王海歐

摘要：明清檔案“數(shù)轉(zhuǎn)?！表椖渴菣n案信息載體從傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為數(shù)字影像，再到模擬影像的二次轉(zhuǎn)換過程。本文基于中國第一歷史檔案館工作實踐，闡述了明清檔案“數(shù)轉(zhuǎn)模”項目質(zhì)量管控的基本內(nèi)涵、運作原則、主要程序和工作方法，以期促進珍貴檔案資源的開發(fā)，避免經(jīng)多種介質(zhì)轉(zhuǎn)換后的備份檔案信息失去應有效能。

關鍵詞：數(shù)字檔案縮微膠片質(zhì)量管理

明清檔案“數(shù)轉(zhuǎn)?！表椖渴菍γ髑逶堎|(zhì)檔案的備份數(shù)字檔案信息，進行二次轉(zhuǎn)換成模擬檔案信息存儲的過程。在數(shù)字化時代背景下，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及再將經(jīng)數(shù)字技術存儲后的電子檔案轉(zhuǎn)化為基于模擬技術存儲的縮微膠片檔案，其間會出現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)與檔案存儲信息內(nèi)容分離的閱讀現(xiàn)象。作為明清檔案權威管理機構(gòu)，中國第一歷史檔案館順應時勢需求，既注重有效保護傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，又注重保護基于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所衍生的異質(zhì)備份檔案，創(chuàng)建出紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案、電子檔案三位一體的管理模式，對這一過程中進行異質(zhì)備份檔案的質(zhì)量管控積累了一定經(jīng)驗，進而能全力保障異質(zhì)備份檔案通過不同的技術路徑、滿足不同的設備要求、經(jīng)過多次物理介質(zhì)轉(zhuǎn)換之后仍保持與原件紙質(zhì)檔案一樣的真實完整及可靠性，使之成為館藏檔案的有機組成部分，真正實現(xiàn)了以備份檔案代替原件檔案進行開發(fā)利用，不僅利于對珍貴明清檔案進行更安全的保護和更有效的開發(fā)利用，而且為新技術條件下實現(xiàn)館藏檔案信息內(nèi)容的多介質(zhì)轉(zhuǎn)換奠定了堅實基礎。

一、明清檔案“數(shù)轉(zhuǎn)?！表椖抠|(zhì)量管控的基本內(nèi)涵及原則

明清檔案數(shù)轉(zhuǎn)模的質(zhì)量管控不僅是系統(tǒng)、連續(xù)的全面質(zhì)量管理，而且是全方位、全過程的全面質(zhì)量管理。究其本質(zhì)而言，明清檔案數(shù)轉(zhuǎn)模項目的質(zhì)量管控是為了實現(xiàn)縮微膠片這一異質(zhì)備份檔案產(chǎn)品的質(zhì)量管理要求所展開的各項活動，其基本內(nèi)涵主要包含組織管理和技術控制兩個層面。就管理者而言，技術層面管控是質(zhì)量管控的核心，組織層面管控則是實現(xiàn)質(zhì)量管控的根本保障，若缺乏足夠的質(zhì)量管控意識和管理措施，把項目質(zhì)量管控內(nèi)容排斥在組織管理環(huán)節(jié)之外，忽視包括建立質(zhì)量目標，以及為實現(xiàn)質(zhì)量目標而開展的質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進等活動，或僅將質(zhì)量管控任務交由技術制作部門單獨完成，不履行自身在質(zhì)量方面指揮、控制、組織與協(xié)調(diào)等方面的職責，則難以達到縮微膠片的質(zhì)量標準要求。與此同時，在追求實現(xiàn)縮微膠片質(zhì)量標準的目標過程中，明清檔案數(shù)轉(zhuǎn)模項目質(zhì)量管控內(nèi)涵主要通過相關管理措施和操作規(guī)范來有效地展開，并借助實踐過程中提煉出的基本原則生動形象地展現(xiàn)出來。

（一）過程管理與質(zhì)量檢查并進原則

質(zhì)量檢查是檢查出不合格產(chǎn)品，本屬于過程管理中的重點環(huán)節(jié)，但實際上，數(shù)轉(zhuǎn)模項目實施過程中的技術管控與縮微膠片質(zhì)量管理，主要表現(xiàn)為操作過程中連續(xù)的有嚴格標準與系統(tǒng)規(guī)范的日常管理與控制過程。過程管理本身所具有的監(jiān)督特性往往通過相應技術規(guī)范來有效阻止不合格產(chǎn)品的出現(xiàn)，但這并不能完全保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性，而質(zhì)量檢查可極大地確定產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性。因此，過程管理成為質(zhì)量管控的基礎，質(zhì)量檢查成為質(zhì)量管控的關鍵。在過程管理中通過質(zhì)量檢查進一步掌握產(chǎn)品的質(zhì)量動態(tài)，根據(jù)檢查的產(chǎn)品質(zhì)量波動情況及時對制作過程進行適當調(diào)整，就可以最終保證縮微膠片的質(zhì)量。

（二）質(zhì)量管理優(yōu)于工作進度原則

由于工作效率往往直接與工作進度直接掛鉤，制作者在實際操作過程中就會自覺或不自覺地優(yōu)先考慮工作進度，尤其在時下檔案界盛行將數(shù)轉(zhuǎn)模項目實行外包之后更是如此。諸如制作過程中需要詳細記錄工作清單，包括日常工序流程數(shù)據(jù)的填報、各種技術數(shù)據(jù)的收集與分析等一系列質(zhì)量安全管理流程，往往會被制作者認為影響生產(chǎn)進度而不愿嚴格執(zhí)行。與此同時，專職或兼職的質(zhì)量監(jiān)督人員的介入，產(chǎn)品抽檢頻率的提升，更會使得制作者與管理者雙方關系常常處于緊張甚至對立狀態(tài)。必須確立“安全第一、質(zhì)量至上”，質(zhì)量管理優(yōu)先于工作進度的原則，建立及時信息溝通與反饋機制，適時了解和掌握工作動態(tài)和出現(xiàn)的新問題，加強對產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)督檢查，切實提高質(zhì)量管理人員的執(zhí)行力。

（三）安全管理全員參與原則

明清檔案數(shù)轉(zhuǎn)模項目質(zhì)量管控是系統(tǒng)化的管理過程，貫穿于縮微膠片的制作、保管、移交和利用的整個生命周期，姑且不說備份產(chǎn)品制作前端的原件紙質(zhì)檔案若發(fā)生蟲蛀霉變或意外損毀，或者其數(shù)字化過程若因管理不嚴導致檔案被涂改或者調(diào)包替換，就是備份產(chǎn)品在制作過程中更是涉及諸多安全環(huán)節(jié)。比如，用電設備的管控問題、消防安全的監(jiān)管問題、現(xiàn)場人員的管理問題，其潛在的隱患均需要得到及時有效的控制。為此，需要全體員工獲得共識并采取共同的自覺行動，建立起全員參與的覆蓋全時、全區(qū)域、全過程的質(zhì)量安全管理及保障體系，以確保所有的質(zhì)量風險都得到識別，識別的質(zhì)量風險得到有效管理。

二、明清檔案“數(shù)轉(zhuǎn)模”項目質(zhì)量管控的主要程序和工作方法

從工作程序看，明清檔案數(shù)轉(zhuǎn)模項目的質(zhì)量管控主要表現(xiàn)為質(zhì)量管理與技術性操作過程，即在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已制作成電子檔案基礎上，再通過計算機、數(shù)字存檔機等相關設備將數(shù)字影像輸出到縮微膠片上，制作出內(nèi)容信息完全相同但存儲介質(zhì)截然有別的縮微膠片檔案，并順利進入庫館保存。在實際操作中，數(shù)轉(zhuǎn)模項目的質(zhì)量管控是一項較復雜的管理工程，涉及一系列組織管理環(huán)節(jié)和技術控制要素，任何組織管理環(huán)節(jié)和技術控制要素的疏忽與失誤，都有可能使原件檔案的內(nèi)容信息出現(xiàn)遺漏與失真，進而危及備份檔案所要求的真實完整及可靠性等核心要素。中國第一歷史檔案館推進質(zhì)量管控的基本方法主要體現(xiàn)為“三個要”。一是“做到的要說到”，即要將管理活動的有效措施告知每位參與者，以事先培訓的方式讓每位參與人員做到入腦入心；二是“說到的要做到”，即管理規(guī)定必須在操作過程中嚴格貫徹實施，更重要的是讓管理文件從貼在墻上落實到具體行動上；三是“做到的要記到”，即將相關管理活動與技術控制結(jié)果形成記錄，要讓動態(tài)的轉(zhuǎn)瞬即逝的管理過程變成有跡可尋、有據(jù)可查的可追溯管理過程。基于“三個要”的基本工作方法，在實際工作中主要是前瞻性地預知制作過程中可能出現(xiàn)的各種質(zhì)量風險，并根據(jù)不同工作程序的特點進行具體分析和評估衡量，進而采取有針對性的管控措施，從技術要素上做好相關質(zhì)量管控工作。

首先，就輸出前的準備工作程序而言，轉(zhuǎn)換縮微膠片之前有很多具體工作需要認真地完成。一是檔案的電子目錄數(shù)據(jù)與電子影像是否一致，具體表現(xiàn)為目錄數(shù)據(jù)中涉及的文件命名、影像模式、文件數(shù)量是否與電子影像數(shù)據(jù)一一對應等。二是電子影像文件邏輯順序是否準確，具體表現(xiàn)為卷級文件夾的順序是否準確完整，卷內(nèi)文件順序以及文件夾內(nèi)影像順序是否正確等。三是電子標版影像內(nèi)容是否正確，包括片首標識區(qū)所填寫的內(nèi)容與片尾標識區(qū)填寫的內(nèi)容是否一致、插入順序是否正確等。四是數(shù)字檔案信息膠片輸出是否符合相關規(guī)定等。針對上述種種表現(xiàn)，質(zhì)量管控工作必須對前端生成完整的、格式規(guī)范的電子條目逐一進行核對，認真核查每卷、每件檔案的特征影像與相應的電子條目。只有對所有數(shù)據(jù)進行全面的檢查，才有信心確保輸出數(shù)據(jù)的萬無一失。

其次，就輸出過程中的操作程序而言，包括數(shù)據(jù)接收下載、數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)換、膠片輸出沖洗、公司質(zhì)檢、館方抽檢、成品移交等六個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)影響產(chǎn)品質(zhì)量的風險因素。比如，在數(shù)據(jù)接收下載環(huán)節(jié)當中的檔案影像格式是否按照TIFF格式進行下載接收，每盤膠卷容量分配影像是否合理；在數(shù)據(jù)處理轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)中是否將接收的彩色電子影像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為黑白二值影像，是否逐幅檢查文件夾中電子影像的完整性、完好性以及順序號；在膠片輸出沖洗環(huán)節(jié)中，膠片輸出人員是否按照操作規(guī)程正確調(diào)試和操作數(shù)字存檔機等。針對以上質(zhì)量管控要素，必須依據(jù)基本規(guī)范來進行標準化操作，這些基本規(guī)范包括國家檔案局頒布的《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的規(guī)定》等，它們既為數(shù)轉(zhuǎn)模工作提供了可靠的依據(jù)，也能確保縮微膠片實現(xiàn)長期有效保存。

其三，就輸出后的質(zhì)量檢查程序而言，鑒于明清檔案紙質(zhì)的特殊性，其異質(zhì)備份后縮微膠片的質(zhì)量風險與技術管理要素顯然要有別于其他一般現(xiàn)行文檔的質(zhì)量標準。一是明清檔案紙張條件較差，字跡線條淺，特別是破損嚴重的手寫體檔案，其紙張條件更差。在這種條件下輸出縮微膠片的質(zhì)量風險主要表現(xiàn)為原底片背景密度值是否能控制在有效范圍內(nèi)。二是縮微膠片綜合解像力過低也是影響縮微膠片質(zhì)量的因素之一，解像力低于預定值會使膠片影像出現(xiàn)字跡模糊、重影等現(xiàn)象，會嚴重影響日后閱讀效果，這需要從實踐出發(fā)規(guī)定相關技術參數(shù)。三是縮微膠片入庫及保存環(huán)境也是影響產(chǎn)品質(zhì)量的重要風險要素。對于長期保存的縮微膠片原底片來說，控制好庫房溫濕度是至關重要的，另外其對庫房密閉性要求很強，內(nèi)部應安裝除塵效率高的空氣過濾器或其他吸附裝置，以防止有害氣體和灰塵對縮微膠片的侵害。

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作者單位：中國第一歷史檔案館