楊李軍

（南京鋼鐵股份有限公司，江蘇 南京 210035）

1 備件料號在冶金企業(yè)ERP系統(tǒng)中的作用

備件料號是企業(yè)ERP系統(tǒng)中設備系統(tǒng)內重要的基礎管理編碼，是維護企業(yè)設備正常運行、檢修所需要備件的代碼，為企業(yè)備件的基礎管理提供了最基本的數(shù)據(jù)，通過備件料號的管理可以實現(xiàn)備件的全過程管控。南京鋼鐵聯(lián)合有限公司（以下簡稱南鋼）自2006年開始上線使用ERP系統(tǒng)，通過對備件進行統(tǒng)一編碼，形成ERP系統(tǒng)的備件料號。通過ERP系統(tǒng)內備件料號進行備件計劃的申報，采購、領用等流程，取消了過去用紙版申報計劃、紙版料單領料時的簽字、蓋章等繁瑣環(huán)節(jié)，方便了備件的流程管理，同時方便了備件的即時庫存查詢，也為后續(xù)備件的采購管理、招標管理和庫存管理工作，提供了有力的數(shù)據(jù)支撐。

2 南鋼ERP系統(tǒng)中備件料號的編制原則及料號組成

2.1 備件料號的分類原則

南鋼ERP系統(tǒng)內備件料號，分為三大類：機電設備、工礦設備、大宗消耗件。

在每一大類別內，又進行細分成小類：機電設備中，分為電氣設備、電機、電纜、儀器儀表、自動化控制設備、標準機械、軸承、液氣潤、水泵類、工業(yè)鏈條、檢化驗設備、安全消防類、制冷設備共13個類別；工礦設備分為通用件部分和專用件部分：通用件部分主要包括減速機、起重機械、運輸機械、工礦標準件如聯(lián)軸器等；專用件部分主要根據(jù)工序、廠別、產(chǎn)線進行分類，一般為各使用單位專用的備件。大宗消耗件備件，主要是各需求單位常用的、消耗量大或金額較大的備件，如各類軋輥、標牌等。

在每一小類內再次進行細分。如機電設備液氣潤滑類別中，又細分為過濾潤滑設備、各類閥、泵類、油缸液壓頂類、汽缸類、密封類、軟管類等9大類。

2.2 南鋼ERP系統(tǒng)內備件料號的組成

南鋼ERP系統(tǒng)內料號編碼共分為12位，如表1。全部由數(shù)字組成，備件類別由前五碼（前5位）進行區(qū)分，每種類別的備件均有固定的不同數(shù)字編號的前五碼。

范例如下。

料號：280019162806；名稱：減速機；單位：臺；規(guī)格型號：ZQA750-40．17-8H，焊接箱體，中硬齒面。

表1

第1位：“2”表示料號的大類為工礦設備（1、表示機電；2、表示工礦；3、表示大宗消耗件）。

第2、3位：“80”表示工礦設備中減速機類別（80表示減速機；82表示運輸機械；83表示工礦標準件；其它專用件類別，如12代表原料廠專用件；32代表鐵運公司專用件等）。

第4、5位：“01”表示圓柱齒輪減速機類別（02表示圓柱蝸桿減速機類別；03表示圓錐圓柱齒輪減速機類別；07表示其它減速機（含專用減速機）類別；08表示減速機備件），為更加細分的料號類別。

第6～12位：“9162806”為料號申請時隨機生成的編碼，一般按照序列號順序生成。

3 申報備件料號時需要注意的事項

（1）首先要正確分清楚申報備件的類別，根據(jù)料號分類原則，分清楚屬于機電備件還是工礦備件，包括細分類別，選擇填寫正確的料號前五碼。（2）提供申報備件的相關信息，如準確名稱、規(guī)格型號、材質、圖紙、圖號、重量、單位（件、個、套）等。（3）在專用件料號申請時，必須提供圖紙或相關資料（如廠家出廠編碼、訂貨號等），確保備件料號信息的完整性、唯一性，同時也能滿足招標采購的要求。需要特別提醒：在申報的專用件料號審核過程中，能增加在通用件類別的備件盡量增加在通用件類，這樣會方便招標組標、集中采購，從而降低企業(yè)采購成本。如有圖紙的專用減速機、專用軸承也應該劃分到減速機、軸承類別，而不要放在專用件類別。（4）特殊情況：如因設備廠家的專利、技術保密等原因，確實無法提供圖紙資料信息，也必須盡可能提供備件的訂貨號、產(chǎn)品序列號或備件所在成套設備的訂貨號等信息，堅決杜絕僅有名稱而無相關采購信息的料號出現(xiàn)。如想申報一個專用減速機內的小齒輪的料號而無圖紙、無型號，無訂貨號，則可在料號信息內注明為該專用減速機內配的小齒輪；或注明專用減速機的訂貨號、廠家等信息。（5）在料號申請時，需要區(qū)分屬于備件，而非材料。因為材料有材料料號的編制規(guī)則，如果將材料錯誤的列入了備件類別，將會對采購流程造成不統(tǒng)一的問題，存在管理疏漏。

4 備件料號的日常管理工作

4.1 料號需由專業(yè)部門和專人管理，嚴禁隨意修改

ERP系統(tǒng)內料號生成后，一般情況下，嚴禁隨意進行料號內容的修改，如型號、圖號、材質等信息。如果新增料號時，內容確有錯誤，需修改，必須經(jīng)過相關管理部門或流程管理部門審核后由專人進行修改，并且做好相關記錄臺賬。

需要特別提醒：同樣的備件，因圖紙修改、材質變化等，必須重新申請新料號，而不能簡單修改原有料號信息。因為原有料號可能已經(jīng)形成合同，修改后會造成很多麻煩。如采購價格嚴重不一致，備件入庫驗收、出庫領用時，實物與ERP系統(tǒng)內料號信息不一致等，無法正常辦理相關流程，存在管理風險。

4.2 定期對ERP系統(tǒng)內料號進行全面的梳理更新

由于ERP系統(tǒng)內備件料號太多（南鋼從2006年ERP系統(tǒng)上線來，系統(tǒng)內目前已有16萬多料號，并且料號數(shù)量隨著生產(chǎn)線的改造更新還在不斷的增加），可以每隔3～4年一次，由公司設備主管部門和各分廠或需求單位設備管理部門一起對料號進行梳理更新。公司設備主管部門重點對機電類備件、通用工礦類備件進行梳理，分廠或需求單位部門重點對本部門的工礦專用件、大宗消耗件進行梳理。備件定期梳理的目的如下。

（1）對料號前五碼錯誤的料號進行禁用，重新新增正確的料號，從而方便備件集中采購和管理。（2）對料號資料信息內如材質、型號不全的料號補充完善。做此工作時需注意做好料號信息修改記錄的存檔工作（可在ERP系統(tǒng)內，保存修改記錄，也可交由專人定期匯總存檔）。（3）對料號資料有誤的進行修改完善。主要是針對未采購過的錯誤料號信息進行修改。有采購記錄的料號要進行修改，必須做好修改記錄的存檔工作。（4）禁用因設備改造，產(chǎn)線淘汰不再使用的備件料號。這點主要是為了防止誤報備件計劃，造成錯誤的采購。（5）可以刪除系統(tǒng)內長期未使用的料號，一般超過5年以上，無采購記錄的方可刪除。一般不建議刪除，直接禁用即可。

4.3 料號審核時的注意事項

（1）新增料號時，力求信息的完整性、規(guī)范性。盡量減少新增料號時出現(xiàn)錯誤，新增料號的名稱、材質、型號、圖紙編號力求規(guī)范完整，標準統(tǒng)一，通用件必須采用國家標準或者行業(yè)通用規(guī)范書寫，這樣也可以有效防止同樣的備件形成不同的料號。（2）新增料號審核時，首先要做的是要在現(xiàn)有系統(tǒng)內查找是否已有該料號所示信息，嚴禁同一備件出現(xiàn)不同料號，保證備件料號的唯一性。

4.4 在日常的備件計劃審核、采購過程中，發(fā)現(xiàn)有分類有誤、不規(guī)范的料號，需及時進行禁用或修改完善

4.5 及時做好部分備件型號的修改更新

由于部分備件，如企業(yè)內常用的節(jié)能電機、變頻器、軸承等，因為國家或企業(yè)標準變更，要對原型號及時進行更替（如原型號升級為新型號），需根據(jù)專業(yè)集中進行料號修改，并做好相應的修改記錄。

5 結語

備件料號管理是一個需要企業(yè)內部統(tǒng)一規(guī)則來進行的工作，是一項需要有較強責任心、細心的人員從事的工作。備件料號管理是一項持續(xù)進行的工作，也是一個不斷優(yōu)化和完善的過程。料號越規(guī)范、越有利于企業(yè)設備資料的管理、備件的管理，也方便了備件的采購招標流程和入庫出庫流程，從而節(jié)約企業(yè)備件的管理成本。因此，必須要做好這項工作。