陳 珺

（南京大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬口腔醫(yī)院人事科，江蘇 南京 210008）

醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案是指醫(yī)療單位記錄本單位業(yè)務(wù)技術(shù)人員的醫(yī)療、技術(shù)、科研、教學(xué)、繼續(xù)教育等各方面?zhèn)€人材料的原始憑證，是醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療實踐、學(xué)習(xí)和科研活動中，各種業(yè)績技術(shù)水平記錄［1，2］?！度壙谇会t(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)（2011年版）實施細(xì)則》中明確規(guī)定“職能部門為每位衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員建立個人技術(shù)考評檔案，并存有個人的資質(zhì)文件（經(jīng)審核的執(zhí)業(yè)注冊證、文憑、學(xué)位、教育和培訓(xùn)等資料復(fù)印件）?！币虼耍⒔∪t(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案對個人和醫(yī)療單位都有非常重要的意義［3］。本研究擬用PDCA循環(huán)解決A醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案資料不全問題。

1 Plan階段

1.1 現(xiàn)狀分析，找出問題

某醫(yī)院是一所三級甲等口腔?？漆t(yī)院，現(xiàn)有職工732人，共有18個臨床科室，5個醫(yī)技科室。為解決醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案不全問題，成立了由人事科牽頭，總務(wù)科、醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部、財務(wù)科、醫(yī)療設(shè)備科、牙體牙髓病科、口腔種植科、牙周病科共九個部門組成的跨部門協(xié)助組織，每個部門抽調(diào)一人組成持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)小組（簡稱CQI小組），并明確小組成員分工。在成立CQI小組后，制定醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案建檔工作計劃表，具體見表1。

根據(jù)工作計劃，CQI小組成員整理醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案，根據(jù)各科室現(xiàn)狀統(tǒng)計，全院620名衛(wèi)技人員中，422人技術(shù)檔案完整，檔案完整率僅為68.06%，按照《三級口腔醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)（2011年版）實施細(xì)則》，訂立該醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案完整率達(dá)100%的目標(biāo)。

1.2 分析產(chǎn)生問題原因

CQI小組成員收集相關(guān)材料，利用頭腦風(fēng)暴的方法分析產(chǎn)生問題的原因，并繪制成魚骨圖，見圖1。

1.3 找出影響質(zhì)量主要因素

CQI小組根據(jù)原因分析結(jié)果，制定醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案不全原因分析調(diào)查表，面向職工發(fā)放調(diào)查調(diào)查表105份，回收有效調(diào)查表100份，有效調(diào)查表占發(fā)放調(diào)查表總數(shù)的95.24%。將回收的有效調(diào)查表進(jìn)行匯總分析，并制作柏拉圖（見圖2）。

根據(jù)帕累托法則，由圖2可以看出，制度不健全、人員培訓(xùn)不足和技術(shù)手段落后是導(dǎo)致醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案不全的主要原因。

1.4 制定行動計劃

根據(jù)導(dǎo)致醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案不全的三個原因，利用“5W1H”分析法，分級分層制定具體行動計劃。

2 Do階段

2.1 建立規(guī)章制度

醫(yī)院制定并出臺《關(guān)于開展建立專業(yè)技術(shù)人員個人技術(shù)考評電子檔案工作的通知》，指出此項工作的目的和重要性，明確各科室指定專人負(fù)責(zé)本科室建檔工作，由人事科對其進(jìn)行培訓(xùn)，該文件對建檔材料的目錄、內(nèi)容、格式、命名規(guī)則等進(jìn)行了規(guī)范要求。

2.2 開展現(xiàn)場培訓(xùn)

各科室上報建檔工作負(fù)責(zé)人后，人事科組織所有科室建檔負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)建檔工作的重要性和必要性，對照《專業(yè)技術(shù)人員個人技術(shù)考評電子檔案目錄》，詳細(xì)講解建檔材料要求，并提供了電子檔案材料制作的幾種方法。培訓(xùn)會上著重提出此次建檔借鑒了專業(yè)技術(shù)資格申報的工作經(jīng)驗，所有材料要求與職稱申報接軌，還強(qiáng)調(diào)了電子檔案制

作可通過手機(jī)軟件制作，大大地簡化了材料制作程序，節(jié)省了人力和物力。

表1 醫(yī)務(wù)人員技術(shù)建檔工作計劃擬定表

圖1 醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案不全原因分析魚骨圖

圖2 A醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案不全主要原因分析柏拉圖

現(xiàn)場培訓(xùn)時，將所有科室建檔聯(lián)絡(luò)人建立微信群，一方面便于及時解答建檔過程中遇到的問題，另一方面便于發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，并統(tǒng)一操作口徑。

3 Check階段

將各科室上報的電子檔案，進(jìn)行逐份審查，個人電子檔案出現(xiàn)問題，如材料缺失、材料模糊、格式不符合要求等，以科室為單位匯總并反饋給科室建檔聯(lián)絡(luò)人，要求其限期整改。第一次整改后，將各科室的電子檔案進(jìn)行第二次審查，將存在問題反饋科室進(jìn)行第二次整改，直至醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案完整率達(dá)到100%的目標(biāo)。具體建立電子檔案進(jìn)度見表2和圖3。

4 Action階段

經(jīng)過三個月的PDCA循環(huán)管理，實現(xiàn)了醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案完整率達(dá)到100%的目標(biāo)，對該項工作進(jìn)行總結(jié)梳理，發(fā)現(xiàn)有以下四個方面創(chuàng)新：（1）全面建檔。此次建立電子檔案，覆蓋41個科室，共670人，除醫(yī)務(wù)人員外，同時也將會計類、工程類、檔案類等專業(yè)技術(shù)人員建立了專業(yè)技術(shù)檔案，實現(xiàn)了全院建立專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案全覆蓋；（2）提高效率。為專業(yè)技術(shù)人員建立電子檔案，具有檔案材料收集簡單、查找方便且易于存儲；（3）動態(tài)管理。由于個人專業(yè)技術(shù)材料會不斷更新，所以將此項工作常態(tài)化，規(guī)定今后每年3月份將對上年度技術(shù)檔案材料組織收集、更新；（4）充分利用。為專業(yè)技術(shù)人員建立技術(shù)檔案后，將這些材料用于職稱評聘、崗位晉級的信息審核，使“死檔案”變成了“活信息”［4］。

表2 醫(yī)務(wù)人員技術(shù)擋案整改行動計劃表

圖3 醫(yī)院建立電子檔案進(jìn)度情況

PDCA循環(huán)有效地解決了該醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案不全的問題，對其它醫(yī)院建立并完善醫(yī)務(wù)人員技術(shù)檔案具有重要的借鑒意義。