文/Jerrold Grochow

戰(zhàn)略規(guī)劃需要大量的先期投入，包括收集資料、設(shè)置議程、進(jìn)行社群調(diào)查等來(lái)支持參與者的努力。其中關(guān)鍵的一項(xiàng)是開(kāi)發(fā)出適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)，對(duì)其進(jìn)行深入分析，并認(rèn)真思考其展示方式，從而有助于制定規(guī)劃來(lái)更好地為社群服務(wù)。為此所提供的數(shù)據(jù)必須要具備以下特點(diǎn)：描述各個(gè)系統(tǒng)和技術(shù)的當(dāng)前狀態(tài)；突出IT應(yīng)用和供應(yīng)方面的重要內(nèi)外趨勢(shì)和議題；描述IT對(duì)學(xué)校的行政管理和教學(xué)科研使命的影響；揭示出在明確大學(xué)的最優(yōu)IT戰(zhàn)略方向時(shí)必須解決的重要問(wèn)題。如果戰(zhàn)略規(guī)劃能聚焦于這些數(shù)據(jù)并有效地運(yùn)用它們，那就是“數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的戰(zhàn)略規(guī)劃”。

戰(zhàn)略規(guī)劃概述

圖1 戰(zhàn)略規(guī)劃流程的主要環(huán)節(jié)

戰(zhàn)略規(guī)劃用于描述在未來(lái)一段時(shí)間中組織的關(guān)鍵流程、人員和技術(shù)的情況，以及在給定當(dāng)前的流程、人員和技術(shù)情況下如何實(shí)現(xiàn)這個(gè)未來(lái)目標(biāo)。為了確保規(guī)劃能夠達(dá)到其目的，院校（具體而言是指其戰(zhàn)略規(guī)劃團(tuán)隊(duì)）必須充分掌握當(dāng)前的狀態(tài)，以及那些影響和推動(dòng)其達(dá)到未來(lái)狀態(tài)的所有因素。圖1展示了戰(zhàn)略規(guī)劃流程的主要環(huán)節(jié)。

每個(gè)規(guī)劃流程的第一步都是要確定當(dāng)前身在何處，或者說(shuō)是現(xiàn)狀。只要掌握了現(xiàn)狀就可以開(kāi)始審視推動(dòng)走向未來(lái)的各項(xiàng)因素，開(kāi)始討論這些推動(dòng)因素將（或應(yīng)該）對(duì)院校有何種影響。例如：

教學(xué)法的變革（例如翻轉(zhuǎn)課堂）是否會(huì)顯著影響師生IT支持相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施？

基因組學(xué)、宇宙學(xué)等新研究領(lǐng)域需要的計(jì)算資源是否超出了學(xué)校當(dāng)前擁有的水平？

計(jì)算資源向云上遷移是否改變了全校所有部門的IT預(yù)算基礎(chǔ)？

聯(lián)邦經(jīng)費(fèi)圖景的變化是否改變了經(jīng)費(fèi)的重點(diǎn)來(lái)源，并因此影響了IT戰(zhàn)略？

諸如此類的問(wèn)題和推動(dòng)力都將影響院校的IT戰(zhàn)略規(guī)劃。要對(duì)這些問(wèn)題和推動(dòng)力進(jìn)行討論，使之足夠詳細(xì)乃至可以制定規(guī)劃，就需要有數(shù)據(jù)的支持。

收集和開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)

戰(zhàn)略規(guī)劃項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成應(yīng)該包括一個(gè)由若干成員組成的委員會(huì)，以及向委員會(huì)提供數(shù)據(jù)和其他材料的人員組成的資源團(tuán)隊(duì)。戰(zhàn)略規(guī)劃的資源人員必須要大范圍收集數(shù)據(jù)，并讓戰(zhàn)略規(guī)劃委員會(huì)可以運(yùn)用這些數(shù)據(jù)，從而為戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)提供支持。開(kāi)發(fā)和采集數(shù)據(jù)必須有助于指明趨勢(shì)，提出戰(zhàn)略問(wèn)題和區(qū)分出不同的需求（例如學(xué)生、教師、管理和校友）。

數(shù)據(jù)必須不僅能提供一般統(tǒng)計(jì)，而且也要提供細(xì)節(jié)，僅僅指出總體上缺乏資金并不能為研討問(wèn)題提供好的基礎(chǔ)。類似的，僅僅指出未來(lái)缺乏合格人員來(lái)執(zhí)行任務(wù)，或者是目前缺乏可用的技術(shù)，也是非常寬泛的。

以向云計(jì)算遷移為例，IT部門普遍關(guān)心的是，為了在外部服務(wù)驅(qū)動(dòng)的環(huán)境而不是本地提供的環(huán)境中工作，他們的人員將需要獲得不同類型的技能。這一點(diǎn)與具體的當(dāng)前人員可用數(shù)量和預(yù)期人員需求數(shù)量相結(jié)合，再加上可行的培訓(xùn)途徑，就可以形成關(guān)于人員和經(jīng)費(fèi)的更加深入的研討。

在技術(shù)前沿方面，數(shù)據(jù)必須不僅要體現(xiàn)出可用的當(dāng)前技術(shù)，還要體現(xiàn)出可以合理預(yù)期的未來(lái)技術(shù)。例如在規(guī)劃大型強(qiáng)子對(duì)撞機(jī)（LHC）時(shí)，物理學(xué)家們對(duì)分布式計(jì)算環(huán)境的設(shè)計(jì)是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能力能夠達(dá)到若干Gbps水平的預(yù)測(cè)基礎(chǔ)之上的，而當(dāng)時(shí)并沒(méi)有一所大學(xué)能夠?qū)崿F(xiàn)這一能力。正因?yàn)閿?shù)據(jù)體現(xiàn)出了網(wǎng)絡(luò)帶寬（和成本降低）的當(dāng)時(shí)水平和預(yù)期增長(zhǎng)，讓物理學(xué)家可以與大學(xué)IT部門合作努力，確保達(dá)到LHC的預(yù)期。這就是有效的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)IT戰(zhàn)略規(guī)劃的一個(gè)案例。

數(shù)據(jù)能夠讓院校制定服務(wù)于全體成員的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，而確定這些數(shù)據(jù)的范圍和程度的工作同樣需要規(guī)劃。

數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)規(guī)劃框架

數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的戰(zhàn)略規(guī)劃框架包含兩部分：第一部分是數(shù)據(jù)采集和展示中實(shí)施的一系列任務(wù)（如圖2所示）。

圖2 數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的IT戰(zhàn)略規(guī)劃框架

在評(píng)估應(yīng)當(dāng)采集哪些數(shù)據(jù)之前，戰(zhàn)略規(guī)劃委員會(huì)應(yīng)當(dāng)：決定戰(zhàn)略規(guī)劃項(xiàng)目的類型和重點(diǎn)（任務(wù)1），并從中提出關(guān)鍵主題和問(wèn)題（任務(wù)2）。

戰(zhàn)略規(guī)劃項(xiàng)目的類型涵蓋了從全新的規(guī)劃——例如某個(gè)組織最初的戰(zhàn)略規(guī)劃——到相對(duì)直接的年度或雙年度規(guī)劃更新。由于某些重大事項(xiàng)變動(dòng)而對(duì)現(xiàn)存戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)行的復(fù)審居于兩者之間；相應(yīng)的例子有教育政策的重大變動(dòng)，如將在線教育作為遠(yuǎn)程學(xué)生的工作重點(diǎn)；也有計(jì)算資源從本地向云上的遷移。此類項(xiàng)目要做的不僅僅是簡(jiǎn)單的更新，經(jīng)常是要進(jìn)行重大的規(guī)劃和數(shù)據(jù)收集。其中，數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)戰(zhàn)略規(guī)劃的一個(gè)基本考慮是確保每一種要收集的數(shù)據(jù)都得到了仔細(xì)的定義。如果不能確切地定義這些數(shù)據(jù)的話，就不能合理地分析數(shù)據(jù)和獲得推論。

當(dāng)這兩項(xiàng)預(yù)備工作完成后，數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的IT戰(zhàn)略規(guī)劃框架的關(guān)注點(diǎn)將轉(zhuǎn)向圖2中的下面四項(xiàng)任務(wù)：

確定收集哪些數(shù)據(jù)來(lái)評(píng)估現(xiàn)狀，提出討論主題（包括對(duì)資源的關(guān)切和對(duì)特定群體有影響的主題），并確定可能會(huì)影響未來(lái)的趨勢(shì)和推動(dòng)力（任務(wù)3）。

制定收集數(shù)據(jù)的系統(tǒng)途徑（任務(wù)4）。

分析數(shù)據(jù)（任務(wù)5）。

組織和展示數(shù)據(jù)（任務(wù)6）。

為整個(gè)戰(zhàn)略規(guī)劃流程提供支撐，就意味著要收集數(shù)據(jù)來(lái)協(xié)助戰(zhàn)略規(guī)劃的每項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)：理解現(xiàn)狀、認(rèn)識(shí)推動(dòng)未來(lái)走向的因素、分析討論主題和明確未來(lái)狀態(tài)。這也意味著要收集數(shù)據(jù)去應(yīng)對(duì)來(lái)自于多個(gè)群體的問(wèn)題，即來(lái)自于學(xué)生、教師、研究人員、職員、校友和報(bào)考學(xué)生等群體的問(wèn)題。如果展示出的數(shù)據(jù)忽視了上述任何任務(wù)或任何群體，那么規(guī)劃過(guò)程就會(huì)面臨質(zhì)疑甚至是批評(píng)。

框架的第二部分——戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)組織矩陣，可以有助于追蹤不同數(shù)據(jù)類型和目的，并揭示出那些也許要尋求補(bǔ)充額外數(shù)據(jù)的領(lǐng)域。

戰(zhàn)略規(guī)劃委員會(huì)成員們有時(shí)候并不掌握校園IT現(xiàn)狀的完整圖景。這些數(shù)據(jù)的一個(gè)首要來(lái)源是當(dāng)前的服務(wù)使用數(shù)據(jù)，例如校園內(nèi)的計(jì)算機(jī)總數(shù)；無(wú)線局域網(wǎng)（Wi-Fi）用量（時(shí)長(zhǎng)、位置和用戶類型）等。盡可能多地增加描述服務(wù)的總成本和單位成本的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，也是增強(qiáng)服務(wù)使用量數(shù)據(jù)的一個(gè)途徑。

目前，服務(wù)使用數(shù)據(jù)提供的都是量的圖景，要掌握績(jī)效圖景還是要有其他的數(shù)據(jù)，如服務(wù)中斷統(tǒng)計(jì)，以及諸如用戶滿意度調(diào)查之類的數(shù)據(jù)表。

如果具體的討論主題已經(jīng)確定（由IT部門或者是戰(zhàn)略規(guī)劃團(tuán)隊(duì)），就要收集數(shù)據(jù)來(lái)支持對(duì)這些主題的討論和分析。例如，如果預(yù)計(jì)未來(lái)若干年內(nèi)將會(huì)進(jìn)行重大的經(jīng)費(fèi)削減，就要有數(shù)據(jù)來(lái)展示經(jīng)費(fèi)削減對(duì)各方面服務(wù)的影響，以及削減校級(jí)的IT預(yù)算是否只會(huì)導(dǎo)致在部門級(jí)別上產(chǎn)生額外開(kāi)支。

僅僅展示原始數(shù)據(jù)，哪怕是良好定義的原始數(shù)據(jù)，都不如提供帶有分析的數(shù)據(jù)更有價(jià)值。數(shù)據(jù)可以有許多形式，從簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)，到量化研討中引入相關(guān)數(shù)據(jù)的復(fù)雜因子分析。

更進(jìn)一步，如果收集到了學(xué)生來(lái)源的各種數(shù)據(jù)，是否能掌握到關(guān)于學(xué)生到校入學(xué)時(shí)的IT培訓(xùn)需求和能力的信息呢？這就要將學(xué)生的來(lái)源高中與社會(huì)經(jīng)濟(jì)學(xué)和學(xué)術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等數(shù)據(jù)結(jié)合起來(lái)獲得更加完整的圖景。戰(zhàn)略規(guī)劃委員會(huì)未必有時(shí)間和資源來(lái)做這項(xiàng)工作，但戰(zhàn)略規(guī)劃資源團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)去做。

在決定分析的類型和程度的同時(shí)，要考慮運(yùn)用數(shù)據(jù)的場(chǎng)合和方式（用于描述現(xiàn)狀、分析問(wèn)題，還是確定未來(lái)的狀態(tài)和行動(dòng)）。如何展示數(shù)據(jù)分析的結(jié)果也是同等重要的。用對(duì)規(guī)劃流程的參與者有意義的情景和圖表來(lái)展示數(shù)據(jù)將有助于他們理解數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略重要性。

圖表和其他可視化形式能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字表格的增值（當(dāng)然數(shù)字表格同樣也要提供）。在保證對(duì)原始數(shù)據(jù)的無(wú)偏差和無(wú)掩蓋的基礎(chǔ)上以多種形式提供數(shù)據(jù)，是戰(zhàn)略規(guī)劃資源團(tuán)隊(duì)的工作。戰(zhàn)略規(guī)劃委員會(huì)的成員需要知道為什么資源團(tuán)隊(duì)認(rèn)為這些數(shù)據(jù)很重要，他們必須自主思考決定是否贊同。

展示給決策者的數(shù)據(jù)必須被清洗為盡可能精確和無(wú)偏差（數(shù)據(jù)質(zhì)量的兩個(gè)衡量指標(biāo)）。盡管高質(zhì)量的數(shù)據(jù)并不總能形成高質(zhì)量的決策，但低質(zhì)量的數(shù)據(jù)經(jīng)常導(dǎo)致低質(zhì)量的決策。數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題必須得到徹底解決，特別是當(dāng)收集這些數(shù)據(jù)的個(gè)人或團(tuán)體對(duì)根據(jù)數(shù)據(jù)做出的決策存在既得利益時(shí)。

數(shù)據(jù)質(zhì)量不僅是原始數(shù)據(jù)是否精確和準(zhǔn)確的問(wèn)題，而且與數(shù)據(jù)是否在適當(dāng)?shù)那榫持姓故厩覜](méi)有偏差有關(guān)。例如，過(guò)去五年中每年的IT開(kāi)支都有精確的數(shù)字，但必須要在適當(dāng)情境中才能討論IT開(kāi)支是否過(guò)高或過(guò)低。形成情境的一種方式是考慮過(guò)去五年中支持教學(xué)、研究和管理的IT開(kāi)支在各個(gè)領(lǐng)域中的變化情況。本校和同行院校的人均開(kāi)支的比較也能提供更多信息。另外，增加諸如學(xué)校的相對(duì)科研強(qiáng)度等衡量指標(biāo)也可以讓數(shù)據(jù)更加有用，對(duì)于決策者而言也就有更高的質(zhì)量。

數(shù)據(jù)分類

圖3 戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)組織矩陣

如何知道為戰(zhàn)略規(guī)劃委員會(huì)收集的數(shù)據(jù)是否覆蓋了全部的基礎(chǔ)范圍？有沒(méi)有哪些對(duì)委員會(huì)審議有關(guān)鍵意義的重要數(shù)據(jù)項(xiàng)目或數(shù)據(jù)集合被遺漏了？數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的IT戰(zhàn)略規(guī)劃方法以多種方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，以確保在數(shù)據(jù)采集的努力中不存在漏洞。要確保擁有所有需要的數(shù)據(jù)，可以使用框架中的第二部分：戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)組織矩陣，如圖3所示。要考慮到的數(shù)據(jù)特性有以下幾個(gè)方面：

數(shù)據(jù)支持的戰(zhàn)略問(wèn)題（現(xiàn)狀、動(dòng)因、未來(lái)狀態(tài)、戰(zhàn)略實(shí)施）；

數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略重要性（現(xiàn)狀、提出議題、指明趨勢(shì)、區(qū)分群體、展示資源關(guān)切）；

數(shù)據(jù)類型（財(cái)務(wù)、人口統(tǒng)計(jì)、運(yùn)行、績(jī)效相關(guān)、外部環(huán)境、描述性的）；

最感興趣的群體（教師、學(xué)生、行政管理等）；

數(shù)據(jù)來(lái)源，包括主要的（為本次研究而收集的）、次要的（之前收集的）、外部的（公共數(shù)據(jù)庫(kù)）。

隨后就可以建立一個(gè)數(shù)據(jù)表，以數(shù)據(jù)項(xiàng)目作為行、上述特性作為列進(jìn)行歸類。這樣就可以從數(shù)據(jù)中尋找“漏洞”，并決定是否需要尋找滿足其他特性組合的數(shù)據(jù)來(lái)彌補(bǔ)。

戰(zhàn)略規(guī)劃示例

如何向院校的各種群體提供最好的電子郵件服務(wù)，這是戰(zhàn)略規(guī)劃委員會(huì)熱議的一個(gè)話題，盡管這個(gè)話題在向云上遷移的過(guò)程中很快會(huì)變成“懷舊經(jīng)典”。那么需要哪些數(shù)據(jù)才能讓對(duì)此事的研討變得卓有成效？當(dāng)前的使用量和成本數(shù)據(jù)是顯然的當(dāng)然選擇，然而行業(yè)趨勢(shì)和其他預(yù)測(cè)也同樣有用。下面的這個(gè)例子展示出了這些類型的數(shù)據(jù)是如何引出討論主題的，此處將僅僅聚焦于學(xué)生和教師的使用量（見(jiàn)表1）。

首先要考慮的是，這些數(shù)據(jù)是否是良好定義的。例如，“年”指的是自然年還是學(xué)年（此處假設(shè)為學(xué)年）？“學(xué)生”是否包含全日制學(xué)生、非全日制學(xué)生、住宿學(xué)生、非住宿學(xué)生和在線教育學(xué)生？這類問(wèn)題可以持續(xù)列下去，然后形成的一套完整的數(shù)據(jù)定義就可以回答所有此類問(wèn)題。

表1 使用量數(shù)據(jù) -五年期間的人均月電子郵件數(shù)

現(xiàn)在來(lái)看數(shù)據(jù)表本身。如圖4那樣使用數(shù)據(jù)表作圖，就獲得了另外一個(gè)視圖和更多信息。從數(shù)據(jù)表中可以明顯看出，學(xué)生接收和發(fā)送的電子郵件比教師大約多一倍，而且每年師生群體的電子郵件數(shù)量都有顯著增長(zhǎng)。這和我們的預(yù)期相一致么？如果是（或者不是），那么為什么？這說(shuō)明了與學(xué)生和教師交流行為有關(guān)的哪些事情？進(jìn)一步，如果更深入地觀察表格，可以看出來(lái)學(xué)生的電子郵件數(shù)正在趨近水平，而教師的電子郵件還在增長(zhǎng)，盡管增長(zhǎng)正在放緩。這就引出了一個(gè)討論主題，關(guān)于現(xiàn)狀如何，以及是否表明存在一個(gè)趨勢(shì)，未來(lái)將會(huì)持續(xù)甚至?xí)铀侔l(fā)展。這些顯然都是可以進(jìn)一步探索的議題，也許還要額外收集數(shù)據(jù)。

圖4 學(xué)生和教師的電子郵件使用量隨時(shí)間變化示意

圖5 電子郵件和社交媒體使用示例

圖6 戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)組織矩陣示例

如果收集到額外的數(shù)據(jù)，比如社交媒體的發(fā)文量，也許就能找到電子郵件增長(zhǎng)放緩的一個(gè)解釋（如圖5所示）。事實(shí)上，對(duì)于大多數(shù)學(xué)生而言，社交媒體的數(shù)據(jù)點(diǎn)甚至都落到了圖之外。增添了社交媒體發(fā)文量數(shù)據(jù)后，更令人擔(dān)憂的一個(gè)普遍性問(wèn)題就浮現(xiàn)出來(lái)了，即校園內(nèi)的師生交流發(fā)生了什么變化（考慮到教師更依賴電子郵件），也許這是一個(gè)要求專門進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查的問(wèn)題。假設(shè)設(shè)想中的這個(gè)變化——學(xué)生正在更多地使用社交媒體來(lái)取代電子郵件是真實(shí)的，是否教師意識(shí)到了學(xué)生的交流習(xí)慣正在變化（學(xué)生們甚至都不再閱讀教師發(fā)出的大部分電子郵件了）？是否應(yīng)該鼓勵(lì)教師更多使用社交媒體來(lái)補(bǔ)充（或者取代）電子郵件？考慮到IT部門和學(xué)生使用的社交媒體平臺(tái)并無(wú)關(guān)系，校園交流中社交媒體的使用不斷增長(zhǎng)對(duì)于IT部門而言意味著什么？另外，當(dāng)問(wèn)題發(fā)生時(shí)，對(duì)于IT部門要處理的資源和人員類型而言，又意味著什么？其他因素如通訊的完整、安全和可用也都要加以討論。

正如這個(gè)例子所展示的，按照相關(guān)群體（教師和學(xué)生）和影響未來(lái)的因素（電子郵件和社交媒體的使用趨勢(shì)）來(lái)展示與現(xiàn)狀（電子郵件數(shù)量）有關(guān)的數(shù)據(jù)能夠引出富有成果的戰(zhàn)略討論，針對(duì)校園交流正在前往何方，以及IT部門需要什么來(lái)為此提供支持。填寫數(shù)據(jù)組織矩陣（如圖6所示）同樣指明了某些遺漏數(shù)據(jù)（例如財(cái)務(wù)信息），這些數(shù)據(jù)可以填補(bǔ)來(lái)繼續(xù)推進(jìn)分析。這個(gè)簡(jiǎn)單的案例同樣描述了以多種形式展示數(shù)據(jù)的價(jià)值，當(dāng)然也還有許多其他的選項(xiàng)。

戰(zhàn)略和系統(tǒng)性規(guī)劃

成功的IT戰(zhàn)略規(guī)劃源自于對(duì)未來(lái)IT服務(wù)的提供和使用的廣泛多樣議題的研討。這些研討要以對(duì)現(xiàn)狀、行業(yè)和技術(shù)趨勢(shì)以及相關(guān)信息的透徹理解為基礎(chǔ)。要確保戰(zhàn)略規(guī)劃委員會(huì)能為了實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)而獲得適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)，就要在戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)的識(shí)別、定義、收集、分析、組織和展示中運(yùn)用系統(tǒng)性的方法。