùn)的形式結(jié)合起來，不斷的拓展培訓(xùn)方式，定期的進(jìn)行專題培訓(xùn)與小組討論等新型培訓(xùn)模式，不斷的利用信息化模式進(jìn)行更加完善的培訓(xùn)。同時，也要不斷的加強辦公室各部門工作人員之間的交流與溝通，讓其找到自身的不足，借鑒與學(xué)習(xí)他人的優(yōu)秀做法，從而不斷的提高其業(yè)務(wù)能力與專業(yè)素質(zhì)。

3.2 加強現(xiàn)代管理制度創(chuàng)新

想要不斷的提高辦公室工作質(zhì)量與效率，不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，就要對自身的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，建立科學(xué)有效的現(xiàn)代化管理制度。這種管理制度一方面有著普通辦公室管理工作的共性，另一方面又有著其獨特的特點。這使得二級學(xué)院辦公室在完善與規(guī)范其制定時，要依照其工作具有的獨特特點與情況，構(gòu)建一套明確的權(quán)利義務(wù)制度與現(xiàn)代化管理制度，從而通過制度管理的方式不斷的提高工作人員的工作積極性與熱情，不斷地提高其創(chuàng)造能力，讓工作人員在積極工作的同時積極的進(jìn)行工作創(chuàng)新。

想要建立具有現(xiàn)代性的管理制度，就要建立科學(xué)有效的評價與考核機(jī)制。要在管理制度中引入競爭機(jī)制，依照崗位的實際需求聘用適合的人才，提高辦公室工作的科學(xué)性與專業(yè)性，提高其工作人員的職業(yè)認(rèn)同感。要在管理制度中引入評價考核機(jī)制，構(gòu)建科學(xué)合理的評價保障，不斷的提高工作人員的工作積極性、創(chuàng)造性與主動性。依照具體的考核標(biāo)準(zhǔn)對工作人員進(jìn)行監(jiān)督，依照工作人員的業(yè)績請進(jìn)行酬勞與獎勵分配，不斷的提高工作人員的積極性與創(chuàng)新能力。

3.3進(jìn)一步推進(jìn)信息化管理創(chuàng)新

在目前的高校管理之中，信息化管理屬于一種必然趨勢，通過信息化管理一方面可以更好更及時的為教師與學(xué)生提供服務(wù)，另一方面可以通過信息化渠道來了解與把握各類動態(tài)，更好的進(jìn)行宣傳與推廣。

首先，要構(gòu)建科學(xué)完善的信息管理平臺。高校二級辦公室要構(gòu)建一個具有多種交流溝通功能的信息平臺，進(jìn)行多元的信息交流，保障信息傳遞的效率與統(tǒng)一性，避免因為傳統(tǒng)的方式帶來信息延遲的現(xiàn)象。

其次，要進(jìn)一步發(fā)揮信息平臺的各類優(yōu)勢。高校二級辦公室要不斷的加強信息平臺內(nèi)容的豐富性，讓各類信息更加有效的傳遞給教師與學(xué)生，從而更好的發(fā)揮二級辦公室的協(xié)調(diào)與服務(wù)職能。

最后，要加強信息的篩選制度。高校二級辦公室在進(jìn)行信息化管理的過程中也要注重信息的真實性，正確的發(fā)揮信息平臺的作用，對錯誤的信息進(jìn)行及時的排除，從而更好的發(fā)揮信息平臺的作用，更好的提供辦公室職能服務(wù)。

4.結(jié)語

高校二級學(xué)院辦公室作為高校服務(wù)的中心與樞紐，起著重要的協(xié)調(diào)與服務(wù)功能，但是，當(dāng)前高校二級學(xué)院辦公室管理中仍然存在著諸多問題。在這種情況下，我們要進(jìn)一步明確高校二級學(xué)院辦公室的職能定位，不斷的對高校二級學(xué)院管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從而不斷的提高其工作效率與質(zhì)量，進(jìn)一步促進(jìn)我們國家高校全面的發(fā)展。

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基金項目：東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研基金資助，課題編號2017c17。